将大型Excel文件的大小减少40-60%(3种经过验证的方法)

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Hugh West

处理大文件是很重要的,因为它需要大量的时间来传输。 大文件需要太多的时间来打开。 大文件中的任何一种变化都需要很长时间来更新。 因此,减少文件大小是很重要的。 在这篇文章中,我们将看到 如何减少/压缩Excel文件的大小 有许多方法可以做到这一点。 我们将在这里选择最佳方案。

在我们的分析中,我们使用了超级市场销售的样本数据。 该样本从这个链接//community.tableau.com/docs/DOC-1236下载。

该样本的原始文件大小为 3,191 KB .

减少/压缩大的Excel文件大小的3种顶级方法

在本节中,我们将讨论3种行之有效的方法来减少/压缩大的Excel文件的大小。 现在让我们来看看这些方法!

1.删除数据以减少文件大小

有几种情况下,除了删除数据或格式化,你没有其他选择。 这里,我们将讨论它们。

1.1. 删除/清除Excel中的空白单元格

当你在Excel工作簿中完成一项任务后,有许多未使用的单元格在你的工作簿中没有用处。 有时你不小心在这些未使用的单元格中做了一些格式化处理,这实际上增加了你的文件大小。 删除这些空白单元格的格式,可以减少你的文件大小。

  • 如果你想选择整个空白单元格,只需点击 CTRL+Shift+ ↓+ → 一起。 箭头标志表示你要把你的命令放在哪里。

  • 选择空白单元格后,在 首页 的选项卡上。 清楚 选择按 清除所有。 这将清除细胞 .

还有另一种方法可以做到这一点。

  • 关于 首页 标签,按 查找& 选择 然后按 转到专题。

  • 它将打开 转到专题 在该对话框中,勾选 空白 并按 好的。 这将自动找到你的Excel工作簿中的空白区域。 之后像我们之前做的那样清除空白单元格。

阅读更多。 如何在不删除数据的情况下减少Excel文件的大小(9个快速技巧)

1.2. 检查并删除不必要的隐藏单元格

有时,不必要的隐藏单元格是导致Excel文件变大的原因。 你可能不小心隐藏了你正在工作的Excel工作表的一些行或列。 突然,你意识到你的文件包含了一些你不需要的隐藏元素。 你能做的就是解除Excel工作表的行和列的隐藏,看看你是否需要它们。 如果你不需要它们,就删除它们吧所有。

阅读更多。 如何压缩Excel文件用于电子邮件(13种快速方法)

2.减少文件大小而不删除数据

有时,你不需要删除文件数据或格式化来减少Excel文件的大小。 只要应用一些技巧就可以让你减少文件大小。

2.1. 以Excel二进制格式保存文件

将Excel文件从 ( .xlsx ) 格式转为Excel二进制格式( .xlsb )将你的文件的大小减少了大约 40% 这是减少文件大小的最简单和最有效的方法。 程序如下。

  • 首先,将你的样本Excel文件保存在( .xlsx )的格式放在一个特定的文件夹里。

  • 然后,将同一文件保存在( .xlsb )格式的文件,并保存在你以前的( .xlsx )格式的文件。

  • 现在,这两个文件被保存在同一个目录中。
  • 在这里,我们将检查()的文件大小。 .xlsb )文件并将其与( .xlsx )的格式,无论它是否被减少。

我们可以看到( .xlsb )文件包含 1,666 KB 其中的( .xlsx )文件包含 3,191 KB 因此,文件大小被大规模地减少。

Excel二进制工作簿的优点和缺点

当把一个文件保存在(. xlsb )格式,有一点你应该记住,像所有事情一样,以二进制格式保存Excel工作簿会带来一些优点和缺点。

优点

  • Excel二进制文件在保存时使用的空间明显比( .xlsx )文件。
  • 加载二进制数据的速度比解析文本( .xml )文件或( .xlsx )文件。
  • 巨集。 VBA 代码是完全支持的。

弊端

  • 不允许对()进行功能区修改。 .xlsb 你必须转换回
  • ( .xlsm )
  • ,进行功能区修改,然后回到( .xlsb ).
  • 不兼容于 Excel 2003 和以前的版本。
  • ( .xlsb )是一种二进制文件格式,与开放( .xml ), ( .xlsx ),以及( .xlsm 因此,你通常不会看到你的( .xlsb )文件到处都在工作。

因此,在以二进制格式保存文件时要小心。 当然,当它提供的优势远远大于缺点时,你可以这样做。

阅读更多。 如何压缩100MB以上的Excel文件(7种实用方法)

2.2. 检查条件格式化

在Excel中。 条件性格式化 使数据可视化,使工作表更容易理解。 但有时我们在应用条件格式化时也会犯错。 有时我们会对整个工作表或整组行或列应用格式化。 为了减少错误,我们可以到 条件性格式化> 管理规则 同样,如果我们在Excel工作簿中以某种方式应用了条件格式化,并突然意识到我们不需要它,我们可以通过清除整个工作表中的规则来撤销条件格式化。

阅读更多。 如何确定导致Excel文件大小的原因

2.3. 优化Excel公式

除了直接减少文件大小外,我们还可以优化Excel公式,使计算速度加快,从而减少文件大小。 有许多方法可以做到这一点。

2.3.1. 避免使用挥发性配方

在Excel中,有七个易失性函数,它们是 RAND , 现在 , 今天 , 关节 , 细胞 , 诱导性 ,以及 信息 这些公式每当在Excel文件中发生变化时就会被重新计算。 如果你的工作表有很多不稳定的公式,那么计算就会变得很慢,从而增加了文件的大小。 因此,解决方案很简单,我们应该避免使用不稳定的公式。 有一些替代不稳定公式的方法。 它们如下所示

  • 而不是 关节 函数,我们可以使用 索引 .
  • 在一个工作表内 索引 函数可以通过使用列数字而不是字母来代替 诱导性 职能。
  • 没有其他选择 现在 今天 职能。 但 VBA 可以用代码来代替它们。

如为 现在 的功能,我们可以使用-

 Private Sub Workbook_Open () Range("A1"). Value = Time End Sub 

对于 今天 的函数,我们可以使用

 Private Sub Workbook_Open () Range("A1"). Value = Date End Sub 
  • ǞǞǞ RAND 函数在大多数情况下是不需要的。 然而,如果我们确实需要一个新的随机数,我们可以使用一个 VBA 函数来生成它。
 Private Sub Workbook_Open () Range("A1"). Value = Rnd () End Sub 
  • 信息 细胞 不是特别常见的公式。 它们提供了系统、工作簿和单元格的状态信息。 我们可以不使用它们,而是使用文件路径或单元格颜色参考号,使用 VBA .
2.3.2. 使用透视表或Excel表格

使用数据透视表或Excel表格来代替一系列的公式,是显示结果的有效方法

2.3.3. 避免引用整个行或列

ǞǞǞ SUMIF VLOOKUP 函数寻找整列或整行的数据。 如果需要的话,我们可以不引用整个数据,而只引用几个单元格。 比如说

而不是使用= sumif (a: a, $c4, b: b)

我们可以使用= sumif (a1:a50, $c4, b1:b100)

这里我们指的是第1 50 列的细胞 A .

2.3.4. 避免重复计算

假设你有一个公式,其中包含" =$A$3+$B$3 "这里的单元格引用总数为100,尽管唯一的单元格数量只有两个。 但如果 C3 有一个公式,它是 =A3+B3 而你想更新其他50个单元格上的数据,只需参考单元格 C3 在这50个单元格中,你实际上可以使引用的数量达到50,而你之前的引用需要100个单元格。

阅读更多。 如何用数据透视表减少Excel文件大小

2.4. 指挥Excel手工计算

这实际上可以帮助你在Excel中更快地进行计算。 但有时在大的Excel文件中进行手工计算也可以帮助你减少文件的大小。

2.5. 定制数据透视表

透视表 这些数据透视表可能会增加你的文件大小,如果你不需要它们了。 如果你在接下来的计算中不需要你的数据透视表,你可以做以下步骤。

  • 不要将源数据与文件一起保存。
  • 右键点击透视表,然后点击 透视表选项 .
  • 关于 数据 选项卡上的"√"去掉了''。 用文件保存源数据 '.

2.6. 用图片减少Excel文件大小

有时,当你在Excel工作表中添加图片时,Excel的文件大小会自动增加。 你可以在Excel外或在Excel内减少图片的大小。 如果你想在Excel内进行,选择图片并在鼠标键上点击右键,然后选择 尺寸和属性 .

A 格式图片 现在你可以手动选择图片的高度和宽度。

你可以在Excel之外手动调整图片的大小。 有很多程序可以做到这一点。

请注意。 在Excel之外对图片进行格式化是一种好的做法,而不是在Excel内对图片进行格式化。

阅读更多。 如何用图片减少Excel文件的大小(2个简单的方法)

3.在不打开的情况下减少Excel文件的大小

并不总是需要打开文件或删除文件数据。 Excel允许你减少文件大小,甚至不用打开文件。

3.1. 从文件属性设置文件格式

在Excel中完成所有任务后,从文件属性中压缩Excel文件的大小是比较容易的。 这是一个windows的功能,与Excel没有直接关系。 下面给出的程序是。

  • 在文件上点击右键。
  • 选择属性。
  • 下一步 选择高级按钮。
  • 最后,选择 "压缩内容以节省磁盘空间",然后按确定。

请注意。 从文件属性中减少Excel文件的大小并不是一个好的做法,因为其大小几乎没有减少。 最好是使用 赢创公司 用于文件压缩。

阅读更多。 如何在不打开的情况下减少Excel文件的大小(简单步骤)。

3.2.将Excel文件压缩成ZIP/RAR文件

通过使用不同的压缩工具,许多文字处理文件可以被压缩到原始大小的10%。 通过压缩来共享文件是一个很好的做法。 它不仅减少了文件的大小,而且使文件免受病毒的侵害。 这里我们将使用 赢创公司 压缩文件的过程如下。

  • 在你的文件上点击右键。
  • 新闻 添加到档案中 .
  • 将会出现一个对话框来选择 RAR/ZIP 作为一个 档案格式 .

  • 将会出现一个对话框来选择 RAR/ZIP 作为一个 档案格式 .

阅读更多。 如何将Excel文件压缩成zip文件(2种合适的方法)

总结

大多数人认为分享小尺寸的文件很容易。 正如我们所看到的,有许多方法可以做到这一点。 压缩文件大小也使其容易加速excel计算。 我们可以单独或一起使用这些技术来减少文件大小。

Hugh West is a highly experienced Excel trainer and analyst with over 10 years of experience in the industry. He holds a Bachelor's degree in Accounting and Finance and a Master's degree in Business Administration. Hugh has a passion for teaching and has developed a unique teaching approach that is easy to follow and understand. His expert knowledge of Excel has helped thousands of students and professionals worldwide improve their skills and excel in their careers. Through his blog, Hugh shares his knowledge with the world, offering free Excel tutorials and online training to help individuals and businesses reach their full potential.