处理大文件是很重要的，因为它需要大量的时间来传输。 大文件需要太多的时间来打开。 大文件中的任何一种变化都需要很长时间来更新。 因此，减少文件大小是很重要的。 在这篇文章中，我们将看到 如何减少/压缩Excel文件的大小 有许多方法可以做到这一点。 我们将在这里选择最佳方案。

在我们的分析中，我们使用了超级市场销售的样本数据。 该样本从这个链接//community.tableau.com/docs/DOC-1236下载。

该样本的原始文件大小为 3,191 KB .

减少/压缩大的Excel文件大小的3种顶级方法

在本节中，我们将讨论3种行之有效的方法来减少/压缩大的Excel文件的大小。 现在让我们来看看这些方法!

1.删除数据以减少文件大小

有几种情况下，除了删除数据或格式化，你没有其他选择。 这里，我们将讨论它们。

1.1. 删除/清除Excel中的空白单元格

当你在Excel工作簿中完成一项任务后，有许多未使用的单元格在你的工作簿中没有用处。 有时你不小心在这些未使用的单元格中做了一些格式化处理，这实际上增加了你的文件大小。 删除这些空白单元格的格式，可以减少你的文件大小。

• 如果你想选择整个空白单元格，只需点击 CTRL+Shift+ ↓+ → 一起。 箭头标志表示你要把你的命令放在哪里。

• 选择空白单元格后，在 首页 的选项卡上。 清楚 选择按 清除所有。 这将清除细胞 .

还有另一种方法可以做到这一点。

• 关于 首页 标签，按 查找& 选择 然后按 转到专题。

• 它将打开 转到专题 在该对话框中，勾选 空白 并按 好的。 这将自动找到你的Excel工作簿中的空白区域。 之后像我们之前做的那样清除空白单元格。

阅读更多。 如何在不删除数据的情况下减少Excel文件的大小（9个快速技巧）

1.2. 检查并删除不必要的隐藏单元格

有时，不必要的隐藏单元格是导致Excel文件变大的原因。 你可能不小心隐藏了你正在工作的Excel工作表的一些行或列。 突然，你意识到你的文件包含了一些你不需要的隐藏元素。 你能做的就是解除Excel工作表的行和列的隐藏，看看你是否需要它们。 如果你不需要它们，就删除它们吧所有。

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2.减少文件大小而不删除数据

有时，你不需要删除文件数据或格式化来减少Excel文件的大小。 只要应用一些技巧就可以让你减少文件大小。

2.1. 以Excel二进制格式保存文件

将Excel文件从 ( .xlsx ) 格式转为Excel二进制格式( .xlsb )将你的文件的大小减少了大约 40% 这是减少文件大小的最简单和最有效的方法。 程序如下。

• 首先，将你的样本Excel文件保存在( .xlsx )的格式放在一个特定的文件夹里。

• 然后，将同一文件保存在( .xlsb )格式的文件，并保存在你以前的( .xlsx )格式的文件。

• 现在，这两个文件被保存在同一个目录中。
• 在这里，我们将检查（）的文件大小。 .xlsb )文件并将其与( .xlsx )的格式，无论它是否被减少。

我们可以看到( .xlsb )文件包含 1,666 KB 其中的( .xlsx )文件包含 3,191 KB 因此，文件大小被大规模地减少。

Excel二进制工作簿的优点和缺点

当把一个文件保存在（. xlsb )格式，有一点你应该记住，像所有事情一样，以二进制格式保存Excel工作簿会带来一些优点和缺点。

优点

• Excel二进制文件在保存时使用的空间明显比( .xlsx )文件。
• 加载二进制数据的速度比解析文本( .xml )文件或( .xlsx )文件。
• 巨集。 VBA 代码是完全支持的。

弊端

• 不允许对（）进行功能区修改。 .xlsb 你必须转换回
• ( .xlsm )
• ，进行功能区修改，然后回到( .xlsb ).
• 不兼容于 Excel 2003 和以前的版本。
• ( .xlsb )是一种二进制文件格式，与开放( .xml ), ( .xlsx )，以及( .xlsm 因此，你通常不会看到你的( .xlsb )文件到处都在工作。

因此，在以二进制格式保存文件时要小心。 当然，当它提供的优势远远大于缺点时，你可以这样做。

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2.2. 检查条件格式化

在Excel中。 条件性格式化 使数据可视化，使工作表更容易理解。 但有时我们在应用条件格式化时也会犯错。 有时我们会对整个工作表或整组行或列应用格式化。 为了减少错误，我们可以到 条件性格式化> 管理规则 同样，如果我们在Excel工作簿中以某种方式应用了条件格式化，并突然意识到我们不需要它，我们可以通过清除整个工作表中的规则来撤销条件格式化。

阅读更多。 如何确定导致Excel文件大小的原因

2.3. 优化Excel公式

除了直接减少文件大小外，我们还可以优化Excel公式，使计算速度加快，从而减少文件大小。 有许多方法可以做到这一点。

2.3.1. 避免使用挥发性配方

在Excel中，有七个易失性函数，它们是 RAND , 现在 , 今天 , 关节 , 细胞 , 诱导性 ，以及 信息 这些公式每当在Excel文件中发生变化时就会被重新计算。 如果你的工作表有很多不稳定的公式，那么计算就会变得很慢，从而增加了文件的大小。 因此，解决方案很简单，我们应该避免使用不稳定的公式。 有一些替代不稳定公式的方法。 它们如下所示

• 而不是 关节 函数，我们可以使用 索引 .
• 在一个工作表内 索引 函数可以通过使用列数字而不是字母来代替 诱导性 职能。
• 没有其他选择 现在 和 今天 职能。 但 VBA 可以用代码来代替它们。

如为 现在 的功能，我们可以使用-

 Private Sub Workbook_Open () Range("A1"). Value = Time End Sub 

对于 今天 的函数，我们可以使用

 Private Sub Workbook_Open () Range("A1"). Value = Date End Sub 

• ǞǞǞ RAND 函数在大多数情况下是不需要的。 然而，如果我们确实需要一个新的随机数，我们可以使用一个 VBA 函数来生成它。

 Private Sub Workbook_Open () Range("A1"). Value = Rnd () End Sub 

• 信息 和 细胞 不是特别常见的公式。 它们提供了系统、工作簿和单元格的状态信息。 我们可以不使用它们，而是使用文件路径或单元格颜色参考号，使用 VBA .

2.3.2. 使用透视表或Excel表格

使用数据透视表或Excel表格来代替一系列的公式，是显示结果的有效方法

2.3.3. 避免引用整个行或列

ǞǞǞ SUMIF 或 VLOOKUP 函数寻找整列或整行的数据。 如果需要的话，我们可以不引用整个数据，而只引用几个单元格。 比如说

而不是使用= sumif (a: a, $c4, b: b)

我们可以使用= sumif (a1:a50, $c4, b1:b100)

这里我们指的是第1 50 列的细胞 A .

2.3.4. 避免重复计算

假设你有一个公式，其中包含" =$A$3+$B$3 "这里的单元格引用总数为100，尽管唯一的单元格数量只有两个。 但如果 C3 有一个公式，它是 =A3+B3 而你想更新其他50个单元格上的数据，只需参考单元格 C3 在这50个单元格中，你实际上可以使引用的数量达到50，而你之前的引用需要100个单元格。

阅读更多。 如何用数据透视表减少Excel文件大小

2.4. 指挥Excel手工计算

这实际上可以帮助你在Excel中更快地进行计算。 但有时在大的Excel文件中进行手工计算也可以帮助你减少文件的大小。

2.5. 定制数据透视表

透视表 这些数据透视表可能会增加你的文件大小，如果你不需要它们了。 如果你在接下来的计算中不需要你的数据透视表，你可以做以下步骤。

• 不要将源数据与文件一起保存。
• 右键点击透视表，然后点击 透视表选项 .
• 关于 数据 选项卡上的"√"去掉了''。 用文件保存源数据 '.

2.6. 用图片减少Excel文件大小

有时，当你在Excel工作表中添加图片时，Excel的文件大小会自动增加。 你可以在Excel外或在Excel内减少图片的大小。 如果你想在Excel内进行，选择图片并在鼠标键上点击右键，然后选择 尺寸和属性 .

A 格式图片 现在你可以手动选择图片的高度和宽度。

你可以在Excel之外手动调整图片的大小。 有很多程序可以做到这一点。

阅读更多。 如何用图片减少Excel文件的大小（2个简单的方法）

3.在不打开的情况下减少Excel文件的大小

并不总是需要打开文件或删除文件数据。 Excel允许你减少文件大小，甚至不用打开文件。

3.1. 从文件属性设置文件格式

在Excel中完成所有任务后，从文件属性中压缩Excel文件的大小是比较容易的。 这是一个windows的功能，与Excel没有直接关系。 下面给出的程序是。

• 在文件上点击右键。
• 选择属性。
• 下一步 选择高级按钮。
• 最后，选择 "压缩内容以节省磁盘空间"，然后按确定。

阅读更多。 如何在不打开的情况下减少Excel文件的大小（简单步骤）。

3.2.将Excel文件压缩成ZIP/RAR文件

通过使用不同的压缩工具，许多文字处理文件可以被压缩到原始大小的10%。 通过压缩来共享文件是一个很好的做法。 它不仅减少了文件的大小，而且使文件免受病毒的侵害。 这里我们将使用 赢创公司 压缩文件的过程如下。

• 在你的文件上点击右键。
• 新闻 添加到档案中 .
• 将会出现一个对话框来选择 RAR/ZIP 作为一个 档案格式 .

• 将会出现一个对话框来选择 RAR/ZIP 作为一个 档案格式 .

阅读更多。 如何将Excel文件压缩成zip文件（2种合适的方法）

总结

大多数人认为分享小尺寸的文件很容易。 正如我们所看到的，有许多方法可以做到这一点。 压缩文件大小也使其容易加速excel计算。 我们可以单独或一起使用这些技术来减少文件大小。