Руковање великом датотеком је важно јер је потребно много времена за пренос. Великој датотеци је потребно превише времена за отварање. Било каквој промени у великој датотеци потребно је много времена да се ажурира. Дакле, важно је смањити величину датотеке. У овом чланку ћемо видети како смањити/компримовати величину Екцел датотеке . Постоји много метода за то. Овде ћемо бирати најбоље опције.

У нашој анализи користимо узорке података о продаји у суперпродавницама. Узорак је преузет са ове везе //цоммунити.таблеау.цом/доцс/ДОЦ-1236.

Оригинална величина датотеке овог узорка је 3.191 КБ .

3 најбоља метода за смањење/компримовање велике величине Екцел датотеке

У овом одељку ћемо разговарати о 3 доказане методе за смањење/компримовање велике величине Екцел датотеке. Хајде да их сада проверимо!

1. Брисање података ради смањења величине датотеке

Постоји неколико случајева у којима немате друге опције осим да избришете податке или формат. Овде ћемо о њима разговарати.

1.1. Брисање/брисање празних ћелија у Екцел-у

Након што завршите задатак у Екцел радној свесци, има толико неискоришћених ћелија које немају никакву корист у вашој радној свесци. Понекад случајно направите неко форматирање у овим неискоришћеним ћелијама што заправо повећава величину датотеке. Уклањање форматирања из ових празних ћелија смањује величину датотеке.

• Ако желите да изаберете целе празне ћелије, само кликните заједно ЦТРЛ+Схифт+ ↓+ → .Знакови са стрелицама показују где желите да поставите своју команду.

• Након што изаберете празне ћелије, на картици Почетна на картици Обриши опцију притисните Обриши све. Ово ће обрисати ћелије .

Постоји још један начин да се то уради.

• На картици Почетна притисните Пронађи &амп; Изаберите , а затим притисните Го То Специал.

• Отвориће се Иди на специјални дијалошки оквир. На том пољу означите Празнине и притисните ОК. Ово ће аутоматски пронаћи празна подручја ваше Екцел радне свеске. Након овога обришите празне ћелије као што смо урадили раније.

Прочитајте више: Како смањити величину Екцел датотеке без брисања података (9 брзих савета)

1.2. Проверите и избришите непотребне скривене ћелије

Понекад су непотребне скривене ћелије разлог за веће Екцел датотеке. Можда ћете случајно сакрити неке редове или колоне Екцел радног листа на којем радите. Одједном схватите да ваш фајл садржи неке скривене елементе који вам нису потребни. Све што можете да урадите је да откријете редове и колоне Екцел радног листа и видите да ли су вам потребни или не. Ако вам не требају, само их избришите све.

Прочитајте више: Како компримовати Екцел датотеку за е-пошту (13 брзих метода )

2. Смањите величину датотеке без брисања података

Понекад не морате да бришете податке датотекеили форматирање за смањење величине Екцел датотеке. Само примена неких техника ће вам омогућити да смањите величину датотеке.

2.1. Чување датотеке у Екцел бинарном формату

Чување Екцел датотеке из ( .клск ) формата у Екцел бинарни формат ( .клсб ) смањује величину ваше датотеке за око 40% . Ово је најлакши и најефикаснији начин да смањите величину датотеке. Процедура је дата у наставку.

• Пре свега, сачувајте свој пример Екцел датотеке у ( .клск ) формату у одређеној фасцикли.

• Затим, сачувајте исту датотеку у ( .клсб ) формату у истој фасцикли у којој сте сачували претходни ( .клск ) ) форматирана датотека.

• Сада, две датотеке су сачуване у истом директоријуму.
• Овде ћемо проверити датотеку величину ( .клсб ) датотеке и упоредите је са ( .клск ) форматом без обзира да ли је смањена или не.

Можемо да видимо да ( .клсб ) датотека садржи 1,666 КБ где ( .клск ) датотека садржи 3,191 КБ . Дакле, величина датотеке је у великој мери смањена.

За и против Екцел бинарне радне свеске

Док чувате датотеку у (. клсб ) формату, једну ствар коју треба да имате на уму да, као и све остало, чување Екцел радне свеске у бинарном формату доноси неке предности и недостатке.

За

• Екцел бинарна датотека користи знатно мање простора док штеди од ( .клск )датотеке.
• Учитавање бинарних података је брже од рашчлањивања текстуалних ( .кмл ) датотека или ( .клск ) датотека.
• Макрои, ВБА код је у потпуности подржан.

Недостаци

• Није дозвољена модификација траке за ( .клсб ) формати. Морате да конвертујете назад у
• ( .клсм )
• , извршите промене на траци, а затим се вратите у ( .клсб ).
• Није компатибилно са Екцел 2003 и претходним верзијама.
• ( .клсб ) је бинарни формат датотеке, за разлику од отвореног  ( .кмл) ), ( .клск ) и  ( .клсм ) датотеке. Због тога често нећете видети своје  ( .клсб ) датотеке како раде свуда.

Зато, будите опрезни док чувате датотеку у бинарном формату. Сигурно можете да урадите ово када су предности које пружа много више од недостатака.

Прочитајте више: Како компримовати Екцел датотеку више од 100МБ (7 корисних начина)

2.2. Провера условног форматирања

У Екцел-у, Условно форматирање визуализује податке и чини радни лист лакшим за разумевање. Али понекад правимо грешке док примењујемо условно форматирање. Понекад примењујемо форматирање на цео лист или читаву групу редова или колона. Да бисмо умањили грешку, можемо да одемо на Условно форматирање &гт; Управљајте правилима и проверите опсег ћелија сваког правила. Опет, ако некако применимо условно форматирање у Екцел радној свесци и одједном схватимо да нам није потребнода можемо да поништимо условно форматирање брисањем правила са целог радног листа.

Прочитајте више: Како да утврдите шта узрокује велики Екцел Величина датотеке

2.3. Оптимизација Екцел формула

Осим директног смањења величине датотеке, можемо оптимизовати Екцел формуле тако да прорачун може бити бржи, а самим тим и величина датотеке може да се смањи. Постоји толико много начина да се то уради.

2.3.1. Избегавајте коришћење променљивих формула

Постоји седам променљивих функција у Екцел-у које су РАНД , САДА , ДАНАС , ОФФСЕТ , ЦЕЛЛ , ИНДИРЕКТНО и ИНФО . Ове формуле се поново израчунавају кад год дође до промене у Екцел датотеци. Ако ваш радни лист има много променљивих формула, онда прорачуни постају спори па се повећава величина датотеке. Дакле, решења су једноставна, треба избегавати коришћење несталних формула. Постоје неке алтернативе несталним формулама. Они су дати испод

• Уместо функције ОФФСЕТ , можемо користити ИНДЕКС .
• У оквиру радног листа ИНДЕКС функција се може користити коришћењем бројева колона уместо слова за замену функција ИНДИРЕКТНО .
• Не постоји алтернатива за САДА и ДАНАС функције. Али ВБА код се може користити да их замени.

Као и за функције Нов , можемо користити-

5655

За ДАНАС функције можемоусе

5696

• Функције РАНД нису потребне већину времена. Међутим, ако нам је потребан нови случајни број, могли бисмо да користимо функцију ВБА да бисмо га генерисали.

5904

• ИНФО и ЦЕЛЛ нису посебно уобичајене формуле. Они пружају информације о систему, радној свесци и статусу ћелије. Уместо да их користимо, можемо користити путању датотеке или референтни број боје ћелије користећи ВБА .

2.3.2. Користите изведене табеле или Екцел табеле

Уместо низа формула, коришћење заокретних табела или Екцел табела је ефикасан начин да покажете свој резултат

2.3.3. Избегавајте упућивање на читаве редове или колоне

Функције СУМИФ или ВЛООКУП траже податке у целим колонама или редовима. Уместо да референцирамо читаве податке, можемо се позвати само на неколико ћелија ако је потребно. Као-

Уместо коришћења = СУМИФ (А: А, $Ц4, Б: Б)

Можемо користити = СУМИФ (А1:А50, $Ц4, Б1:Б100)

Овде се односимо на 1. 50 ћелије колоне А .

2.3.4. Избегавајте поновљена израчунавања

Рецимо да имате формулу која садржи „ =$А$3+$Б$3 “ и да ту формулу копирате у педесет ћелија. Овде је укупан број референци на ћелије сто, упркос томе што је број јединствених ћелија само две. Али ако Ц3 има формулу која је =А3+Б3 , и желите да их ажурирате на 50 других ћелија, само упућивањем на ћелију Ц3 у тих 50 ћелија заправо можете направити број референце 50, док је за ваше претходно референцирање било потребно сто ћелија.

Прочитајте више: Како да Смањите величину Екцел датотеке помоћу заокретне табеле

2.4. Командовање Екцел ручним прорачуном

Ово вам заправо помаже да брже израчунате у Екцел-у. Али понекад у великим Екцел датотекама ручне прорачуне такође могу да вам помогну да смањите величину датотеке.

2.5. Прилагођавање изведених табела

Пивот табеле су креиране за брзу проверу података или добијање прегледа. Ове заокретне табеле могу повећати величину датотеке ако вам више нису потребне. Ако вам у следећим прорачунима нису потребне ваше изведене табеле, можете да урадите следеће кораке.

• Немојте да чувате изворне податке уз датотеку.
• Кликните десним тастером миша на заокретној табели, а затим кликните на Опције изведене табеле .
• На картици Подаци уклоните квачицу са ' Сачувај изворне податке са датотеком '.

2.6. Смањите величину Екцел датотеке помоћу слика

Понекад када додате слике у Екцел радни лист, величина Екцел датотеке се аутоматски повећава. Можете смањити величину слике изван програма Екцел или унутар програма Екцел. Ако то желите да урадите у програму Екцел, изаберите слику и кликните десним тастером миша на дугме миша и изаберите Величина и својства .

А <1 Прозор>Формат слике ће се отворити са десне странерадног листа Екцел. Сада можете ручно да изаберете висину и ширину своје слике.

Можете ручно да промените величину слике изван Екцел-а. Постоји толико много процедура за то.

Прочитајте више: Како смањити величину Екцел датотеке помоћу слика (2 лака начина)

3. Смањите величину Екцел датотеке без отварања

Није увек потребно отворити датотеку или избрисати податке датотеке. Екцел вам омогућава да смањите величину датотеке чак и без отварања датотеке.

3.1. Форматирање датотеке из својстава датотеке

Након обављања свих задатака у Екцел-у, лакше је сажимати величину Екцел датотеке из својстава датотеке. То је Виндовс функција и није директно повезана са Екцел-ом. Процедура је дата у наставку.

• Кликните десним тастером миша на датотеку.
• Изаберите Својства.
• Следеће изаберите дугме Напредно.
• Коначно , изаберите „компримујте садржај да бисте уштедели простор на диску“ и притисните ОК.

Прочитајте више: Како смањити величину Екцел датотеке без отварања (са једноставним корацима)

3.2. Компресујте Екцел датотеку у ЗИП/РАР

Многи документи за обраду речи могу се компримовати на 10 процената њихове оригиналне величине коришћењем различитих компресованих алата. Добра је пракса да делите датотеке тако што ћете их компримовати. Не само да смањује величину датотеке, већ и чини датотеку безбедном од вируса. Овде ћемо користити ВинРАР да компримујемо датотеку. Процедура је дата у наставку.

• Кликните десним тастером миша на вашу датотеку.
• Притисните Додај у архиву .
• Појавиће се оквир за дијалог до да одаберете РАР/ЗИП као формат архиве .

• Појавиће се оквир за дијалог да изаберете РАР/ЗИП као формат архиве .

Прочитајте више: Како компримовати Екцел датотеку у зип (2 одговарајућа начина)

Закључак

Већини људи је лако да дели датотеке мале величине. Као што видимо, постоји много метода за то. Компресовање величине датотеке такође олакшава убрзавање израчунавања у Екцел-у. Ове технике можемо користити одвојено или заједно да смањимо величину датотеке.