A nagyméretű fájlok kezelése fontos, mivel az átvitelük rengeteg időt vesz igénybe. Egy nagyméretű fájl megnyitása túl sok időt vesz igénybe. Egy nagyméretű fájlban bármilyen változás frissítése hosszú időt vesz igénybe. Ezért fontos a fájlméret csökkentése. Ebben a cikkben a következőket fogjuk látni. hogyan lehet csökkenteni / tömöríteni az Excel fájl méretét Erre számos módszer létezik, mi pedig itt a legjobb lehetőségeket fogjuk kiválasztani.

Elemzésünkben a szupermarketek eladásaira vonatkozó mintaadatokat használjuk. A mintát erről a linkről //community.tableau.com/docs/DOC-1236 töltöttük le.

A minta eredeti fájlmérete 3,191 KB .

3 felső módszer a nagy Excel-fájlok méretének csökkentésére / tömörítésére

Ebben a részben 3 bevált módszert tárgyalunk a nagy Excel-fájlok méretének csökkentésére/tömörítésére. Nézzük meg őket most!

1. Adatok törlése a fájl méretének csökkentése érdekében

Számos olyan eset van, amikor nincs más lehetősége, mint az adatok törlése vagy a formázás. Az alábbiakban ezeket tárgyaljuk.

1.1. Üres cellák törlése/törlése az Excelben

Miután befejezett egy feladatot az Excel munkafüzetben, sok olyan nem használt cella van, amelyeknek nincs haszna a munkafüzetben. Néha véletlenül formázást végez ezekben a nem használt cellákban, ami valójában növeli a fájl méretét. A formázás eltávolítása ezekből az üres cellákból csökkenti a fájl méretét.

• Ha a teljes üres cellát szeretné kijelölni, kattintson a CTRL+Shift+ ↓+ → A nyilak jelzik, hogy hová szeretné helyezni a parancsot.

• Az üres cellák kijelölése után a Home fülön a Tiszta opció megnyomása Mindent törölni. Ez megtisztítja a sejteket .

Ennek van egy másik módja is.

• A Home lap, Nyomja meg a Keresés & kiválasztás majd nyomja meg a Tovább a különlegességhez.

• Megnyitja Go To Special párbeszédpanelen. Ezen a dobozon jelölje be a Vaktöltények és nyomja meg a RENDBEN. Ez automatikusan megtalálja az Excel munkafüzet üres területeit. Ezután törölje az üres cellákat, ahogy korábban tettük.

Bővebben: Hogyan csökkentheti az Excel-fájl méretét az adatok törlése nélkül (9 gyors tipp)

1.2. A felesleges rejtett cellák ellenőrzése és törlése

Néha a feleslegesen elrejtett cellák az okai a nagyobb Excel-fájloknak. Előfordulhat, hogy véletlenül elrejt néhány sort vagy oszlopot az Excel-munkalapon, amelyen dolgozik. Hirtelen rájön, hogy a fájlja tartalmaz néhány olyan rejtett elemet, amelyre nincs szüksége. Csak annyit tehet, hogy feloldja az Excel-munkalap sorainak és oszlopainak elrejtését, és megnézi, hogy szüksége van-e rájuk vagy sem. Ha nincs rájuk szüksége, csak törölje őket.minden.

Bővebben: Hogyan tömörítsük az Excel fájlt e-mailben (13 gyors módszer)

2. Fájlméret csökkentése adatok törlése nélkül

Néha nincs szükség a fájl adatainak vagy formázásának törlésére az Excel-fájl méretének csökkentéséhez. Néhány technika alkalmazásával csökkentheti a fájl méretét.

2.1. Fájl mentése Excel bináris formátumban

Az Excel fájl mentése a ( .xlsx ) formátumot Excel bináris formátumba ( .xlsb ) csökkenti a fájl méretét körülbelül 40% Ez a legegyszerűbb és leghatékonyabb módja a fájlméret csökkentésének. Az alábbiakban ismertetjük az eljárást.

• Először is mentse el a minta Excel fájlt a ( .xlsx ) formátumban egy adott mappában.

• Ezután mentsük el ugyanazt a fájlt a ( .xlsb ) formátumban ugyanabba a mappába, ahová az előző ( .xlsx ) formázott fájl.

• Most a két fájl ugyanabba a könyvtárba van mentve.
• Itt ellenőrizzük a fájl méretét a ( .xlsb ) fájlt, és hasonlítsa össze a ( .xlsx ) formátumban, akár csökkentett, akár nem.

Láthatjuk a ( .xlsb ) fájl tartalmazza 1,666 KB ahol a ( .xlsx ) fájl tartalmazza 3,191 KB Így a fájl mérete nagymértékben csökken.

Excel bináris munkafüzet előnyei és hátrányai

A fájl mentése során a (. xlsb ) formátumban, egy dolgot érdemes szem előtt tartani: mint minden, az Excel-munkafüzet bináris formátumban történő mentése is rendelkezik előnyökkel és hátrányokkal.

Előnyök

• Az Excel bináris fájl észrevehetően kevesebb helyet használ a mentés során, mint a ( .xlsx ) fájlok.
• A bináris adatok betöltése gyorsabb, mint a szöveg elemzése ( .xml ) fájlok vagy ( .xlsx ) fájlok.
• Makrók, VBA kód teljes mértékben támogatott.

Hátrányok

• A szalag módosítása nem engedélyezett a ( .xlsb ) formátumokat. Vissza kell konvertálnia a
• ( .xlsm )
• , végezze el a szalag módosításait, majd térjen vissza a ( .xlsb ).
• Nem kompatibilis a következőkkel Excel 2003 és korábbi verziók.
• ( .xlsb ) egy bináris fájlformátum, ellentétben az open ( .xml ), ( .xlsx ), és ( .xlsm ) fájlokat. Ezért gyakran nem fogja látni a ( .xlsb ) fájlok mindenhol működnek.

Legyen tehát óvatos, amikor bináris formátumban ment egy fájlt. Biztosan megteheti ezt, ha az előnye sokkal nagyobb, mint a hátrányai.

Bővebben: Hogyan tömörítsük az Excel-fájlt több mint 100MB (7 hasznos módja)

2.2. A feltételes formázás ellenőrzése

Excelben, Feltételes formázás vizualizálja az adatokat, és könnyebben érthetővé teszi a munkalapot. De néha hibákat követünk el a feltételes formázás alkalmazása során. Néha egy egész lapra vagy egy egész sor- vagy oszlopcsoportra alkalmazzuk a formázást. A hiba minimalizálása érdekében mehetünk a Feltételes formázás> Szabályok kezelése és ellenőrizze az egyes szabályok cellatartományát. Ismétlem, ha valahogyan feltételes formázást alkalmazunk az Excel munkafüzetben, és hirtelen rájövünk, hogy erre nincs szükségünk, a szabályok törlésével az egész munkalapról visszavonhatjuk a feltételes formázást.

Bővebben: Hogyan határozzuk meg, hogy mi okozza a nagy Excel-fájlméretet

2.3. Az Excel képletek optimalizálása

A fájlméret közvetlen csökkentése mellett optimalizálhatjuk az Excel képleteket, hogy a számítás gyorsabban elvégezhető legyen, így a fájlméret is csökkenthető. Erre nagyon sok lehetőség van.

2.3.1. Kerülje az illékony formulák használatát

Az Excelben hét illékony függvény létezik, amelyek a következők RAND , MOST , TODAY , OFFSET , CELL , INDIREKT , és INFO Ezek a képletek újraszámításra kerülnek, amikor az Excel fájlban változás történik. Ha a munkalap sok illékony képletet tartalmaz, akkor a számítások lassúvá válnak, így a fájl mérete is megnő. A megoldás tehát egyszerű, kerülni kell az illékony képletek használatát. Az illékony képleteknek van néhány alternatívája. Ezek az alábbiakban találhatók.

• Ahelyett, hogy a OFFSET függvényt használhatjuk INDEX .
• Egy munkalapon belül INDEX funkciót úgy lehet használni, hogy a betűk helyett oszlopszámokat használunk a INDIREKT funkciók.
• Nincs alternatíva a MOST és TODAY funkciók. VBA kódot lehet használni a helyettesítésükre.

Mint a Most függvények, használhatjuk-

 Private Sub Workbook_Open () Range("A1"). Value = Time End Sub 

A oldalon. TODAY függvényeket használhatunk

 Private Sub Workbook_Open () Range("A1"). Value = Date End Sub 

• A RAND függvényekre az esetek többségében nincs szükség. Ha azonban új véletlen számra van szükségünk, akkor használhatjuk a VBA függvényt, hogy létrehozza azt.

 Private Sub Workbook_Open () Range("A1"). Value = Rnd () End Sub 

• INFO és CELL nem különösebben gyakori képletek. Ezek a rendszer, a munkafüzet és a cella állapotára vonatkozó információkat szolgáltatnak. Ezek helyett használhatjuk a fájl elérési útvonalát vagy a cella színének hivatkozási számát a következővel VBA .

2.3.2. Pivot táblázatok vagy Excel táblázatok használata

A képletek sorozata helyett a Pivot táblázatok vagy Excel táblázatok használata hatékony módja az eredmény megjelenítésének.

2.3.3. Kerülje az egész sorokra vagy oszlopokra való hivatkozást.

A SUMIF vagy VLOOKUP függvények a teljes oszlopokban vagy sorokban keresnek adatokat. Ahelyett, hogy a teljes adatra hivatkoznánk, szükség esetén csak néhány cellára hivatkozhatunk. Mint-

Ahelyett, hogy a = SUMIF (A: A, $C4, B: B)

Használhatjuk a = SUMIF (A1:A50, $C4, B1:B100)

Itt az 1. 50 oszlop cellái A .

2.3.4. Az ismételt számítások elkerülése

Tegyük fel, hogy van egy képletünk, amely tartalmazza a " =$A$3+$B$3 ", és ezt a képletet ötven cellába másolja. Itt a cellahivatkozások száma összesen száz, annak ellenére, hogy az egyedi cellák száma csak kettő. De ha a C3 képlete a következő =A3+B3 , és 50 másik cellában is frissíteni szeretné azokat, csak a cellára való hivatkozással. C3 ebben az 50 cellában ténylegesen 50-re tudod a hivatkozások számát, míg a korábbi hivatkozásod száz cellát igényelt.

Bővebben: Hogyan csökkenthető az Excel-fájl mérete a Pivot táblázattal?

2.4. Az Excel kézi számítás parancsai

Ez valóban segít gyorsabban számolni az Excelben. De néha a nagy Excel-fájloknál a kézi számítások elvégzése is segíthet a fájl méretének csökkentésében.

2.5. Pivot táblázatok testreszabása

Pivot táblázatok az adatok gyors ellenőrzésére vagy áttekintés szerzésére jönnek létre. Ezek a pivot táblázatok növelhetik a fájl méretét, ha már nincs rájuk szüksége. Ha a következő számításokban nincs szüksége a pivot táblázatokra, akkor a következő lépéseket teheti meg.

• Ne mentse a forrásadatokat a fájlhoz.
• Kattintson a jobb gombbal a Pivot táblára, majd kattintson a Pivot táblázat beállításai .
• A Adatok lapon a pipa eltávolítása a ' Forrásadatok mentése fájlban '.

2.6. Az Excel-fájl méretének csökkentése képekkel

Néha, amikor képeket ad hozzá egy Excel munkalaphoz, az Excel fájlmérete automatikusan megnő. A kép méretét csökkentheti az Excelen kívül vagy az Excelen belül. Ha az Excelen belül szeretné ezt megtenni, jelölje ki a képet, majd kattintson az egér jobb gombjával, és válassza a következő lehetőséget: "A kép mérete". Méret és tulajdonságok .

A Formátum Kép ablak fog megnyílni az Excel munkalap jobb oldalán. Most kézzel kiválaszthatja a kép magasságát és szélességét.

A kép méretét kézzel is átméretezheti az Excelen kívül. Erre nagyon sok eljárás létezik.

Bővebben: Hogyan csökkentheti az Excel-fájlok méretét képekkel (2 egyszerű módja)

3. Az Excel-fájl méretének csökkentése megnyitás nélkül

Nem mindig szükséges megnyitni a fájlt vagy törölni a fájl adatait. Az Excel lehetővé teszi a fájl méretének csökkentését anélkül, hogy a fájlt meg kellene nyitnia.

3.1. Fájl formázása a fájl tulajdonságaiból

Miután minden feladatot elvégeztünk az Excelben, egyszerűbb az Excel fájl méretének tömörítése a fájl tulajdonságaiból. Ez egy windowsos funkció, és nem közvetlenül az Excelhez kapcsolódik. Az alábbiakban az eljárást adjuk meg.

• Kattintson a jobb gombbal a fájlra.
• Válassza a Tulajdonságok menüpontot.
• Következő Válassza a Speciális gombot.
• Végül válassza a "tartalom tömörítése a lemezterület megtakarítása érdekében" lehetőséget, majd nyomja meg az OK gombot.

Bővebben: Hogyan csökkentheti az Excel-fájl méretét megnyitás nélkül (egyszerű lépésekkel)

3.2. Excel fájl tömörítése ZIP / RAR-ba

Sok szófeldolgozó dokumentumot különböző tömörítő eszközökkel az eredeti méretük 10 százalékára lehet tömöríteni. Jó gyakorlat a fájlok megosztása tömörítéssel. Ez nem csak a fájl méretét csökkenti, hanem a vírusoktól is védetté teszi a fájlt. Itt a következő eszközöket fogjuk használni WinRAR Az alábbiakban ismertetjük az eljárást.

• Kattintson a jobb gombbal a fájlra.
• Sajtó Hozzáadás az archívumhoz .
• Megjelenik egy párbeszédpanel, ahol kiválaszthatja RAR/ZIP mint Archívum formátum .

• Megjelenik egy párbeszédpanel, ahol kiválaszthatja RAR/ZIP mint Archívum formátum .

Bővebben: Hogyan tömörítsük az Excel fájlt Zip-be (2 megfelelő mód)

Következtetés

A legtöbb ember számára könnyű a kis méretű fájlok megosztása. Mint látjuk, erre számos módszer létezik. A fájlméret tömörítése az excel számítás felgyorsítását is megkönnyíti. Ezeket a technikákat külön-külön vagy együttesen is használhatjuk a fájlméret csökkentésére.