هڪ وڏي فائل کي هٿي ڏيڻ ضروري آهي ڇو ته ان کي منتقلي ۾ تمام گهڻو وقت لڳندو آهي. هڪ وڏي فائل کولڻ ۾ تمام گهڻو وقت وٺندو آهي. وڏي فائل ۾ ڪنهن به قسم جي تبديلي کي اپڊيٽ ڪرڻ ۾ گهڻو وقت لڳندو آهي. تنهن ڪري، فائل جي سائيز کي گهٽائڻ ضروري آهي. هن آرٽيڪل ۾، اسان ڏسندا سين ته ڪيئن ڪجي ايڪسل فائل جي سائيز کي گھٽائي/ڪمپريس ڪجي . ائين ڪرڻ جا ڪيترائي طريقا آهن. اسان ھتي بھترين اختيارن جي چونڊ ڪنداسين.

اسان جي تجزيي ۾، اسين سپر اسٽور سيلز جي نموني ڊيٽا استعمال ڪندا آھيون. نمونو هن لنڪ تان ڊائون لوڊ ڪيو ويو //community.tableau.com/docs/DOC-1236.

هن نموني جي اصل فائل سائيز آهي 3,191 KB .

3 وڏين ايڪسل فائل جي سائيز کي گھٽائڻ/ڪمپريس ڪرڻ جا بهترين طريقا

هن سيڪشن ۾، اسين وڏي ايڪسل فائل جي سائيز کي گھٽائڻ/ڪمپريس ڪرڻ لاءِ 3 ثابت ڪيل طريقن تي بحث ڪنداسين. اچو ته ھاڻي انھن کي چيڪ ڪريون!

1. فائل جي سائيز کي گھٽائڻ لاءِ ڊيٽا کي حذف ڪرڻ

ڪيترائي ئي صورتون آھن جن ۾ توھان وٽ ڊيٽا يا فارميٽ کي حذف ڪرڻ کان سواءِ ٻيو ڪو به اختيار نه آھي. هتي، اسان انهن تي بحث ڪنداسين.

1.1. ايڪسل ۾ خالي سيلز کي ڊليٽ ڪرڻ/ صاف ڪرڻ

جڏهن توهان Excel ورڪ بڪ ۾ هڪ ڪم مڪمل ڪيو ٿا، اتي ڪيترائي غير استعمال ٿيل سيلز آهن جيڪي توهان جي ورڪ بڪ ۾ ڪا به ڪارائتي نه آهن. ڪڏهن ڪڏهن توهان غلطي سان انهن غير استعمال ٿيل سيلن ۾ ڪجهه فارميٽنگ ڪندا آهيو جيڪو اصل ۾ توهان جي فائل جي سائيز کي وڌائيندو آهي. انهن خالي خانن مان فارميٽنگ کي هٽائڻ سان توهان جي فائل جي سائيز گھٽجي ويندي آهي.

• جيڪڏهن توهان مڪمل خالي سيلن کي چونڊڻ چاهيو ٿا ته صرف ڪلڪ ڪريو CTRL+Shift+ ↓+ → گڏ.تير جون نشانيون ظاهر ڪن ٿيون جتي توھان پنھنجي ڪمانڊ رکڻ چاھيو ٿا.

• خالي سيلن کي چونڊڻ کان پوءِ، گھر ٽيب تي صاف ڪريو آپشن کي دٻايو سڀ صاف ڪريو. هي سيلز کي صاف ڪندو .

انهي ڪرڻ جو هڪ ٻيو طريقو آهي.

• تي گھر ٽئب، پريس ڪريو ڳولهيو ۽ amp; منتخب ڪريو ۽ پوءِ پريس ڪريو خاص ڏانھن وڃو.

16>

• اهو کلي ويندو خاص ڏانهن وڃو ڊائيلاگ باڪس. ان باڪس تي ڪلڪ ڪريو خالي ۽ پريس ڪريو ٺيڪ. هي خودڪار طريقي سان توهان جي Excel ورڪ بڪ جي خالي علائقن کي ڳولي سگهندو. ان کان پوءِ خالي خانن کي صاف ڪريو جيئن اسان اڳ ۾ ڪيو هو.

1.2. غير ضروري لڪيل سيلز چيڪ ڪريو ۽ ڊليٽ ڪريو

ڪڏهن ڪڏهن غير ضروري لڪيل سيلز وڏين ايڪسل فائلن جو سبب هوندا آهن. توهان شايد حادثاتي طور تي لڪايو ڪجهه قطار يا ڪالمن جي ايڪسل ورڪ شيٽ جنهن تي توهان ڪم ڪري رهيا آهيو. اوچتو توهان محسوس ڪيو ته توهان جي فائل ۾ ڪجهه لڪيل عنصر شامل آهن جن جي توهان کي ضرورت ناهي. توهان صرف ڪري سگهو ٿا ايڪسل ورڪ شيٽ جي قطارن ۽ ڪالمن کي لڪايو ۽ ڏسو ته توهان کي انهن جي ضرورت آهي يا نه. جيڪڏهن توهان کي ضرورت ناهي ته انهن سڀني کي حذف ڪريو.

وڌيڪ پڙهو: اي ميل لاءِ ايڪسل فائل کي ڪيئن ڪمپريس ڪجي (13 تڪڙا طريقا )

2. ڊيٽا کي حذف ڪرڻ کان سواءِ فائل سائيز کي گھٽايو

ڪڏهن ڪڏهن، توهان کي فائل ڊيٽا کي حذف ڪرڻ جي ضرورت ناهييا ايڪسل فائل جي سائيز کي گھٽائڻ لاءِ فارميٽ ڪرڻ. بس ڪجھ ٽيڪنڪ لاڳو ڪرڻ سان توھان کي فائل جي سائيز گھٽائي سگھو ٿا.

2.1. ايڪسل بائنري فارميٽ ۾ فائل محفوظ ڪرڻ

ايڪسل فائل کي ( .xlsx ) فارميٽ مان ايڪسل بائنري فارميٽ ۾ محفوظ ڪرڻ ( .xlsb ) گھٽجي ٿو توهان جي فائل جي سائيز جي چوڌاري 40% . اهو توهان جي فائل جي سائيز کي گهٽائڻ جو آسان ۽ سڀ کان وڌيڪ موثر طريقو آهي. عمل هيٺ ڏنل آهي.

• سڀ کان پهريان، پنهنجي نموني جي ايڪسل فائل کي ( .xlsx ) فارميٽ ۾ هڪ مخصوص فولڊر ۾ محفوظ ڪريو.

• پوءِ، ساڳي فائل کي ( .xlsb ) فارميٽ ۾ ان ئي فولڊر ۾ محفوظ ڪريو جنهن ۾ توهان اڳئين ( .xlsx ) کي محفوظ ڪيو آهي. ) فارميٽ ٿيل فائل.

• هاڻي، ٻه فائلون هڪ ئي ڊاريڪٽري ۾ محفوظ ڪيون ويون آهن.
• هتي، اسان فائل چيڪ ڪنداسين. ( .xlsb ) فائل جي سائيز ۽ ان کي ( .xlsx ) فارميٽ سان ڀيٽ ڪريو ته اھو گھٽجي ويو آھي يا نه.

اسان ڏسي سگھون ٿا ( .xlsb ) فائل تي مشتمل آهي 1,666 KB جتي ( .xlsx ) فائل تي مشتمل آهي 3,191 KB . تنهن ڪري، فائل جي سائيز وڏي پيماني تي گھٽجي وئي آهي.

Excel Binary Workbook Pros and Cons

جڏهن ته فائل محفوظ ڪريو (. xlsb ) فارميٽ، هڪ شيء جيڪا توهان کي ذهن ۾ رکڻ گهرجي، هر شيء وانگر، هڪ ايڪسل ورڪ بڪ کي بائنري فارميٽ ۾ محفوظ ڪرڻ سان ڪجهه فائدا ۽ نقصان آڻيندو آهي.

پرو

• ايڪسل بائنري فائل ( .xlsx ) جي ڀيٽ ۾ محفوظ ڪرڻ دوران خاص طور تي گهٽ جاءِ استعمال ڪري ٿي.فائلون.
• بائنري ڊيٽا لوڊ ڪرڻ ٽيڪسٽ پارس ڪرڻ ( .xml ) فائلن يا ( .xlsx ) فائلن کان وڌيڪ تيز آهي.
• Macros, VBA ڪوڊ مڪمل طور تي سپورٽ ڪئي وئي آهي.

Cons

• ڪنهن به ربن جي ترميم جي اجازت ناهي ( .xlsb ) فارميٽ. توھان کي واپس تبديل ڪرڻ گھرجي
• ( .xlsm )
• ، پنھنجي ربن کي تبديل ڪريو، ۽ پوءِ واپس ( .xlsb ).
• Excel 2003 ۽ پوئين ورزن سان مطابقت ناهي.
• ( .xlsb ) هڪ بائنري فائل فارميٽ آهي، برعڪس اوپن ( .xml )، ( .xlsx )، ۽  ( .xlsm ) فائلون. ان ڪري، توهان اڪثر پنهنجي ( .xlsb ) فائلن کي هر هنڌ ڪم ڪندي نه ڏسندا.

تنهنڪري، بائنري فارميٽ ۾ فائل محفوظ ڪرڻ وقت محتاط رهو. يقيناً توهان اهو ڪري سگهو ٿا جڏهن اهو فائدو حاصل ڪري ٿو اهو نقصانن کان گهڻو وڌيڪ آهي.

وڌيڪ پڙهو: 100MB کان وڌيڪ ايڪسل فائل کي ڪيئن ڪمپريس ڪجي (7 مفيد طريقا)<2

Excel ۾، Conditional Formatting Visualizes ڊيٽا ۽ ورڪ شيٽ کي سمجھڻ آسان بڻائي ٿو. پر ڪڏهن ڪڏهن اسان غلطيون ڪندا آهيون جڏهن مشروط فارميٽنگ لاڳو ڪندا آهيون. ڪڏهن ڪڏهن اسان فارميٽنگ کي پوري شيٽ يا قطار يا ڪالمن جي مڪمل گروپ تي لاڳو ڪندا آهيون. غلطي کي گھٽ ڪرڻ لاءِ، اسان وڃي سگھون ٿا مشروط فارميٽنگ > ضابطن کي منظم ڪريو ۽ هر قاعدن جي سيل جي حد کي چيڪ ڪريو. ٻيهر جيڪڏهن اسان ڪنهن به طريقي سان ايڪسل ورڪ بڪ ۾ مشروط فارميٽنگ لاڳو ڪريون ۽ اوچتو محسوس ڪيو ته اسان کي ضرورت ناهيجنهن کي اسين پوري ورڪ شيٽ مان ضابطن کي صاف ڪندي مشروط فارميٽنگ کي واپس ڪري سگھون ٿا.

وڌيڪ پڙهو: ڪيئن اندازو لڳايو ته وڏي ايڪسل جو سبب ڇا آهي فائيل سائيز

2.3. ايڪسل فارمولن کي بهتر ڪرڻ

فائل جي سائيز کي سڌو سنئون گھٽائڻ کان علاوه، اسان ايڪسل فارمولن کي بهتر ڪري سگھون ٿا ته جيئن حساب ڪتاب تيز ڪري سگهجي ان ڪري فائل جي سائيز کي گھٽائي سگھجي ٿو. ائين ڪرڻ جا ڪيترائي طريقا آهن.

2.3.1. Volatile Formulas استعمال ڪرڻ کان پاسو ڪريو

Excel ۾ ست volatile functions آهن جيڪي آهن RAND , NOW , TODAY , OFFSET ، سيل ، انڊائريڪٽ ، ۽ ڄاڻ . اهي فارمول ٻيهر ڳڻيا ويندا آهن جڏهن به ايڪسل فائل ۾ ڪا تبديلي ايندي آهي. جيڪڏهن توهان جي ورڪ شيٽ ۾ تمام گهڻا غير مستحڪم فارمولا آهن ته پوءِ حساب ڪتاب سست ٿي ويندا آهن ان ڪري فائل جي سائيز وڌي ويندي آهي. تنهن ڪري، حل سادو آهن، اسان کي غير مستحڪم فارمولن کي استعمال ڪرڻ کان بچڻ گهرجي. اتي ڪجھ متبادل آھن غير مستحڪم فارمولن لاء. اهي هيٺ ڏنل آهن

• جي بدران OFFSET فنڪشن، اسان استعمال ڪري سگهون ٿا INDEX .
• هڪ ورڪ شيٽ جي اندر INDEX فنڪشن INDIRECT افعال کي تبديل ڪرڻ لاءِ اکرن جي بجاءِ ڪالمن نمبر استعمال ڪري استعمال ڪري سگھجي ٿو.
• NOW ۽ TODAY لاءِ ڪو متبادل ناهي. افعال پر VBA ڪوڊ استعمال ڪري سگھجي ٿو انھن کي مٽائڻ لاءِ.

جيئن Now افعال لاءِ، اسان استعمال ڪري سگھون ٿا-

5742

<1 لاءِ> TODAY افعال اسان ڪري سگهون ٿااستعمال ڪريو

5382

• The RAND فنڪشن گهڻو وقت گهربل نه آهن. تنهن هوندي، جيڪڏهن اسان کي نئين بي ترتيب نمبر جي ضرورت آهي ته اسان ان کي پيدا ڪرڻ لاء هڪ VBA فنڪشن استعمال ڪري سگهون ٿا.

4389

• INFO ۽ CELL خاص طور تي عام فارمولا نه آهن. اهي هڪ سسٽم، ورڪ بڪ، ۽ سيل جي حيثيت جي معلومات مهيا ڪن ٿا. ان کي استعمال ڪرڻ جي بدران، اسان استعمال ڪري سگھون ٿا فائل جو رستو يا سيل رنگ ريفرنس نمبر استعمال ڪندي VBA .

2.3.2. Pivot Tables يا Excel Tables استعمال ڪريو

Pivot Tables يا Excel Tables استعمال ڪندي فارمولين جي سيريز جي بدران توھان جو نتيجو ڏيکارڻ جو ھڪڙو موثر طريقو آھي

2.3.3. پوري قطارن يا ڪالمن جي حوالي ڪرڻ کان پاسو ڪريو

The SUMIF يا VLOOKUP فنڪشن سڄي ڪالمن يا قطار ۾ ڊيٽا ڳوليندا آهن. سڄي ڊيٽا جي حوالي ڪرڻ جي بدران، جيڪڏهن ضرورت هجي ته اسان صرف چند سيلز ڏانهن اشارو ڪري سگهون ٿا. پسند-

استعمال ڪرڻ بدران = SUMIF (A: A, $C4, B: B)

اسان استعمال ڪري سگهون ٿا = SUMIF (A1:A50, $C4, B1:B100)

هتي اسان حوالو ڪري رهيا آهيون 1st 50 ڪالمن جي سيلز A .

2.3.4. بار بار ڪيل حسابن کان پاسو ڪريو

چون ٿا ته توھان وٽ ھڪڙو فارمولا آھي جنھن ۾ ” =$A$3+$B$3 “ آھي، ۽ توھان ان فارمولا کي پنجاھ سيلن ۾ نقل ڪريو. هتي سيل حوالن جو ڪل تعداد هڪ سئو آهي، ان جي باوجود منفرد سيلن جو تعداد صرف ٻه آهي. پر جيڪڏهن C3 وٽ هڪ فارمولا آهي جيڪو =A3+B3 آهي، ۽ توهان انهن کي 50 ٻين سيلن تي تازه ڪاري ڪرڻ چاهيو ٿا، صرف سيل ڏانهن اشارو ڪندي. C3 انهن 50 سيلن ۾ توهان اصل ۾ حوالن جو تعداد 50 ڪري سگهو ٿا، جڏهن ته توهان جي پوئين حوالن کي هڪ سئو سيلن جي ضرورت آهي.

وڌيڪ پڙهو: ڪيئن ڪجي Pivot Table سان ايڪسل فائل جي سائيز کي گھٽايو

2.4. ڪمانڊنگ Excel Manual Calculation

اهو اصل ۾ توهان کي ايڪسل ۾ تيزيءَ سان حساب ڪرڻ ۾ مدد ڪري ٿو. پر ڪڏهن ڪڏهن وڏي ايڪسل فائلن ۾ دستي حساب ڪتاب ڪرڻ سان پڻ توهان جي فائل جي سائيز کي گهٽائڻ ۾ مدد ملندي.

25>

2.5. Pivot Tables کي ترتيب ڏيڻ

Pivot Tables ٺاهيا ويا آهن جلدي ڊيٽا کي جانچڻ يا هڪ جائزو حاصل ڪرڻ لاءِ. اهي پيوٽ ٽيبل شايد توهان جي فائل جي سائيز کي وڌائي سگھن ٿيون جيڪڏهن توهان کي انهن جي وڌيڪ ضرورت نه آهي. جيڪڏھن توھان کي توھان جي ايندڙ حسابن ۾ پنھنجي pivot جدولن جي ضرورت نه آھي، توھان ھيٺ ڏنل قدم ڪري سگھو ٿا.

• ذريعو ڊيٽا کي فائل سان محفوظ نه ڪريو.
• ساڄي ڪلڪ ڪريو Pivot Table تي ۽ پوءِ تي ڪلڪ ڪريو Pivot Table Options .
• تي Data ٽئب تان ٽِڪ هٽائي ڇڏيو ' Save Source data with file '.

2.6. تصويرن سان ايڪسل فائل جي سائيز کي گھٽايو

ڪڏهن ڪڏهن جڏهن توهان تصويرون هڪ ايڪسل ورڪ شيٽ ۾ شامل ڪندا آهيو ته ايڪسل جي فائيل سائيز خود بخود وڌي ويندي آهي. توهان ايڪسل کان ٻاهر يا ايڪسل اندر تصوير جي سائيز کي گهٽائي سگهو ٿا. جيڪڏھن توھان چاھيو ٿا ته اھو Excel ۾ ڪريو، تصوير کي منتخب ڪريو ۽ مائوس جي بٽڻ تي صحيح ڪلڪ ڪريو، ۽ منتخب ڪريو سائيز ۽ پراپرٽيز .

A فارميٽ تصوير ونڊو ساڄي پاسي کلي وينديExcel ورڪ شيٽ جو. ھاڻي توھان دستي طور پنھنجي تصوير جي اونچائي ۽ چوٽي کي منتخب ڪري سگھو ٿا.

توهان دستي طور پنھنجي تصوير کي ايڪسل کان ٻاھر سائز ڪري سگھو ٿا. ائين ڪرڻ لاءِ ڪيترائي طريقا آهن.

وڌيڪ پڙهو: تصويرن سان ايڪسل فائل جي سائيز کي ڪيئن گھٽايو (2 آسان طريقا)

3. ايڪسل فائل جي سائيز کي گھٽايو بغير کولڻ

اهو هميشه ضروري ناهي ته فائل کولڻ يا فائل ڊيٽا کي حذف ڪرڻ. Excel توهان کي اجازت ڏئي ٿو ته فائل کولڻ کان سواءِ به فائل جي سائيز کي گھٽ ڪرڻ.

3.1. فائل پراپرٽيز مان فائل فارميٽ ڪرڻ

Excel ۾ سڀ ڪم ڪرڻ کان پوءِ فائل پراپرٽيز مان ايڪسل فائل جي سائيز کي ڪمپيڪٽ ڪرڻ آسان آهي. اهو هڪ ونڊوز خصوصيت آهي ۽ سڌو سنئون ايڪسل سان لاڳاپيل ناهي. عمل ھيٺ ڏنل آھي.

• فائل تي ساڄي ڪلڪ ڪريو.
• پراپرٽيز چونڊيو.
• اڳتي ڪلڪ ڪريو ترقي يافته بٽڻ.
• آخرڪار. , منتخب ڪريو "ڪمپريس مواد کي ڊسڪ اسپيس بچائڻ لاءِ" ۽ دٻايو ٺيڪ.

وڌيڪ پڙهو: ايڪسل فائل جي سائيز کي بغير کولڻ کان ڪيئن گھٽجي (آسان قدمن سان)

3.2. ايڪسل فائل کي زپ/RAR ڏانهن دٻايو

ڪيترن ئي لفظن جي پروسيسنگ دستاويزن کي ان جي اصل سائيز جي 10 سيڪڙو تائين مختلف ڪمپريس ٿيل اوزار استعمال ڪندي دٻائي سگھجي ٿو. اھو ھڪڙو سٺو عمل آھي فائلون شيئر ڪرڻ لاءِ انھن کي دٻائڻ سان. اهو نه صرف فائل جي سائيز کي گھٽائي ٿو پر فائل کي وائرس کان به محفوظ بڻائي ٿو. هتي اسان استعمال ڪنداسين WinRAR فائل کي ڪمپريس ڪرڻ لاءِ. عمل هيٺ ڏنل آهي.

• توهان جي فائل تي ساڄي ڪلڪ ڪريو.
• دٻايو آرڪائيو ۾ شامل ڪريو .
• هڪ ڊائلاگ باڪس ايندو. منتخب ڪرڻ لاءِ RAR/ZIP جيئن ته آرڪائيو فارميٽ .

34>

• هڪ ڊائلاگ باڪس سامهون ايندو چونڊڻ لاءِ RAR/ZIP جيئن ته آرڪائيو فارميٽ .

وڌيڪ پڙهو: 1>زپ ۾ ايڪسل فائل کي ڪيئن دٻايو وڃي (2 مناسب طريقا)

نتيجو

گھڻا ماڻھو ننڍيون فائلون شيئر ڪرڻ آسان سمجھن ٿا. جيئن ته اسان ڏسي سگهون ٿا ته اهو ڪرڻ جا ڪيترائي طريقا آهن. فائل جي سائيز کي دٻائڻ پڻ آسان بڻائي ٿو ايڪسل حساب ڪتاب کي تيز ڪرڻ لاءِ. اسان انهن ٽيڪنالاجي کي الڳ الڳ يا گڏجي استعمال ڪري سگھون ٿا پنھنجي فائل جي سائيز کي گھٽائڻ لاءِ.