Menangani file besar itu penting karena membutuhkan waktu yang sangat lama untuk mentransfer. File besar membutuhkan terlalu banyak waktu untuk dibuka. Segala jenis perubahan dalam file besar membutuhkan waktu yang lama untuk diperbarui. Jadi, mengurangi ukuran file itu penting. Dalam artikel ini, kita akan melihat cara mengurangi / mengompres ukuran file Excel Ada banyak metode untuk melakukan itu. Kami akan memilih opsi terbaik di sini.

Dalam analisis kami, kami menggunakan data sampel penjualan superstore. Sampel diunduh dari tautan ini //community.tableau.com/docs/DOC-1236.

Ukuran file asli dari sampel ini adalah 3.191 KB .

3 Metode Teratas untuk Mengurangi / Mengompresi Ukuran File Excel Besar

Pada bagian ini, kita akan membahas 3 metode yang telah terbukti untuk mengurangi / mengompres ukuran file Excel yang besar. Mari kita periksa sekarang!

1. Menghapus Data untuk Mengurangi Ukuran File

Ada beberapa kasus di mana Anda tidak memiliki pilihan lain selain menghapus data atau memformatnya. Di sini, kita akan membahasnya.

1.1. Menghapus / Membersihkan Sel Kosong di Excel

Setelah Anda menyelesaikan tugas di buku kerja Excel, ada begitu banyak sel yang tidak terpakai yang tidak berguna di buku kerja Anda. Terkadang Anda secara tidak sengaja melakukan beberapa pemformatan di sel yang tidak digunakan ini yang sebenarnya meningkatkan ukuran file Anda. Menghapus pemformatan dari sel kosong ini mengurangi ukuran file Anda.

• Jika Anda ingin memilih seluruh sel kosong, cukup klik CTRL+Shift+ ↓+ → Tanda panah mengindikasikan di mana Anda ingin menaruh perintah Anda.

• Setelah memilih sel kosong, Dalam Rumah tab pada Bersih opsi tekan Hapus semua. Ini akan membersihkan sel-sel .

Ada cara lain untuk melakukan itu.

• Pada Rumah tab, Tekan Temukan &; Pilih lalu tekan Pergi ke Khusus.

• Ini akan membuka Pergi ke Khusus Pada kotak itu centang pada kotak Kosong dan tekan BAIKLAH. Ini akan secara otomatis menemukan area kosong dari buku kerja Excel Anda. Setelah ini kosongkan sel kosong seperti yang kita lakukan sebelumnya.

Baca selengkapnya: Cara Mengurangi Ukuran File Excel Tanpa Menghapus Data (9 Tips Cepat)

1.2. Periksa dan Hapus Sel Tersembunyi yang Tidak Perlu

Terkadang sel tersembunyi yang tidak perlu adalah alasan untuk file Excel yang lebih besar. Anda mungkin secara tidak sengaja menyembunyikan beberapa baris atau kolom lembar kerja Excel yang sedang Anda kerjakan. Tiba-tiba Anda menyadari bahwa file Anda berisi beberapa elemen tersembunyi yang tidak Anda perlukan. Yang dapat Anda lakukan adalah memunculkan baris dan kolom lembar kerja Excel dan melihat apakah Anda membutuhkannya atau tidak. Jika Anda tidak membutuhkannya, hapus sajasemua.

Baca selengkapnya: Cara Mengompres File Excel untuk Email (13 Metode Cepat)

2. Mengurangi Ukuran File Tanpa Menghapus Data

Terkadang, Anda tidak perlu menghapus data atau format file untuk mengurangi ukuran file Excel. Hanya dengan menerapkan beberapa teknik, Anda dapat mengurangi ukuran file.

2.1. Menyimpan File dalam Format Biner Excel

Menyimpan file Excel dari ( .xlsx ) ke format biner Excel ( .xlsb ) mengurangi ukuran file Anda sekitar 40% Ini adalah cara termudah dan paling efisien untuk mengurangi ukuran file Anda. Prosedurnya diberikan di bawah ini.

• Pertama-tama, simpan file Excel sampel Anda di ( .xlsx ) dalam folder tertentu.

• Kemudian, simpan file yang sama di ( .xlsb ) dalam folder yang sama di mana Anda telah menyimpan format ( .xlsx ) yang diformat.

• Sekarang, kedua file disimpan dalam direktori yang sama.
• Di sini, kita akan memeriksa ukuran file dari ( .xlsb ) dan membandingkannya dengan berkas ( .xlsx ) apakah sudah dikurangi atau belum.

Kita bisa melihat ( .xlsb ) file berisi 1.666 KB di mana ( .xlsx ) file berisi 3.191 KB Jadi, ukuran file dikurangi dalam skala besar.

Pro dan Kontra Buku Kerja Biner Excel

Sewaktu menyimpan file dalam (. xlsb ), satu hal yang harus Anda ingat bahwa, seperti semuanya, menyimpan buku kerja Excel dalam format biner membawa beberapa pro dan kontra.

Kelebihan

• File biner Excel menggunakan ruang yang jauh lebih sedikit saat menyimpan daripada ( .xlsx ) file.
• Memuat data biner lebih cepat daripada mengurai teks ( .xml ) atau ( .xlsx ) file.
• Makro, VBA didukung sepenuhnya.

Kontra

• Tidak ada modifikasi Pita yang diperbolehkan untuk ( .xlsb Anda harus mengonversi kembali ke format
• ( .xlsm )
• , buat perubahan Ribbon Anda, lalu kembali ke ( .xlsb ).
• Tidak kompatibel dengan Excel 2003 dan versi sebelumnya.
• ( .xlsb ) adalah format file biner, tidak seperti format open ( .xml ), ( .xlsx ), dan ( .xlsm Oleh karena itu, Anda sering tidak akan melihat file ( .xlsb ) yang bekerja di mana-mana.

Jadi, berhati-hatilah saat menyimpan file dalam format biner. Tentunya Anda dapat melakukan ini ketika keuntungan yang diberikannya jauh lebih banyak daripada kerugiannya.

Baca selengkapnya: Cara Mengompres File Excel Lebih dari 100MB (7 Cara Berguna)

2.2. Memeriksa Pemformatan Bersyarat

Di Excel, Pemformatan Bersyarat memvisualisasikan data dan membuat lembar kerja lebih mudah dimengerti. Namun terkadang kita melakukan kesalahan saat menerapkan pemformatan bersyarat. Terkadang kita menerapkan pemformatan ke seluruh lembar atau seluruh kelompok baris atau kolom. Untuk meminimalisir kesalahan tersebut, kita bisa pergi ke Pemformatan Bersyarat> Kelola Aturan dan periksa rentang sel dari masing-masing aturan. Sekali lagi jika kita entah bagaimana menerapkan pemformatan bersyarat di buku kerja Excel dan tiba-tiba menyadari bahwa kita tidak membutuhkannya, kita dapat membatalkan pemformatan bersyarat dengan menghapus aturan dari seluruh lembar kerja.

Baca selengkapnya: Cara Menentukan Apa yang Menyebabkan Ukuran File Excel Besar

2.3. Mengoptimalkan rumus Excel

Selain mengurangi ukuran file secara langsung, kita bisa mengoptimalkan rumus-rumus Excel agar perhitungannya bisa dilakukan lebih cepat sehingga ukuran file bisa dikurangi. Ada banyak cara untuk melakukan itu.

2.3.1. Hindari Penggunaan Rumus yang Mudah Menguap

Ada tujuh fungsi volatil di Excel, yaitu RAND , SEKARANG , HARI INI , OFFSET , SEL , TIDAK LANGSUNG dan INFO Rumus-rumus ini dihitung ulang setiap kali ada perubahan pada file Excel. Jika lembar kerja Anda memiliki banyak rumus yang mudah menguap maka perhitungan menjadi lambat sehingga ukuran file bertambah. Jadi, solusinya sederhana, kita harus menghindari penggunaan rumus volatile. Ada beberapa alternatif untuk rumus volatile. Mereka diberikan di bawah ini

• Alih-alih OFFSET kita bisa menggunakan INDEX .
• Di dalam lembar kerja INDEX dapat digunakan dengan menggunakan nomor kolom daripada huruf untuk menggantikan TIDAK LANGSUNG fungsi.
• Tidak ada alternatif untuk SEKARANG dan HARI INI fungsi. Tapi VBA kode dapat digunakan untuk menggantikannya.

Seperti untuk Sekarang fungsi, kita bisa menggunakan-

 Private Sub Workbook_Open () Range("A1"). Value = Time End Sub 

Untuk HARI INI fungsi yang bisa kita gunakan

 Private Sub Workbook_Open () Range("A1"). Value = Date End Sub 

• The RAND tidak diperlukan pada sebagian besar waktu. Namun, jika kita memerlukan nomor acak baru, kita bisa menggunakan fungsi VBA untuk menghasilkannya.

 Private Sub Workbook_Open () Range("A1"). Value = Rnd () End Sub 

• INFO dan SEL bukanlah rumus yang umum. Mereka menyediakan informasi sistem, buku kerja, dan status sel. Alih-alih menggunakannya, kita dapat menggunakan jalur file atau nomor referensi warna sel menggunakan VBA .

2.3.2. Gunakan Tabel Pivot atau Tabel Excel

Alih-alih serangkaian rumus menggunakan tabel Pivot atau tabel Excel adalah cara yang efisien untuk menunjukkan hasil Anda

2.3.3. Hindari Merujuk Seluruh Baris atau Kolom

The SUMIF atau VLOOKUP fungsi mencari data di seluruh kolom atau baris. Alih-alih mereferensikan seluruh data, kita dapat merujuk hanya ke beberapa sel jika diperlukan. seperti-

Alih-alih menggunakan = SUMIF (A: A, $C4, B: B)

Kita bisa menggunakan = SUMIF (A1:A50, $C4, B1:B100)

Di sini kita mengacu pada yang pertama 50 sel Kolom A .

2.3.4. Hindari Penghitungan Berulang

Katakanlah Anda memiliki formula yang mengandung " =$A$3+$B$3 ", dan Anda menyalin formula itu ke lima puluh sel. Di sini jumlah total referensi sel adalah seratus, meskipun jumlah sel uniknya hanya dua. Tetapi jika C3 memiliki formula yang =A3+B3 , dan Anda ingin memperbaruinya pada 50 sel lain, hanya dengan merujuk ke sel C3 dalam 50 cell tersebut kamu sebenarnya bisa membuat jumlah referensinya menjadi 50, sedangkan referensimu sebelumnya membutuhkan seratus cell.

Baca selengkapnya: Cara Mengurangi Ukuran File Excel dengan Tabel Pivot

2.4. Memerintahkan Perhitungan Manual Excel

Ini sebenarnya membantu Anda menghitung lebih cepat di Excel. Tetapi terkadang dalam file Excel besar melakukan penghitungan manual juga dapat membantu Anda mengurangi ukuran file Anda.

2.5. Menyesuaikan Tabel Pivot

Tabel Pivot Tabel pivot ini dapat meningkatkan ukuran file anda jika anda tidak memerlukannya lagi. Jika anda tidak memerlukan tabel pivot anda dalam perhitungan berikutnya, anda dapat melakukan langkah-langkah berikut ini.

• Jangan menyimpan data sumber dengan file.
• Klik kanan pada Tabel Pivot, lalu klik pada Opsi Tabel Pivot .
• Pada Data tab hapus tanda centang dari ' Simpan data sumber dengan file '.

2.6. Kurangi Ukuran File Excel dengan Gambar

Terkadang ketika Anda menambahkan gambar ke lembar kerja Excel, ukuran file Excel secara otomatis bertambah. Anda dapat mengurangi ukuran gambar di luar Excel atau di dalam Excel. Jika Anda ingin melakukannya di dalam Excel, pilih gambar dan klik kanan pada tombol mouse, dan pilih Ukuran dan Properti .

A Format Gambar Jendela akan terbuka di sisi kanan lembar kerja Excel. Sekarang Anda dapat memilih tinggi dan lebar gambar Anda secara manual.

Anda dapat mengubah ukuran gambar Anda secara manual di luar Excel. Ada begitu banyak prosedur untuk melakukan itu.

Baca selengkapnya: Cara Mengurangi Ukuran File Excel dengan Gambar (2 Cara Mudah)

3. Mengurangi Ukuran File Excel Tanpa Membuka

Tidak selalu perlu membuka file atau menghapus data file. Excel memungkinkan Anda untuk mengurangi ukuran file bahkan tanpa membuka file.

3.1. Memformat File dari Properti File

Setelah melakukan semua tugas di Excel, lebih mudah untuk memadatkan ukuran file Excel dari properti file. Ini adalah fitur windows dan tidak terkait langsung dengan Excel. Prosedurnya diberikan di bawah ini.

• Klik kanan pada file.
• Pilih Properties (Properti).
• Berikutnya Pilih tombol Advanced (Lanjutan).
• Terakhir, pilih "compress contents to save disk space" dan tekan OK.

Baca selengkapnya: Cara Mengurangi Ukuran File Excel Tanpa Membuka (dengan Langkah Mudah)

3.2. Kompres File Excel ke ZIP/RAR

Banyak dokumen pemrosesan kata dapat dikompresi hingga 10 persen dari ukuran aslinya dengan menggunakan alat kompresi yang berbeda. Ini adalah praktik yang baik untuk berbagi file dengan mengompresnya. Ini tidak hanya mengurangi ukuran file tetapi juga membuat file aman dari virus. Di sini kita akan menggunakan WinRAR untuk mengompres file. Prosedurnya diberikan di bawah ini.

• Klik kanan pada file Anda.
• Tekan Tambahkan ke arsip .
• Kotak dialog akan muncul untuk memilih RAR/ZIP sebagai Format arsip .

• Kotak dialog akan muncul untuk memilih RAR/ZIP sebagai Format arsip .

Baca selengkapnya: Cara Mengompres File Excel ke Zip (2 Cara yang Cocok)

Kesimpulan

Kebanyakan orang merasa mudah untuk berbagi file berukuran kecil. Seperti yang bisa kita lihat, ada banyak metode untuk melakukan hal tersebut. Mengompresi ukuran file juga memudahkan untuk mempercepat perhitungan excel. Kita bisa menggunakan teknik-teknik ini secara terpisah atau bersamaan untuk mengurangi ukuran file kita.