Die hantering van 'n groot lêer is belangrik aangesien dit 'n groot hoeveelheid tyd neem om oor te dra. 'n Groot lêer neem te veel tyd om oop te maak. Enige soort verandering in 'n groot lêer neem 'n lang tyd om op te dateer. Dit is dus belangrik om lêergrootte te verminder. In hierdie artikel sal ons sien hoe om Excel-lêergrootte te verminder/saam te komprimeer . Daar is baie metodes om dit te doen. Ons sal die beste opsies hier kies.

In ons ontleding gebruik ons ​​voorbeelddata van superwinkelverkope. Die monster is afgelaai vanaf hierdie skakel //community.tableau.com/docs/DOC-1236.

Die oorspronklike lêergrootte van hierdie monster is 3 191 KB .

3 Topmetodes om Groot Excel-lêergrootte te verminder/saam te komprimeer

In hierdie afdeling sal ons 3 bewese metodes bespreek om groot Excel-lêergrootte te verminder/saam te komprimeer. Kom ons kyk hulle nou!

1. Deleting Data to Reduce File Size

Daar is verskeie gevalle waarin jy geen ander opsie het as om die data of formaat uit te vee nie. Hier sal ons hulle bespreek.

1.1. Vee uit/vee leë selle in Excel uit

Nadat jy 'n taak in die Excel-werkboek voltooi het, is daar soveel ongebruikte selle wat geen nut in jou werkboek het nie. Soms doen jy per ongeluk 'n mate van formatering in hierdie ongebruikte selle wat eintlik jou lêergrootte vergroot. Die verwydering van die formatering van hierdie leë selle verminder jou lêergrootte.

• As jy die hele leë selle wil kies, klik net CTRL+Shift+ ↓+ → saam.Die pyltekens dui aan waar jy jou opdrag wil plaas.

• Nadat jy die leë selle gekies het, In die Tuis -oortjie op die Vee -opsie druk Vee alles uit. Dit sal die selle skoonmaak .

Daar is 'n ander manier om dit te doen.

• Op die Tuis -oortjie, druk Vind & Kies en druk dan Gaan na spesiaal.

• Dit sal die Gaan na spesiale -dialoogkassie oopmaak. Op daardie blokkie merk op die Spasies en druk OK. Dit sal outomaties die leë areas van jou Excel-werkboek vind. Maak daarna die leë selle skoon soos ons vroeër gedoen het.

Lees meer: ​​ Hoe om Excel-lêergrootte te verminder sonder om data uit te vee (9 Vinnige Wenke)

1.2. Kontroleer en verwyder onnodige versteekte selle

Soms is onnodige versteekte selle die rede vir groter Excel-lêers. Jy kan per ongeluk sommige rye of kolomme van die Excel-werkblad waaraan jy werk, versteek. Skielik besef jy dat jou lêer 'n paar verborge elemente bevat wat jy nie benodig nie. Al wat jy kan doen is om die rye en kolomme van die Excel-werkblad te ontsteek en te kyk of jy dit nodig het of nie. As jy dit nie nodig het nie, verwyder net hulle almal.

Lees meer: ​​ Hoe om Excel-lêer vir e-pos saam te druk (13 vinnige metodes) )

2. Verminder lêergrootte sonder om data uit te vee

Soms hoef jy nie die lêerdata uit te vee nieof formatering om die grootte van 'n Excel-lêer te verminder. Deur net 'n paar tegnieke toe te pas, sal jy die lêergrootte verminder.

2.1. Stoor 'n lêer in Excel Binêre formaat

Stoor die Excel-lêer vanaf ( .xlsx )-formaat na Excel-binêre formaat ( .xlsb ), verminder dit die grootte van jou lêer met ongeveer 40% . Dit is die maklikste en doeltreffendste manier om jou lêergrootte te verklein. Die prosedure word hieronder gegee.

• Stoor eerstens jou voorbeeld Excel-lêer in ( .xlsx ) formaat in 'n spesifieke vouer.

• Stoor dan dieselfde lêer in ( .xlsb ) formaat in dieselfde vouer waarin jy die vorige gestoor het ( .xlsx ) geformateerde lêer.

• Nou word die twee lêers in dieselfde gids gestoor.
• Hier sal ons die lêer nagaan grootte van die ( .xlsb ) lêer en vergelyk dit met die ( .xlsx ) formaat of dit verklein is of nie.

Ons kan sien die ( .xlsb ) lêer bevat 1,666 KB waar die ( .xlsx ) lêer 3,191 KB<2 bevat>. Dus, die lêergrootte word op groot skaal verminder.

Excel Binêre Werkboek Voor- en Nadele

Terwyl 'n lêer gestoor word in (. xlsb )-formaat, een ding wat jy in gedagte moet hou dat, soos alles, die stoor van 'n Excel-werkboek in binêre formaat 'n paar voor- en nadele bring.

Voordele

• Die Excel-binêre lêer gebruik merkbaar minder spasie terwyl dit gestoor word as ( .xlsx )lêers.
• Die laai van binêre data is vinniger as die ontleed van teks ( .xml ) lêers of ( .xlsx ) lêers.
• Makro's, VBA -kode word ten volle ondersteun.

Nadele

• Geen lintwysiging word toegelaat vir ( .xlsb ) formate. Jy moet terugskakel na
• ( .xlsm )
• , jou lintveranderinge aanbring en dan terug na ( .xlsb ).
• Nie versoenbaar met Excel 2003 en vorige weergawes nie.
• ( .xlsb ) is 'n binêre lêerformaat, anders as die oop  ( .xml ), ( .xlsx ), en  ( .xlsm ) lêers. Daarom sal jy dikwels nie jou  ( .xlsb ) lêers oral sien werk nie.

Wees dus versigtig terwyl jy 'n lêer in binêre formaat stoor. Jy kan dit sekerlik doen wanneer die voordeel wat dit bied veel meer is as die nadele.

Lees Meer: Hoe om Excel-lêer meer as 100MB saam te druk (7 nuttige maniere)

2.2. Kontroleer Voorwaardelike Formatering

In Excel visualiseer Voorwaardelike Formatering data en maak 'n werkblad makliker om te verstaan. Maar soms maak ons ​​foute terwyl ons voorwaardelike formatering toepas. Soms pas ons formatering toe op 'n hele blad of 'n hele groep rye of kolomme. Om die fout te minimaliseer, kan ons gaan na Voorwaardelike formatering > Bestuur reëls en kontroleer die selreeks van elk van die reëls. Weereens as ons op een of ander manier voorwaardelike formatering in die Excel-werkboek toepas en skielik besef ons het nie nodig niedat ons die voorwaardelike formatering kan ongedaan maak deur reëls van die hele werkblad skoon te maak.

Lees meer: ​​ Hoe om te bepaal wat groot Excel veroorsaak Lêergrootte

2.3. Optimalisering van Excel-formules

Behalwe om lêergrootte direk te verminder, kan ons die Excel-formules optimaliseer sodat die berekening vinniger gemaak kan word, dus die lêergrootte kan verminder word. Daar is soveel maniere om dit te doen.

2.3.1. Vermy die gebruik van vlugtige formules

Daar is sewe vlugtige funksies in Excel wat RAND , NOU , VANDAG , AFSETT is , SEL , INDIREKTE en INLIGTING . Hierdie formules word herbereken wanneer daar 'n verandering in die Excel-lêer is. As jou werkblad baie vlugtige formules het, word die berekeninge stadig, dus word die lêergrootte vergroot. Dus, die oplossings is eenvoudig, ons moet vermy om vlugtige formules te gebruik. Daar is 'n paar alternatiewe vir vlugtige formules. Hulle word hieronder gegee

• In plaas van die OFFSET funksie, kan ons INDEX gebruik.
• Binne 'n werkblad INDEX -funksie kan gebruik word deur kolomnommers eerder as letters te gebruik om INDIREKTE funksies te vervang.
• Daar is geen alternatief vir NOU en VANDAG funksies. Maar VBA kode kan gebruik word om hulle te vervang.

Soos vir Nou funksies, kan ons-

5562

Vir VANDAG funksies wat ons kangebruik

1377

• Die RAND -funksies word die meeste van die tyd nie vereis nie. As ons egter 'n nuwe ewekansige getal benodig, kan ons 'n VBA -funksie gebruik om dit te genereer.

8627

• INFO en SEL is nie besonder algemene formules nie. Hulle verskaf 'n stelsel, werkboek en selstatusinligting. In plaas daarvan om hulle te gebruik, kan ons die lêerpad of selkleurverwysingsnommer gebruik deur VBA te gebruik.

2.3.2. Gebruik Spiltabelle of Excel-tabelle

In plaas van 'n reeks formules, gebruik Spiltabelle of Excel-tabelle 'n doeltreffende manier om jou resultaat te wys

2.3.3. Vermy die verwysing na hele rye of kolomme

Die SUMIF of VLOOKUP -funksies soek data in die hele kolomme of rye. In plaas daarvan om die hele data te verwys, kan ons na slegs 'n paar selle verwys indien nodig. Hou van-

In plaas daarvan om = SUMIF (A: A, $C4, B: B) te gebruik

Ons kan = SUMIF (A1:A50, $C4, B1:B100)

Hier verwys ons na die 1ste 50 selle van Kolom A .

2.3.4. Vermy herhaalde berekeninge

Kom ons sê jy het 'n formule wat " =$A$3+$B$3 " bevat, en jy kopieer daardie formule na vyftig selle. Hier is die totale aantal selverwysings honderd, ten spyte daarvan dat die aantal unieke selle net twee is. Maar as C3 'n formule het wat =A3+B3 is, en jy wil dié op 50 ander selle opdateer, net deur na sel te verwys C3 in daardie 50 selle kan jy eintlik die nommer van verwysing 50 maak, terwyl jou vorige verwysing honderd selle vereis het.

Lees Meer: Hoe om Verminder Excel-lêergrootte met draaitabel

2.4. Beveel Excel Handmatige berekening

Dit help jou eintlik om vinniger in Excel te bereken. Maar soms in groot Excel-lêers kan handmatige berekeninge jou ook help om jou lêergrootte te verminder.

2.5. Pasmaak van Spiltabelle

Swaaitabelle word geskep om data vinnig na te gaan of om 'n oorsig te kry. Hierdie draaitabelle kan jou lêergrootte vergroot as jy dit nie meer nodig het nie. As jy nie jou spiltabelle in jou volgende berekeninge benodig nie, kan jy die volgende stappe doen.

• Moenie die brondata saam met die lêer stoor nie.
• Regskliek op die Spiltabel en klik dan op Swaaitabelopsies .
• Op die Data -oortjie verwyder die regmerkie van ' Stoor brondata met lêer '.

2.6. Verminder Excel-lêergrootte met prente

Soms wanneer jy prente by 'n Excel-werkblad voeg, word die lêergrootte van Excel outomaties groter. Jy kan die grootte van die prentjie buite Excel of binne Excel verklein. As jy dit binne Excel wil doen, kies die prentjie en regsklik op die muisknoppie, en kies Grootte en Eienskappe .

A Formateer prentjie venster sal aan die regterkant oopmaakvan die Excel-werkblad. Nou kan jy die hoogte en breedte van jou prent met die hand kies.

Jy kan die grootte van jou prent met die hand buite Excel verander. Daar is soveel prosedures om dit te doen.

Lees meer: ​​ Hoe om Excel-lêergrootte met prente te verminder (2 maklike maniere)

3. Verminder Excel-lêergrootte sonder om oop te maak

Dit is nie altyd nodig om die lêer oop te maak of die lêerdata uit te vee nie. Excel laat jou toe om die lêergrootte te verklein sonder om eers die lêer oop te maak.

3.1. Formateer lêer vanaf lêereienskappe

Nadat jy al die take in Excel gedoen het, is dit makliker om die grootte van 'n Excel-lêer vanaf lêereienskappe te kompakteer. Dit is 'n Windows-funksie en is nie direk verwant aan Excel nie. Die prosedure word hieronder gegee.

• Regskliek op die lêer.
• Kies Eienskappe.
• Volgende Kies die Gevorderde knoppie.
• Uiteindelik , kies "compress contents to save skyspace" en druk OK.

Lees meer: ​​ Hoe om Excel-lêergrootte te verminder sonder om oop te maak (met maklike stappe)

3.2. Druk Excel-lêer saam na zip/RAR

Baie woordverwerkingsdokumente kan saamgepers word tot 10 persent van hul oorspronklike grootte deur verskillende saamgeperste gereedskap te gebruik. Dit is 'n goeie praktyk om lêers te deel deur dit saam te komprimeer. Dit verminder nie net die lêergrootte nie, maar maak die lêer ook veilig teen virusse. Hier sal ons WinRAR gebruik om die lêer saam te pers. Die prosedure word hieronder gegee.

• Regsklik op jou lêer.
• Druk Voeg by argief .
• 'n Dialoogkassie sal kom op om RAR/ZIP as 'n argiefformaat te kies.

• 'n Dialoogkassie sal verskyn om RAR/ZIP as 'n Argiefformaat te kies.

Lees Meer: Hoe om Excel-lêer saam te druk om te zip (2 geskikte maniere)

Gevolgtrekking

Die meeste mense vind dit maklik om klein-grootte lêers te deel. Soos ons kan sien, is daar baie metodes om dit te doen. Deur die lêergrootte saam te druk, maak dit ook maklik om die Excel-berekening te bespoedig. Ons kan hierdie tegnieke afsonderlik of saam gebruik om ons lêergrootte te verminder.