Didelio failo tvarkymas yra svarbus, nes jo perkėlimas užima daug laiko. Didelio failo atidarymas užtrunka pernelyg ilgai. Bet kokio pakeitimo dideliame faile atnaujinimas užtrunka ilgai. Taigi svarbu sumažinti failo dydį. Šiame straipsnyje pamatysime kaip sumažinti / suspausti "Excel" failo dydį . Yra daugybė būdų, kaip tai padaryti. Čia pasirinksime geriausius variantus.

Analizėje naudojame superparduotuvių pardavimų imties duomenis. Imtis atsisiųsta iš šios nuorodos //community.tableau.com/docs/DOC-1236.

Šio pavyzdžio pradinis failo dydis yra 3 191 KB .

3 geriausi metodai, kaip sumažinti / suspausti didelį "Excel" failo dydį

Šiame skyriuje aptarsime 3 patikrintus didelių "Excel" failų dydžio mažinimo ir (arba) suspaudimo metodus. Patikrinkime juos dabar!

1. Duomenų ištrynimas siekiant sumažinti failo dydį

Yra keletas atvejų, kai neturite kitos išeities, kaip tik ištrinti duomenis arba formatuoti. Čia juos aptarsime.

1.1. Tuščių langelių ištrynimas ir (arba) panaikinimas programoje "Excel

Atlikus užduotį "Excel" darbaknygėje lieka daug nenaudojamų langelių, kurie darbaknygėje nėra naudingi. Kartais netyčia šiose nenaudojamose ląstelėse atliekate tam tikrą formatavimą, kuris iš tikrųjų padidina failo dydį. Pašalinus formatavimą iš šių tuščių langelių, sumažėja failo dydis.

• Jei norite pasirinkti visas tuščias ląsteles, spustelėkite CTRL+Shift+ ↓+ → kartu. Rodyklių ženklai rodo, kur norite įrašyti komandą.

• Pasirinkę tuščius langelius, į Pagrindinis skirtukas Skaidrus parinkties paspaudimas Išvalyti viską. Tai išvalys ląsteles .

Yra kitas būdas tai padaryti.

• Dėl Pagrindinis skirtukas, Paspauskite Rasti ir pasirinkti ir paspauskite Pereiti į specialiąją programą.

• Ji atvers Pereiti į specialią dialogo langą. Šiame lange pažymėkite Ruošiniai ir paspauskite GERAI. Tai automatiškai suras tuščias "Excel" sąsiuvinio sritis. Po to išvalykite tuščius langelius, kaip tai darėme anksčiau.

Skaityti daugiau: Kaip sumažinti "Excel" failo dydį neištrinant duomenų (9 greiti patarimai)

1.2. Patikrinkite ir ištrinkite nereikalingus paslėptus langelius

Kartais nereikalingos paslėptos ląstelės yra didesnių "Excel" failų priežastis. Gali būti, kad netyčia paslėpėte kai kurias "Excel" darbalapio, su kuriuo dirbate, eilutes ar stulpelius. Staiga suprantate, kad jūsų faile yra paslėptų elementų, kurie jums nereikalingi. Viskas, ką galite padaryti, tai panaikinti "Excel" darbalapio eilučių ir stulpelių paslėpimą ir pažiūrėti, ar jums jų reikia, ar ne. Jei jums jų nereikia, tiesiog ištrinkite juos.visi.

Skaityti daugiau: Kaip suspausti "Excel" failą el. paštui (13 greitų metodų)

2. Sumažinkite failo dydį neištrindami duomenų

Kartais, norint sumažinti "Excel" failo dydį, nereikia ištrinti failo duomenų ar formatavimo. Tiesiog taikydami kai kuriuos metodus galėsite sumažinti failo dydį.

2.1. Failo išsaugojimas "Excel" dvejetainiu formatu

"Excel" failo išsaugojimas iš ( .xlsx ) formatą į "Excel" dvejetainį formatą ( .xlsb ) sumažina failo dydį maždaug 40% . Tai paprasčiausias ir veiksmingiausias būdas sumažinti failo dydį. Toliau pateikiama procedūra.

• Pirmiausia išsaugokite savo pavyzdinį "Excel" failą į ( .xlsx ) formatas konkrečiame aplanke.

• Tada išsaugokite tą patį failą į ( .xlsb ) formatu tame pačiame aplanke, kuriame išsaugojote ankstesnį ( .xlsx ) suformatuotą failą.

• Dabar abu failai įrašyti į tą patį katalogą.
• Čia patikrinsime failo dydį ( .xlsb ) failą ir palyginkite jį su ( .xlsx ) formatą, nesvarbu, ar jis sumažintas, ar ne.

Matome, kad ( .xlsb ) faile yra 1 666 KB kur ( .xlsx ) faile yra 3 191 KB . Taigi, failo dydis sumažintas dideliu mastu.

"Excel" dvejetainio sąsiuvinio privalumai ir trūkumai

Įrašydami failą į (. xlsb ) formatu, turėtumėte nepamiršti, kad, kaip ir viskas, "Excel" darbaknygės išsaugojimas dvejetainiu formatu turi tam tikrų privalumų ir trūkumų.

Privalumai

• Išsaugant "Excel" dvejetainį failą naudojama pastebimai mažiau vietos nei ( .xlsx ) failus.
• Dvejetainių duomenų įkėlimas yra greitesnis nei teksto parsavimas ( .xml ) failai arba ( .xlsx ) failus.
• Makrokomandos, VBA kodas yra visiškai palaikomas.

Trūkumai

• Neleidžiama keisti juostos ( .xlsb ) formatus. Turite konvertuoti atgal į
• ( .xlsm )
• , atlikite juostos pakeitimus, tada grįžkite į ( .xlsb ).
• Nesuderinamas su "Excel 2003 ir ankstesnes versijas.
• ( .xlsb ) yra dvejetainis failų formatas, kitaip nei atviras ( .xml ), ( .xlsx ) ir ( .xlsm ) failus. Todėl dažnai nematysite savo ( .xlsb ) failai veikia visur.

Taigi, būkite atsargūs išsaugodami failą dvejetainiu formatu. Be abejo, galite tai daryti, kai jo teikiamas privalumas yra daug didesnis už trūkumus.

Skaityti daugiau: Kaip suspausti didesnį nei 100 MB "Excel" failą (7 naudingi būdai)

2.2. Sąlyginio formatavimo tikrinimas

"Excel" programoje, Sąlyginis formatavimas vizualizuoja duomenis ir palengvina darbalapio supratimą. Tačiau kartais taikydami sąlyginį formatavimą padarome klaidų. Kartais formatavimą taikome visam lapui arba visai eilučių ar stulpelių grupei. Norėdami sumažinti klaidų skaičių, galime eiti į Sąlyginis formatavimas> Taisyklių tvarkymas ir patikrinkite kiekvienos iš taisyklių ląstelių intervalą. Vėlgi, jei "Excel" sąsiuvinyje kaip nors taikome sąlyginį formatavimą ir staiga suprantame, kad mums to nereikia, galime atšaukti sąlyginį formatavimą išvalydami taisykles iš viso darbalapio.

Skaityti daugiau: Kaip nustatyti, kas lemia didelį "Excel" failo dydį

2.3. "Excel" formulių optimizavimas

Be tiesioginio failo dydžio mažinimo, galime optimizuoti "Excel" formules taip, kad skaičiavimai būtų atliekami greičiau, taigi ir failo dydis sumažėtų. Yra daugybė būdų, kaip tai padaryti.

2.3.1. Venkite naudoti lakias formules

"Excel" programoje yra septynios nepastovios funkcijos, pvz. RAND , DABAR , DIENA , OFFSET , CELL , INDIREKTINIS , ir INFO Šios formulės perskaičiuojamos kiekvieną kartą, kai "Excel" faile įvyksta pokytis. Jei darbalapyje yra daug nepastovių formulių, skaičiavimai tampa lėti, todėl padidėja failo dydis. Taigi, sprendimas paprastas, turėtume vengti naudoti nepastovias formules. Yra keletas nepastovių formulių alternatyvų. Jos pateiktos toliau

• Vietoj OFFSET funkciją, galime naudoti INDEKSAS .
• Darbalapyje INDEKSAS funkciją galima naudoti vietoj raidžių naudojant stulpelių numerius. INDIREKTINIS funkcijos.
• Nėra alternatyvos DABAR ir DIENA funkcijų. Bet VBA kodas gali būti naudojamas jiems pakeisti.

Panašiai kaip Dabar funkcijų, galime naudoti-

 Private Sub Workbook_Open () Range("A1"). Value = Time End Sub 

Tinklalapiui DIENA funkcijų galime naudoti

 Private Sub Workbook_Open () Range("A1"). Value = Date End Sub 

• Svetainė RAND funkcijos dažniausiai nereikalingos. Tačiau jei mums reikia naujo atsitiktinio skaičiaus, galime naudoti VBA funkciją, kad ją sukurtumėte.

 Private Sub Workbook_Open () Range("A1"). Value = Rnd () End Sub 

• INFO ir CELL nėra itin paplitusios formulės. Jose pateikiama sistemos, darbo knygos ir ląstelės būsenos informacija. Užuot jas naudoję, galime naudoti failo kelią arba ląstelės spalvos nuorodos numerį, naudodami VBA .

2.3.2. Naudokite suvestines lenteles arba "Excel" lenteles

Vietoj formulių serijos naudokite Pivot lenteles arba "Excel" lenteles - tai veiksmingas būdas parodyti rezultatus.

2.3.3. Venkite nuorodų į ištisas eilutes ar stulpelius

Svetainė SUMIF arba VLOOKUP funkcijos ieško duomenų visuose stulpeliuose arba eilutėse. Užuot pateikę nuorodą į visus duomenis, prireikus galime pateikti nuorodą tik į keletą langelių.

Užuot naudoję = SUMIF (A: A, $C4, B: B)

Galime naudoti = SUMIF (A1:A50, $C4, B1:B100)

Čia kalbama apie 1-ąją 50 stulpelio ląstelės A .

2.3.4. Venkite pasikartojančių skaičiavimų

Tarkime, turite formulę, kurioje yra " =A$3+B$3 " ir nukopijuokite šią formulę į penkiasdešimt langelių. Šiuo atveju bendras langelių nuorodų skaičius yra šimtas, nors unikalių langelių skaičius yra tik du. Tačiau jei C3 turi formulę, kuri yra =A3+B3 ir norite juos atnaujinti 50 kitų langelių, tiesiog pateikdami nuorodą į langelį C3 tuose 50 langelių iš tikrųjų galite pateikti 50 nuorodų skaičių, o ankstesnėje nuorodoje reikėjo šimto langelių.

Skaityti daugiau: Kaip sumažinti "Excel" failo dydį naudojant "Pivot" lentelę

2.4. Įsakomasis "Excel" rankinis skaičiavimas

Tai iš tikrųjų padeda greičiau atlikti skaičiavimus "Excel" programoje. Tačiau kartais dideliuose "Excel" failuose atlikdami skaičiavimus rankiniu būdu taip pat galite sumažinti failo dydį.

2.5. Pivot lentelių pritaikymas

Išvestinės lentelės sukuriamos norint greitai patikrinti duomenis arba gauti bendrą vaizdą. Šios sukimosi lentelės gali padidinti failo dydį, jei jų nebereikės. Jei jums nebereikia sukimosi lentelių atliekant kitus skaičiavimus, galite atlikti toliau nurodytus veiksmus.

• Neišsaugokite šaltinio duomenų kartu su failu.
• Dešiniuoju pelės klavišu spustelėkite suvestinę lentelę ir spustelėkite Pasukamosios lentelės parinktys .
• Dėl Duomenys kortelėje pašalinkite varnelę iš Išsaugoti šaltinio duomenis su failu '.

2.6. Sumažinkite "Excel" failo dydį naudodami paveikslėlius

Kartais, kai į "Excel" darbalapį pridedate paveikslėlių, automatiškai padidėja "Excel" failo dydis. Paveikslėlio dydį galite sumažinti ne "Excel" arba "Excel" programoje. Jei norite tai padaryti "Excel" programoje, pasirinkite paveikslėlį, dešiniuoju pelės klavišu spustelėkite pelės mygtuką ir pasirinkite Dydis ir savybės .

A Formatas Nuotrauka dešinėje "Excel" darbalapio pusėje atsidarys langas. Dabar galite rankiniu būdu pasirinkti paveikslėlio aukštį ir plotį.

Galite rankiniu būdu keisti paveikslėlio dydį ne "Excel" programoje. Tam yra daugybė procedūrų.

Skaityti daugiau: Kaip sumažinti "Excel" failo dydį paveikslėliais (2 paprasti būdai)

3. Sumažinkite "Excel" failo dydį neatidarydami

Ne visada būtina atidaryti failą arba ištrinti failo duomenis. Programa "Excel" leidžia sumažinti failo dydį net neatidarius failo.

3.1. Failo formatavimas iš failo savybių

Atlikus visas užduotis "Excel" programoje, lengviau sutankinti "Excel" failo dydį iš failo savybių. Tai "Windows" funkcija, tiesiogiai nesusijusi su "Excel". Toliau pateikiama procedūra.

• Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite failą.
• Pasirinkite Savybės.
• Kitas Pasirinkite mygtuką Išplėstinė.
• Galiausiai pasirinkite "Suspausti turinį, kad sutaupytumėte vietos diske" ir paspauskite OK.

Skaityti daugiau: Kaip sumažinti "Excel" failo dydį neatidarant (paprastais žingsniais)

3.2. Suspauskite "Excel" failą į ZIP/RAR

Daugelį žodžių apdorojimo dokumentų galima suspausti iki 10 proc. jų pradinio dydžio naudojant įvairias suspaudimo priemones. Gerai dalytis failais juos suspaudžiant. Tai ne tik sumažina failo dydį, bet ir apsaugo failą nuo virusų. Čia naudosime WinRAR suspausti failą. Procedūra pateikta toliau.

• Dešiniuoju pelės klavišu spustelėkite failą.
• Paspauskite Pridėti į archyvą .
• Atsivers dialogo langas, kuriame reikės pasirinkti RAR/ZIP kaip Archyvo formatas .

• Bus rodomas dialogo langas, kuriame reikės pasirinkti RAR/ZIP kaip Archyvo formatas .

Skaityti daugiau: Kaip suspausti "Excel" failą į Zip (2 tinkami būdai)

Išvada

Daugumai žmonių lengva dalytis mažo dydžio failais. Kaip matome, yra daugybė būdų, kaip tai padaryti. Suspaudžiant failo dydį taip pat lengva pagreitinti "Excel" skaičiavimus. Šiuos būdus galime naudoti atskirai arba kartu, kad sumažintume failo dydį.