يعد التعامل مع ملف كبير أمرًا مهمًا حيث يستغرق وقتًا طويلاً للنقل. يستغرق الملف الكبير وقتًا طويلاً لفتحه. يستغرق أي نوع من التغيير في ملف كبير وقتًا طويلاً للتحديث. لذا ، من المهم تقليل حجم الملف. في هذه المقالة ، سنرى كيفية تقليل / ضغط حجم ملف Excel . هناك طرق عديدة للقيام بذلك. سنختار أفضل الخيارات هنا.

في تحليلنا ، نستخدم بيانات نموذجية لمبيعات المتاجر الكبرى. تم تنزيل العينة من هذا الرابط //community.tableau.com/docs/DOC-1236.

حجم الملف الأصلي لهذه العينة 3،191 KB .

3 طرق رئيسية لتقليل / ضغط حجم ملف Excel الكبير

في هذا القسم ، سنناقش 3 طرق مجربة لتقليل / ضغط حجم ملف Excel الكبير. دعنا نتحقق منها الآن!

1. حذف البيانات لتقليل حجم الملف

هناك العديد من الحالات التي ليس لديك فيها خيار آخر سوى حذف البيانات أو التنسيق. هنا سنناقشهم

1.1. حذف / مسح الخلايا الفارغة في Excel

بعد إكمال مهمة في مصنف Excel ، هناك العديد من الخلايا غير المستخدمة التي ليس لها فائدة في المصنف الخاص بك. في بعض الأحيان تقوم عن طريق الخطأ ببعض التنسيقات في هذه الخلايا غير المستخدمة مما يؤدي في الواقع إلى زيادة حجم ملفك. تؤدي إزالة التنسيق من هذه الخلايا الفارغة إلى تقليل حجم الملف.

• إذا كنت تريد تحديد الخلايا الفارغة بالكامل ، فما عليك سوى النقر فوق CTRL + Shift + ↓ + → معًا.تشير علامات الأسهم إلى المكان الذي تريد وضع الأمر فيه.

• بعد تحديد الخلايا الفارغة ، في علامة التبويب الصفحة الرئيسية على الخيار مسح اضغط على امسح الكل. سيؤدي هذا إلى مسح الخلايا .

هناك طريقة أخرى للقيام بذلك.

• في علامة التبويب الصفحة الرئيسية ، اضغط على Find & amp؛ حدد ثم اضغط على انتقال إلى خاص.

• سيفتح مربع الحوار الانتقال إلى خاص . في هذا المربع ضع علامة على الفراغات واضغط موافق. سيجد هذا تلقائيًا المناطق الفارغة في مصنف Excel الخاص بك. بعد ذلك امسح الخلايا الفارغة كما فعلنا سابقًا.

اقرأ المزيد: كيفية تقليل حجم ملف Excel دون حذف البيانات (9 نصائح سريعة)

1.2. تحقق من الخلايا المخفية غير الضرورية واحذفها

في بعض الأحيان تكون الخلايا المخفية غير الضرورية هي السبب في وجود ملفات Excel أكبر. قد تخفي عن طريق الخطأ بعض الصفوف أو الأعمدة من ورقة عمل Excel التي تعمل عليها. وفجأة أدركت أن ملفك يحتوي على بعض العناصر المخفية التي لا تحتاجها. كل ما يمكنك فعله هو إظهار الصفوف والأعمدة في ورقة عمل Excel ومعرفة ما إذا كنت بحاجة إليها أم لا. إذا لم تكن بحاجة إليهم ، فاحذفهم جميعًا.

اقرأ المزيد: كيفية ضغط ملف Excel للبريد الإلكتروني (13 طريقة سريعة )

2. تقليل حجم الملف بدون حذف البيانات

في بعض الأحيان ، لا تحتاج إلى حذف بيانات الملفأو التنسيق لتقليل حجم ملف Excel. مجرد تطبيق بعض الأساليب سيسمح لك بتقليل حجم الملف.

2.1. حفظ ملف بتنسيق Excel الثنائي

حفظ ملف Excel من تنسيق ( .xlsx ) إلى تنسيق Excel الثنائي ( .xlsb ) يقلل حجم ملفك بحوالي 40٪ . هذه هي الطريقة الأسهل والأكثر فاعلية لتقليل حجم الملف. الإجراء موضح أدناه.

• أولاً وقبل كل شيء ، احفظ نموذج ملف Excel بتنسيق ( .xlsx ) في مجلد محدد.

• ثم احفظ نفس الملف بتنسيق ( .xlsb ) في نفس المجلد الذي حفظت فيه الملف السابق ( .xlsx ) ملف منسق.

• الآن ، يتم حفظ الملفين في نفس الدليل.
• هنا ، سوف نتحقق من الملف حجم الملف ( .xlsb ) ومقارنته بتنسيق ( .xlsx ) سواء تم تصغيره أم لا.

يمكننا رؤية الملف ( .xlsb ) يحتوي على 1،666 كيلو بايت حيث يحتوي الملف ( .xlsx ) على 3،191 كيلو بايت . لذلك ، يتم تقليل حجم الملف على نطاق واسع.

مزايا وعيوب Excel Binary Workbook

أثناء حفظ ملف في (. xlsb ) ، شيء واحد يجب أن تضعه في اعتبارك أنه ، مثل كل شيء ، فإن حفظ مصنف Excel بتنسيق ثنائي يجلب بعض الإيجابيات والسلبيات.

الإيجابيات

• يستخدم ملف Excel الثنائي مساحة أقل بشكل ملحوظ أثناء الحفظ من ( .xlsx )الملفات.
• تحميل البيانات الثنائية أسرع من تحليل النص ( .xml ) ملفات أو ( .xlsx ).
• وحدات ماكرو ، كود VBA مدعوم بالكامل.

Cons

• لا يسمح بتعديل الشريط لـ ( .xlsb ) التنسيقات. يجب عليك التحويل مرة أخرى إلى
• ( .xlsm )
• ، وإجراء تغييرات على الشريط ، ثم العودة إلى ( .xlsb ).
• غير متوافق مع Excel 2003 والإصدارات السابقة.
• ( .xlsb ) هو تنسيق ملف ثنائي ، على عكس Open ( .xml ) و ( .xlsx ) و ( .xlsm ). وبالتالي ، لن ترى غالبًا ملفاتك ( .xlsb ) تعمل في كل مكان.

لذا ، كن حذرًا أثناء حفظ ملف بتنسيق ثنائي. بالتأكيد يمكنك القيام بذلك عندما تكون الميزة التي يوفرها أكثر بكثير من العيوب.

اقرأ المزيد: كيفية ضغط ملف Excel أكثر من 100 ميجابايت (7 طرق مفيدة)

2.2. التحقق من التنسيق الشرطي

في Excel ، التنسيق الشرطي يصور البيانات ويسهل فهم ورقة العمل. لكن في بعض الأحيان نرتكب أخطاء أثناء تطبيق التنسيق الشرطي. أحيانًا نطبق التنسيق على ورقة كاملة أو مجموعة كاملة من الصفوف أو الأعمدة. لتقليل الخطأ ، يمكننا الانتقال إلى التنسيق الشرطي & GT. إدارة القواعد وتحقق من نطاق الخلايا لكل من القواعد. مرة أخرى إذا طبقنا بطريقة ما التنسيق الشرطي في مصنف Excel وأدركنا فجأة أننا لسنا بحاجةأنه يمكننا التراجع عن التنسيق الشرطي عن طريق مسح القواعد من ورقة العمل بأكملها.

اقرأ المزيد: كيفية تحديد سبب حدوث Excel كبير حجم الملف

2.3. تحسين صيغ Excel

بصرف النظر عن تقليل حجم الملف مباشرة ، يمكننا تحسين صيغ Excel بحيث يمكن إجراء الحساب بشكل أسرع وبالتالي يمكن تقليل حجم الملف. هناك العديد من الطرق للقيام بذلك.

2.3.1. تجنب استخدام الصيغ المتغيرة

هناك سبع وظائف متغيرة في Excel وهي RAND ، NOW ، اليوم ، OFFSET و الخلية و غير مباشر و معلومات . يتم إعادة حساب هذه الصيغ عندما يكون هناك تغيير في ملف Excel. إذا كانت ورقة العمل الخاصة بك تحتوي على الكثير من الصيغ المتغيرة ، فإن العمليات الحسابية تصبح بطيئة وبالتالي يتم زيادة حجم الملف. لذا ، الحلول بسيطة ، يجب أن نتجنب استخدام الصيغ المتقلبة. هناك بعض البدائل للصيغ المتطايرة. وهي معطاة أدناه

• بدلاً من وظيفة OFFSET ، يمكننا استخدام INDEX .
• داخل ورقة العمل INDEX يمكن استخدام الوظيفة باستخدام أرقام الأعمدة بدلاً من الأحرف لاستبدال الدالات INDIRECT .
• لا يوجد بديل لـ NOW و اليوم المهام. ولكن يمكن استخدام كود VBA لاستبدالها.

مثل الآن وظائف ، يمكننا استخدام-

8003

لـ اليوم وظائف نستطيعاستخدم

2289

• وظائف RAND غير مطلوبة في معظم الأوقات. ومع ذلك ، إذا طلبنا رقمًا عشوائيًا جديدًا ، فيمكننا استخدام وظيفة VBA لإنشائه.

2281

• INFO و CELL ليست صيغًا شائعة بشكل خاص. أنها توفر نظامًا ومصنفًا ومعلومات حالة الخلية. بدلاً من استخدامها ، يمكننا استخدام مسار الملف أو الرقم المرجعي للون الخلية باستخدام VBA .

2.3.2. استخدم الجداول المحورية أو جداول Excel

بدلاً من سلسلة من الصيغ باستخدام الجداول المحورية أو جداول Excel هي طريقة فعالة لإظهار النتيجة

2.3.3. تجنب الرجوع إلى صفوف أو أعمدة كاملة

تبحث الدالتان SUMIF أو VLOOKUP عن البيانات في الأعمدة أو الصفوف بأكملها. بدلاً من الرجوع إلى البيانات بأكملها ، يمكننا الإشارة إلى عدد قليل فقط من الخلايا إذا لزم الأمر. مثل-

بدلاً من استخدام = SUMIF (A: A، $ C4، B: B)

يمكننا استخدام = SUMIF (A1: A50، $ C4، B1: B100)

هنا نشير إلى الخلايا الأولى 50 من العمود A .

2.3.4. تجنب الحسابات المتكررة

لنفترض أن لديك صيغة تحتوي على “ = $ A $ 3 + $ B $ 3 ” ، وقمت بنسخ هذه الصيغة إلى خمسين خلية. هنا يبلغ إجمالي عدد مراجع الخلايا مائة ، على الرغم من أن عدد الخلايا الفريدة هو خليتان فقط. ولكن إذا كان C3 يحتوي على صيغة = A3 + B3 ، وتريد تحديث تلك الموجودة في 50 خلية أخرى ، فقط بالرجوع إلى الخلية C3 في تلك الخلايا الخمسين ، يمكنك بالفعل جعل الرقم المرجعي 50 ، بينما تتطلب مراجعك السابقة مائة خلية.

اقرأ المزيد: كيف تقليل حجم ملف Excel باستخدام Pivot Table

2.4. الأمر بحساب يدوي في Excel

يساعدك هذا في الواقع على الحساب بشكل أسرع في Excel. ولكن في بعض الأحيان في ملفات Excel الكبيرة ، يمكن أن يساعدك إجراء الحسابات اليدوية على تقليل حجم الملف.

2.5. تخصيص الجداول المحورية

الجداول المحورية يتم إنشاؤها لفحص البيانات بسرعة أو الحصول على نظرة عامة. قد تزيد هذه الجداول المحورية من حجم ملفك إذا لم تعد بحاجة إليها. إذا لم تطلب الجداول المحورية في حساباتك التالية ، فيمكنك القيام بالخطوات التالية.

• لا تقم بحفظ بيانات المصدر مع الملف.
• انقر بزر الماوس الأيمن في Pivot Table ثم انقر فوق خيارات الجدول المحوري .
• في علامة التبويب البيانات قم بإزالة العلامة من ' حفظ بيانات المصدر مع الملف .

2.6. تقليل حجم ملف Excel بالصور

في بعض الأحيان عند إضافة صور إلى ورقة عمل Excel ، يزيد حجم ملف Excel تلقائيًا. يمكنك تصغير حجم الصورة خارج Excel أو ضمن Excel. إذا كنت تريد القيام بذلك داخل Excel ، فحدد الصورة وانقر بزر الماوس الأيمن فوق زر الماوس ، وحدد الحجم والخصائص .

A تنسيق صورة ستفتح نافذة على الجانب الأيمنمن ورقة عمل Excel. يمكنك الآن تحديد ارتفاع الصورة وعرضها يدويًا.

يمكنك تغيير حجم الصورة يدويًا خارج Excel. هناك العديد من الإجراءات للقيام بذلك.

اقرأ المزيد: كيفية تقليل حجم ملف Excel بالصور (طريقتان سهلتان)

3. تقليل حجم ملف Excel دون فتح

ليس من الضروري دائمًا فتح الملف أو حذف بيانات الملف. يسمح لك Excel بتقليل حجم الملف دون فتح الملف.

3.1. تنسيق ملف من خصائص الملف

بعد القيام بجميع المهام في Excel ، يكون من الأسهل ضغط حجم ملف Excel من خصائص الملف. إنها إحدى ميزات Windows ولا ترتبط مباشرةً ببرنامج Excel. الإجراء موضح أدناه.

• انقر بزر الماوس الأيمن فوق الملف.
• حدد خصائص.
• التالي حدد الزر Advanced.
• أخيرًا ، حدد "ضغط المحتويات لتوفير مساحة القرص" واضغط على موافق.

اقرأ المزيد: كيفية تقليل حجم ملف Excel دون فتح (بخطوات سهلة)

3.2. ضغط ملف Excel إلى ZIP / RAR

يمكن ضغط مستندات معالجة كلمات كثيرة إلى 10 بالمائة من حجمها الأصلي باستخدام أدوات مضغوطة مختلفة. إنها ممارسة جيدة لمشاركة الملفات عن طريق ضغطها. فهو لا يقلل من حجم الملف فحسب ، بل يجعل الملف آمنًا أيضًا من الفيروسات. هنا سنستخدم WinRAR لضغط الملف. الإجراء موضح أدناه.

• انقر بزر الماوس الأيمن فوق الملف.
• اضغط إضافة إلى الأرشيف .
• سيأتي مربع حوار حتى تختار RAR / ZIP كتنسيق أرشيف .

• سيظهر مربع حوار لاختيار RAR / ZIP كتنسيق أرشيف .

اقرأ المزيد: كيفية ضغط ملف Excel إلى ملف مضغوط (طريقتان مناسبتان)

الخاتمة

يجد معظم الناس أنه من السهل مشاركة الملفات صغيرة الحجم. كما نرى ، هناك العديد من الطرق للقيام بذلك. يؤدي ضغط حجم الملف أيضًا إلى تسهيل تسريع عملية حساب Excel. يمكننا استخدام هذه التقنيات بشكل منفصل أو معًا لتقليل حجم ملفنا.