대용량 파일은 전송하는 데 시간이 많이 걸리므로 처리가 중요합니다. 큰 파일은 여는 데 너무 많은 시간이 걸립니다. 큰 파일의 변경 사항은 업데이트하는 데 시간이 오래 걸립니다. 따라서 파일 크기를 줄이는 것이 중요합니다. 이 기사에서는 Excel 파일 크기를 축소/압축하는 방법 을 살펴보겠습니다. 이를 수행하는 방법에는 여러 가지가 있습니다. 여기에서 최상의 옵션을 선택하겠습니다.

분석에서는 대형 매장 판매의 샘플 데이터를 사용합니다. 샘플은 //community.tableau.com/docs/DOC-1236 링크에서 다운로드했습니다.

이 샘플의 원본 파일 크기는 3,191KB 입니다.

큰 Excel 파일 크기를 줄이거나 압축하는 3가지 주요 방법

이 섹션에서는 큰 Excel 파일 크기를 줄이거나 압축하는 3가지 입증된 방법에 대해 설명합니다. 지금 확인해보세요!

1. 데이터를 삭제하여 파일 크기 줄이기

데이터나 포맷을 삭제하는 것 외에 다른 방법이 없는 경우가 많습니다. 여기서는 그것들에 대해 논의할 것입니다.

1.1. Excel에서 빈 셀 삭제/지우기

Excel 통합 문서에서 작업을 완료한 후 통합 문서에서 유용하지 않은 사용되지 않은 셀이 너무 많습니다. 때로는 사용하지 않는 셀에 실수로 일부 서식을 지정하여 실제로 파일 크기를 늘리는 경우가 있습니다. 이러한 빈 셀에서 서식을 제거하면 파일 크기가 줄어듭니다.

• 빈 셀 전체를 선택하려면 CTRL+Shift+ ↓+ → 를 함께 클릭하면 됩니다.화살표 기호는 명령을 입력할 위치를 나타냅니다.

• 빈 셀을 선택한 후 홈 탭에서 지우기 옵션을 누르고 모두 지웁니다. 이렇게 하면 셀이 지워집니다 .

다른 방법이 있습니다.

• 홈 탭에서 찾기 & 를 선택한 다음 특수 항목으로 이동을 누릅니다.

• 특수 항목으로 이동 대화 상자가 열립니다. 해당 상자에서 공백 을 선택하고 확인을 누릅니다. Excel 통합 문서의 빈 영역을 자동으로 찾습니다. 그런 다음 이전과 같이 빈 셀을 지웁니다.

자세히 알아보기: 데이터를 삭제하지 않고 Excel 파일 크기를 줄이는 방법 (9가지 빠른 팁)

1.2. 불필요한 숨겨진 셀 확인 및 삭제

때때로 불필요한 숨겨진 셀이 Excel 파일의 크기가 커지는 이유입니다. 작업 중인 Excel 워크시트의 일부 행이나 열을 실수로 숨길 수 있습니다. 갑자기 파일에 필요하지 않은 숨겨진 요소가 포함되어 있음을 알게 됩니다. 할 수 있는 일은 Excel 워크시트의 행과 열을 숨김 해제하고 필요한지 확인하는 것뿐입니다. 필요하지 않은 경우 모두 삭제하십시오.

자세히 알아보기: 이메일용 Excel 파일을 압축하는 방법(13가지 빠른 방법) )

2. 데이터 삭제 없이 파일 크기 줄이기

때때로 파일 데이터를 삭제할 필요가 없습니다.또는 서식을 지정하여 Excel 파일의 크기를 줄입니다. 몇 가지 기술을 적용하면 파일 크기를 줄일 수 있습니다.

2.1. Excel 바이너리 형식으로 파일 저장

( .xlsx ) 형식의 Excel 파일을 Excel 바이너리 형식( .xlsb )으로 저장하면 파일 크기를 40% 정도 줄입니다. 이것은 파일 크기를 줄이는 가장 쉽고 효율적인 방법입니다. 절차는 다음과 같습니다.

• 먼저 샘플 Excel 파일을 특정 폴더에 ( .xlsx ) 형식으로 저장합니다.

• 그런 다음 이전 파일( .xlsx )을 저장한 동일한 폴더에 동일한 파일을 ( .xlsb ) 형식으로 저장합니다. ) 형식의 파일입니다.

• 이제 두 파일이 같은 디렉토리에 저장됩니다.
• 여기서 파일을 확인하겠습니다. ( .xlsb ) 파일의 크기를 확인하고 축소 여부를 ( .xlsx ) 형식과 비교합니다.

( .xlsb ) 파일에 1,666KB 가 포함된 것을 볼 수 있습니다. 여기서 ( .xlsx ) 파일에는 3,191KB<2가 포함되어 있습니다>. 따라서 파일 크기가 크게 줄어듭니다.

Excel Binary Workbook 장단점

파일을 (. xlsb ) 형식, 모든 것과 마찬가지로 Excel 통합 문서를 이진 형식으로 저장하면 장단점이 있다는 점을 명심해야 합니다.

장점

• Excel 바이너리 파일은 ( .xlsx )보다 저장하는 동안 눈에 띄게 적은 공간을 사용합니다.파일.
• 바이너리 데이터 로드는 텍스트( .xml ) 파일 또는 ( .xlsx ) 파일을 구문 분석하는 것보다 빠릅니다.
• 매크로, VBA 코드가 완전히 지원됩니다.

단점

• ( .xlsb ) 형식. 다시
• ( .xlsm )
• 로 변환하고 리본을 변경한 다음 다시 ( .xlsb )로 변환해야 합니다.
• Excel 2003 및 이전 버전과 호환되지 않습니다.
• ( .xlsb )는 오픈( .xml)과 달리 바이너리 파일 형식입니다. ), ( .xlsx ) 및 ( .xlsm ) 파일. 따라서 ( .xlsb ) 파일이 어디에서나 작동하는 것을 볼 수 없는 경우가 많습니다.

따라서 파일을 바이너리 형식으로 저장할 때는 주의하세요. 장점이 단점보다 훨씬 더 많을 때 확실히 할 수 있습니다.

자세히 보기: 100MB 이상의 Excel 파일을 압축하는 방법(7가지 유용한 방법)

2.2. 조건부 서식 확인

엑셀에서 조건부 서식 은 데이터를 시각화하여 워크시트를 이해하기 쉽게 만들어줍니다. 그러나 때때로 우리는 조건부 서식을 적용할 때 실수를 합니다. 경우에 따라 전체 시트 또는 전체 행 또는 열 그룹에 서식을 적용합니다. 실수를 최소화하기 위해 조건부 서식 > 규칙 을 관리하고 각 규칙의 셀 범위를 확인합니다. 다시 한 번 Excel 통합 문서에 조건부 서식을 적용하고 갑자기 필요하지 않다는 것을 깨닫는 경우전체 워크시트에서 규칙을 지워 조건부 서식을 취소할 수 있습니다.

자세히 알아보기: 큰 Excel의 원인을 확인하는 방법 파일 크기

2.3. Excel 수식 최적화

파일 크기를 직접 줄이는 것 외에도 Excel 수식을 최적화하여 계산 속도를 높여 파일 크기를 줄일 수 있습니다. 방법은 아주 많습니다.

2.3.1. 휘발성 수식 사용 금지

엑셀에는 RAND , NOW , TODAY , OFFSET 등 7가지 휘발성 함수가 있습니다. , CELL , INDIRECT 및 INFO . 이 수식은 Excel 파일이 변경될 때마다 다시 계산됩니다. 워크시트에 휘발성 수식이 많으면 계산 속도가 느려지므로 파일 크기가 커집니다. 따라서 솔루션은 간단합니다. 휘발성 공식을 사용하지 않아야 합니다. 휘발성 수식에 대한 몇 가지 대안이 있습니다.

• OFFSET 기능 대신 INDEX 를 사용할 수 있습니다.
• 워크시트 내에서 INDEX 함수는 INDIRECT 함수를 대체하기 위해 문자 대신 열 번호를 사용하여 사용할 수 있습니다.
• NOW 및 TODAY 에 대한 대안은 없습니다. 기능. 그러나 VBA 코드를 사용하여 대체할 수 있습니다.

Now 기능과 마찬가지로

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오늘 우리가 할 수 있는 기능use

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• RAND 기능은 대부분 필요하지 않습니다. 그러나 새로운 난수가 필요한 경우 VBA 함수를 사용하여 생성할 수 있습니다.

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• INFO 및 CELL 는 특별히 일반적인 공식이 아닙니다. 시스템, 통합 문서 및 셀 상태 정보를 제공합니다. 그것들을 사용하는 대신 VBA .

2.3.2를 사용하여 파일 경로나 셀 색상 참조 번호를 사용할 수 있습니다. 피벗 테이블 또는 Excel 테이블 사용

피벗 테이블 또는 Excel 테이블을 사용하는 일련의 수식 대신 결과를 표시하는 효율적인 방법

2.3.3. 전체 행 또는 열 참조 방지

SUMIF 또는 VLOOKUP 함수는 전체 열 또는 행에서 데이터를 찾습니다. 전체 데이터를 참조하는 대신 필요한 경우 몇 개의 셀만 참조할 수 있습니다. 마찬가지로-

= SUMIF(A: A, $C4, B: B)

를 사용하는 대신 = SUMIF(A1:A50, $C4, B1:B100)

여기서는 열 A 의 첫 번째 50 셀을 참조합니다.

2.3.4. 반복 계산 피하기

" =$A$3+$B$3 "가 포함된 수식이 있고 해당 수식을 50개의 셀에 복사한다고 가정해 보겠습니다. 여기서 고유한 셀의 수는 2개에 불과하지만 셀 참조의 총 수는 100개입니다. 그러나 C3 에 =A3+B3 라는 수식이 있고 셀을 참조하여 50개의 다른 셀에 대한 수식을 업데이트하려는 경우 C3 50개의 셀에서 실제로 참조 수를 50개로 만들 수 있지만 이전 참조에는 100개의 셀이 필요했습니다.

자세히 알아보기: 방법 피벗 테이블로 엑셀 파일 크기 줄이기

2.4. Excel 수동 계산 명령하기

이 기능은 실제로 Excel에서 더 빠르게 계산하는 데 도움이 됩니다. 그러나 때로는 대용량 Excel 파일에서 수동 계산을 수행하면 파일 크기를 줄이는 데 도움이 될 수도 있습니다.

2.5. 피벗 테이블 사용자 지정

피벗 테이블 은 데이터를 빠르게 확인하거나 개요를 얻기 위해 생성됩니다. 이러한 피벗 테이블은 더 이상 필요하지 않은 경우 파일 크기를 늘릴 수 있습니다. 다음 계산에 피벗 테이블이 필요하지 않은 경우 다음 단계를 수행할 수 있습니다.

• 소스 데이터를 파일과 함께 저장하지 마십시오.
• 오른쪽 클릭 피벗 테이블에서 피벗 테이블 옵션 을 클릭합니다.
• 데이터 탭에서 ' 파일과 함께 원본 데이터 저장 의 체크 표시를 제거합니다. '.

2.6. 그림으로 Excel 파일 크기 줄이기

때때로 Excel 워크시트에 그림을 추가하면 Excel의 파일 크기가 자동으로 커집니다. Excel 외부 또는 Excel 내에서 그림의 크기를 줄일 수 있습니다. 엑셀 내에서 하고 싶으면 그림을 선택하고 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하여 크기 및 속성 을 선택합니다.

A Format Picture 창이 오른쪽에 열립니다.엑셀 워크시트의 이제 사진의 높이와 너비를 수동으로 선택할 수 있습니다.

Excel 외부에서 수동으로 사진 크기를 조정할 수 있습니다. 이를 위한 많은 절차가 있습니다.

자세히 보기: 사진으로 Excel 파일 크기 줄이는 방법(2가지 쉬운 방법)

3. 열지 않고 Excel 파일 크기 줄이기

항상 파일을 열거나 파일 데이터를 삭제할 필요는 없습니다. 엑셀은 파일을 열지 않고도 파일 크기를 줄일 수 있습니다.

3.1. 파일 속성에서 파일 서식 지정

Excel에서 모든 작업을 수행한 후 파일 속성에서 Excel 파일의 크기를 압축하는 것이 더 쉽습니다. Windows 기능이며 Excel과 직접 관련이 없습니다. 절차는 다음과 같습니다.

• 파일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭합니다.
• 속성을 선택합니다.
• 다음 고급 버튼을 선택합니다.
• 마지막으로 , "내용을 압축하여 디스크 공간 절약"을 선택하고 확인을 누릅니다.

자세히 보기: 열지 않고 Excel 파일 크기를 줄이는 방법(쉬운 단계 포함)

3.2. Excel 파일을 ZIP/RAR로 압축

많은 워드 프로세싱 문서는 다양한 압축 도구를 사용하여 원래 크기의 10%로 압축할 수 있습니다. 파일을 압축하여 공유하는 것이 좋습니다. 파일 크기를 줄일 뿐만 아니라 파일을 바이러스로부터 안전하게 보호합니다. 여기에서는 WinRAR 을 사용하여 파일을 압축합니다. 절차는 다음과 같습니다.

• 파일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭합니다.
• 아카이브에 추가 를 누릅니다.
• 대화 상자가 나타납니다. RAR/ZIP 을 아카이브 형식 으로 선택합니다.

• 대화 상자가 나타납니다. RAR/ZIP 을 아카이브 형식 으로 선택합니다.

자세히 보기: Excel 파일을 Zip으로 압축하는 방법(적합한 2가지 방법)

결론

대부분의 사람들은 작은 크기의 파일을 쉽게 공유할 수 있습니다. 보시다시피 이를 수행하는 방법에는 여러 가지가 있습니다. 파일 크기를 압축하면 Excel 계산 속도를 쉽게 높일 수 있습니다. 이러한 기술을 개별적으로 또는 함께 사용하여 파일 크기를 줄일 수 있습니다.