La gestione di un file di grandi dimensioni è importante perché richiede un'enorme quantità di tempo per il trasferimento. Un file di grandi dimensioni richiede troppo tempo per essere aperto. Qualsiasi tipo di modifica in un file di grandi dimensioni richiede molto tempo per l'aggiornamento. Pertanto, ridurre le dimensioni del file è importante. In questo articolo, vedremo come ridurre/comprimere le dimensioni dei file Excel Ci sono molti metodi per farlo e qui sceglieremo le opzioni migliori.

Nella nostra analisi utilizziamo un campione di dati relativi alle vendite dei superstore, scaricato da questo link //community.tableau.com/docs/DOC-1236.

La dimensione del file originale di questo campione è 3.191 KB .

3 metodi principali per ridurre/comprimere i file Excel di grandi dimensioni

In questa sezione, discuteremo 3 metodi comprovati per ridurre/comprimere le dimensioni dei file di Excel. Verifichiamoli subito!

1. Eliminare i dati per ridurre le dimensioni del file

Ci sono diversi casi in cui non c'è altra scelta se non quella di eliminare i dati o di formattarli. Di seguito li analizzeremo.

1.1. Eliminazione/cancellazione di celle vuote in Excel

Dopo aver completato un'attività nella cartella di lavoro di Excel, ci sono molte celle inutilizzate che non hanno alcuna utilità nella cartella di lavoro. A volte si esegue accidentalmente una formattazione in queste celle inutilizzate che di fatto aumenta la dimensione del file. Rimuovendo la formattazione da queste celle vuote si riduce la dimensione del file.

• Se si desidera selezionare l'intera cella vuota, è sufficiente fare clic su CTRL+Maiuscolo+ ↓+ → I segni delle frecce indicano la posizione del comando.

• Dopo aver selezionato le celle vuote, nel campo Casa sulla scheda Libero premere l'opzione Cancella tutto. In questo modo le cellule si liberano .

C'è un altro modo per farlo.

• Sul Casa scheda, premere Trova e seleziona e poi premere Vai allo speciale.

• Si aprirà Vai allo speciale In questa finestra di dialogo, spuntare la voce Pezzi grezzi e premere OK. In questo modo verranno individuate automaticamente le aree vuote della cartella di lavoro di Excel, dopodiché si potranno cancellare le celle vuote come abbiamo fatto in precedenza.

Per saperne di più: Come ridurre le dimensioni del file Excel senza eliminare i dati (9 suggerimenti rapidi)

1.2. Controllare ed eliminare le celle nascoste non necessarie

A volte le celle nascoste non necessarie sono la causa di file Excel più grandi. Può capitare di nascondere accidentalmente alcune righe o colonne del foglio di lavoro Excel su cui si sta lavorando. Improvvisamente ci si rende conto che il file contiene alcuni elementi nascosti di cui non si ha bisogno. Tutto quello che si può fare è togliere le righe e le colonne del foglio di lavoro Excel e vedere se servono o meno. Se non servono basta eliminarle.tutti.

Per saperne di più: Come comprimere i file Excel per le e-mail (13 metodi rapidi)

2. Ridurre le dimensioni dei file senza eliminare i dati

A volte non è necessario eliminare i dati o la formattazione del file per ridurre le dimensioni di un file Excel: basta applicare alcune tecniche per ridurre le dimensioni del file.

2.1. Salvataggio di un file in formato binario di Excel

Salvare il file Excel da ( .xlsx ) al formato binario di Excel ( .xlsb ) riduce le dimensioni del file di circa 40% Questo è il modo più semplice ed efficiente per ridurre le dimensioni dei file. La procedura è descritta di seguito.

• Prima di tutto, salvare il file Excel di esempio in ( .xlsx ) in una cartella specifica.

• Quindi, salvare lo stesso file in ( .xlsb ) nella stessa cartella in cui è stato salvato il formato precedente ( .xlsx ) in formato file.

• Ora i due file sono salvati nella stessa directory.
• Qui si controllerà la dimensione del file ( .xlsb ) e confrontarlo con il file ( .xlsx ), indipendentemente dal fatto che sia ridotto o meno.

Possiamo vedere il ( .xlsb ) contiene 1.666 KB dove il ( .xlsx ) contiene 3.191 KB In questo modo, le dimensioni del file vengono ridotte su larga scala.

Pro e contro della cartella di lavoro binaria di Excel

Mentre si salva un file in (. xlsb ), bisogna tenere presente che, come ogni cosa, salvare una cartella di lavoro di Excel in formato binario comporta alcuni pro e contro.

Pro

• Il file binario di Excel utilizza uno spazio notevolmente inferiore durante il salvataggio rispetto a ( .xlsx ).
• Il caricamento dei dati binari è più veloce del parsing del testo ( .xml ) o ( .xlsx ).
• Macro, VBA è pienamente supportato.

Contro

• Non è consentita la modifica della barra multifunzione per ( .xlsb ). È necessario riconvertire i formati in
• ( .xlsm )
• , apportare le modifiche alla barra multifunzione e poi tornare a ( .xlsb ).
• Non compatibile con Excel 2003 e le versioni precedenti.
• ( .xlsb ) è un formato di file binario, a differenza del formato open ( .xml ), ( .xlsx ), e ( .xlsm Per questo motivo, spesso non vedrete i vostri file ( .xlsb ) funzionano ovunque.

Quindi, fate attenzione quando salvate un file in formato binario. Sicuramente potete farlo quando i vantaggi che offre sono molto più dei demeriti.

Per saperne di più: Come comprimere un file Excel di oltre 100 MB (7 modi utili)

2.2. Controllo della formattazione condizionale

In Excel, Formattazione condizionale visualizza i dati e rende un foglio di lavoro più facile da capire. Ma a volte si commettono degli errori nell'applicazione della formattazione condizionale. A volte si applica la formattazione a un intero foglio o a un intero gruppo di righe o colonne. Per ridurre al minimo l'errore, si può andare in Formattazione condizionale> Gestione delle regole Anche in questo caso, se in qualche modo applichiamo la formattazione condizionale nella cartella di lavoro di Excel e improvvisamente ci rendiamo conto che non ne abbiamo bisogno, possiamo annullare la formattazione condizionale cancellando le regole dall'intero foglio di lavoro.

Per saperne di più: Come determinare la causa delle grandi dimensioni dei file Excel

2.3. Ottimizzazione delle formule di Excel

Oltre a ridurre direttamente le dimensioni del file, possiamo ottimizzare le formule di Excel in modo da velocizzare i calcoli e quindi ridurre le dimensioni del file. Ci sono molti modi per farlo.

2.3.1. Evitare l'uso di formule volatili

In Excel esistono sette funzioni volatili, che sono RAND , ORA , OGGI , OFFSET , CELLA , INDIRETTO , e INFO Queste formule vengono ricalcolate ogni volta che si verifica una modifica nel file Excel. Se il foglio di lavoro contiene molte formule volatili, i calcoli diventano lenti e di conseguenza le dimensioni del file aumentano. La soluzione è quindi semplice: evitare di utilizzare formule volatili. Esistono alcune alternative alle formule volatili, indicate di seguito.

• Al posto del OFFSET possiamo usare la funzione INDICE .
• All'interno di un foglio di lavoro INDICE è possibile utilizzare la funzione utilizzando numeri di colonna anziché lettere per sostituire INDIRETTO funzioni.
• Non c'è alternativa per ORA e OGGI funzioni. Ma VBA Il codice può essere utilizzato per sostituirli.

Come per Ora possiamo usare le funzioni

 Private Sub Workbook_Open () Range("A1"). Value = Time End Sub 

Per OGGI possiamo usare le funzioni

 Private Sub Workbook_Open () Range("A1"). Value = Date End Sub 

• Il RAND non sono necessarie nella maggior parte dei casi. Tuttavia, se abbiamo bisogno di un nuovo numero casuale, possiamo utilizzare una funzione VBA per generarlo.

 Private Sub Workbook_Open () Range("A1"). Value = Rnd () End Sub 

• INFO e CELLA non sono formule particolarmente comuni. Forniscono informazioni sullo stato del sistema, della cartella di lavoro e della cella. Invece di usarle, possiamo usare il percorso del file o il numero di riferimento del colore della cella usando VBA .

2.3.2. Utilizzare tabelle pivot o tabelle di Excel

Invece di una serie di formule, l'utilizzo di tabelle Pivot o di tabelle Excel è un modo efficiente per mostrare i risultati.

2.3.3. Evitare di fare riferimento a intere righe o colonne

Il SUMIF o VLOOKUP cercano i dati nelle intere colonne o righe. Invece di fare riferimento a tutti i dati, possiamo fare riferimento solo ad alcune celle, se necessario. Come-

Invece di usare = SUMIF (A: A, $C4, B: B)

Possiamo usare = SUMIF (A1:A50, $C4, B1:B100)

Qui ci riferiamo alla 1a 50 celle della colonna A .

2.3.4. Evitare calcoli ripetuti

Supponiamo di avere una formula che contiene " =$A$3+$B$3 ", e si copia la formula in cinquanta celle. In questo caso il numero totale di riferimenti alle celle è di cento, nonostante il numero di celle uniche sia solo di due. Ma se C3 ha una formula che è =A3+B3 e si vogliono aggiornare quelli di altre 50 celle, semplicemente facendo riferimento alla cella C3 in quelle 50 celle è possibile fare il numero di riferimento 50, mentre il riferimento precedente richiedeva un centinaio di celle.

Per saperne di più: Come ridurre le dimensioni dei file di Excel con la tabella pivot

2.4. Comando del calcolo manuale di Excel

Questo aiuta a calcolare più velocemente in Excel, ma a volte nei file Excel di grandi dimensioni anche i calcoli manuali possono aiutare a ridurre le dimensioni del file.

2.5. Personalizzazione delle tabelle pivot

Tabelle pivot Queste tabelle pivot possono aumentare le dimensioni del file se non sono più necessarie. Se le tabelle pivot non sono necessarie per i prossimi calcoli, è possibile procedere come segue.

• Non salvare i dati di origine con il file.
• Fare clic con il tasto destro del mouse sulla tabella Pivot e poi fare clic su Opzioni della tabella pivot .
• Sul Dati rimuovere il segno di spunta da ' Salvare i dati di origine con un file '.

2.6. Ridurre le dimensioni del file Excel con le immagini

A volte, quando si aggiungono immagini a un foglio di lavoro di Excel, le dimensioni del file di Excel aumentano automaticamente. È possibile ridurre le dimensioni dell'immagine al di fuori di Excel o all'interno di Excel. Se si desidera farlo all'interno di Excel, selezionare l'immagine e fare clic con il pulsante destro del mouse e selezionare Dimensioni e proprietà .

A Formato Immagine Si aprirà una finestra sul lato destro del foglio di lavoro di Excel. Ora è possibile selezionare manualmente l'altezza e la larghezza dell'immagine.

È possibile ridimensionare manualmente l'immagine al di fuori di Excel. Esistono molte procedure per farlo.

Per saperne di più: Come ridurre le dimensioni dei file di Excel con le immagini (2 modi semplici)

3. Ridurre le dimensioni del file Excel senza aprirlo

Non è sempre necessario aprire il file o cancellarne i dati: Excel consente di ridurre le dimensioni del file senza nemmeno aprirlo.

3.1. Formattazione del file dalle proprietà del file

Dopo aver eseguito tutte le operazioni in Excel, è più facile comprimere le dimensioni di un file Excel dalle proprietà del file. È una funzione di Windows e non è direttamente correlata a Excel. La procedura è riportata di seguito.

• Fare clic con il tasto destro del mouse sul file.
• Selezionare Proprietà.
• Selezionare quindi il pulsante Avanzate.
• Infine, selezionare "comprimi i contenuti per risparmiare spazio su disco" e premere OK.

Per saperne di più: Come ridurre le dimensioni dei file Excel senza aprirli (con semplici passaggi)

3.2. Comprimere il file Excel in ZIP/RAR

Molti documenti di elaborazione delle parole possono essere compressi fino al 10% delle loro dimensioni originali utilizzando diversi strumenti di compressione. È una buona pratica condividere i file comprimendoli. Non solo riduce le dimensioni del file, ma lo rende anche sicuro dai virus. In questo caso utilizzeremo WinRAR per comprimere il file. La procedura è riportata di seguito.

• Fate clic con il tasto destro del mouse sul vostro file.
• Stampa Aggiungi all'archivio .
• Si aprirà una finestra di dialogo per scegliere RAR/ZIP come un Formato dell'archivio .

• Si aprirà una finestra di dialogo per scegliere RAR/ZIP come un Formato dell'archivio .

Per saperne di più: Come comprimere i file Excel in Zip (2 modi adatti)

Conclusione

Per la maggior parte delle persone è facile condividere file di piccole dimensioni. Come possiamo vedere, esistono molti metodi per farlo. La compressione delle dimensioni dei file facilita anche la velocizzazione dei calcoli di excel. Possiamo usare queste tecniche separatamente o insieme per ridurre le dimensioni dei nostri file.