Manipulácia s veľkým súborom je dôležitá, pretože jeho prenos trvá veľmi dlho. Otvorenie veľkého súboru trvá príliš dlho. Akákoľvek zmena vo veľkom súbore trvá dlho, kým sa aktualizuje. Preto je dôležité zmenšiť veľkosť súboru. V tomto článku si ukážeme ako znížiť/komprimovať veľkosť súboru Excel . Existuje mnoho spôsobov, ako to urobiť. My tu vyberieme najlepšie možnosti.

V našej analýze sme použili vzorku údajov o predaji v supermarkete. Vzorka bola stiahnutá z tohto odkazu //community.tableau.com/docs/DOC-1236.

Pôvodná veľkosť súboru tejto vzorky je 3 191 KB .

3 najlepšie metódy na zníženie/komprimáciu veľkej veľkosti súborov Excel

V tejto časti sa budeme zaoberať 3 osvedčenými metódami na zmenšenie/komprimovanie veľkej veľkosti súboru Excel. Poďme ich teraz skontrolovať!

1. Odstránenie údajov na zníženie veľkosti súboru

Existuje niekoľko prípadov, v ktorých nemáte inú možnosť ako vymazať údaje alebo formátovať. Tu ich rozoberieme.

1.1. Odstránenie/vymazanie prázdnych buniek v programe Excel

Po dokončení úlohy v zošite programu Excel zostane v zošite veľa nepoužitých buniek, ktoré nemajú žiadny zmysel. Niekedy v týchto nepoužitých bunkách omylom vykonáte nejaké formátovanie, ktoré v skutočnosti zvyšuje veľkosť súboru. Odstránením formátovania z týchto prázdnych buniek sa veľkosť súboru zníži.

• Ak chcete vybrať celé prázdne bunky, stačí kliknúť na CTRL+Shift+ ↓+ → spoločne. Značky so šípkami označujú, kam chcete príkaz umiestniť.

• Po výbere prázdnych buniek Domov na karte Jasné stlačenie možnosti Vymazať všetko. Tým sa bunky vyčistia .

Existuje aj iný spôsob, ako to urobiť.

• Na Domov karta, Stlačte tlačidlo Nájsť & Vybrať a potom stlačte Prejsť na špeciálnu ponuku.

• Otvorí sa Prejsť na špeciálny V tomto okne začiarknite políčko Slepé polotovary a stlačte V PORIADKU. Tým sa automaticky nájdu prázdne oblasti v zošite Excelu. Potom vymažte prázdne bunky, ako sme to urobili predtým.

Prečítajte si viac: Ako zmenšiť veľkosť súboru Excel bez vymazania údajov (9 rýchlych tipov)

1.2. Kontrola a odstránenie nepotrebných skrytých buniek

Niekedy sú nepotrebné skryté bunky príčinou väčších súborov programu Excel. Môže sa stať, že omylom skryjete niektoré riadky alebo stĺpce pracovného hárka programu Excel, na ktorom pracujete. Zrazu si uvedomíte, že váš súbor obsahuje niektoré skryté prvky, ktoré nepotrebujete. Jediné, čo môžete urobiť, je zrušiť skrytie riadkov a stĺpcov pracovného hárka programu Excel a zistiť, či ich potrebujete alebo nie. Ak ich nepotrebujete, jednoducho ich odstráňte.všetky.

Prečítajte si viac: Ako komprimovať súbor programu Excel pre e-mail (13 rýchlych metód)

2. Zníženie veľkosti súboru bez vymazania údajov

Niekedy nemusíte odstraňovať údaje alebo formátovanie súboru, aby ste zmenšili veľkosť súboru Excel. Stačí použiť niektoré techniky, ktoré vám umožnia zmenšiť veľkosť súboru.

2.1. Uloženie súboru v binárnom formáte programu Excel

Uloženie súboru Excel z ( .xlsx ) do binárneho formátu Excelu ( .xlsb ) zmenší veľkosť vášho súboru približne o 40% . Toto je najjednoduchší a najúčinnejší spôsob zmenšenia veľkosti súboru. Postup je uvedený nižšie.

• Najskôr uložte svoj vzorový súbor programu Excel do ( .xlsx ) v konkrétnom priečinku.

• Potom uložte ten istý súbor do ( .xlsb ) v tom istom priečinku, v ktorom ste uložili predchádzajúce ( .xlsx ) naformátovaný súbor.

• Teraz sú tieto dva súbory uložené v rovnakom adresári.
• Tu skontrolujeme veľkosť súboru ( .xlsb ) a porovnajte ho so súborom ( .xlsx ) bez ohľadu na to, či je zmenšený alebo nie.

Môžeme vidieť ( .xlsb ) obsahuje 1 666 KB kde ( .xlsx ) obsahuje 3 191 KB . Takže veľkosť súboru sa zníži vo veľkom meradle.

Výhody a nevýhody binárneho zošita programu Excel

Pri ukladaní súboru do (. xlsb ), mali by ste mať na pamäti, že ako všetko, aj ukladanie zošita Excelu v binárnom formáte prináša určité výhody a nevýhody.

Klady

• Binárny súbor programu Excel využíva pri ukladaní výrazne menej miesta ako ( .xlsx ) súbory.
• Načítanie binárnych údajov je rýchlejšie ako analyzovanie textu ( .xml ) alebo ( .xlsx ) súbory.
• Makrá, VBA kód je plne podporovaný.

Nevýhody

• Nie je povolená žiadna úprava pásky pre ( .xlsb ) formáty. Musíte konvertovať späť na
• ( .xlsm )
• , vykonajte zmeny na páse kariet a potom sa vráťte na ( .xlsb ).
• Nie je kompatibilný s Excel 2003 a predchádzajúce verzie.
• ( .xlsb ) je binárny formát súboru, na rozdiel od otvoreného ( .xml ), ( .xlsx ) a ( .xlsm ). Preto často neuvidíte svoje súbory ( .xlsb ) súbory fungujú všade.

Preto buďte opatrní pri ukladaní súboru v binárnom formáte. Určite to môžete urobiť, keď výhoda, ktorú poskytuje, je oveľa väčšia ako nevýhody.

Prečítajte si viac: Ako komprimovať súbor programu Excel s veľkosťou viac ako 100 MB (7 užitočných spôsobov)

2.2. Kontrola podmieneného formátovania

V programe Excel, Podmienené formátovanie vizualizuje údaje a uľahčuje pochopenie pracovného hárka. Pri aplikácii podmieneného formátovania však niekedy robíme chyby. Niekedy aplikujeme formátovanie na celý hárok alebo celú skupinu riadkov či stĺpcov. Ak chceme chybu minimalizovať, môžeme prejsť na Podmienené formátovanie> Správa pravidiel a skontrolujte rozsah buniek jednotlivých pravidiel. Ak opäť nejakým spôsobom použijeme podmienené formátovanie v zošite Excelu a zrazu zistíme, že to nepotrebujeme, môžeme podmienené formátovanie zrušiť vymazaním pravidiel z celého pracovného hárka.

Prečítajte si viac: Ako zistiť, čo spôsobuje veľkú veľkosť súboru Excel

2.3. Optimalizácia vzorcov programu Excel

Okrem priameho zníženia veľkosti súboru môžeme optimalizovať vzorce programu Excel tak, aby sa výpočet mohol vykonať rýchlejšie, a tým sa mohla znížiť veľkosť súboru. Existuje veľa spôsobov, ako to urobiť.

2.3.1. Vyhnite sa používaniu prchavých vzorcov

V programe Excel existuje sedem prchavých funkcií, ktoré sú RAND , TERAZ , DNES , OFFSET , CELL , INDIRECT a INFO Tieto vzorce sa prepočítavajú vždy, keď dôjde k zmene v súbore Excel. Ak váš pracovný hárok obsahuje veľa nestálych vzorcov, výpočty sú pomalé, čím sa zväčšuje veľkosť súboru. Riešenie je teda jednoduché, mali by sme sa vyhýbať používaniu nestálych vzorcov. Existuje niekoľko alternatív k nestálym vzorcom. Sú uvedené nižšie

• Namiesto OFFSET môžeme použiť funkciu INDEX .
• V rámci pracovného hárka INDEX funkciu možno použiť tak, že namiesto písmen sa použijú čísla stĺpcov INDIRECT funkcie.
• Neexistuje žiadna alternatíva pre TERAZ a DNES funkcie. Ale VBA na ich nahradenie možno použiť kód.

Rovnako ako pre Teraz funkcie, môžeme použiť-

 Private Sub Workbook_Open () Range("A1"). Value = Time End Sub 

Pre DNES funkcie môžeme použiť

 Private Sub Workbook_Open () Range("A1"). Value = Date End Sub 

• Stránka RAND väčšinou nie sú potrebné. Ak však potrebujeme nové náhodné číslo, môžeme použiť VBA na jeho generovanie.

 Private Sub Workbook_Open () Range("A1"). Value = Rnd () End Sub 

• INFO a CELL nie sú obzvlášť bežné vzorce. Poskytujú informácie o systéme, zošite a stave bunky. Namiesto nich môžeme použiť cestu k súboru alebo referenčné číslo farby bunky pomocou VBA .

2.3.2. Používanie tabuliek Pivot alebo tabuliek programu Excel

Namiesto série vzorcov je použitie Pivotových tabuliek alebo tabuliek Excelu efektívnym spôsobom zobrazenia výsledkov.

2.3.3. Vyhnite sa odkazovaniu na celé riadky alebo stĺpce

Stránka SUMIF alebo VLOOKUP Funkcie vyhľadávajú údaje v celých stĺpcoch alebo riadkoch. Namiesto odkazovania na celé údaje sa môžeme v prípade potreby odvolať len na niekoľko buniek.

Namiesto použitia = SUMIF (A: A, $C4, B: B)

Môžeme použiť = SUMIF (A1:A50, $C4, B1:B100)

Tu máme na mysli 1. 50 bunky stĺpca A .

2.3.4. Vyhnite sa opakovaným výpočtom

Povedzme, že máte vzorec, ktorý obsahuje " =$A$3+$B$3 " a skopírujete tento vzorec do päťdesiatich buniek. Tu je celkový počet odkazov na bunky sto, napriek tomu, že počet jedinečných buniek je len dva. Ale ak C3 má vzorec, ktorý je =A3+B3 a chcete ich aktualizovať v ďalších 50 bunkách, stačí sa odvolať na bunku C3 v týchto 50 bunkách môžete skutočne vytvoriť počet odkazov 50, zatiaľ čo vaše predchádzajúce odkazovanie vyžadovalo sto buniek.

Prečítajte si viac: Ako znížiť veľkosť súboru programu Excel pomocou tabuľky Pivot

2.4. Príkaz na manuálny výpočet v programe Excel

To vám skutočne pomôže rýchlejšie počítať v programe Excel. Niekedy vám však vo veľkých súboroch programu Excel môže ručné vykonávanie výpočtov tiež pomôcť znížiť veľkosť súboru.

2.5. Prispôsobenie tabuliek Pivot

Pivotné tabuľky sú vytvorené na rýchlu kontrolu údajov alebo získanie prehľadu. Tieto otočné tabuľky môžu zväčšiť veľkosť vášho súboru, ak ich už nebudete potrebovať. Ak pri ďalších výpočtoch nepotrebujete otočné tabuľky, môžete vykonať nasledujúce kroky.

• Neukladajte zdrojové údaje spolu so súborom.
• Kliknite pravým tlačidlom myši na Pivot Table a potom kliknite na Možnosti otočnej tabuľky .
• Na Údaje karta odstráňte začiarknutie z Uloženie zdrojových údajov pomocou súboru '.

2.6. Zníženie veľkosti súboru Excel pomocou obrázkov

Niekedy sa pri pridávaní obrázkov do pracovného hárka aplikácie Excel automaticky zväčší veľkosť súboru aplikácie Excel. Veľkosť obrázka môžete zmenšiť mimo aplikácie Excel alebo v rámci aplikácie Excel. Ak to chcete urobiť v rámci aplikácie Excel, vyberte obrázok, kliknite pravým tlačidlom myši a vyberte položku Veľkosť a vlastnosti .

A Formát Obrázok Na pravej strane pracovného hárka programu Excel sa otvorí okno. Teraz môžete ručne vybrať výšku a šírku obrázka.

Veľkosť obrázka môžete manuálne zmeniť mimo programu Excel. Existuje na to veľa postupov.

Prečítajte si viac: Ako znížiť veľkosť súboru Excel pomocou obrázkov (2 jednoduché spôsoby)

3. Zníženie veľkosti súboru Excel bez otvorenia

Nie vždy je potrebné otvoriť súbor alebo odstrániť údaje zo súboru. Excel umožňuje zmenšiť veľkosť súboru aj bez jeho otvorenia.

3.1. Formátovanie súboru z vlastností súboru

Po vykonaní všetkých úloh v programe Excel je jednoduchšie skomprimovať veľkosť súboru Excel z vlastností súboru. Je to funkcia systému Windows a nesúvisí priamo s programom Excel. Postup je uvedený nižšie.

• Kliknite pravým tlačidlom myši na súbor.
• Vyberte položku Vlastnosti.
• Ďalej Vyberte tlačidlo Rozšírené.
• Nakoniec vyberte možnosť "komprimovať obsah, aby sa ušetrilo miesto na disku" a stlačte tlačidlo OK.

Prečítajte si viac: Ako znížiť veľkosť súboru Excel bez otvorenia (s jednoduchými krokmi)

3.2. Komprimovanie súboru Excel do formátu ZIP/RAR

Mnohé dokumenty na spracovanie slov sa dajú komprimovať na 10 percent ich pôvodnej veľkosti pomocou rôznych komprimovacích nástrojov. Je dobrým zvykom zdieľať súbory komprimovaním. Nielenže sa tým zmenší veľkosť súboru, ale súbor je aj zabezpečený pred vírusmi. Tu budeme používať WinRAR na komprimáciu súboru. Postup je uvedený nižšie.

• Kliknite pravým tlačidlom myši na súbor.
• Tlač Pridať do archívu .
• Zobrazí sa dialógové okno na výber RAR/ZIP ako Formát archívu .

• Zobrazí sa dialógové okno na výber RAR/ZIP ako Formát archívu .

Prečítajte si viac: Ako komprimovať súbor programu Excel do súboru Zip (2 vhodné spôsoby)

Záver

Väčšina ľudí považuje za jednoduché zdieľať súbory s malou veľkosťou. Ako vidíme, existuje mnoho metód, ako to urobiť. Komprimovanie veľkosti súboru uľahčuje aj zrýchlenie výpočtu v programe Excel. Tieto techniky môžeme použiť samostatne alebo spoločne na zníženie veľkosti nášho súboru.