Det er vigtigt at håndtere en stor fil, da det tager meget lang tid at overføre den. En stor fil tager for lang tid at åbne. Enhver form for ændring i en stor fil tager lang tid at opdatere. Så det er vigtigt at reducere filstørrelsen. I denne artikel vil vi se hvordan man reducerer/komprimerer Excel-filstørrelsen Der er mange metoder til at gøre det, og vi vil vælge de bedste muligheder her.

I vores analyse bruger vi stikprøvedata om salget i supermarkederne, som er downloadet fra dette link //community.tableau.com/docs/DOC-1236.

Den oprindelige filstørrelse for denne prøve er 3,191 KB .

3 bedste metoder til at reducere/komprimere store Excel-filer

I dette afsnit vil vi diskutere 3 gennemprøvede metoder til at reducere/komprimere store Excel-filer. Lad os tjekke dem nu!

1. Sletning af data for at reducere filstørrelsen

Der er flere tilfælde, hvor du ikke har andre muligheder end at slette dataene eller formatere dem. Vi vil diskutere dem her.

1.1. Sletning/sletning af tomme celler i Excel

Når du har afsluttet en opgave i Excel-arbejdsbogen, er der så mange ubrugte celler, som ikke har nogen nytteværdi i din arbejdsbog. Nogle gange laver du ved et uheld noget formatering i disse ubrugte celler, hvilket faktisk øger din filstørrelse. Hvis du fjerner formateringen fra disse tomme celler, reducerer du din filstørrelse.

• Hvis du vil vælge hele de tomme celler, skal du blot klikke på CTRL+Shift+ ↓+ → piletegnene angiver, hvor du vil placere din kommando.

• Når du har markeret de tomme celler, skal du i feltet Hjem på fanen i Klar valgknap Ryd alt. Dette vil rense cellerne .

Der er en anden måde at gøre det på.

• På den Hjem fanen, Tryk på Find & Vælg og tryk derefter på Gå til Special.

• Det vil åbne op Gå til Special dialogboksen. I denne boks skal du sætte kryds i Ubearbejdede emner og tryk på OK. Dette vil automatisk finde de tomme områder i din Excel-arbejdsbog. Ryd herefter de tomme celler som tidligere.

Læs mere: Sådan reducerer du Excel-filstørrelsen uden at slette data (9 hurtige tips)

1.2. Kontroller og slet unødvendige skjulte celler

Nogle gange er unødvendige skjulte celler årsagen til større Excel-filer. Du kan ved et uheld skjule nogle rækker eller kolonner i det Excel-regneark, du arbejder på. Pludselig indser du, at din fil indeholder nogle skjulte elementer, som du ikke har brug for. Alt du kan gøre er at fjerne skjulerne og kolonnerne i Excel-regnearket og se, om du har brug for dem eller ej. Hvis du ikke har brug for dem, skal du bare slette dem.alle.

Læs mere: Sådan komprimeres Excel-fil til e-mail (13 hurtige metoder)

2. Reducer filstørrelsen uden at slette data

Nogle gange behøver du ikke at slette fildata eller formatering for at reducere størrelsen af en Excel-fil. Du kan reducere filstørrelsen ved blot at anvende nogle teknikker.

2.1. Lagring af en fil i Excel binært format

Gemmer Excel-filen fra ( .xlsx ) format til Excel binært format ( .xlsb ) reducerer størrelsen af din fil med ca. 40% Dette er den nemmeste og mest effektive måde at reducere din filstørrelse på. Proceduren er angivet nedenfor.

• Først og fremmest skal du gemme din Excel-eksempelfil i ( .xlsx ) format i en bestemt mappe.

• Derefter skal du gemme den samme fil i ( .xlsb ) i den samme mappe, hvor du har gemt den tidligere ( .xlsx ) formateret fil.

• Nu er de to filer gemt i samme mappe.
• Her vil vi kontrollere filstørrelsen af ( .xlsb ) og sammenlign den med ( .xlsx ), uanset om den er reduceret eller ej.

Vi kan se, at ( .xlsb ) indeholder 1,666 KB hvor ( .xlsx ) indeholder 3,191 KB Så filstørrelsen reduceres i stor skala.

Excel binær arbejdsbog Fordele og ulemper

Når du gemmer en fil i (. xlsb ), skal du huske på, at som alt andet har det fordele og ulemper at gemme en Excel-arbejdsmappe i binært format.

Fordele

• Den binære Excel-fil bruger markant mindre plads under lagring end ( .xlsx ) filer.
• Det er hurtigere at indlæse binære data end at analysere tekst ( .xml ) filer eller ( .xlsx ) filer.
• Makroer, VBA kode er fuldt ud understøttet.

Ulemper

• Der er ikke tilladt at ændre bånd for ( .xlsb ) formater. Du skal konvertere tilbage til
• ( .xlsm )
• , foretage dine ændringer i farvebåndet og derefter tilbage til ( .xlsb ).
• Ikke kompatibel med Excel 2003 og tidligere versioner.
• ( .xlsb ) er et binært filformat, i modsætning til open ( .xml ), ( .xlsx ), og ( .xlsm ) filer. Derfor vil du ofte ikke kunne se dine ( .xlsb ) filer, der fungerer overalt.

Så vær forsigtig, mens du gemmer en fil i binært format. Du kan helt sikkert gøre dette, når fordelen det giver er meget større end ulemperne.

Læs mere: Sådan komprimeres Excel-fil mere end 100 MB (7 nyttige måder)

2.2. Kontrol af betinget formatering

I Excel, Betinget formatering visualiserer data og gør et regneark lettere at forstå. Men nogle gange begår vi fejl, når vi anvender betinget formatering. Nogle gange anvender vi formatering på et helt ark eller en hel gruppe af rækker eller kolonner. For at minimere fejlen kan vi gå til Betinget formatering> Administrer regler og kontrollér celleområdet for hver af reglerne. Hvis vi på en eller anden måde anvender betinget formatering i Excel-arbejdsbogen og pludselig opdager, at vi ikke har brug for det, kan vi fortryde den betingede formatering ved at slette regler fra hele regnearket.

Læs mere: Hvordan man bestemmer, hvad der er årsag til stor Excel-filstørrelse

2.3. Optimering af Excel-formler

Ud over at reducere filstørrelsen direkte kan vi optimere Excel-formlerne, så beregningen kan udføres hurtigere og dermed filstørrelsen kan reduceres. Der er mange måder at gøre det på.

2.3.1. Undgå at bruge flygtige formler

Der er syv flygtige funktioner i Excel, som er RAND , NU , I DAG , OFFSET , CELL , INDIREKTE , og INFO Disse formler genberegnes, hver gang der sker en ændring i Excel-filen. Hvis dit regneark har mange flygtige formler, bliver beregningerne langsomme, og dermed øges filstørrelsen. Så løsningen er enkel: Vi bør undgå at bruge flygtige formler. Der findes nogle alternativer til flygtige formler. De er angivet nedenfor

• I stedet for den OFFSET funktion, kan vi bruge INDEX .
• Inden for et regneark INDEX funktionen kan anvendes ved at bruge kolonnumre i stedet for bogstaver til at erstatte INDIREKTE funktioner.
• Der er intet alternativ for NU og I DAG funktioner. Men VBA kode kan anvendes til at erstatte dem.

Som for eksempel Nu funktioner, kan vi bruge-

 Private Sub Workbook_Open () Range("A1"). Value = Time End Sub 

Til I DAG funktioner kan vi bruge

 Private Sub Workbook_Open () Range("A1"). Value = Date End Sub 

• RAND funktioner er ikke nødvendige i de fleste tilfælde. Men hvis vi har brug for et nyt tilfældigt tal, kan vi bruge en VBA funktion til at generere den.

 Private Sub Workbook_Open () Range("A1"). Value = Rnd () End Sub 

• INFO og CELL er ikke særligt almindelige formler. De giver oplysninger om system, arbejdsbog og cellestatus. I stedet for at bruge dem kan vi bruge filstien eller cellens farvereferencenummer ved at bruge VBA .

2.3.2. Brug pivottabeller eller Excel-tabeller

I stedet for en række formler er det en effektiv måde at vise dit resultat på at bruge Pivot-tabeller eller Excel-tabeller

2.3.3. Undgå at henvise til hele rækker eller kolonner

SUMIF eller VLOOKUP funktioner søger efter data i hele kolonner eller rækker. I stedet for at henvise til hele data kan vi om nødvendigt henvise til kun nogle få celler. Som-

I stedet for at bruge = SUMIF (A: A, $C4, B: B)

Vi kan bruge = SUMIF (A1:A50, $C4, B1:B100)

Her er der tale om den 1. 50 celler i kolonne A .

2.3.4. Undgå gentagne beregninger

Lad os sige, at du har en formel, der indeholder " =$A$3+$B$3 ", og du kopierer formlen til halvtreds celler. Her er det samlede antal cellehenvisninger hundrede, selv om antallet af unikke celler kun er to. Men hvis C3 har en formel, som er =A3+B3 , og du ønsker at opdatere dem på 50 andre celler, blot ved at henvise til celle C3 i disse 50 celler kan du faktisk gøre antallet af referencer til 50, hvorimod din tidligere henvisning krævede 100 celler.

Læs mere: Sådan reduceres Excel-filstørrelsen med Pivot Table

2.4. Kommando om manuel beregning i Excel

Dette hjælper dig faktisk med at beregne hurtigere i Excel. Men nogle gange kan manuelle beregninger i store Excel-filer også hjælpe dig med at reducere filstørrelsen.

2.5. Tilpasning af pivottabeller

Pivottabeller er oprettet for hurtigt at kontrollere data eller få et overblik. Disse pivottabeller kan øge din filstørrelse, hvis du ikke længere har brug for dem. Hvis du ikke har brug for dine pivottabeller i dine næste beregninger, kan du udføre følgende trin.

• Gem ikke kildedataene sammen med filen.
• Højreklik på pivottabellen, og klik derefter på Indstillinger for pivottabeller .
• På den Data fanen fjerne fluebenet fra ' Gem kildedata med fil '.

2.6. Reducer Excel-filstørrelsen med billeder

Nogle gange, når du tilføjer billeder til et Excel-regneark, øges filstørrelsen i Excel automatisk. Du kan reducere størrelsen af billedet uden for Excel eller i Excel. Hvis du vil gøre det i Excel, skal du vælge billedet og højreklikke på museknappen og vælge Størrelse og egenskaber .

A Format billede vindue åbnes i højre side af Excel-regnearket. Nu kan du manuelt vælge højden og bredden på dit billede.

Du kan ændre størrelsen på dit billede manuelt uden for Excel. Der findes mange procedurer til at gøre det.

Læs mere: Sådan reducerer du Excel-filstørrelsen med billeder (2 nemme måder)

3. Reducer Excel-filstørrelse uden at åbne

Det er ikke altid nødvendigt at åbne filen eller slette fildataene. Excel giver dig mulighed for at reducere filstørrelsen uden at åbne filen.

3.1. Formatering af fil fra filegenskaber

Når du har udført alle opgaverne i Excel, er det nemmere at komprimere størrelsen af en Excel-fil fra filegenskaberne. Det er en Windows-funktion og er ikke direkte relateret til Excel. Proceduren er angivet nedenfor.

• Højreklik på filen.
• Vælg Egenskaber.
• Vælg derefter knappen Avanceret.
• Endelig skal du vælge "komprimér indhold for at spare diskplads" og trykke på OK.

Læs mere: Sådan reduceres Excel-filstørrelsen uden at åbne (med nemme trin)

3.2. Komprimér Excel-fil til ZIP/RAR

Mange ordbehandlingsdokumenter kan komprimeres til 10 procent af deres oprindelige størrelse ved hjælp af forskellige komprimerede værktøjer. Det er en god praksis at dele filer ved at komprimere dem. Det reducerer ikke kun filstørrelsen, men gør også filen sikker mod virus. Her vil vi bruge WinRAR til at komprimere filen. Proceduren er angivet nedenfor.

• Højreklik på din fil.
• Tryk på Tilføj til arkiv .
• Der vises en dialogboks, hvor du kan vælge RAR/ZIP som en Arkivformat .

• Der vises en dialogboks, hvor du kan vælge RAR/ZIP som en Arkivformat .

Læs mere: Sådan komprimeres Excel-fil til Zip (2 egnede måder)

Konklusion

De fleste mennesker finder det nemt at dele små filer. Som vi kan se, er der mange metoder til at gøre det. Komprimering af filstørrelsen gør det også nemt at fremskynde excel-beregningen. Vi kan bruge disse teknikker hver for sig eller sammen for at reducere vores filstørrelse.