Katta fayl bilan ishlash juda muhim, chunki uni uzatish juda katta vaqtni oladi. Katta faylni ochish juda ko'p vaqtni oladi. Katta fayldagi har qanday o'zgarishlarni yangilash uzoq vaqt talab etadi. Shunday qilib, fayl hajmini kamaytirish muhim ahamiyatga ega. Ushbu maqolada biz Excel fayl hajmini qanday kamaytirish/siqishni ko'rib chiqamiz. Buni amalga oshirishning ko'plab usullari mavjud. Biz bu yerda eng yaxshi variantlarni tanlaymiz.

Tahlilimizda biz doʻkonlardagi sotuvlarning namunaviy maʼlumotlaridan foydalanamiz. Namuna ushbu havoladan yuklab olingan //community.tableau.com/docs/DOC-1236.

Ushbu namunaning asl fayl hajmi 3,191 KB .

Katta Excel fayl hajmini kamaytirish/siqishning 3 ta eng yaxshi usullari

Ushbu bo'limda biz katta Excel fayl hajmini kamaytirish/siqishning 3 ta isbotlangan usulini muhokama qilamiz. Keling, ularni hozir tekshirib ko'ramiz!

1. Fayl hajmini kamaytirish uchun ma'lumotlarni o'chirish

Ma'lumot yoki formatni o'chirishdan boshqa imkoniyatingiz bo'lmagan bir qancha holatlar mavjud. Bu erda biz ularni muhokama qilamiz.

1.1. Excelda bo'sh kataklarni o'chirish/tozalash

Excel ish daftaridagi vazifani bajarganingizdan so'ng, ish daftaringizda hech qanday foydali bo'lmagan juda ko'p foydalanilmagan hujayralar mavjud. Ba'zan siz tasodifan ushbu foydalanilmagan hujayralarda ba'zi formatlashni amalga oshirasiz, bu sizning fayl hajmini oshiradi. Ushbu bo'sh kataklardan formatlashni olib tashlash fayl hajmini kamaytiradi.

• Agar siz butun bo'sh katakchalarni tanlamoqchi bo'lsangiz, CTRL+Shift+ ↓+ → tugmalarini birga bosing.O'q belgilari buyruqni qaerga qo'ymoqchi ekanligingizni ko'rsatadi.

• Bo'sh katakchalarni tanlagandan so'ng, Uy yorlig'ida O'chirish opsiyani bosing Hammasini tozalash. Bu hujayralarni tozalaydi .

Buni qilishning yana bir usuli bor.

• Uy yorlig'ida Top & ni tanlang va keyin Maxsusga o'tish-ni bosing.

• U Maxsus o'tish muloqot oynasi ochiladi. O'sha katakdagi Bo'sh joylar ga belgi qo'ying va OK tugmasini bosing. Bu avtomatik ravishda Excel ish kitobingizning bo'sh joylarini topadi. Shundan so'ng, avvalgidek bo'sh kataklarni tozalang.

Batafsil o'qing: Ma'lumotlarni o'chirmasdan Excel fayl hajmini qanday kamaytirish mumkin (9 ta tezkor maslahat)

1.2. Keraksiz yashirin yacheykalarni tekshirish va o'chirish

Ba'zan keraksiz yashirin katakchalar katta hajmdagi Excel fayllariga sabab bo'ladi. Siz ishlayotgan Excel ish varag'ining ba'zi satrlari yoki ustunlarini tasodifan yashirishingiz mumkin. To'satdan siz faylingizda sizga kerak bo'lmagan yashirin elementlar mavjudligini tushunasiz. Siz qilishingiz mumkin bo'lgan yagona narsa - Excel ish varag'ining satrlari va ustunlarini ko'rsatish va sizga kerak yoki yo'qligini bilish. Agar sizga kerak bo'lmasa, hammasini o'chirib tashlang.

Batafsil o'qing: E-pochta uchun Excel faylini qanday siqish mumkin (13 ta tezkor usul). )

2. Ma'lumotlarni o'chirmasdan fayl hajmini kamaytirish

Ba'zida fayl ma'lumotlarini o'chirish shart emasyoki Excel fayli hajmini kamaytirish uchun formatlash. Faqat ba'zi usullarni qo'llash fayl hajmini kamaytirish imkonini beradi.

2.1. Faylni Excel ikkilik formatida saqlash

Excel faylini ( .xlsx ) formatidan Excel ikkilik formatiga ( .xlsb ) saqlash faylingiz hajmi taxminan 40% ga. Bu fayl hajmini kamaytirishning eng oson va samarali usuli. Jarayon quyida keltirilgan.

• Avvalo, namunaviy Excel faylingizni ( .xlsx ) formatda ma'lum bir jildga saqlang.

• Keyin, xuddi shu faylni ( .xlsb ) formatida oldingi ( .xlsx ) saqlagan papkaga saqlang. ) formatlangan fayl.

• Endi ikkita fayl bitta katalogda saqlanadi.
• Bu yerda faylni tekshiramiz. ( .xlsb ) faylining hajmini aniqlang va uni ( .xlsx ) formati bilan kichraytirilganmi yoki yo'qmi, solishtiring.

Biz ( .xlsb ) faylida 1,666 KB borligini ko'rishimiz mumkin, bunda ( .xlsx ) faylida 3,191 KB . Shunday qilib, fayl hajmi katta miqyosda kichraytiriladi.

Excel Binary Workbook afzalliklari va kamchiliklari

Faylni (. xlsb da saqlashda) ) formatida, shuni yodda tutish kerakki, har bir narsa kabi, Excel ish kitobini ikkilik formatda saqlash ham ba'zi ijobiy va salbiy tomonlarga ega.

Ijobiy tomonlar

• Excel ikkilik fayli saqlash vaqtida ( .xlsx )ga qaraganda sezilarli darajada kamroq joy ishlatadi.fayllar.
• Ikkilik ma'lumotlarni yuklash matn ( .xml ) yoki ( .xlsx ) fayllarni tahlil qilishdan tezroq.
• Makrolar, VBA kodi toʻliq qoʻllab-quvvatlanadi.

Kamchiliklari

• ( .xlsb uchun tasmani oʻzgartirishga ruxsat berilmaydi. ) formatlari. Siz yana
• ( .xlsm )
• ga aylantirishingiz, lentani oʻzgartirishingiz va keyin ( .xlsb ) ga qaytishingiz kerak.
• Excel 2003 va oldingi versiyalar bilan mos kelmaydi.
• ( .xlsb ) ochiq  ( .xml) dan farqli ravishda ikkilik fayl formatidir. ), ( .xlsx ) va  ( .xlsm ) fayllari. Shuning uchun siz ko'pincha  ( .xlsb ) fayllaringizni hamma joyda ham ko'rmaysiz.

Shuning uchun faylni ikkilik formatda saqlashda ehtiyot bo'ling. Albatta, buning foydasi kamchiliklardan ko'ra ko'proq bo'lsa, buni amalga oshirishingiz mumkin.

Batafsil o'qing: 100MB dan ortiq Excel faylini qanday siqish mumkin (7 foydali usul)

2.2. Shartli formatlashni tekshirish

Excelda Shartli formatlash ma'lumotlarni vizual tarzda ko'rsatadi va ishchi varaqni tushunishni osonlashtiradi. Lekin ba'zida shartli formatlashni qo'llashda xatolarga yo'l qo'yamiz. Ba'zan biz butun varaq yoki butun qatorlar yoki ustunlar guruhiga formatlashni qo'llaymiz. Xatoni minimallashtirish uchun biz Shartli formatlash > Qoidalarni boshqarish va qoidalarning har birining katakcha diapazonini tekshiring. Agar biz Excel ish kitobida qandaydir tarzda shartli formatlashni qo'llasak va birdan bizga kerak emasligini tushunsakBiz butun ishchi varaqdan qoidalarni tozalash orqali shartli formatlashni bekor qilishimiz mumkin.

Batafsil o'qing: Katta Excelga nima sabab bo'layotganini qanday aniqlash mumkin Fayl hajmi

2.3. Excel formulalarini optimallashtirish

Fayl hajmini to'g'ridan-to'g'ri kamaytirishdan tashqari, biz Excel formulalarini optimallashtirishimiz mumkin, shunda hisob tezroq amalga oshiriladi, shuning uchun fayl hajmini kamaytirish mumkin. Buning uchun juda ko'p usullar mavjud.

2.3.1. O'zgaruvchan formulalardan foydalanishdan saqlaning

Excelda ettita o'zgaruvchan funksiya mavjud, ular RAND , HOZIR , TODAY , OFFSET , HUYAYA , BILOSHIY va MA'LUMOT . Ushbu formulalar Excel faylida o'zgarishlar bo'lganda qayta hisoblab chiqiladi. Agar sizning ishchi varaqingizda juda ko'p o'zgaruvchan formulalar bo'lsa, hisob-kitoblar sekinlashadi, shuning uchun fayl hajmi ortadi. Shunday qilib, echimlar oddiy, biz uchuvchan formulalardan qochishimiz kerak. Uchuvchi formulalarga ba'zi alternativalar mavjud. Ular quyida berilgan

• OFFSET funktsiyasi o'rniga biz INDEX dan foydalanishimiz mumkin.
• Ish varaqida INDEX funktsiyasidan BEVO'LOV funksiyalarini almashtirish uchun harflar o'rniga ustun raqamlaridan foydalanish mumkin.
• HOZIR va BUGUN uchun alternativa yo'q. funktsiyalari. Lekin VBA kodi ularni almashtirish uchun ishlatilishi mumkin.

Now funktsiyalari kabi, biz foydalanishimiz mumkin-

1240

<1 uchun>TODAY funksiyalarini biz qila olamizuse

4541

• RAND funktsiyalari ko'pincha talab qilinmaydi. Ammo, agar biz yangi tasodifiy sonni talab qilsak, uni yaratish uchun VBA funksiyasidan foydalanishimiz mumkin.

9246

• INFO va CELL juda keng tarqalgan formulalar emas. Ular tizim, ish kitobi va hujayra holati haqida ma'lumot beradi. Ulardan foydalanish o'rniga biz VBA yordamida fayl yo'lini yoki hujayra rangining mos yozuvlar raqamini ishlatishimiz mumkin.

2.3.2. Pivot jadvallari yoki Excel jadvallaridan foydalaning

Pivot jadvallari yoki Excel jadvallaridan foydalangan holda bir qator formulalar o'rniga natijalaringizni ko'rsatishning samarali usuli hisoblanadi

2.3.3. Butun satrlar yoki ustunlarga havola qilishdan saqlaning

SUMIF yoki VLOOKUP funktsiyalari butun ustunlar yoki satrlardagi ma'lumotlarni qidiradi. Agar kerak bo'lsa, butun ma'lumotlarga havola qilish o'rniga, biz faqat bir nechta hujayralarga murojaat qilishimiz mumkin. Like-

= SUMIF (A: A, $C4, B: B) dan foydalanish oʻrniga

Biz = SUMIF (A1:A50, $C4, B1:B100)

Bu yerda biz A ustunining 1- 50 kataklarini nazarda tutyapmiz.

2.3.4. Takroriy hisob-kitoblardan saqlaning

Aytaylik, sizda “ =$A$3+$B$3 ” ni oʻz ichiga olgan formula bor va siz bu formulani ellikta katakka koʻchirasiz. Bu erda yagona hujayralar soni faqat ikkita bo'lishiga qaramay, hujayra havolalarining umumiy soni yuzta. Ammo agar C3 formulasi =A3+B3 boʻlsa va siz ularni 50 ta boshqa katakchada yangilashni xohlasangiz, faqat hujayraga murojaat qilish orqali. C3 ushbu 50 ta katakda siz havola sonini 50 ga teng qilib qo'yishingiz mumkin, oldingi havola uchun esa yuzta katak kerak edi.

Batafsil o'qing: Qanday qilib Pivot jadval yordamida Excel fayl hajmini qisqartirish

2.4. Excelda qo'lda hisoblash buyrug'i

Bu sizga Excelda tezroq hisoblashingizga yordam beradi. Lekin ba'zan katta Excel fayllarida qo'lda hisob-kitoblarni amalga oshirish ham fayl hajmini kamaytirishga yordam beradi.

2.5. Umumiy jadvallarni moslashtirish

Pivot jadvallari maʼlumotlarni tezkor tekshirish yoki umumiy koʻrinish olish uchun yaratilgan. Ushbu pivot jadvallar sizga kerak bo'lmasa, fayl hajmini oshirishi mumkin. Agar keyingi hisob-kitoblaringizda pivot jadvallarini talab qilmasangiz, quyidagi amallarni bajarishingiz mumkin.

• Manba maʼlumotlarini fayl bilan saqlamang.
• Sichqonchaning oʻng tugmachasini bosing. umumiy jadvalda va keyin Pivot jadval parametrlari -ni bosing.
• Maʼlumotlar yorligʻida ' Manba maʼlumotlarini fayl bilan saqlash belgisini olib tashlang. '.

2.6. Rasmlar yordamida Excel fayl hajmini qisqartirish

Ba'zan Excel ish varag'iga rasm qo'shsangiz, Excel fayl hajmi avtomatik ravishda kattalashadi. Rasm hajmini Exceldan tashqarida yoki Excel ichida kichraytirishingiz mumkin. Agar buni Excelda qilishni istasangiz, rasmni tanlang va sichqonchaning o'ng tugmachasini bosing va O'lcham va xususiyatlar -ni tanlang.

A <1 O'ng tomonda>Rasmni formatlash oynasi ochiladiExcel ish varag'idan. Endi siz rasmingizning balandligi va kengligini qo'lda tanlashingiz mumkin.

Siz Exceldan tashqari rasm o'lchamini qo'lda o'zgartirishingiz mumkin. Buni amalga oshirish uchun juda ko'p protseduralar mavjud.

Batafsil o'qing: Excel fayl hajmini rasmlar yordamida qanday kamaytirish mumkin (2 oson yo'l)

3. Excel fayl hajmini ochmasdan qisqartirish

Faylni ochish yoki fayl ma'lumotlarini o'chirish har doim ham shart emas. Excel faylni hatto ochmasdan ham fayl hajmini kamaytirish imkonini beradi.

3.1. Faylni fayl xususiyatlaridan formatlash

Excelda barcha vazifalarni bajargandan so'ng, Excel fayli hajmini fayl xususiyatlaridan ixchamlashtirish osonroq bo'ladi. Bu Windows xususiyati va Excel bilan bevosita bog'liq emas. Jarayon quyida keltirilgan.

• Faylni sichqonchaning o'ng tugmasi bilan bosing.
• Xususiyatlar-ni tanlang.
• Keyingi Kengaytirilgan tugmasini tanlang.
• Nihoyat , “diskdagi joyni tejash uchun tarkibni siqish” ni tanlang va OK tugmasini bosing.

Batafsil o'qing: Excel fayl hajmini ochmasdan qanday kamaytirish mumkin (oson qadamlar bilan)

3.2. Excel faylini ZIP/RAR-ga siqish

Ko'p so'zlarni qayta ishlash hujjatlarini turli xil siqilgan vositalar yordamida asl hajmining 10 foizigacha siqish mumkin. Fayllarni siqish orqali almashish yaxshi amaliyotdir. Bu nafaqat fayl hajmini kamaytiradi, balki faylni viruslardan himoya qiladi. Bu erda faylni siqish uchun WinRAR dan foydalanamiz. Jarayon quyida keltirilgan.

• Faylingizni sichqonchaning o'ng tugmasi bilan bosing.
• Arxivga qo'shish tugmasini bosing.
• Muloqot oynasi paydo bo'ladi. RAR/ZIP ni Arxiv formati sifatida tanlang.

• Muloqot oynasi paydo bo'ladi. RAR/ZIP ni Arxiv formati sifatida tanlash uchun.

Batafsil oʻqish: Excel faylini Zipga qanday siqish kerak (2 mos usul)

Xulosa

Ko'pchilik kichik o'lchamli fayllarni almashishni oson deb biladi. Ko'rib turganimizdek, buni amalga oshirishning ko'plab usullari mavjud. Fayl hajmini siqish ham Excel hisobini tezlashtirishni osonlashtiradi. Fayl hajmini kamaytirish uchun ushbu usullardan alohida yoki birgalikda foydalanishimiz mumkin.