Det är viktigt att hantera en stor fil eftersom det tar mycket lång tid att överföra den. En stor fil tar för lång tid att öppna. Alla typer av ändringar i en stor fil tar lång tid att uppdatera. Det är därför viktigt att minska filstorleken. I den här artikeln kommer vi att se följande hur man minskar/komprimerar storleken på Excel-filer Det finns många metoder för att göra det, och vi kommer att välja de bästa alternativen här.

I vår analys använder vi ett urval data om försäljningen i stormarknader, som laddades ner från denna länk //community.tableau.com/docs/DOC-1236.

Den ursprungliga filstorleken för detta prov är 3,191 KB .

3 bästa metoder för att minska/komprimera stor Excel-filstorlek

I det här avsnittet kommer vi att diskutera 3 beprövade metoder för att minska/komprimera stora Excel-filer. Låt oss kolla dem nu!

1. Ta bort data för att minska filstorleken

Det finns flera fall där du inte har något annat val än att radera data eller format. Vi kommer att diskutera dem här.

1.1. Ta bort/rensa tomma celler i Excel

När du har slutfört en uppgift i Excel-arbetsboken finns det så många oanvända celler som inte har någon nytta i arbetsboken. Ibland råkar du av misstag formatera dessa oanvända celler, vilket faktiskt ökar filstorleken. Om du tar bort formateringen från dessa tomma celler minskar filstorleken.

• Om du vill välja hela de tomma cellerna klickar du bara på CTRL+Shift+ ↓+ → piltecknen visar var du vill placera kommandot.

• När du har markerat de tomma cellerna väljer du i fältet Hem på fliken Klart Tryck på alternativet Rensa alla. Detta kommer att rensa cellerna. .

Det finns ett annat sätt att göra det.

• På den Hem och tryck på Hitta & Välj och tryck sedan på Gå till Special.

• Det öppnar upp Gå till Special dialogrutan. I den rutan kryssar du i rutan för Blanks och tryck på OKEJ. Detta kommer automatiskt att hitta de tomma områdena i din Excel-arbetsbok. Rensa sedan de tomma cellerna på samma sätt som vi gjorde tidigare.

Läs mer: Hur du minskar storleken på Excel-filer utan att ta bort data (9 snabba tips)

1.2. Kontrollera och ta bort onödiga dolda celler

Ibland är onödiga dolda celler orsaken till större Excel-filer. Du kan råka dölja några rader eller kolumner i Excel-arbetsbladet du arbetar på. Plötsligt inser du att filen innehåller några dolda element som du inte behöver. Allt du kan göra är att ta bort raderna och kolumnerna i Excel-arbetsbladet och se om du behöver dem eller inte. Om du inte behöver dem kan du bara radera dem.alla.

Läs mer: Hur man komprimerar Excel-filer för e-post (13 snabba metoder)

2. Minska filstorleken utan att radera data

Ibland behöver du inte ta bort fildata eller formatering för att minska storleken på en Excel-fil. Det räcker med att tillämpa vissa tekniker för att minska filstorleken.

2.1. Spara en fil i binärt Excel-format

Spara Excel-filen från ( .xlsx ) till binärt Excel-format ( .xlsb ) minskar filens storlek med ungefär 40% Det här är det enklaste och mest effektiva sättet att minska filstorleken.

• Först och främst sparar du din Excel-fil i ( .xlsx ) i en särskild mapp.

• Spara sedan samma fil i ( .xlsb ) i samma mapp som du har sparat den tidigare ( .xlsx ) formaterad fil.

• Nu sparas de två filerna i samma katalog.
• Här kontrollerar vi filstorleken på ( .xlsb ) och jämför den med filen ( .xlsx ), oavsett om det är reducerat eller inte.

Vi kan se att ( .xlsb ) innehåller följande 1,666 KB där ( .xlsx ) innehåller följande 3,191 KB Filstorleken minskas alltså i stor skala.

Excel binär arbetsbok Fördelar och nackdelar

När du sparar en fil i (. xlsb ), bör du komma ihåg att det finns för- och nackdelar med att spara en Excel-arbetsbok i binärt format, precis som med allt annat.

Fördelar

• Den binära Excel-filen använder märkbart mindre utrymme när den sparas än ( .xlsx ) filer.
• Det går snabbare att läsa in binära data än att analysera text ( .xml ) eller ( .xlsx ) filer.
• Makros, VBA kod stöds helt och hållet.

Nackdelar

• Ingen ändring av bandet är tillåten för ( .xlsb ). Du måste konvertera tillbaka till
• ( .xlsm )
• , gör dina ändringar i bandet och sedan tillbaka till ( .xlsb ).
• Inte kompatibel med Excel 2003 och tidigare versioner.
• ( .xlsb ) är ett binärt filformat, till skillnad från open ( .xml ), ( .xlsx ), och ( .xlsm ). Därför kommer du ofta inte att se dina ( .xlsb ) som fungerar överallt.

Så var försiktig när du sparar en fil i binärt format. Du kan säkert göra det när fördelarna är mycket större än nackdelarna.

Läs mer: Hur man komprimerar Excel-filer som är större än 100 MB (7 användbara sätt)

2.2. Kontrollera villkorlig formatering

I Excel, Villkorlig formatering visualiserar data och gör ett kalkylblad lättare att förstå. Men ibland gör vi misstag när vi tillämpar villkorlig formatering. Ibland tillämpar vi formatering på ett helt ark eller en hel grupp av rader eller kolumner. För att minimera misstaget kan vi gå till Villkorlig formatering> Hantera regler och kontrollera cellområdet för varje regel. Om vi på något sätt tillämpar villkorlig formatering i Excel-arbetsboken och plötsligt inser att vi inte behöver den kan vi ångra den villkorliga formateringen genom att radera regler från hela arbetsbladet.

Läs mer: Hur man fastställer vad som orsakar stor Excel-filstorlek

2.3. Optimering av Excel-formler

Förutom att minska filstorleken direkt kan vi optimera Excel-formlerna så att beräkningen går snabbare och filstorleken kan minskas. Det finns många sätt att göra det.

2.3.1. Undvik att använda flyktiga formler.

Det finns sju flyktiga funktioner i Excel som är följande RAND , NU , I DAG , OFFSET , CELL , INDIRECT , och INFO Dessa formler räknas om närhelst det sker en förändring i Excel-filen. Om arbetsbladet har många flyktiga formler blir beräkningarna långsamma och filstorleken ökar. Lösningen är alltså enkel: vi bör undvika att använda flyktiga formler. Det finns några alternativ till flyktiga formler, som beskrivs nedan.

• Istället för den OFFSET funktionen kan vi använda INDEX .
• Inom ett arbetsblad INDEX funktionen kan användas genom att använda kolumnnummer i stället för bokstäver för att ersätta INDIRECT funktioner.
• Det finns inget alternativ för NU och I DAG funktioner. Men VBA kod kan användas för att ersätta dem.

Som till exempel Nu funktioner kan vi använda-

 Private Sub Workbook_Open () Range("A1"). Value = Time End Sub 

För I DAG kan vi använda följande funktioner

 Private Sub Workbook_Open () Range("A1"). Value = Date End Sub 

• RAND funktioner behövs inte för det mesta. Men om vi behöver ett nytt slumpmässigt nummer kan vi använda en VBA funktionen för att generera den.

 Private Sub Workbook_Open () Range("A1"). Value = Rnd () End Sub 

• INFO och CELL är inte särskilt vanliga formler. De ger information om system, arbetsbok och cellstatus. I stället för att använda dem kan vi använda filvägen eller cellfärgens referensnummer med hjälp av VBA .

2.3.2. Använd pivottabeller eller Excel-tabeller

Istället för en serie formler är det ett effektivt sätt att visa resultatet med hjälp av pivottabeller eller Excel-tabeller.

2.3.3 Undvik att hänvisa till hela rader eller kolumner.

SUMIF eller . VLOOKUP funktionerna letar efter data i hela kolumner eller rader. I stället för att hänvisa till hela data kan vi vid behov hänvisa till endast några få celler.

Istället för att använda = SUMIF (A: A, $C4, B: B)

Vi kan använda = SUMIF (A1:A50, $C4, B1:B100)

Här avses den 1:a 50 celler i kolumnen A .

2.3.4. Undvik upprepade beräkningar.

Låt oss säga att du har en formel som innehåller " =$A$3+$B$3 ", och du kopierar formeln till femtio celler. Här är det totala antalet cellreferenser hundra, trots att antalet unika celler bara är två. Men om C3 har en formel som är följande =A3+B3 , och du vill uppdatera dem på 50 andra celler, bara genom att hänvisa till cell C3 I dessa 50 celler kan du faktiskt göra antalet referenser till 50, medan det tidigare krävdes hundra celler för att referera.

Läs mer: Hur man minskar Excel-filstorleken med Pivot Table

2.4. Ledande Excel manuell beräkning

Detta hjälper dig faktiskt att beräkna snabbare i Excel. Men ibland i stora Excel-filer kan manuella beräkningar hjälpa dig att minska filstorleken.

2.5. Anpassning av pivottabeller

Pivottabeller skapas för att snabbt kontrollera data eller få en överblick. Dessa pivottabeller kan öka filstorleken om du inte längre behöver dem. Om du inte behöver pivottabellerna i dina nästa beräkningar kan du göra följande steg.

• Spara inte källdata tillsammans med filen.
• Högerklicka på pivottabellen och klicka sedan på Alternativ för pivottabellen .
• På den Uppgifter ta bort krysset från ' Spara källdata i en fil '.

2.6. Minska storleken på Excel-filer med bilder

Ibland när du lägger till bilder i ett Excel-arbetsblad ökar filstorleken i Excel automatiskt. Du kan minska storleken på bilden utanför Excel eller i Excel. Om du vill göra det i Excel markerar du bilden och högerklickar på musknappen och väljer Storlek och egenskaper .

A Format Bild öppnas till höger om Excel-arbetsbladet. Nu kan du manuellt välja höjd och bredd på bilden.

Du kan ändra storleken på bilden manuellt utanför Excel. Det finns så många metoder för att göra det.

Läs mer: Hur man minskar Excel-filstorleken med bilder (2 enkla sätt)

3. Minska Excel-filens storlek utan att öppna den

Det är inte alltid nödvändigt att öppna filen eller ta bort fildata. Excel gör det möjligt att minska filstorleken utan att ens öppna filen.

3.1. Formatera filen från filegenskaperna

När du har gjort alla uppgifter i Excel är det lättare att komprimera storleken på en Excel-fil från filegenskaperna. Det är en Windows-funktion och är inte direkt relaterad till Excel. Proceduren beskrivs nedan.

• Högerklicka på filen.
• Välj Egenskaper.
• Nästa Välj knappen Avancerat.
• Välj slutligen "komprimera innehåll för att spara diskutrymme" och tryck på OK.

Läs mer: Hur man minskar Excel-filens storlek utan att öppna den (med enkla steg)

3.2. Komprimera Excel-fil till ZIP/RAR

Många ordbehandlingsdokument kan komprimeras till 10 procent av sin ursprungliga storlek med hjälp av olika komprimeringsverktyg. Det är en bra metod att dela filer genom att komprimera dem. Det minskar inte bara filstorleken utan gör också filen säker mot virus. Här kommer vi att använda WinRAR för att komprimera filen. Proceduren beskrivs nedan.

• Högerklicka på din fil.
• Tryck på Lägg till i arkivet .
• En dialogruta öppnas där du kan välja RAR/ZIP som en Arkivformat .

• En dialogruta öppnas där du kan välja RAR/ZIP som en Arkivformat .

Läs mer: Hur man komprimerar Excel-filer till Zip (2 lämpliga sätt)

Slutsats

De flesta människor tycker att det är lätt att dela små filer. Som vi kan se finns det många metoder för att göra det. Att komprimera filstorleken gör det också lätt att snabba upp Excel-beräkningen. Vi kan använda dessa tekniker var för sig eller tillsammans för att minska vår filstorlek.