Үлкен файлды өңдеу өте маңызды, өйткені оны тасымалдауға көп уақыт кетеді. Үлкен файлды ашу тым көп уақытты алады. Үлкен файлдағы кез келген өзгерісті жаңарту үшін көп уақыт қажет. Сондықтан файл өлшемін азайту маңызды. Бұл мақалада біз Excel файлының өлшемін азайту/қысу жолын көреміз. Мұны істеудің көптеген әдістері бар. Біз осы жерден ең жақсы опцияларды таңдайтын боламыз.

Талдауымызда біз супермаркеттердегі сатылымдардың үлгі деректерін пайдаланамыз. Үлгі мына сілтемеден жүктеп алынды //community.tableau.com/docs/DOC-1236.

Бұл үлгінің бастапқы файл өлшемі 3,191 КБ .

Үлкен Excel файл өлшемін кішірейту/сығудың 3 негізгі әдісі

Бұл бөлімде біз үлкен Excel файл өлшемін кішірейту/сығудың 3 дәлелденген әдісін талқылаймыз. Оларды қазір тексеріп көрейік!

1. Файл өлшемін кішірейту үшін деректерді жою

Деректерді немесе пішімді жоюдан басқа опция болмайтын бірнеше жағдайлар бар. Мұнда біз оларды талқылаймыз.

1.1. Excel бағдарламасындағы бос ұяшықтарды жою/тазарту

Excel жұмыс кітабындағы тапсырманы орындағаннан кейін, жұмыс кітабында ешқандай пайдасы жоқ көптеген пайдаланылмаған ұяшықтар бар. Кейде сіз осы пайдаланылмаған ұяшықтарда кездейсоқ пішімдеу жасайсыз, бұл файл өлшемін шынымен арттырады. Осы бос ұяшықтардан пішімдеуді жою файл өлшемін азайтады.

• Егер бос ұяшықтарды толығымен таңдағыңыз келсе, жай ғана CTRL+Shift+ ↓+ → пернелерін басыңыз.Көрсеткі белгілер пәрменді қай жерде орналастырғыңыз келетінін көрсетеді.

• Бос ұяшықтарды таңдағаннан кейін Басты бет қойындысында Өшіру опция Барлығын өшіру түймесін басыңыз. Бұл ұяшықтарды тазартады .

Мұның басқа жолы бар.

• Үй қойындысында Табу & таңдап, Арнайыға өту түймесін басыңыз.

• Ол Арнайы өту диалогтық жолағы ашылады. Сол жолақта Бос орындар белгісін қойып, OK түймесін басыңыз. Бұл Excel жұмыс кітабының бос аймақтарын автоматты түрде табады. Осыдан кейін бос ұяшықтарды бұрынғыдай тазалаңыз.

Толығырақ оқу: Деректерді жоймай Excel файлының өлшемін қалай азайтуға болады (9 жылдам кеңес)

1.2. Қажет емес жасырын ұяшықтарды тексеру және жою

Кейде қажет емес жасырын ұяшықтар үлкен Excel файлдарының себебі болып табылады. Сіз жұмыс істеп жатқан Excel жұмыс парағының кейбір жолдарын немесе бағандарын кездейсоқ жасыруыңыз мүмкін. Кенеттен сіз файлыңызда сізге қажет емес кейбір жасырын элементтер бар екенін түсінесіз. Тек Excel жұмыс парағының жолдары мен бағандарын көрсету және олардың сізге қажет немесе қажет еместігін көру ғана мүмкін. Егер сізге қажет болмаса, олардың барлығын жойыңыз.

Толығырақ оқу: Электрондық пошта үшін Excel файлын сығу жолы (13 жылдам әдіс) )

2. Деректерді жоймай файл өлшемін кішірейту

Кейде файл деректерін жоюдың қажеті жоқнемесе Excel файлының өлшемін кішірейту үшін пішімдеу. Тек кейбір әдістерді қолдану файл өлшемін азайтуға мүмкіндік береді.

2.1. Файлды Excel екілік пішімінде сақтау

Excel файлын ( .xlsx ) пішімінен Excel екілік пішіміне ( .xlsb ) сақтау файл өлшемі шамамен 40% . Бұл файл өлшемін азайтудың ең оңай және тиімді жолы. Процедура төменде берілген.

• Ең алдымен үлгі Excel файлын ( .xlsx ) пішімінде белгілі бір қалтаға сақтаңыз.

• Содан кейін бұрынғы ( .xlsx ) сақтаған қалтаға бірдей файлды ( .xlsb ) пішімінде сақтаңыз. ) пішімделген файл.

• Енді екі файл бір каталогта сақталады.
• Мұнда біз файлды тексереміз. ( .xlsb ) файлының өлшемін анықтаңыз және оны ( .xlsx ) форматымен салыстырыңыз, ол кішірейді ме, жоқ па.

Біз ( .xlsb ) файлында 1,666 КБ барын көреміз, мұнда ( .xlsx ) файлында 3,191 КБ . Сонымен, файл өлшемі үлкен масштабта азаяды.

Excel Binary Workbook артықшылықтары мен кемшіліктері

Файлды (. xlsb ішінде сақтау кезінде. ) пішімінде бір нәрсені есте ұстаған жөн, бәрі сияқты Excel жұмыс кітабын екілік пішімде сақтау кейбір артықшылықтар мен кемшіліктерді әкеледі. Excel екілік файлы сақтау кезінде ( .xlsx ) қарағанда айтарлықтай аз орынды пайдаланады.файлдар.

Жағымсыз жақтары

• ( .xlsb үшін таспаны өзгертуге рұқсат етілмейді. ) пішімдері. Сіз қайта
• ( .xlsm )
• түріне түрлендіруіңіз керек, таспаны өзгертуіңіз керек, содан кейін ( .xlsb ) күйіне қайта оралуыңыз керек.
• Excel 2003 және алдыңғы нұсқаларымен үйлесімді емес.
• ( .xlsb ) ашық  ( .xml) сияқты екілік файл пішімі болып табылады. ), ( .xlsx ) және  ( .xlsm ) файлдары. Сондықтан  ( .xlsb ) файлдарды барлық жерде жиі көрмейсіз.

Сондықтан, файлды екілік пішімде сақтау кезінде абай болыңыз. Әрине, сіз мұны оның артықшылығы кемшіліктерден әлдеқайда көп болған кезде жасай аласыз.

Толығырақ оқу: Excel файлын 100 МБ-тан астам сығу жолы (7 пайдалы әдіс)

2.2. Шартты пішімдеуді тексеру

Excel бағдарламасында Шартты пішімдеу деректерді визуализациялайды және жұмыс парағын түсінуді жеңілдетеді. Бірақ кейде шартты пішімдеуді қолдану кезінде қателіктер жібереміз. Кейде пішімдеуді бүкіл параққа немесе жолдар мен бағандардың бүкіл тобына қолданамыз. Қатені азайту үшін Шартты пішімдеу > Ережелерді басқарыңыз және ережелердің әрқайсысының ұяшықтар ауқымын тексеріңіз. Егер біз Excel жұмыс кітабында шартты пішімдеуді қолдансақ және кенеттен бізге қажет емес екенін түсінсекбарлық жұмыс парағынан ережелерді тазалау арқылы шартты пішімдеуді болдырмауға болады.

Толығырақ оқу: Үлкен Excel файлының себебін қалай анықтауға болады Файл өлшемі

2.3. Excel формулаларын оңтайландыру

Файл өлшемін тікелей азайтудан басқа, Excel формулаларын оңтайландыруға болады, осылайша есептеуді жылдам орындауға, осылайша файл өлшемін азайтуға болады. Мұны істеудің көптеген жолдары бар.

2.3.1. Тұрақты формулаларды пайдаланбаңыз

Excel бағдарламасында жеті өзгермелі функция бар, олар RAND , NOW , DAY , OFFSET , ҰЯШЫҚ , ЖАМА және АҚПАРАТ . Бұл формулалар Excel файлында өзгеріс болған сайын қайта есептеледі. Егер жұмыс парағында ұшпа формулалар көп болса, есептеулер баяу болады, сондықтан файл өлшемі ұлғаяды. Мәселен, шешімдер қарапайым, біз ұшпа формулаларды пайдаланудан аулақ болуымыз керек. Ұшқыш формулалардың кейбір баламалары бар. Олар төменде берілген

• OFFSET функциясының орнына INDEX пайдалана аламыз.
• Жұмыс парағында INDEX функциясын ЖАНА функцияларын ауыстыру үшін әріптерді емес, баған нөмірлерін пайдалану арқылы пайдалануға болады.
• NOW және DAY үшін балама жоқ. функциялары. Бірақ оларды ауыстыру үшін VBA кодын пайдалануға болады.

Now функциялары сияқты, біз-

2470

<1 үшін пайдалана аламыз>TODAY функцияларын орындай аламызuse

6180

• RAND функциялары көп уақыт қажет емес. Дегенмен, жаңа кездейсоқ сан қажет болса, оны жасау үшін VBA функциясын пайдалана аламыз.

3765

• INFO және CELL әсіресе кең таралған формулалар емес. Олар жүйені, жұмыс кітабын және ұяшық күйі туралы ақпаратты береді. Оларды пайдаланудың орнына біз VBA арқылы файл жолын немесе ұяшық түсінің анықтамалық нөмірін пайдалана аламыз.

2.3.2. Жиынтық кестелерді немесе Excel кестелерін пайдалану

Жиынтық кестелерді немесе Excel кестелерін пайдаланатын формулалар қатарының орнына нәтижені көрсетудің тиімді жолы

2.3.3. Бүкіл жолдарға немесе бағандарға сілтеме жасаудан аулақ болыңыз

SUMIF немесе VLOOKUP функциялары бүкіл бағандар немесе жолдардағы деректерді іздейді. Толық деректерге сілтеме жасаудың орнына, қажет болса, біз тек бірнеше ұяшыққа сілтеме жасай аламыз. Like-

= SUMIF (A: A, $C4, B: B) пайдаланудың орнына

Біз = SUMIF (A1:A50, $C4, B1:B100)

Бұл жерде біз A бағанының 1-ші 50 ұяшықтарын айтып отырмыз.

2.3.4. Қайталанатын есептеулерді болдырмаңыз

Сізде « =$A$3+$B$3 » бар формула бар делік және сіз бұл формуланы елу ұяшыққа көшірдіңіз. Мұнда ұяшық сілтемелерінің жалпы саны бірегей ұяшықтардың саны екі болғанына қарамастан, жүзді құрайды. Бірақ егер C3 формуласы =A3+B3 болса және оларды ұяшыққа сілтеме жасау арқылы 50 басқа ұяшықта жаңартқыңыз келсеОсы 50 ұяшықта C3 сіз 50-ге сілтеме санын жасай аласыз, ал алдыңғы сілтеме үшін жүз ұяшық қажет болды.

Толығырақ оқу: Қалай істеу керек Жиынтық кесте көмегімен Excel файл өлшемін кішірейту

2.4. Excel бағдарламасында қолмен есептеуді басқару

Бұл Excel бағдарламасында жылдамырақ есептеуге көмектеседі. Бірақ кейде үлкен Excel файлдарында қолмен есептеулер файл өлшемін азайтуға да көмектеседі.

2.5. Жиынтық кестелерді теңшеу

Жиынтық кестелер деректерді жылдам тексеру немесе жалпы шолу алу үшін жасалған. Бұл жиынтық кестелер қажет болмаса, файл өлшемін үлкейтуі мүмкін. Келесі есептеулеріңізде жиынтық кестелер қажет болмаса, келесі қадамдарды орындауға болады.

• Файлмен бастапқы деректерді сақтамаңыз.
• Тінтуірдің оң жақ түймешігімен басыңыз. жиынтық кестеде, содан кейін Жиынтық кесте опциялары түймесін басыңыз.
• Деректер қойындысында ' Бастапқы деректерді файлмен сақтау белгішесін алып тастаңыз. '.

2.6. Суреттермен Excel файл өлшемін кішірейту

Кейде Excel жұмыс парағына суреттерді қосқанда Excel файлының өлшемі автоматты түрде үлкейеді. Суреттің өлшемін Excel бағдарламасынан тыс немесе Excel ішінде азайтуға болады. Егер мұны Excel бағдарламасында орындағыңыз келсе, суретті таңдап, тінтуірдің оң жақ түймешігімен нұқыңыз және Өлшем және сипаттар тармағын таңдаңыз.

A <1 Оң жақта>Пішім сурет терезесі ашыладыExcel жұмыс парағы. Енді суреттің биіктігі мен енін қолмен таңдауға болады.

Сурет өлшемін Excel бағдарламасынан тыс қолмен өзгертуге болады. Мұны істеу үшін көптеген процедуралар бар.

Толығырақ оқу: Суреттер арқылы Excel файлының өлшемін қалай азайтуға болады (2 оңай әдіс)

3. Excel файлының өлшемін ашпай-ақ кішірейту

Файлды ашу немесе файл деректерін жою әрқашан қажет емес. Excel бағдарламасы тіпті файлды ашпай-ақ файл өлшемін азайтуға мүмкіндік береді.

3.1. Файлды файл сипаттарынан пішімдеу

Excel бағдарламасындағы барлық тапсырмаларды орындағаннан кейін Excel файлының өлшемін файл сипаттарынан ықшамдау оңайырақ. Бұл Windows мүмкіндігі және Excel бағдарламасына тікелей қатысы жоқ. Процедура төменде берілген.

• Файлды тінтуірдің оң жақ түймешігімен басыңыз.
• Сипаттар тармағын таңдаңыз.
• Келесі "Қосымша" түймесін таңдаңыз.
• Соңында , “диск кеңістігін сақтау үшін мазмұнды қысу” опциясын таңдап, OK түймесін басыңыз.

Толығырақ оқу: Excel файлының өлшемін ашпай-ақ қалай азайтуға болады (оңай қадамдармен)

3.2. Excel файлын ZIP/RAR форматына қысыңыз

Көптеген сөздерді өңдеу құжаттарын әртүрлі қысылған құралдарды қолдану арқылы бастапқы өлшемінің 10 пайызына дейін сығуға болады. Файлдарды қысу арқылы ортақ пайдалану жақсы тәжірибе. Бұл файл өлшемін азайтып қана қоймайды, сонымен қатар файлды вирустардан қорғайды. Мұнда біз файлды қысу үшін WinRAR қолданамыз. Процедура төменде берілген.

• Файлды тінтуірдің оң жақ түймешігімен нұқыңыз.
• Мұрағатқа қосу түймесін басыңыз.
• Диалогтық терезе шығады. дейін RAR/ZIP Архив пішімі ретінде таңдаңыз.

• Диалогтық терезе шығады RAR/ZIP Архив пішімі ретінде таңдау үшін.

Толығырақ оқу: Excel файлын ZIP файлына сығу жолы (2 қолайлы жол)

Қорытынды

Көп адамдар шағын өлшемді файлдарды ортақ пайдалануды оңай деп санайды. Көріп отырғанымыздай, мұны істеудің көптеген әдістері бар. Файл өлшемін қысу сонымен қатар Excel есебін жылдамдатуды жеңілдетеді. Файл өлшемін азайту үшін біз бұл әдістерді бөлек немесе бірге пайдалана аламыз.