Kushughulikia faili kubwa ni muhimu kwani inachukua muda mwingi kuhamisha. Faili kubwa huchukua muda mwingi kufunguliwa. Mabadiliko ya aina yoyote katika faili kubwa huchukua muda mrefu kusasisha. Kwa hivyo, kupunguza ukubwa wa faili ni muhimu. Katika makala haya, tutaona jinsi ya kupunguza/kubana ukubwa wa faili ya Excel . Kuna mbinu nyingi za kufanya hivyo. Tutakuwa tukichagua chaguo bora zaidi hapa.

Katika uchanganuzi wetu, tunatumia sampuli ya data ya mauzo ya maduka makubwa. Sampuli ilipakuliwa kutoka kwa kiungo hiki //community.tableau.com/docs/DOC-1236.

Ukubwa halisi wa faili ya sampuli hii ni 3,191 KB .

Njia 3 za Juu za Kupunguza/Kufinya Saizi Kubwa ya Faili ya Excel

Katika sehemu hii, tutajadili mbinu 3 zilizothibitishwa za kupunguza/kubana saizi kubwa ya faili ya Excel. Hebu tuziangalie sasa!

1. Kufuta Data ili Kupunguza Ukubwa wa Faili

Kuna matukio kadhaa ambapo huna chaguo lingine isipokuwa kufuta data au umbizo. Hapa, tutazijadili.

1.1. Kufuta/Kufuta Seli Tupu katika Excel

Baada ya kukamilisha kazi katika kitabu cha kazi cha Excel, kuna seli nyingi ambazo hazijatumika ambazo hazina manufaa yoyote katika kitabu chako cha kazi. Wakati mwingine kwa bahati mbaya unafanya uumbizaji katika visanduku hivi ambavyo havijatumika ambavyo huongeza ukubwa wa faili yako. Kuondoa uumbizaji kutoka kwa visanduku hivi tupu hupunguza ukubwa wa faili yako.

• Ikiwa ungependa kuchagua visanduku vyote tupu bofya CTRL+Shift+ ↓+ → pamoja.Alama za vishale zinaonyesha mahali unapotaka kuweka amri yako.

• Baada ya kuchagua seli tupu, Katika kichupo cha Nyumbani kimewashwa. the Futa chaguo bonyeza Futa zote. Hii itafuta seli .

Kuna njia nyingine ya kufanya hivyo.

• Kwenye kichupo cha Nyumbani , Bonyeza Tafuta & Chagua kisha ubonyeze Nenda kwa Maalum.

• Itafungua Nenda kwenye kisanduku Maalum kidadisi. Kwenye kisanduku hicho weka tiki kwenye Blank na ubonyeze SAWA. Hii itapata kiotomatiki maeneo tupu ya kitabu chako cha kazi cha Excel. Baada ya hili futa visanduku tupu kama tulivyofanya awali.

Soma Zaidi: Jinsi ya Kupunguza Ukubwa wa Faili ya Excel Bila Kufuta Data (Vidokezo 9 vya Haraka)

1.2. Angalia na Ufute Seli Zilizofichwa Zisizohitajika

Wakati mwingine seli zilizofichwa zisizo za lazima ndizo sababu ya faili kubwa za Excel. Unaweza kuficha kwa bahati mbaya baadhi ya safu au safu wima za lahakazi ya Excel unayofanyia kazi. Ghafla unagundua kuwa faili yako ina vitu vilivyofichwa ambavyo hauitaji. Unachoweza kufanya ni kufichua safu na safu wima za lahakazi la Excel na uone ikiwa unazihitaji au la. Ikiwa huzihitaji zifute zote.

Soma Zaidi: Jinsi ya Kufinya Faili ya Excel kwa Barua pepe (Njia 13 za Haraka )

2. Punguza Ukubwa wa Faili Bila Kufuta Data

Wakati mwingine, huhitaji kufuta data ya faili.au uumbizaji ili kupunguza ukubwa wa faili ya Excel. Kutumia tu baadhi ya mbinu kutakuruhusu kupunguza ukubwa wa faili.

2.1. Kuhifadhi Faili katika Umbizo la Uwili la Excel

Kuhifadhi faili ya Excel kutoka ( .xlsx ) umbizo hadi umbizo la binary la Excel ( .xlsb ) hupunguza saizi ya faili yako kwa karibu 40% . Hii ndiyo njia rahisi na bora zaidi ya kupunguza ukubwa wa faili yako. Utaratibu umetolewa hapa chini.

• Kwanza kabisa, hifadhi sampuli ya faili yako ya Excel katika umbizo la ( .xlsx ) katika folda mahususi.

• Kisha, hifadhi faili sawa katika umbizo la ( .xlsb ) katika folda ile ile ambayo umehifadhi ya awali ( .xlsx ) faili iliyoumbizwa.

• Sasa, faili hizo mbili zimehifadhiwa katika saraka sawa.
• Hapa, tutaangalia faili ukubwa wa faili ya ( .xlsb ) na uilinganishe na umbizo la ( .xlsx ) iwe imepunguzwa au la.

3>

Tunaweza kuona ( .xlsb ) faili iliyo na 1,666 KB ambapo faili ( .xlsx ) ina 3,191 KB . Kwa hivyo, saizi ya faili imepunguzwa kwa kiwango kikubwa.

Faida na Hasara za Excel Binary Workbook

Huku kuhifadhi faili katika (. xlsb ), jambo moja unapaswa kukumbuka kwamba, kama kila kitu, kuhifadhi kitabu cha kazi cha Excel katika umbizo la mfumo wa jozi huleta manufaa na hasara.

Faida

• Faili ya binary ya Excel hutumia nafasi ndogo sana wakati wa kuhifadhi kuliko ( .xlsx )faili.
• Kupakia data ya jozi ni haraka kuliko kuchanganua maandishi ( .xml ) faili au faili ( .xlsx ).
• Macros, Msimbo wa VBA unatumika kikamilifu.

Hasara

• Hakuna urekebishaji wa Utepe unaoruhusiwa kwa ( .xlsb ) miundo. Ni lazima ubadilishe kuwa
• ( .xlsm )
• , ufanye mabadiliko ya Utepe wako, kisha urudi kwenye ( .xlsb ).
• Haioani na Excel 2003 na matoleo ya awali.
• ( .xlsb ) ni umbizo la faili jozi, tofauti na iliyo wazi  ( .xml ), ( .xlsx ), na  faili ( .xlsm ). Kwa hivyo, mara nyingi hutaona faili zako  ( .xlsb ) zikifanya kazi kila mahali.

Kwa hivyo, kuwa mwangalifu unapohifadhi faili katika umbizo la jozi. Hakika unaweza kufanya hivi wakati faida inayotoa ni zaidi ya hasara.

Soma Zaidi: Jinsi ya Kufinya Faili ya Excel Zaidi ya 100MB (Njia 7 Muhimu)

2.2. Kuangalia Uumbizaji wa Masharti

Katika Excel, Uumbizaji wa Masharti huonyesha data na kufanya laha ya kazi iwe rahisi kuelewa. Lakini wakati mwingine tunafanya makosa tunapotumia umbizo la masharti. Wakati mwingine tunaweka umbizo kwenye laha nzima au kundi zima la safu mlalo au safu wima. Ili kupunguza kosa, tunaweza kwenda kwa Uumbizaji wa Masharti > Dhibiti Kanuni na uangalie safu ya seli ya kila kanuni. Tena ikiwa kwa namna fulani tutatumia umbizo la masharti katika kitabu cha kazi cha Excel na ghafla tukagundua kuwa hatuhitajikwamba tunaweza kutendua umbizo la masharti kwa kufuta sheria kutoka kwa lahakazi nzima.

Soma Zaidi: Jinsi ya Kubaini Ni Nini Kinachosababisha Excel Kubwa Ukubwa wa Faili

2.3. Kuboresha fomula za Excel

Mbali na kupunguza ukubwa wa faili moja kwa moja, tunaweza kuboresha fomula za Excel ili ukokotoaji ufanyike haraka kwa hivyo saizi ya faili inaweza kupunguzwa. Kuna njia nyingi sana za kufanya hivyo.

2.3.1. Epuka Kutumia Fomula Tete

Kuna vitendaji saba tete katika Excel ambavyo ni RAND , SASA , LEO , OFFSET , CELL , INDIRECT , na INFO . Fomula hizi huhesabiwa upya wakati wowote kuna mabadiliko katika faili ya Excel. Ikiwa laha yako ya kazi ina fomula nyingi tete basi hesabu huwa polepole kwa hivyo saizi ya faili huongezeka. Kwa hiyo, ufumbuzi ni rahisi, tunapaswa kuepuka kutumia fomula tete. Kuna baadhi ya njia mbadala za fomula tete. Yametolewa hapa chini

• Badala ya OFFSET kazi, tunaweza kutumia INDEX .
• Ndani ya laha ya kazi INDEX chaguo la kukokotoa linaweza kutumika kwa kutumia nambari za safu wima badala ya herufi kuchukua nafasi ya vitendaji vya INDIRECT .
• Hakuna mbadala wa SASA na LEO kazi. Lakini VBA code inaweza kutumika kuzibadilisha.

Kama kwa vitendaji vya Sasa , tunaweza kutumia-

3287

Kwa LEO kazi tunawezatumia

5874

• Vitendaji vya RAND hazihitajiki mara nyingi. Hata hivyo, ikiwa tutahitaji nambari mpya nasibu tunaweza kutumia VBA chaguo za kukokotoa kuitengeneza.

8642

• INFO na CELL si fomula za kawaida. Wanatoa mfumo, kitabu cha kazi, na taarifa ya hali ya seli. Badala ya kuzitumia, tunaweza kutumia njia ya faili au nambari ya marejeleo ya rangi ya seli kwa kutumia VBA .

2.3.2. Tumia Majedwali ya Pivot au Majedwali ya Excel

Badala ya mfululizo wa fomula kwa kutumia majedwali ya Pivot au majedwali ya Excel ni njia bora ya kuonyesha matokeo yako

2.3.3. Epuka Kurejelea Safu Mlalo au Safu Zote

Vitendaji vya SUMIF au VLOOKUP hutafuta data katika safu wima au safu mlalo zote. Badala ya kurejelea data nzima, tunaweza kurejelea visanduku vichache tu ikihitajika. Kama-

Badala ya kutumia = SUMIF (A: A, $C4, B: B)

Tunaweza kutumia = SUMIF (A1:A50, $C4, B1:B100)

Hapa tunarejelea seli za 1 50 za Safu A .

2.3.4. Epuka Mahesabu Yanayorudiwa

Tuseme una fomula iliyo na “ =$A$3+$B$3 ”, na unakili fomula hiyo kwenye visanduku hamsini. Hapa jumla ya idadi ya marejeleo ya seli ni mia, licha ya idadi ya seli za kipekee kuwa mbili pekee. Lakini ikiwa C3 ina fomula ambayo ni =A3+B3 , na unataka kusasisha hizo kwenye seli nyingine 50, kwa kurejelea kisanduku tu. C3 katika visanduku hivyo 50 unaweza kweli kufanya idadi ya marejeleo 50, ilhali urejeleaji wako wa awali ulihitaji visanduku mia.

Soma Zaidi: Jinsi ya kufanya Punguza Ukubwa wa Faili ya Excel kwa kutumia Jedwali la Pivot

2.4. Kuamuru Kukokotoa kwa Mwongozo wa Excel

Hii inakusaidia kukokotoa haraka katika Excel. Lakini wakati mwingine katika faili kubwa za Excel kufanya hesabu za mikono kunaweza pia kukusaidia kupunguza ukubwa wa faili yako.

2.5. Kubinafsisha Jedwali Egemeo

Jedwali Egemeo zimeundwa kwa ajili ya kuangalia data kwa haraka au kupata muhtasari. Majedwali haya egemeo yanaweza kuongeza ukubwa wa faili yako ikiwa huyahitaji tena. Iwapo huhitaji majedwali yako ya egemeo katika hesabu zako zinazofuata, unaweza kufanya hatua zifuatazo.

• Usihifadhi data chanzo na faili.
• Bofya kulia kwenye Jedwali la Egemeo kisha ubofye Chaguo za Jedwali Egemeo .
• Kwenye kichupo cha Data ondoa tiki kutoka kwa ' Hifadhi data chanzo kwa faili '.

2.6. Punguza Ukubwa wa Faili ya Excel kwa Picha

Wakati mwingine unapoongeza picha kwenye lahakazi la Excel saizi ya faili ya Excel huongezeka kiotomatiki. Unaweza kupunguza ukubwa wa picha nje ya Excel au ndani ya Excel. Ikiwa ungependa kuifanya ndani ya Excel, chagua picha na ubofye kitufe cha kulia kwenye kitufe cha kipanya, na uchague Ukubwa na Sifa .

A Dirisha la Umbizo la Picha litafunguka upande wa kuliaya karatasi ya Excel. Sasa unaweza kuchagua mwenyewe urefu na upana wa picha yako.

Unaweza kubadilisha ukubwa wa picha yako nje ya Excel. Kuna taratibu nyingi sana za kufanya hivyo.

Soma Zaidi: Jinsi ya Kupunguza Ukubwa wa Faili ya Excel kwa Picha (Njia 2 Rahisi)

3. Punguza Ukubwa wa Faili ya Excel Bila Kufungua 7>

Sio lazima kila wakati kufungua faili au kufuta data ya faili. Excel hukuruhusu kupunguza saizi ya faili bila hata kufungua faili.

3.1. Kuumbiza Faili kutoka kwa Sifa za Faili

Baada ya kufanya kazi zote katika Excel ni rahisi kujumuisha ukubwa wa faili ya Excel kutoka kwa sifa za faili. Ni kipengele cha windows na haihusiani moja kwa moja na Excel. Utaratibu umetolewa hapa chini.

• Bofya-kulia kwenye faili.
• Chagua Sifa.
• Inayofuata Chagua kitufe cha Kina.
• Mwishowe , chagua "finya yaliyomo ili kuhifadhi nafasi ya diski" na ubonyeze Sawa.

Soma Zaidi: Jinsi ya Kupunguza Ukubwa wa Faili ya Excel Bila Kufungua (kwa Hatua Rahisi)

3.2. Finyaza Faili ya Excel hadi ZIP/RAR

Hati nyingi za kuchakata maneno zinaweza kubanwa hadi asilimia 10 ya ukubwa wake halisi kwa kutumia zana tofauti zilizobanwa. Ni mazoezi mazuri kushiriki faili kwa kuzibana. Sio tu kupunguza ukubwa wa faili lakini pia hufanya faili kuwa salama kutoka kwa virusi. Hapa tutakuwa tukitumia WinRAR kubana faili. Utaratibu umetolewa hapa chini.

• Bofya-kulia kwenye faili yako.
• Bonyeza Ongeza kwenye kumbukumbu .
• Sanduku la mazungumzo litakuja hadi uchague RAR/ZIP kama umbizo la Kumbukumbu .

• Sanduku la mazungumzo litatolewa kuchagua RAR/ZIP kama umbizo la Kumbukumbu .

Soma Zaidi: 1>Jinsi ya Kufinya Faili ya Excel hadi Zip (Njia 2 Zinazofaa)

Hitimisho

Watu wengi huona ni rahisi kushiriki faili za ukubwa mdogo. Kama tunavyoona, kuna njia nyingi za kufanya hivyo. Kufinyiza saizi ya faili pia hurahisisha kuharakisha hesabu bora. Tunaweza kutumia mbinu hizi kando au kwa pamoja ili kupunguza ukubwa wa faili zetu.