Việc xử lý một tệp lớn rất quan trọng vì quá trình truyền mất rất nhiều thời gian. Một tệp lớn mất quá nhiều thời gian để mở. Bất kỳ loại thay đổi nào trong một tệp lớn đều mất nhiều thời gian để cập nhật. Vì vậy, giảm kích thước tập tin là quan trọng. Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem cách giảm/nén kích thước tệp Excel . Có nhiều phương pháp để làm điều đó. Chúng tôi sẽ chọn các tùy chọn tốt nhất tại đây.

Trong phân tích của mình, chúng tôi sử dụng dữ liệu mẫu về doanh số bán hàng của siêu cửa hàng. Mẫu được tải xuống từ liên kết này //community.tableau.com/docs/DOC-1236.

Kích thước tệp gốc của mẫu này là 3.191 KB .

3 phương pháp hàng đầu để giảm/nén kích thước tệp Excel lớn

Trong phần này, chúng ta sẽ thảo luận về 3 phương pháp đã được chứng minh để giảm/nén kích thước tệp Excel lớn. Hãy kiểm tra chúng ngay bây giờ!

1. Xóa dữ liệu để giảm kích thước tệp

Có một số trường hợp bạn không có lựa chọn nào khác ngoài việc xóa dữ liệu hoặc định dạng. Sau đây, chúng ta sẽ thảo luận về chúng.

1.1. Xóa/Xóa ô trống trong Excel

Sau khi bạn hoàn thành một tác vụ trong sổ làm việc Excel, có rất nhiều ô không sử dụng và không có ích gì trong sổ làm việc của bạn. Đôi khi bạn vô tình thực hiện một số định dạng trong các ô không sử dụng này, điều này thực sự làm tăng kích thước tệp của bạn. Việc xóa định dạng khỏi các ô trống này sẽ làm giảm kích thước tệp của bạn.

• Nếu bạn muốn chọn toàn bộ ô trống, chỉ cần nhấp đồng thời CTRL+Shift+ ↓+ → .Các dấu mũi tên cho biết nơi bạn muốn đặt lệnh.

• Sau khi chọn các ô trống, Trong tab Trang chủ trên tùy chọn Xóa nhấn Xóa tất cả. Thao tác này sẽ xóa các ô .

Có một cách khác để thực hiện việc đó.

• Trên tab Trang chủ , Nhấn Tìm & Chọn rồi nhấn Đi tới Đặc biệt.

• Nó sẽ mở hộp thoại Chuyển đến Đặc biệt. Trên ô đó, đánh dấu vào Khoảng trống và nhấn OK. Thao tác này sẽ tự động tìm các vùng trống trong sổ làm việc Excel của bạn. Sau đó, xóa các ô trống như chúng ta đã làm trước đó.

Đọc thêm: Cách giảm kích thước tệp Excel mà không cần xóa dữ liệu (9 Mẹo nhanh)

1.2. Kiểm tra và xóa các ô ẩn không cần thiết

Đôi khi các ô ẩn không cần thiết là lý do khiến tệp Excel lớn hơn. Bạn có thể vô tình làm ẩn một số hàng hoặc cột của bảng tính Excel mà bạn đang làm việc. Đột nhiên, bạn nhận ra rằng tệp của mình chứa một số thành phần ẩn mà bạn không yêu cầu. Tất cả những gì bạn có thể làm là bỏ ẩn các hàng và cột của trang tính Excel và xem bạn có cần chúng hay không. Nếu bạn không cần chúng, chỉ cần xóa tất cả.

Đọc thêm: Cách nén tệp Excel cho email (13 phương pháp nhanh )

2. Giảm kích thước tệp mà không cần xóa dữ liệu

Đôi khi, bạn không cần xóa dữ liệu tệphoặc định dạng để giảm kích thước của tệp Excel. Chỉ cần áp dụng một số kỹ thuật là bạn có thể giảm kích thước tệp.

2.1. Lưu tệp ở định dạng nhị phân Excel

Lưu tệp Excel từ định dạng ( .xlsx ) sang định dạng nhị phân Excel ( .xlsb ) giảm kích thước tệp của bạn khoảng 40% . Đây là cách dễ nhất và hiệu quả nhất để giảm kích thước tệp của bạn. Quy trình được đưa ra bên dưới.

• Trước hết, hãy lưu tệp Excel mẫu của bạn ở định dạng ( .xlsx ) trong một thư mục cụ thể.

• Sau đó, lưu cùng một tệp ở định dạng ( .xlsb ) vào cùng thư mục mà bạn đã lưu ( .xlsx trước đó) ) đã định dạng tệp.

• Bây giờ, hai tệp được lưu trong cùng một thư mục.
• Ở đây, chúng tôi sẽ kiểm tra tệp kích thước của tệp ( .xlsb ) và so sánh nó với định dạng ( .xlsx ) xem nó có bị giảm hay không.

Chúng ta có thể thấy tệp ( .xlsb ) chứa 1.666 KB trong đó tệp ( .xlsx ) chứa 3.191 KB . Vì vậy, kích thước tệp được giảm trên quy mô lớn.

Ưu và nhược điểm của Sổ làm việc nhị phân Excel

Trong khi lưu tệp ở định dạng (. xlsb ), bạn nên nhớ rằng, giống như mọi thứ, việc lưu sổ làm việc Excel ở định dạng nhị phân mang lại một số ưu và nhược điểm.

Ưu điểm

• Tệp nhị phân Excel sử dụng ít dung lượng hơn đáng kể trong khi tiết kiệm so với ( .xlsx )tệp.
• Tải dữ liệu nhị phân nhanh hơn so với phân tích cú pháp tệp văn bản ( .xml ) hoặc tệp ( .xlsx ).
• Macro, Mã VBA được hỗ trợ đầy đủ.

Nhược điểm

• Không cho phép sửa đổi Ribbon đối với ( .xlsb ) các định dạng. Bạn phải chuyển đổi ngược lại thành
• ( .xlsm )
• , thực hiện các thay đổi đối với Dải băng của bạn rồi quay lại ( .xlsb ).
• Không tương thích với Excel 2003 và các phiên bản trước đó.
• ( .xlsb ) là một định dạng tệp nhị phân, không giống như mở  ( .xml ), ( .xlsx ) và  ( .xlsm ). Do đó, bạn thường không thấy các tệp  ( .xlsb ) của mình hoạt động ở mọi nơi.

Vì vậy, hãy cẩn thận khi lưu tệp ở định dạng nhị phân. Chắc chắn bạn có thể làm điều này khi ưu điểm mà nó mang lại nhiều hơn nhược điểm.

Đọc thêm: Cách nén tệp Excel hơn 100 MB (7 cách hữu ích)

2.2. Kiểm tra định dạng có điều kiện

Trong Excel, Định dạng có điều kiện trực quan hóa dữ liệu và làm cho trang tính dễ hiểu hơn. Nhưng đôi khi chúng ta mắc lỗi khi áp dụng định dạng có điều kiện. Đôi khi, chúng tôi áp dụng định dạng cho toàn bộ trang tính hoặc toàn bộ nhóm hàng hoặc cột. Để giảm thiểu lỗi, chúng ta có thể chuyển đến Định dạng có điều kiện > Quản lý quy tắc và kiểm tra phạm vi ô của từng quy tắc. Một lần nữa nếu chúng ta bằng cách nào đó áp dụng định dạng có điều kiện trong sổ làm việc Excel và đột nhiên nhận ra rằng chúng ta không cầnrằng chúng ta có thể hoàn tác định dạng có điều kiện bằng cách xóa các quy tắc khỏi toàn bộ trang tính.

Đọc thêm: Cách xác định nguyên nhân khiến Excel lớn Kích thước tệp tin

2.3. Tối ưu hóa công thức Excel

Ngoài việc trực tiếp giảm kích thước tệp tin, chúng ta có thể tối ưu hóa công thức Excel để thực hiện phép tính nhanh hơn, từ đó giảm kích thước tệp tin. Có rất nhiều cách để làm điều đó.

2.3.1. Tránh sử dụng các công thức dễ bay hơi

Có bảy hàm dễ bay hơi trong Excel là RAND , NOW , TODAY , OFFSET , CELL , INDIRECT và INFO . Các công thức này được tính toán lại bất cứ khi nào có thay đổi trong tệp Excel. Nếu trang tính của bạn có nhiều công thức dễ thay đổi thì quá trình tính toán sẽ trở nên chậm chạp do đó kích thước tệp sẽ tăng lên. Vì vậy, các giải pháp rất đơn giản, chúng ta nên tránh sử dụng các công thức dễ bay hơi. Có một số lựa chọn thay thế cho các công thức dễ bay hơi. Chúng được đưa ra dưới đây

• Thay vì hàm OFFSET , chúng ta có thể sử dụng INDEX .
• Trong một trang tính INDEX có thể được sử dụng bằng cách sử dụng số cột chứ không phải chữ cái để thay thế các hàm INDIRECT .
• Không có sự thay thế nào cho NOW và TODAY chức năng. Nhưng mã VBA có thể được sử dụng để thay thế chúng.

Giống như chức năng Now , chúng ta có thể sử dụng-

5592

Đối với TODAY chức năng chúng ta có thểsử dụng

1567

• Các chức năng RAND không được yêu cầu hầu hết thời gian. Tuy nhiên, nếu chúng tôi yêu cầu một số ngẫu nhiên mới, chúng tôi có thể sử dụng hàm VBA để tạo số đó.

6762

• INFO và CELL không phải là công thức đặc biệt phổ biến. Chúng cung cấp thông tin trạng thái hệ thống, sổ làm việc và ô. Thay vì sử dụng chúng, chúng ta có thể sử dụng đường dẫn tệp hoặc số tham chiếu màu ô bằng cách sử dụng VBA .

2.3.2. Sử dụng Bảng tổng hợp hoặc Bảng Excel

Thay vì một loạt công thức, sử dụng Bảng tổng hợp hoặc bảng Excel là một cách hiệu quả để hiển thị kết quả của bạn

2.3.3. Tránh Tham chiếu Toàn bộ Hàng hoặc Cột

Hàm SUMIF hoặc VLOOKUP tìm kiếm dữ liệu trong toàn bộ cột hoặc hàng. Thay vì tham chiếu toàn bộ dữ liệu, chúng ta có thể chỉ tham chiếu một vài ô nếu cần. Thích-

Thay vì sử dụng = SUMIF (A: A, $C4, B: B)

Chúng ta có thể sử dụng = SUMIF (A1:A50, $C4, B1:B100)

Ở đây chúng tôi đang đề cập đến ô thứ nhất 50 của Cột A .

2.3.4. Tránh tính toán lặp lại

Giả sử bạn có một công thức chứa “ =$A$3+$B$3 ”, và bạn sao chép công thức đó vào 50 ô. Ở đây, tổng số tham chiếu ô là một trăm, mặc dù số lượng ô duy nhất chỉ là hai. Nhưng nếu C3 có công thức là =A3+B3 , và bạn muốn cập nhật những công thức đó trên 50 ô khác, chỉ cần tham chiếu đến ô C3 trong 50 ô đó, bạn thực sự có thể tạo số tham chiếu là 50, trong khi tham chiếu trước đó của bạn yêu cầu một trăm ô.

Đọc thêm: Cách Giảm Dung Lượng File Excel Với Pivot Table

2.4. Ra lệnh tính toán thủ công trong Excel

Điều này thực sự giúp bạn tính toán nhanh hơn trong Excel. Nhưng đôi khi trong các tệp Excel lớn, việc tính toán thủ công cũng có thể giúp bạn giảm kích thước tệp của mình.

2.5. Tùy chỉnh Bảng tổng hợp

Bảng tổng hợp được tạo để kiểm tra nhanh dữ liệu hoặc có được cái nhìn tổng quan. Các bảng tổng hợp này có thể tăng kích thước tệp của bạn nếu bạn không cần chúng nữa. Nếu không yêu cầu bảng tổng hợp trong các phép tính tiếp theo, bạn có thể thực hiện các bước sau.

• Không lưu dữ liệu nguồn cùng với tệp.
• Nhấp chuột phải trên Bảng tổng hợp rồi nhấp vào Tùy chọn bảng tổng hợp .
• Trên tab Dữ liệu , hãy xóa dấu kiểm khỏi ' Lưu dữ liệu nguồn bằng tệp '.

2.6. Giảm kích thước tệp Excel bằng ảnh

Đôi khi bạn thêm ảnh vào trang tính Excel, kích thước tệp Excel tự động tăng lên. Bạn có thể giảm kích thước của ảnh bên ngoài Excel hoặc trong Excel. Nếu bạn muốn thực hiện trong Excel, hãy chọn ảnh và nhấp chuột phải vào nút chuột, rồi chọn Kích cỡ và Thuộc tính .

A <1 Cửa sổ>Định dạng ảnh sẽ mở ra ở bên phảicủa trang tính Excel. Giờ đây, bạn có thể chọn chiều cao và chiều rộng của ảnh theo cách thủ công.

Bạn có thể thay đổi kích thước ảnh theo cách thủ công bên ngoài Excel. Có rất nhiều quy trình để thực hiện điều đó.

Đọc thêm: Cách giảm kích thước tệp Excel bằng ảnh (2 cách dễ dàng)

3. Giảm kích thước tệp Excel mà không cần mở

Không phải lúc nào cũng cần mở tệp hoặc xóa dữ liệu tệp. Excel cho phép bạn giảm kích thước tệp mà không cần mở tệp.

3.1. Định dạng tệp từ thuộc tính tệp

Sau khi thực hiện tất cả các tác vụ trong Excel, việc thu gọn kích thước của tệp Excel từ thuộc tính tệp sẽ dễ dàng hơn. Đây là một tính năng của cửa sổ và không liên quan trực tiếp đến Excel. Quy trình được đưa ra bên dưới.

• Nhấp chuột phải vào tệp.
• Chọn Thuộc tính.
• Tiếp theo Chọn nút Nâng cao.
• Cuối cùng , hãy chọn “nén nội dung để tiết kiệm dung lượng ổ đĩa” và nhấn OK.

Đọc thêm: Cách giảm kích thước tệp Excel mà không cần mở (với các bước đơn giản)

3.2. Nén tệp Excel thành ZIP/RAR

Nhiều tài liệu xử lý văn bản có thể được nén xuống 10 phần trăm kích thước ban đầu bằng cách sử dụng các công cụ nén khác nhau. Chia sẻ tệp bằng cách nén chúng là một cách thực hành tốt. Nó không chỉ làm giảm kích thước tệp mà còn giúp tệp an toàn khỏi vi-rút. Ở đây chúng tôi sẽ sử dụng WinRAR để nén tệp. Quy trình được đưa ra bên dưới.

• Nhấp chuột phải vào tệp của bạn.
• Nhấn Thêm vào kho lưu trữ .
• Một hộp thoại sẽ xuất hiện chọn RAR/ZIP làm Định dạng lưu trữ .

• Một hộp thoại sẽ xuất hiện để chọn RAR/ZIP làm Định dạng lưu trữ .

Đọc thêm: Cách Nén Tệp Excel thành Zip (2 Cách Thích hợp)

Kết luận

Hầu hết mọi người thấy dễ dàng chia sẻ các tệp có kích thước nhỏ. Như chúng ta có thể thấy có nhiều phương pháp để làm điều đó. Việc nén dung lượng file cũng giúp bạn dễ dàng tăng tốc tính toán trong excel. Chúng ta có thể sử dụng các kỹ thuật này một cách riêng biệt hoặc cùng nhau để giảm kích thước tệp của mình.