Böyük faylı idarə etmək vacibdir, çünki onu köçürmək çox vaxt aparır. Böyük bir faylın açılması çox vaxt aparır. Böyük bir faylda istənilən dəyişikliyin yenilənməsi uzun müddət tələb edir. Beləliklə, fayl ölçüsünü azaltmaq vacibdir. Bu yazıda biz Excel faylının ölçüsünü necə azaltmaq/sıxmaq ilə tanış olacağıq. Bunu etmək üçün bir çox üsul var. Biz burada ən yaxşı variantları seçəcəyik.

Analizimizdə biz super mağaza satışlarının nümunə məlumatlarından istifadə edirik. Nümunə bu linkdən endirilib //community.tableau.com/docs/DOC-1236.

Bu nümunənin orijinal fayl ölçüsü 3,191 KB -dir.

Böyük Excel faylının ölçüsünü azaltmaq/sıxmaq üçün 3 əsas üsul

Bu bölmədə biz böyük Excel fayl ölçüsünü azaltmaq/sıxmaq üçün 3 sübut edilmiş metodu müzakirə edəcəyik. İndi onları yoxlayaq!

1. Faylın ölçüsünü azaltmaq üçün verilənlərin silinməsi

Məlumat və ya formatı silməkdən başqa seçiminiz olmadığı bir neçə hal var. Burada biz onları müzakirə edəcəyik.

1.1. Excel-də boş xanaların silinməsi/təmizlənməsi

Excel iş kitabında tapşırığı tamamladıqdan sonra iş dəftərinizdə heç bir faydası olmayan çoxlu istifadə olunmamış xanalar var. Bəzən siz təsadüfən bu istifadə olunmamış xanalarda bəzi formatlamalar edirsiniz ki, bu da əslində faylınızın ölçüsünü artırır. Bu boş xanalardan formatlaşdırmanın silinməsi faylınızın ölçüsünü azaldır.

• Əgər siz bütün boş xanaları seçmək istəyirsinizsə, sadəcə olaraq CTRL+Shift+ ↓+ → klikləyin.Ox işarələri əmrinizi hara qoymaq istədiyinizi göstərir.

• Boş xanaları seçdikdən sonra Ev nişanında Clear seçiminə basın Hamısını silin. Bu, xanaları təmizləyəcək .

Bunun başqa yolu da var.

• Ev nişanında, Tap & seçin və sonra Xüsusiyə keçin.

• O, Xüsusi Get dialoq qutusu açılacaq. Həmin xanada Boşluqlar üzərinə işarələyin və OK düyməsini basın. Bu, Excel iş kitabınızın boş sahələrini avtomatik tapacaq. Bundan sonra əvvəlki kimi boş xanaları təmizləyin.

Ətraflı oxuyun: Məlumatları silmədən Excel faylının ölçüsünü necə azaltmaq olar (9 Tez Məsləhət)

1.2. Lazımsız Gizli Hüceyrələri Yoxlayın və Silin

Bəzən lazımsız gizli hüceyrələr daha böyük Excel fayllarının səbəbi olur. Üzərində işlədiyiniz Excel iş vərəqinin bəzi sətir və ya sütunlarını təsadüfən gizlədə bilərsiniz. Birdən başa düşürsünüz ki, faylınız sizə lazım olmayan bəzi gizli elementlər ehtiva edir. Siz edə biləcəyiniz yeganə şey Excel iş vərəqinin sətir və sütunlarını göstərmək və onlara ehtiyacınız olub-olmadığını görməkdir. Əgər onlara ehtiyacınız yoxdursa, hamısını silin.

Ətraflı oxuyun: E-poçt üçün Excel faylını necə sıxışdırmaq olar (13 Sürətli Metod )

2. Məlumatı silmədən faylın ölçüsünü azaldın

Bəzən fayl məlumatlarını silmək lazım deyilvə ya Excel faylının ölçüsünü azaltmaq üçün formatlaşdırma. Sadəcə bəzi üsulların tətbiqi faylın ölçüsünü azaltmağa imkan verəcək.

2.1. Faylın Excel Binar Formatında Saxlanması

Excel faylının ( .xlsx ) formatından Excel ikili formatına ( .xlsb ) saxlanması faylınızın ölçüsü təxminən 40% . Bu, fayl ölçüsünü azaltmağın ən asan və ən təsirli yoludur. Prosedur aşağıda verilmişdir.

• İlk olaraq nümunə Excel faylınızı ( .xlsx ) formatında xüsusi qovluqda saxlayın.

• Sonra eyni faylı əvvəlki ( .xlsx ) saxladığınız qovluqda ( .xlsb ) formatında saxlayın. ) formatlı fayldır.

• İndi iki fayl eyni kataloqda saxlanılır.
• Burada faylı yoxlayacağıq. ( .xlsb ) faylının ölçüsünü öyrənin və kiçildilmiş olub-olmadığını ( .xlsx ) formatı ilə müqayisə edin.

( .xlsb ) faylının 1,666 KB olduğunu görə bilərik, burada ( .xlsx ) faylı 3,191 KB<2 ehtiva edir>. Beləliklə, fayl ölçüsü geniş miqyasda azaldılır.

Excel Binary Workbook-un üstünlükləri və mənfi cəhətləri

Faylı (. xlsb -də saxlayarkən) ) formatında, bir şeyi yadda saxlamalısınız ki, hər şey kimi Excel iş kitabını ikili formatda saxlamaq da bəzi müsbət və mənfi cəhətləri gətirir.

Müsbət tərəfləri

• Excel ikili faylı ( .xlsx ) ilə müqayisədə qənaət edərkən nəzərəçarpacaq dərəcədə az yer istifadə edir.fayllar.
• İkili verilənlərin yüklənməsi mətn ( .xml ) faylları və ya ( .xlsx ) faylları təhlil etməkdən daha sürətlidir.
• Makrolar, VBA kodu tam dəstəklənir.

Eksiklikler

• ( .xlsb üçün lent modifikasiyasına icazə verilmir. ) formatları. Siz yenidən
• ( .xlsm )
• -ə çevirməli, Şerit dəyişikliklərinizi etməli və sonra ( .xlsb )-ə qayıtmalısınız.
• Excel 2003 və əvvəlki versiyalarla uyğun deyil.
• ( .xlsb ) açıq  ( .xml) faylından fərqli olaraq ikili fayl formatıdır. ), ( .xlsx ) və  ( .xlsm ) faylları. Beləliklə, siz tez-tez  ( .xlsb ) fayllarınızın hər yerdə işlədiyini görməyəcəksiniz.

Beləliklə, faylı ikili formatda yadda saxlayan zaman diqqətli olun. Şübhəsiz ki, onun təmin etdiyi üstünlük çatışmazlıqlardan daha çox olduqda bunu edə bilərsiniz.

Ətraflı oxuyun: 100MB-dan çox Excel faylını sıxışdırmaq (7 Faydalı Yol)

2.2. Şərti Formatlaşdırmanın yoxlanılması

Excel-də Şərti Formatlaşdırma məlumatları vizuallaşdırır və iş vərəqinin başa düşülməsini asanlaşdırır. Ancaq bəzən şərti formatlaşdırma tətbiq edərkən səhvlər edirik. Bəzən biz bütün vərəqə və ya bütün sətir və ya sütunlar qrupuna format tətbiq edirik. Səhvi minimuma endirmək üçün biz Şərti Formatlaşdırma > Qaydaları idarə edin və qaydaların hər birinin xana diapazonunu yoxlayın. Yenə bir şəkildə Excel iş kitabında şərti formatlaşdırma tətbiq etsək və birdən ehtiyacımız olmadığını başa düşsəkbütün iş vərəqindən qaydaları silməklə şərti formatlaşdırmanı ləğv edə bilərik.

Ətraflı oxuyun: Böyük Excel-ə nəyin səbəb olduğunu necə müəyyən etmək olar Faylın ölçüsü

2.3. Excel düsturlarının optimallaşdırılması

Birbaşa faylın ölçüsünü azaltmaqla yanaşı, biz Excel düsturlarını optimallaşdıra bilərik ki, hesablama daha sürətli aparılsın, beləliklə fayl ölçüsü azaldıla bilər. Bunun bir çox yolu var.

2.3.1. Uçucu düsturlardan istifadə etməyin

Excel-də RAND , NOW , TODAY , OFFSET olan yeddi dəyişkən funksiya var. , CELL , DOLAYI və MƏLUMAT . Excel faylında dəyişiklik olduqda bu düsturlar yenidən hesablanır. İş vərəqinizdə çoxlu uçucu düsturlar varsa, hesablamalar yavaş olur, buna görə də fayl ölçüsü artır. Beləliklə, həllər sadədir, uçucu düsturlardan istifadə etməməliyik. Uçucu düsturlara bəzi alternativlər var. Onlar aşağıda verilmişdir

• OFFSET funksiyasının əvəzinə biz INDEX -dən istifadə edə bilərik.
• İş vərəqində INDEX funksiyası DOLAYI funksiyalarını əvəz etmək üçün hərflərdən çox sütun nömrələrindən istifadə etməklə istifadə edilə bilər.
• NOW və TODAY üçün alternativ yoxdur. funksiyaları. Lakin VBA kodu onları əvəz etmək üçün istifadə edilə bilər.

Now funksiyaları kimi, biz istifadə edə bilərik-

7559

<1 üçün>TODAY funksiyalarını edə bilərikistifadə edin

2508

• RAND funksiyaları çox vaxt tələb olunmur. Bununla belə, yeni təsadüfi ədəd tələb etsək, onu yaratmaq üçün VBA funksiyasından istifadə edə bilərik.

5037

• INFO və CELL xüsusilə ümumi düsturlar deyil. Onlar sistem, iş dəftəri və hüceyrə statusu haqqında məlumat verir. Onlardan istifadə etmək əvəzinə biz VBA istifadə edərək fayl yolundan və ya xana rənginin istinad nömrəsindən istifadə edə bilərik.

2.3.2. Pivot Cədvəllər və ya Excel Cədvəllərindən istifadə edin

Pivot cədvəlləri və ya Excel cədvəllərindən istifadə edərək bir sıra düsturlar əvəzinə nəticənizi göstərməyin səmərəli üsuludur

2.3.3. Bütün sətirlərə və ya sütunlara istinad etməkdən çəkinin

SUMIF və ya VLOOKUP funksiyaları bütün sütun və ya sətirlərdə məlumat axtarır. Lazım gələrsə, bütün məlumatlara istinad etmək əvəzinə, yalnız bir neçə hüceyrəyə müraciət edə bilərik. Like-

= SUMIF (A: A, $C4, B: B) istifadə etmək əvəzinə

Biz = SUMIF (A1:A50, $C4, B1:B100)

Burada biz A sütununun 1-ci 50 xanasını nəzərdə tuturuq.

2.3.4. Təkrarlanan hesablamalardan çəkinin

Təsəvvür edin ki, sizdə “ =$A$3+$B$3 ” olan bir düsturunuz var və siz həmin formulun əlli xanaya kopyalanırsınız. Burada unikal xanaların sayının cəmi iki olmasına baxmayaraq, hüceyrə istinadlarının ümumi sayı yüzdür. Lakin əgər C3 =A3+B3 düsturuna malikdirsə və siz 50 digər xanada olanları yalnız xanaya istinad edərək yeniləmək istəyirsinizsə C3 həmin 50 xanada siz faktiki olaraq istinad sayını 50 edə bilərsiniz, halbuki əvvəlki istinadınız yüz xana tələb edirdi.

Ətraflı oxuyun: Necə etmək olar Pivot Cədvəl ilə Excel faylının ölçüsünü azaldın

2.4. Excel Əllə Hesablamanın Komandanlığı

Bu, əslində Excel-də daha sürətli hesablamağa kömək edir. Lakin bəzən böyük Excel fayllarında əl ilə hesablamalar aparmaq da sizə fayl ölçüsünü azaltmağa kömək edə bilər.

2.5. Pivot Cədvəlləri Fərdiləşdirmə

Pivot Cədvəllər məlumatları tez yoxlamaq və ya ümumi baxış əldə etmək üçün yaradılmışdır. Bu pivot cədvəlləri sizə lazım deyilsə, fayl ölçüsünü artıra bilər. Əgər növbəti hesablamalarınızda pivot cədvəllərinizə ehtiyacınız yoxdursa, aşağıdakı addımları yerinə yetirə bilərsiniz.

• Mənbə məlumatını faylla saxlamayın.
• Sağ klikləyin Pivot Cədvəldə və sonra Pivot Cədvəl Seçimləri üzərinə klikləyin.
• Məlumat nişanında ' Mənbə məlumatını fayl ilə yadda saxla işarəsini silin '.

2.6. Excel faylının ölçüsünü Şəkillərlə azaldın

Bəzən Excel iş vərəqinə şəkillər əlavə etdiyiniz zaman Excel faylının ölçüsü avtomatik olaraq artır. Siz Excel-dən kənarda və ya Excel daxilində şəklin ölçüsünü azalda bilərsiniz. Bunu Excel daxilində etmək istəyirsinizsə, şəkli seçin və siçan düyməsini sağ vurun və Ölçü və Xüsusiyyətlər seçin.

A <1 Sağ tərəfdə>Şəkli Formatla pəncərəsi açılacaqExcel iş vərəqindən. İndi siz şəkilinizin hündürlüyünü və enini əl ilə seçə bilərsiniz.

Şəklin ölçüsünü Excel-dən kənarda əl ilə dəyişə bilərsiniz. Bunu etmək üçün bir çox prosedur var.

Ətraflı oxuyun: Excel faylının ölçüsünü şəkillərlə necə kiçiltmək olar (2 asan yol)

3. Excel faylının ölçüsünü açmadan azaltın

Faylı açmaq və ya fayl məlumatlarını silmək həmişə lazım deyil. Excel hətta faylı açmadan da faylın ölçüsünü azaltmağa imkan verir.

3.1. Faylın Fayl Xüsusiyyətlərindən Formatlanması

Excel-də bütün tapşırıqları yerinə yetirdikdən sonra Excel faylının ölçüsünü fayl xüsusiyyətlərindən yığcamlaşdırmaq daha asandır. Bu, bir Windows xüsusiyyətidir və Excel ilə birbaşa əlaqəli deyil. Prosedur aşağıda verilmişdir.

• Faylın üzərinə sağ klikləyin.
• Xüsusiyyətləri seçin.
• Sonrakı Qabaqcıl düyməsini seçin.
• Nəhayət , “disk sahəsinə qənaət etmək üçün məzmunu sıxın” seçin və OK düyməsini basın.

Ətraflı oxuyun: Excel faylının ölçüsünü açmadan necə azaltmaq olar (asan addımlarla)

3.2. Excel faylını ZIP/RAR-a sıxın

Bir çox sözləri emal edən sənədlər müxtəlif sıxılmış alətlərdən istifadə etməklə orijinal ölçüsünün 10 faizi qədər sıxıla bilər. Faylları sıxaraq paylaşmaq yaxşı təcrübədir. Bu, yalnız faylın ölçüsünü azaldır, həm də faylı viruslardan qoruyur. Burada faylı sıxmaq üçün WinRAR istifadə edəcəyik. Prosedur aşağıda verilmişdir.

• Faylınıza sağ klikləyin.
• Arxivə əlavə et düyməsini basın.
• Dialoq qutusu gələcək. RAR/ZIP -ni Arxiv formatı olaraq seçin.

• Bir dialoq qutusu görünəcək RAR/ZIP -ni Arxiv formatı olaraq seçmək üçün.

Ətraflı oxuyun: Excel faylını Zip üçün necə sıxışdırmaq olar (2 uyğun üsul)

Nəticə

Çox insanlar kiçik ölçülü faylları paylaşmağı asan hesab edirlər. Gördüyümüz kimi, bunun üçün bir çox üsul var. Fayl ölçüsünün sıxılması da excel hesablamasını sürətləndirməyi asanlaşdırır. Fayl ölçüsünü azaltmaq üçün bu üsullardan ayrıca və ya birlikdə istifadə edə bilərik.