ஒரு பெரிய கோப்பைக் கையாள்வது முக்கியமானது, ஏனெனில் அது மாற்றுவதற்கு அதிக நேரம் எடுக்கும். ஒரு பெரிய கோப்பு திறக்க அதிக நேரம் எடுக்கும். பெரிய கோப்பில் எந்த விதமான மாற்றமும் புதுப்பிக்க நீண்ட நேரம் எடுக்கும். எனவே, கோப்பு அளவைக் குறைப்பது முக்கியம். இந்தக் கட்டுரையில், எக்செல் கோப்பின் அளவைக் குறைப்பது/சுருக்குவது எப்படி என்பதைப் பார்ப்போம். அதைச் செய்வதற்கு பல முறைகள் உள்ளன. நாங்கள் இங்கே சிறந்த விருப்பங்களைத் தேர்ந்தெடுப்போம்.

எங்கள் பகுப்பாய்வில், சூப்பர் ஸ்டோர் விற்பனையின் மாதிரித் தரவைப் பயன்படுத்துகிறோம். மாதிரி இந்த இணைப்பிலிருந்து பதிவிறக்கம் செய்யப்பட்டது //community.tableau.com/docs/DOC-1236.

இந்த மாதிரியின் அசல் கோப்பு அளவு 3,191 KB .

பெரிய எக்செல் கோப்பின் அளவைக் குறைக்க/சுருக்க 3 சிறந்த முறைகள்

இந்தப் பகுதியில், பெரிய எக்செல் கோப்பின் அளவைக் குறைக்க/சுருக்க 3 நிரூபிக்கப்பட்ட முறைகளைப் பற்றி விவாதிப்போம். இப்போது அவற்றைச் சரிபார்ப்போம்!

1. கோப்பு அளவைக் குறைக்க தரவை நீக்குதல்

தரவு அல்லது வடிவமைப்பை நீக்குவதைத் தவிர வேறு வழியில்லாத பல சந்தர்ப்பங்கள் உள்ளன. இங்கே, அவற்றைப் பற்றி விவாதிப்போம்.

1.1. Excel இல் உள்ள வெற்று கலங்களை நீக்குதல்/அழித்தல்

எக்செல் பணிப்புத்தகத்தில் நீங்கள் ஒரு பணியை முடித்த பிறகு, உங்கள் பணிப்புத்தகத்தில் எந்தப் பயனும் இல்லாத பல பயன்படுத்தப்படாத செல்கள் உள்ளன. சில நேரங்களில் நீங்கள் தற்செயலாக இந்த பயன்படுத்தப்படாத கலங்களில் சில வடிவமைப்பை செய்கிறீர்கள், இது உண்மையில் உங்கள் கோப்பு அளவை அதிகரிக்கிறது. இந்த வெற்று கலங்களிலிருந்து வடிவமைப்பை அகற்றுவது உங்கள் கோப்பின் அளவைக் குறைக்கிறது.

• முழு வெற்றுக் கலங்களையும் தேர்ந்தெடுக்க விரும்பினால் CTRL+Shift+ ↓+ → ஐக் கிளிக் செய்யவும்.உங்கள் கட்டளையை எங்கு வைக்க விரும்புகிறீர்கள் என்பதை அம்புக்குறிகள் குறிப்பிடுகின்றன.

• வெற்று கலங்களைத் தேர்ந்தெடுத்த பிறகு, முகப்பு தாவலில் தெளிவு விருப்பத்தை அழுத்தவும் அனைத்தையும் அழி. இது செல்களை அழிக்கும் .

அதைச் செய்வதற்கு மற்றொரு வழி உள்ளது.

• முகப்பு தாவலில், கண்டுபிடி & என்பதைத் தேர்ந்தெடுத்து, சிறப்புக்குச் செல் என்பதை அழுத்தவும்.

• அது திறக்கும் சிறப்பு உரையாடல் பெட்டிக்குச் செல்லவும். அந்த பெட்டியில் Blanks ஐ டிக் செய்து OK ஐ அழுத்தவும். இது உங்கள் எக்செல் பணிப்புத்தகத்தின் வெற்றுப் பகுதிகளைத் தானாகக் கண்டறியும். இதற்குப் பிறகு நாம் முன்பு செய்தது போல் காலி செல்களை அழிக்கவும்.

மேலும் படிக்க: தரவை நீக்காமல் எக்செல் கோப்பின் அளவைக் குறைப்பது எப்படி (9 விரைவு குறிப்புகள்)

1.2. தேவையற்ற மறைக்கப்பட்ட செல்களை சரிபார்த்து நீக்கவும்

சில நேரங்களில் தேவையற்ற மறைக்கப்பட்ட செல்கள் பெரிய எக்செல் கோப்புகளுக்கு காரணம். நீங்கள் பணிபுரியும் எக்செல் ஒர்க்ஷீட்டின் சில வரிசைகள் அல்லது நெடுவரிசைகளை தற்செயலாக மறைக்கலாம். உங்கள் கோப்பில் உங்களுக்குத் தேவையில்லாத சில மறைக்கப்பட்ட கூறுகள் இருப்பதை நீங்கள் திடீரென்று உணர்ந்தீர்கள். எக்செல் ஒர்க்ஷீட்டின் வரிசைகள் மற்றும் நெடுவரிசைகளை மறைத்து, உங்களுக்கு அவை தேவையா இல்லையா என்பதைப் பார்ப்பது மட்டுமே நீங்கள் செய்ய முடியும். உங்களுக்கு அவை தேவையில்லை என்றால், அனைத்தையும் நீக்கவும்.

மேலும் படிக்க: எக்செல் கோப்பை மின்னஞ்சலுக்கு சுருக்குவது எப்படி (13 விரைவு முறைகள் )

2. தரவை நீக்காமல் கோப்பின் அளவைக் குறைக்கவும்

சில நேரங்களில், கோப்புத் தரவை நீக்க வேண்டியதில்லைஅல்லது எக்செல் கோப்பின் அளவைக் குறைக்க வடிவமைத்தல். சில நுட்பங்களைப் பயன்படுத்தினால், கோப்பு அளவைக் குறைக்கலாம்.

2.1. எக்செல் பைனரி வடிவத்தில் கோப்பைச் சேமிப்பது

எக்செல் கோப்பை ( .xlsx ) வடிவமைப்பிலிருந்து எக்செல் பைனரி வடிவத்திற்குச் சேமிப்பது ( .xlsb ) குறைகிறது உங்கள் கோப்பின் அளவு சுமார் 40% . உங்கள் கோப்பு அளவைக் குறைக்க இது எளிதான மற்றும் மிகவும் பயனுள்ள வழியாகும். செயல்முறை கீழே கொடுக்கப்பட்டுள்ளது.

• முதலில், உங்கள் மாதிரி Excel கோப்பை ( .xlsx ) வடிவத்தில் குறிப்பிட்ட கோப்புறையில் சேமிக்கவும்.

• பின், நீங்கள் முந்தைய ( .xlsx ) கோப்புறையில் அதே கோப்பை ( .xlsb ) வடிவத்தில் சேமிக்கவும் ) வடிவமைக்கப்பட்ட கோப்பு.

• இப்போது, ​​இரண்டு கோப்புகளும் ஒரே கோப்பகத்தில் சேமிக்கப்பட்டுள்ளன.
• இங்கே, கோப்பைச் சரிபார்ப்போம். ( .xlsb ) கோப்பின் அளவு மற்றும் குறைக்கப்பட்டாலும் இல்லாவிட்டாலும் அதை ( .xlsx ) வடிவத்துடன் ஒப்பிடவும்.

3>

( .xlsb ) கோப்பில் 1,666 KB இருப்பதைக் காணலாம், அங்கு ( .xlsx ) கோப்பில் 3,191 KB<2 உள்ளது> எனவே, கோப்பு அளவு பெரிய அளவில் குறைக்கப்படுகிறது.

எக்செல் பைனரி ஒர்க்புக் நன்மைகள் மற்றும் தீமைகள்

ஒரு கோப்பை (. xlsb இல் சேமிக்கும் போது ) வடிவம், எல்லாவற்றையும் போலவே, எக்செல் பணிப்புத்தகத்தை பைனரி வடிவத்தில் சேமிப்பது சில நன்மை தீமைகளைக் கொண்டுவருகிறது என்பதை நீங்கள் நினைவில் கொள்ள வேண்டும். எக்செல் பைனரி கோப்பு ( .xlsx ) சேமிக்கும் போது குறிப்பிடத்தக்க வகையில் குறைவான இடத்தைப் பயன்படுத்துகிறதுகோப்புகள்.

தீமைகள்

• ( .xlsb க்கு ரிப்பன் மாற்றம் அனுமதிக்கப்படவில்லை ) வடிவங்கள். நீங்கள் மீண்டும்
• ( .xlsm )
• க்கு மாற்ற வேண்டும், உங்கள் ரிப்பனை மாற்ற வேண்டும், பின்னர் ( .xlsb )
• Excel 2003 மற்றும் முந்தைய பதிப்புகளுடன் இணங்கவில்லை.
• ( .xlsb ) என்பது பைனரி கோப்பு வடிவமாகும், திறந்ததைப் போலல்லாமல் ( .xml) ), ( .xlsx ), மற்றும்  ( .xlsm ) கோப்புகள். எனவே, உங்கள்  ( .xlsb ) கோப்புகள் எல்லா இடங்களிலும் வேலை செய்வதை நீங்கள் அடிக்கடி பார்க்க மாட்டீர்கள்.

எனவே, பைனரி வடிவத்தில் கோப்பைச் சேமிக்கும்போது கவனமாக இருங்கள். இது வழங்கும் நன்மை குறைபாடுகளை விட அதிகமாக இருக்கும்போது நிச்சயமாக நீங்கள் இதைச் செய்யலாம்.

மேலும் படிக்க: எக்செல் கோப்பை 100எம்பிக்கு மேல் சுருக்குவது எப்படி (7 பயனுள்ள வழிகள்)<2

2.2. நிபந்தனை வடிவமைப்பைச் சரிபார்ப்பது

எக்செல் இல், நிபந்தனை வடிவமைத்தல் தரவைக் காட்சிப்படுத்துகிறது மற்றும் பணித்தாளைப் புரிந்துகொள்ள எளிதாக்குகிறது. ஆனால் நிபந்தனை வடிவமைப்பைப் பயன்படுத்தும்போது சில நேரங்களில் நாம் தவறு செய்கிறோம். சில நேரங்களில் முழுத் தாள் அல்லது வரிசைகள் அல்லது நெடுவரிசைகளின் முழுக் குழுவிற்கும் வடிவமைப்பைப் பயன்படுத்துகிறோம். தவறைக் குறைக்க, நாம் நிபந்தனை வடிவமைத்தல் > விதிகளை நிர்வகி மற்றும் ஒவ்வொரு விதிகளின் செல் வரம்பையும் சரிபார்க்கவும். எக்செல் பணிப்புத்தகத்தில் எப்படியாவது நிபந்தனை வடிவமைப்பைப் பயன்படுத்தினால், நமக்குத் தேவையில்லை என்று திடீரென்று உணர்ந்தால்முழு ஒர்க்ஷீட்டிலிருந்து விதிகளை அழிப்பதன் மூலம் நிபந்தனை வடிவமைப்பை செயல்தவிர்க்க முடியும் கோப்பு அளவு

2.3. எக்செல் ஃபார்முலாக்களை மேம்படுத்துதல்

கோப்பின் அளவை நேரடியாகக் குறைப்பதைத் தவிர, எக்செல் ஃபார்முலாக்களை மேம்படுத்தலாம், இதனால் கணக்கீட்டை விரைவாகச் செய்யலாம், எனவே கோப்பு அளவைக் குறைக்கலாம். அதற்கு பல வழிகள் உள்ளன.

2.3.1. ஆவியாகும் சூத்திரங்களைப் பயன்படுத்துவதைத் தவிர்க்கவும்

எக்செல் இல் ஏழு ஆவியாகும் செயல்பாடுகள் உள்ளன அவை RAND , NOW , இன்று , OFFSET , செல் , மறைமுக மற்றும் தகவல் . எக்செல் கோப்பில் மாற்றம் ஏற்படும் போதெல்லாம் இந்த சூத்திரங்கள் மீண்டும் கணக்கிடப்படும். உங்கள் ஒர்க்ஷீட்டில் நிறைய ஆவியாகும் சூத்திரங்கள் இருந்தால், கணக்கீடுகள் மெதுவாக இருக்கும், அதனால் கோப்பு அளவு அதிகரிக்கிறது. எனவே, தீர்வுகள் எளிமையானவை, ஆவியாகும் சூத்திரங்களைப் பயன்படுத்துவதைத் தவிர்க்க வேண்டும். ஆவியாகும் சூத்திரங்களுக்கு சில மாற்று வழிகள் உள்ளன. அவை கீழே கொடுக்கப்பட்டுள்ளன

• OFFSET செயல்பாட்டிற்கு பதிலாக, நாம் INDEX ஐப் பயன்படுத்தலாம்.
• ஒரு பணித்தாள் INDEX< INDIRECT செயல்பாடுகளை மாற்றுவதற்கு எழுத்துக்களை விட நெடுவரிசை எண்களைப் பயன்படுத்துவதன் மூலம் 2> செயல்பாட்டைப் பயன்படுத்தலாம்.
• NOW மற்றும் TODAY க்கு மாற்று எதுவும் இல்லை. செயல்பாடுகள். ஆனால் அவற்றை மாற்றுவதற்கு VBA குறியீடு பயன்படுத்தப்படலாம்.

இப்போது செயல்பாடுகளைப் போலவே,

4371

க்கு பயன்படுத்தலாம்>இன்று செயல்பாடுகள் நம்மால் முடியும்பயன்படுத்த

7712

• RAND செயல்பாடுகள் பெரும்பாலும் தேவைப்படாது. இருப்பினும், புதிய ரேண்டம் எண் தேவைப்பட்டால், அதை உருவாக்க VBA செயல்பாட்டைப் பயன்படுத்தலாம்.

7214

• INFO மற்றும் CELL என்பது பொதுவான சூத்திரங்கள் அல்ல. அவை சிஸ்டம், ஒர்க்புக் மற்றும் செல் நிலைத் தகவலை வழங்குகின்றன. அவற்றைப் பயன்படுத்துவதற்குப் பதிலாக, VBA ஐப் பயன்படுத்தி கோப்பு பாதை அல்லது செல் வண்ண குறிப்பு எண்ணைப் பயன்படுத்தலாம்.

2.3.2. பிவோட் டேபிள்கள் அல்லது எக்செல் டேபிள்களைப் பயன்படுத்தவும்

பிவோட் டேபிள்கள் அல்லது எக்செல் டேபிள்களைப் பயன்படுத்தும் சூத்திரங்களின் வரிசைக்குப் பதிலாக உங்கள் முடிவைக் காண்பிப்பதற்கான திறமையான வழியாகும்

2.3.3. முழு வரிசைகள் அல்லது நெடுவரிசைகளைக் குறிப்பிடுவதைத் தவிர்க்கவும்

SUMIF அல்லது VLOOKUP செயல்பாடுகள் முழு நெடுவரிசைகள் அல்லது வரிசைகளில் தரவைத் தேடும். முழுத் தரவையும் குறிப்பிடுவதற்குப் பதிலாக, தேவைப்பட்டால் ஒரு சில செல்களை மட்டும் குறிப்பிடலாம். இப்படி-

பயன்படுத்துவதற்குப் பதிலாக = SUMIF (A: A, $C4, B: B)

நாம் = SUMIF (A1:A50, $C4, B1:B100)

இங்கே நாம் A நெடுவரிசையின் 1வது 50 கலங்களைக் குறிப்பிடுகிறோம்.

2.3.4. திரும்பத் திரும்பக் கணக்கிடுவதைத் தவிர்க்கவும்

உங்களிடம் “ =$A$3+$B$3 ” உள்ள சூத்திரம் உள்ளது என்று வைத்துக்கொள்வோம், மேலும் அந்த சூத்திரத்தை ஐம்பது கலங்களுக்கு நகலெடுக்கிறீர்கள். தனிப்பட்ட செல்களின் எண்ணிக்கை இரண்டாக இருந்தாலும், செல் குறிப்புகளின் மொத்த எண்ணிக்கை நூறு ஆகும். ஆனால் C3 இல் =A3+B3 என்ற சூத்திரம் இருந்தால், மேலும் 50 கலங்களில் உள்ளவற்றைப் புதுப்பிக்க விரும்பினால், கலத்தைக் குறிப்பிடுவதன் மூலம் C3 அந்த 50 கலங்களில் நீங்கள் உண்மையில் குறிப்புகளின் எண்ணிக்கையை 50 ஆக்கலாம், அதேசமயம் உங்கள் முந்தைய குறிப்புக்கு நூறு செல்கள் தேவைப்பட்டது.

மேலும் படிக்க: எப்படி பைவட் டேபிளுடன் எக்செல் கோப்பின் அளவைக் குறைக்கவும்

2.4. எக்செல் கையேடு கணக்கீடு கட்டளையிடுதல்

உண்மையில் இது எக்செல் இல் வேகமாக கணக்கிட உதவுகிறது. ஆனால் சில நேரங்களில் பெரிய எக்செல் கோப்புகளில் கைமுறை கணக்கீடுகளைச் செய்வதும் உங்கள் கோப்பு அளவைக் குறைக்க உதவும்.

2.5. பிவோட் அட்டவணைகளைத் தனிப்பயனாக்குதல்

பிவோட் அட்டவணைகள் விரைவாகத் தரவைச் சரிபார்ப்பதற்காக அல்லது மேலோட்டத்தைப் பெறுவதற்காக உருவாக்கப்படுகின்றன. இந்த பைவட் டேபிள்கள் உங்களுக்கு இனி தேவைப்படாவிட்டால், உங்கள் கோப்பின் அளவை அதிகரிக்கலாம். உங்கள் அடுத்த கணக்கீடுகளில் உங்கள் பைவட் அட்டவணைகள் தேவையில்லை எனில், பின்வரும் படிகளைச் செய்யலாம்.

• கோப்பில் மூலத் தரவைச் சேமிக்க வேண்டாம்.
• வலது கிளிக் செய்யவும் பிவோட் டேபிளில், பின்னர் பிவோட் டேபிள் விருப்பங்கள் என்பதைக் கிளிக் செய்யவும்.
• தரவு தாவலில் உள்ள ' மூலத் தரவை கோப்புடன் சேமி என்பதிலிருந்து டிக் அகற்றவும். '.

2.6. படங்களுடன் எக்செல் கோப்பின் அளவைக் குறைக்கவும்

சில நேரங்களில் எக்செல் ஒர்க்ஷீட்டில் படங்களைச் சேர்க்கும்போது எக்செல் கோப்பு அளவு தானாகவே அதிகரிக்கும். எக்ஸெல் வெளியே அல்லது எக்செல் உள்ளே படத்தின் அளவைக் குறைக்கலாம். நீங்கள் எக்செல் இல் செய்ய விரும்பினால், படத்தைத் தேர்ந்தெடுத்து மவுஸ் பட்டனில் வலது கிளிக் செய்து, அளவு மற்றும் பண்புகள் என்பதைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.

A Format Picture சாளரம் வலது பக்கத்தில் திறக்கும்எக்செல் பணித்தாள். இப்போது நீங்கள் உங்கள் படத்தின் உயரம் மற்றும் அகலத்தை கைமுறையாக தேர்ந்தெடுக்கலாம்.

எக்செல் வெளியே உங்கள் படத்தை கைமுறையாக மறுஅளவிடலாம். அதைச் செய்வதற்கு பல நடைமுறைகள் உள்ளன.

மேலும் படிக்க: படங்கள் மூலம் எக்செல் கோப்பின் அளவைக் குறைப்பது எப்படி (2 எளிய வழிகள்)

3. எக்செல் கோப்பின் அளவைத் திறக்காமல் குறைக்கவும்

கோப்பைத் திறக்கவோ கோப்புத் தரவை நீக்கவோ எப்போதும் தேவையில்லை. கோப்பைத் திறக்காமலேயே கோப்பின் அளவைக் குறைக்க Excel உங்களை அனுமதிக்கிறது.

3.1. கோப்பு பண்புகளிலிருந்து கோப்பை வடிவமைத்தல்

எக்செல் இல் அனைத்து பணிகளையும் செய்த பிறகு, கோப்பு பண்புகளிலிருந்து எக்செல் கோப்பின் அளவைச் சுருக்குவது எளிது. இது விண்டோஸ் அம்சம் மற்றும் எக்செல் உடன் நேரடியாக தொடர்புடையது அல்ல. செயல்முறை கீழே கொடுக்கப்பட்டுள்ளது.

• கோப்பில் வலது கிளிக் செய்யவும்.
• பண்புகளைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
• அடுத்து மேம்பட்ட பொத்தானைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
• இறுதியாக , “வட்டு இடத்தை சேமிக்க உள்ளடக்கங்களை சுருக்கவும்” என்பதைத் தேர்ந்தெடுத்து சரி என்பதை அழுத்தவும்.

> 29> குறிப்பு: இது நல்லதல்ல எக்செல் கோப்பின் அளவைக் குறைக்கப் பழகுங்கள். கோப்புகளை சுருக்குவதற்கு WinRAR ஐப் பயன்படுத்துவது நல்லது.

மேலும் படிக்க: எக்செல் கோப்பின் அளவைத் திறக்காமல் குறைப்பது எப்படி (எளிதான வழிமுறைகளுடன்)

3.2. எக்செல் கோப்பை ZIP/RAR ஆக சுருக்கவும்

பல்வேறு சுருக்கப்பட்ட கருவிகளைப் பயன்படுத்தி, பல சொற்கள் செயலாக்க ஆவணங்களை அவற்றின் அசல் அளவின் 10 சதவீதத்திற்கு சுருக்கலாம். கோப்புகளை சுருக்கி அவற்றைப் பகிர்வது ஒரு நல்ல நடைமுறை. இது கோப்பு அளவைக் குறைப்பது மட்டுமல்லாமல் வைரஸ்களிலிருந்து கோப்பைப் பாதுகாக்கிறது. இங்கே நாம் கோப்பை சுருக்குவதற்கு WinRAR ஐப் பயன்படுத்துவோம். செயல்முறை கீழே கொடுக்கப்பட்டுள்ளது.

• உங்கள் கோப்பின் மீது வலது கிளிக் செய்யவும்.
• Add to archive ஐ அழுத்தவும்.
• ஒரு உரையாடல் பெட்டி வரும். RAR/ZIP ஐ காப்பக வடிவமாக தேர்வுசெய்யும் RAR/ZIP ஐ காப்பக வடிவமாக தேர்வு செய்யவும் 1>எக்செல் கோப்பை ஜிப்பில் சுருக்குவது எப்படி (2 பொருத்தமான வழிகள்)

முடிவு

சிறிய அளவிலான கோப்புகளைப் பகிர்வதை பெரும்பாலான மக்கள் எளிதாகக் கருதுகின்றனர். நாம் பார்ப்பது போல், இதைச் செய்ய பல வழிகள் உள்ளன. கோப்பு அளவை சுருக்குவது எக்செல் கணக்கீட்டை விரைவுபடுத்துவதை எளிதாக்குகிறது. இந்த நுட்பங்களை நாம் தனித்தனியாகவோ அல்லது ஒன்றாகவோ பயன்படுத்தி நமது கோப்பு அளவைக் குறைக்கலாம்.