Omgaan met een groot bestand is belangrijk omdat het veel tijd kost om het over te dragen. Een groot bestand kost te veel tijd om te openen. Elke verandering in een groot bestand kost veel tijd om het bij te werken. Het verkleinen van de bestandsgrootte is dus belangrijk. In dit artikel zullen we zien hoe Excel-bestanden te verkleinen/comprimeren Er zijn vele methoden om dat te doen. We zullen hier de beste opties kiezen.

In onze analyse gebruiken wij steekproefgegevens van de verkoop van supermarkten. De steekproef werd gedownload van deze link //community.tableau.com/docs/DOC-1236.

De oorspronkelijke bestandsgrootte van dit monster is 3.191 KB .

3 Topmethoden om grote Excel-bestanden te verkleinen/comprimeren

In dit deel bespreken we 3 bewezen methoden om grote Excel bestanden te verkleinen/comprimeren. Laten we ze nu bekijken!

1. Gegevens verwijderen om de bestandsgrootte te beperken

Er zijn verschillende gevallen waarin u geen andere keuze hebt dan de gegevens te wissen of te formatteren. We zullen ze hier bespreken.

1.1. Lege cellen verwijderen/verwijderen in Excel

Nadat u een taak in de Excel-werkmap hebt voltooid, zijn er zoveel ongebruikte cellen die geen nut hebben in uw werkmap. Soms doet u per ongeluk opmaak in deze ongebruikte cellen, waardoor uw bestand juist groter wordt. Door de opmaak uit deze lege cellen te verwijderen, wordt uw bestand kleiner.

• Als u de volledige lege cellen wilt selecteren, klikt u op CTRL+Shift+ ↓+ → De pijltjes geven aan waar u uw opdracht wilt plaatsen.

• Na het selecteren van de lege cellen, In de Home tabblad op de Duidelijk optiedruk Wis alles. Dit zal de cellen wissen .

Er is een andere manier om dat te doen.

• Op de Home tabblad, Druk op Vinden & selecteren en druk dan op Ga naar de special.

• Het zal openen Ga naar Speciale dialoogvenster. Vink in dat vak de Blanks en druk op OK. Dit zal automatisch de lege gebieden van uw Excel-werkmap vinden. Wis hierna de lege cellen zoals we eerder deden.

Lees meer: Hoe Excel-bestanden verkleinen zonder gegevens te verwijderen (9 snelle tips)

1.2. Onnodige verborgen cellen controleren en verwijderen

Soms zijn onnodige verborgen cellen de oorzaak van grotere Excel bestanden. U kunt per ongeluk enkele rijen of kolommen verbergen van het Excel werkblad waaraan u werkt. Plotseling realiseert u zich dat uw bestand enkele verborgen elementen bevat die u niet nodig heeft. Het enige wat u kunt doen is de rijen en kolommen van het Excel werkblad onzichtbaar maken en kijken of u ze nodig heeft of niet. Als u ze niet nodig heeft kunt u ze gewoon verwijderen.allemaal.

Lees meer: Hoe Excel-bestand comprimeren voor e-mail (13 snelle methoden)

2. Bestand verkleinen zonder gegevens te verwijderen

Soms hoeft u de bestandsgegevens of de opmaak niet te verwijderen om een Excel-bestand te verkleinen. Door slechts enkele technieken toe te passen kunt u de bestandsgrootte verkleinen.

2.1. Een bestand opslaan in binair Excel-formaat

Het opslaan van het Excel-bestand van ( .xlsx ) formaat naar Excel binair formaat ( .xlsb ) vermindert de grootte van uw bestand met ongeveer 40% Dit is de eenvoudigste en meest efficiënte manier om uw bestand te verkleinen. De procedure wordt hieronder gegeven.

• Sla eerst uw voorbeeldbestand in Excel op in ( .xlsx ) formaat in een specifieke map.

• Sla vervolgens hetzelfde bestand op in ( .xlsb ) formaat in dezelfde map waarin u de vorige ( .xlsx ) geformatteerd bestand.

• Nu worden de twee bestanden in dezelfde map opgeslagen.
• Hier controleren we de bestandsgrootte van de ( .xlsb ) bestand en vergelijk het met het ( .xlsx ) formaat of het nu gereduceerd is of niet.

We kunnen de ( .xlsb ) bestand bevat 1.666 KB waarbij de ( .xlsx ) bestand bevat 3.191 KB Zo wordt de bestandsgrootte op grote schaal verkleind.

Excel Binair Werkboek Voor- en nadelen

Tijdens het opslaan van een bestand in (. xlsb ) formaat, moet u in gedachten houden dat, zoals alles, het opslaan van een Excel-werkmap in binair formaat voor- en nadelen heeft.

Voors

• Het binaire Excel-bestand gebruikt merkbaar minder ruimte bij het opslaan dan ( .xlsx )-bestanden.
• Het laden van binaire gegevens is sneller dan het parsen van tekst ( .xml ) bestanden of ( .xlsx )-bestanden.
• Macro's, VBA code wordt volledig ondersteund.

Nadelen

• Er is geen lintwijziging toegestaan voor ( .xlsb ) formaten. U moet terug converteren naar
• ( .xlsm )
• , maak uw lintwijzigingen, en dan terug naar ( .xlsb ).
• Niet compatibel met Excel 2003 en eerdere versies.
• ( .xlsb ) is een binair bestandsformaat, in tegenstelling tot de open ( .xml ), ( .xlsx ), en ( .xlsm ) bestanden. Vandaar dat u vaak uw ( .xlsb ) bestanden die overal werken.

Wees dus voorzichtig met het opslaan van een bestand in binair formaat. U kunt dit zeker doen als het voordeel dat het biedt veel groter is dan de nadelen.

Lees meer: Hoe Excel-bestand meer dan 100MB comprimeren (7 nuttige manieren)

2.2. Voorwaardelijke opmaak controleren

In Excel, Voorwaardelijke opmaak visualiseert gegevens en maakt een werkblad begrijpelijker. Maar soms maken we fouten bij het toepassen van voorwaardelijke opmaak. Soms passen we opmaak toe op een heel blad of een hele groep rijen of kolommen. Om de fout te minimaliseren, kunnen we naar Voorwaardelijke opmaak> Regels beheren en controleer het celbereik van elk van de regels. Nogmaals, als we op een of andere manier voorwaardelijke opmaak toepassen in de Excel-werkmap en ons plotseling realiseren dat we dat niet nodig hebben, kunnen we de voorwaardelijke opmaak ongedaan maken door regels uit het hele werkblad te wissen.

Lees meer: Hoe te bepalen wat de oorzaak is van grote Excel-bestanden

2.3. Excel-formules optimaliseren

Naast het direct verkleinen van de bestandsgrootte kunnen we de Excel-formules optimaliseren, zodat de berekening sneller verloopt en de bestandsgrootte dus kleiner wordt. Er zijn zoveel manieren om dat te doen.

2.3.1. Vermijd het gebruik van vluchtige formules

Er zijn zeven vluchtige functies in Excel, namelijk RAND , NU , VANDAAG , OFFSET , CELL , INDIRECT en INFO Deze formules worden telkens opnieuw berekend wanneer er een wijziging plaatsvindt in het Excel-bestand. Als uw werkblad veel vluchtige formules bevat, worden de berekeningen traag en neemt de bestandsgrootte toe. De oplossing is dus eenvoudig: we moeten het gebruik van vluchtige formules vermijden. Er zijn enkele alternatieven voor vluchtige formules. Deze worden hieronder gegeven

• In plaats van de OFFSET functie, kunnen we INDEX .
• Binnen een werkblad INDEX functie kan worden gebruikt door kolomnummers in plaats van letters te gebruiken ter vervanging van INDIRECT functies.
• Er is geen alternatief voor NU en VANDAAG functies. Maar VBA code kan worden gebruikt om ze te vervangen.

Zoals voor Nu functies, kunnen we...

 Private Sub Werkboek_Openen () Bereik("A1"). Waarde = Tijd Einde Sub 

Voor VANDAAG functies die we kunnen gebruiken

 Private Sub Werkboek_Openen () Bereik("A1"). Waarde = Datum Einde Sub 

• De RAND functies zijn meestal niet nodig. Als we echter een nieuw willekeurig getal nodig hebben, kunnen we een VBA functie om het te genereren.

 Private Sub Werkboek_Openen () Bereik ("A1"). Waarde = Rnd () Einde Sub 

• INFO en CELL zijn niet bijzonder gebruikelijke formules. Ze geven informatie over het systeem, de werkmap en de status van de cel. In plaats van ze te gebruiken, kunnen we het bestandspad of het referentienummer van de celkleur gebruiken met behulp van VBA .

2.3.2. Draaitabellen of Excel-tabellen gebruiken

In plaats van een reeks formules is het gebruik van draaitabellen of Excel-tabellen een efficiënte manier om uw resultaat te tonen.

2.3.3. Vermijd verwijzingen naar hele rijen of kolommen

De SUMIF of VLOOKUP functies zoeken naar gegevens in de volledige kolommen of rijen. In plaats van naar de volledige gegevens te verwijzen, kunnen we indien nodig naar slechts enkele cellen verwijzen. Zoals-

In plaats van = SUMIF (A: A, $C4, B: B)

We kunnen = SUMIF (A1:A50, $C4, B1:B100)

Hier gaat het om de 1e 50 cellen van Kolom A .

2.3.4. Herhaalde berekeningen vermijden

Laten we zeggen dat u een formule hebt die " =$A$3+$B$3 ", en u kopieert die formule naar vijftig cellen. Hier is het totale aantal celverwijzingen honderd, ondanks dat het aantal unieke cellen slechts twee is. Maar als C3 heeft een formule die =A3+B3 en je wilt die bijwerken in 50 andere cellen, door gewoon te verwijzen naar cel C3 in die 50 cellen kunt u het aantal verwijzingen 50 maken, terwijl uw vorige verwijzing honderd cellen vereiste.

Lees meer: Hoe Excel-bestand verkleinen met draaitabel

2.4. Excel handmatige berekening bevelen

Dit helpt u eigenlijk om sneller te rekenen in Excel. Maar soms kan in grote Excel-bestanden het uitvoeren van handmatige berekeningen u ook helpen om uw bestand te verkleinen.

2.5. Draaitabellen aanpassen

Draaitabellen zijn gemaakt om snel gegevens te controleren of een overzicht te krijgen. Deze draaitabellen kunnen uw bestand groter maken als u ze niet meer nodig hebt. Als u uw draaitabellen niet nodig hebt in uw volgende berekeningen, kunt u de volgende stappen uitvoeren.

• Sla de brongegevens niet samen met het bestand op.
• Klik met de rechtermuisknop op de draaitabel en vervolgens op Opties voor draaitabellen .
• Op de Gegevens tabblad het vinkje weghalen bij ' Brongegevens opslaan met bestand '.

2.6. Excel-bestand verkleinen met afbeeldingen

Wanneer u afbeeldingen toevoegt aan een Excel werkblad neemt de bestandsgrootte van Excel soms automatisch toe. U kunt de grootte van de afbeelding buiten Excel of binnen Excel verkleinen. Als u het binnen Excel wilt doen, selecteert u de afbeelding en klikt u met de rechtermuisknop en selecteert u Grootte en eigenschappen .

A Formaat Beeld Nu kunt u handmatig de hoogte en breedte van uw afbeelding selecteren.

U kunt uw foto handmatig verkleinen buiten Excel. Er zijn zoveel procedures om dat te doen.

Lees meer: Hoe Excel-bestanden verkleinen met afbeeldingen (2 eenvoudige manieren)

3. Excel-bestand verkleinen zonder het te openen

Het is niet altijd nodig het bestand te openen of de bestandsgegevens te verwijderen. Met Excel kunt u het bestand verkleinen zonder het zelfs maar te openen.

3.1. Bestand opmaken vanuit bestandseigenschappen

Na alle taken in Excel is het gemakkelijker om de grootte van een Excel-bestand te comprimeren vanuit de bestandseigenschappen. Het is een Windows-functie en is niet direct gerelateerd aan Excel. De procedure wordt hieronder gegeven.

• Rechtsklik op het bestand.
• Selecteer Eigenschappen.
• Selecteer vervolgens de knop Geavanceerd.
• Selecteer tenslotte "inhoud comprimeren om schijfruimte te besparen" en druk op OK.

Lees meer: Hoe Excel-bestanden verkleinen zonder ze te openen (met eenvoudige stappen)

3.2. Excel-bestand comprimeren naar ZIP/RAR

Veel tekstverwerkingsdocumenten kunnen worden gecomprimeerd tot 10 procent van hun oorspronkelijke grootte met behulp van verschillende gecomprimeerde tools. Het is een goede gewoonte om bestanden te delen door ze te comprimeren. Het vermindert niet alleen de bestandsgrootte, maar maakt het bestand ook veilig voor virussen. Hier zullen we gebruik maken van WinRAR om het bestand te comprimeren. De procedure wordt hieronder gegeven.

• Klik met de rechtermuisknop op uw bestand.
• Druk op Toevoegen aan archief .
• Er verschijnt een dialoogvenster waarin u kunt kiezen RAR/ZIP als een Archief formaat .

• Er verschijnt een dialoogvenster waarin u kunt kiezen RAR/ZIP als een Archief formaat .

Lees meer: Hoe Excel-bestand comprimeren tot Zip (2 geschikte manieren)

Conclusie

De meeste mensen vinden het gemakkelijk om bestanden van kleine omvang te delen. Zoals we kunnen zien zijn er vele methoden om dat te doen. Het comprimeren van de bestandsgrootte maakt het ook gemakkelijk om de excelberekening te versnellen. We kunnen deze technieken afzonderlijk of samen gebruiken om onze bestandsgrootte te verkleinen.