Manipulace s velkým souborem je důležitá, protože jeho přenos zabere obrovské množství času. Otevření velkého souboru trvá příliš dlouho. Jakákoli změna ve velkém souboru trvá dlouho, než se aktualizuje. Zmenšení velikosti souboru je tedy důležité. V tomto článku se podíváme na to, jak se jak snížit/komprimovat velikost souboru aplikace Excel . Existuje mnoho způsobů, jak toho dosáhnout. Zde budeme vybírat ty nejlepší možnosti.

V naší analýze používáme vzorová data o tržbách v supermarketech. Vzorek byl stažen z tohoto odkazu //community.tableau.com/docs/DOC-1236.

Původní velikost souboru tohoto vzorku je 3 191 KB .

3 nejlepší metody pro snížení/komprimování velikosti velkých souborů aplikace Excel

V této části se budeme zabývat 3 osvědčenými metodami pro snížení/komprimování velikosti velkých souborů aplikace Excel. Pojďme se na ně podívat!

1. Odstranění dat za účelem snížení velikosti souboru

Existuje několik případů, kdy nemáte jinou možnost než data odstranit nebo naformátovat. Zde si je probereme.

1.1. Odstranění/vymazání prázdných buněk v aplikaci Excel

Po dokončení úkolu v sešitě aplikace Excel zůstane v sešitě mnoho nepoužitých buněk, které nemají žádný smysl. Někdy v těchto nepoužitých buňkách omylem provedete nějaké formátování, které ve skutečnosti zvyšuje velikost souboru. Odstraněním formátování z těchto prázdných buněk se velikost souboru sníží.

• Pokud chcete vybrat celé prázdné buňky, stačí kliknout na tlačítko CTRL+Shift+ ↓+ → společně. Značky šipek označují, kam chcete příkaz umístit.

• Po výběru prázdných buněk Home na kartě Přehledně stisknutí možnosti Vymazat vše. Tím se buňky vyčistí .

Existuje i jiný způsob, jak to udělat.

• Na Home karta, Stiskněte tlačítko Najít & Vybrat a pak stiskněte Přejít na speciální nabídku.

• Otevře se Přejít na Speciální V tomto okně zaškrtněte políčko Slepé položky a stiskněte DOBŘE. Tím se automaticky vyhledají prázdné oblasti sešitu Excelu. Poté vymažte prázdné buňky, jak jsme to udělali dříve.

Přečtěte si více: Jak zmenšit velikost souboru aplikace Excel bez odstranění dat (9 rychlých tipů)

1.2. Kontrola a odstranění nepotřebných skrytých buněk

Někdy jsou zbytečně skryté buňky příčinou větších souborů aplikace Excel. Může se stát, že omylem skryjete některé řádky nebo sloupce pracovního listu aplikace Excel, na kterém pracujete. Najednou zjistíte, že váš soubor obsahuje některé skryté prvky, které nepotřebujete. Jediné, co můžete udělat, je řádky a sloupce pracovního listu aplikace Excel odkrýt a zjistit, zda je potřebujete, nebo ne. Pokud je nepotřebujete, prostě je odstraňte.vše.

Přečtěte si více: Jak komprimovat soubor aplikace Excel pro e-mail (13 rychlých metod)

2. Zmenšení velikosti souboru bez odstranění dat

Někdy nemusíte odstraňovat data nebo formátování souboru, abyste zmenšili velikost souboru aplikace Excel. Pouhé použití některých technik vám umožní zmenšit velikost souboru.

2.1. Uložení souboru v binárním formátu aplikace Excel

Uložení souboru Excel z ( .xlsx ) do binárního formátu Excelu ( .xlsb ) zmenší velikost souboru přibližně o 40% . Jedná se o nejjednodušší a nejefektivnější způsob zmenšení velikosti souboru. Postup je uveden níže.

• Nejprve uložte svůj vzorový soubor aplikace Excel do ( .xlsx ) v určité složce.

• Poté uložte stejný soubor do adresáře ( .xlsb ) do stejné složky, do které jste uložili předchozí ( .xlsx ) naformátovaný soubor.

• Nyní jsou oba soubory uloženy ve stejném adresáři.
• Zde zkontrolujeme velikost souboru ( .xlsb ) a porovnejte jej se souborem ( .xlsx ), ať už je zmenšený, nebo ne.

Můžeme vidět ( .xlsb ) obsahuje 1 666 KB kde ( .xlsx ) obsahuje 3 191 KB . Velikost souboru se tak zmenší ve velkém měřítku.

Výhody a nevýhody binárního sešitu aplikace Excel

Při ukládání souboru do (. xlsb ), měli byste mít na paměti, že jako všechno, i ukládání sešitu Excelu v binárním formátu přináší určité výhody a nevýhody.

Klady

• Binární soubor aplikace Excel využívá při ukládání znatelně méně místa než ( .xlsx ).
• Načítání binárních dat je rychlejší než parsování textu ( .xml ) nebo ( .xlsx ).
• Makra, VBA kód je plně podporován.

Nevýhody

• Pro ( .xlsb ). Je nutné převést zpět na formáty
• ( .xlsm )
• , proveďte změny na pásu karet a poté se vraťte do ( .xlsb ).
• Není kompatibilní s Excel 2003 a předchozí verze.
• ( .xlsb ) je binární formát souboru, na rozdíl od formátu open ( .xml ), ( .xlsx ) a ( .xlsm ). Proto často neuvidíte své soubory ( .xlsb ) soubory fungují všude.

Buďte tedy opatrní při ukládání souboru v binárním formátu. Jistě to můžete udělat, když výhody, které poskytuje, jsou mnohem větší než nevýhody.

Přečtěte si více: Jak zkomprimovat soubor aplikace Excel větší než 100 MB (7 užitečných způsobů)

2.2 Kontrola podmíněného formátování

V aplikaci Excel, Podmíněné formátování vizualizuje data a usnadňuje pochopení pracovního listu. Někdy se však při aplikaci podmíněného formátování dopustíme chyby. Někdy použijeme formátování na celý list nebo na celou skupinu řádků či sloupců. Abychom chybu minimalizovali, můžeme přejít na stránku Podmíněné formátování> Správa pravidel a zkontrolovat rozsah buněk jednotlivých pravidel. Pokud opět nějakým způsobem aplikujeme podmíněné formátování v sešitě Excelu a najednou zjistíme, že to nepotřebujeme, můžeme podmíněné formátování zrušit vymazáním pravidel z celého listu.

Přečtěte si více: Jak zjistit, co způsobuje velkou velikost souboru aplikace Excel?

2.3. Optimalizace vzorců aplikace Excel

Kromě přímého snížení velikosti souboru můžeme optimalizovat vzorce aplikace Excel tak, aby byl výpočet rychlejší, a tím se zmenšila velikost souboru. Existuje mnoho způsobů, jak toho dosáhnout.

2.3.1. Vyhněte se používání těkavých vzorců

V aplikaci Excel existuje sedm těkavých funkcí, které jsou následující RAND , TEĎ , DENNĚ , OFFSET , CELL , INDIREKTNÍ a INFO . Tyto vzorce se přepočítávají vždy, když dojde ke změně v souboru aplikace Excel. Pokud váš pracovní list obsahuje velké množství nestálých vzorců, výpočty se zpomalují a tím se zvětšuje velikost souboru. Řešení je tedy jednoduché, měli bychom se vyhnout používání nestálých vzorců. Existují některé alternativy k nestálým vzorcům. Jsou uvedeny níže.

• Namísto OFFSET můžeme použít funkci INDEX .
• V rámci pracovního listu INDEX funkci lze použít tak, že se místo písmen použijí čísla sloupců. INDIREKTNÍ funkce.
• Neexistuje žádná alternativa pro TEĎ a DENNĚ funkce. Ale VBA lze použít kód, který je nahradí.

Stejně jako u Nyní funkce, můžeme použít-

 Private Sub Workbook_Open () Range("A1"). Value = Time End Sub 

Pro DENNĚ můžeme použít funkce

 Private Sub Workbook_Open () Range("A1"). Value = Date End Sub 

• Na stránkách RAND většinou není potřeba. Pokud však potřebujeme nové náhodné číslo, můžeme použít funkci VBA funkce pro jeho generování.

 Private Sub Workbook_Open () Range("A1"). Value = Rnd () End Sub 

• INFO a CELL nejsou nijak zvlášť běžné vzorce. Poskytují informace o systému, sešitu a stavu buňky. Místo nich můžeme použít cestu k souboru nebo referenční číslo barvy buňky pomocí příkazu VBA .

2.3.2. Použití pivotních tabulek nebo tabulek aplikace Excel

Místo řady vzorců je efektivním způsobem, jak zobrazit výsledek, použití Pivotových tabulek nebo tabulek Excelu.

2.3.3. Vyhněte se odkazování na celé řádky nebo sloupce

Na stránkách SUMIF nebo VLOOKUP Funkce hledají data v celých sloupcích nebo řádcích. Místo odkazování na celá data se můžeme v případě potřeby odkázat pouze na několik buněk. Like-

Místo použití = SUMIF (A: A, $C4, B: B)

Můžeme použít = SUMIF (A1:A50, $C4, B1:B100)

Zde máme na mysli 1. 50 buňky sloupce A .

2.3.4. Vyhněte se opakovaným výpočtům

Řekněme, že máte vzorec, který obsahuje " =$A$3+$B$3 " a zkopírujete tento vzorec do padesáti buněk. Zde je celkový počet odkazů na buňky sto, přestože počet jedinečných buněk je pouze dva. Ale pokud C3 má vzorec, který je =A3+B3 a chcete je aktualizovat v 50 dalších buňkách, stačí se odkázat na buňku C3 v těchto 50 buňkách můžete skutečně vytvořit počet odkazů 50, zatímco vaše předchozí odkazování vyžadovalo sto buněk.

Přečtěte si více: Jak snížit velikost souboru aplikace Excel pomocí tabulky Pivot

2.4. Příkaz Ruční výpočet v aplikaci Excel

To vám skutečně pomůže zrychlit výpočty v aplikaci Excel. Někdy vám však ve velkých souborech aplikace Excel může ruční provádění výpočtů také pomoci snížit velikost souboru.

2.5. Přizpůsobení pivotních tabulek

Přehledové tabulky jsou vytvořeny pro rychlou kontrolu dat nebo získání přehledu. Tyto otočné tabulky mohou zvětšit velikost souboru, pokud je již nebudete potřebovat. Pokud otočné tabulky v dalších výpočtech nepotřebujete, můžete provést následující kroky.

• Neukládejte zdrojová data spolu se souborem.
• Klikněte pravým tlačítkem myši na tabulku Pivot a poté klikněte na možnost Možnosti otočné tabulky .
• Na Data odstranit zaškrtnutí z Uložení zdrojových dat pomocí souboru '.

2.6. Zmenšení velikosti souboru aplikace Excel pomocí obrázků

Někdy se při přidávání obrázků do pracovního listu aplikace Excel automaticky zvětší velikost souboru aplikace Excel. Velikost obrázku můžete zmenšit mimo aplikaci Excel nebo v aplikaci Excel. Pokud to chcete provést v aplikaci Excel, vyberte obrázek, klikněte pravým tlačítkem myši a vyberte možnost Velikost a vlastnosti .

A Formát Obrázek Na pravé straně pracovního listu aplikace Excel se otevře okno. Nyní můžete ručně vybrat výšku a šířku obrázku.

Velikost obrázku můžete ručně změnit i mimo aplikaci Excel. Existuje k tomu mnoho postupů.

Přečtěte si více: Jak snížit velikost souboru aplikace Excel pomocí obrázků (2 snadné způsoby)

3. Zmenšení velikosti souboru aplikace Excel bez otevření

Není vždy nutné soubor otevírat nebo z něj odstraňovat data. Excel umožňuje zmenšit velikost souboru i bez jeho otevření.

3.1. Formátování souboru z vlastností souboru

Po provedení všech úkonů v aplikaci Excel je snazší zkomprimovat velikost souboru Excel z vlastností souboru. Jedná se o funkci systému Windows a nesouvisí přímo s aplikací Excel. Postup je uveden níže.

• Klikněte na soubor pravým tlačítkem myši.
• Vyberte možnost Vlastnosti.
• Dále Vyberte tlačítko Pokročilé.
• Nakonec vyberte možnost "komprimovat obsah pro úsporu místa na disku" a stiskněte tlačítko OK.

Přečtěte si více: Jak zmenšit velikost souboru aplikace Excel bez otevírání (ve snadných krocích)

3.2. Komprimování souboru aplikace Excel do formátu ZIP/RAR

Mnoho dokumentů pro zpracování slov lze pomocí různých komprimačních nástrojů zkomprimovat na 10 procent jejich původní velikosti. Je dobrým zvykem sdílet soubory komprimací. Nejenže se tím zmenší velikost souboru, ale soubor je také zabezpečen proti virům. Zde budeme používat WinRAR komprimovat soubor. Postup je uveden níže.

• Klikněte pravým tlačítkem myši na soubor.
• Tisk Přidat do archivu .
• Zobrazí se dialogové okno pro výběr RAR/ZIP jako Formát archivu .

• Zobrazí se dialogové okno pro výběr RAR/ZIP jako Formát archivu .

Přečtěte si více: Jak komprimovat soubor aplikace Excel do formátu Zip (2 vhodné způsoby)

Závěr

Pro většinu lidí je snadné sdílet soubory malé velikosti. Jak vidíme, existuje mnoho metod, jak toho dosáhnout. Komprimace velikosti souboru také usnadňuje urychlení výpočtu v Excelu. Tyto techniky můžeme použít samostatně nebo společně, abychom zmenšili velikost našeho souboru.