Mae trin ffeil fawr yn bwysig gan ei bod yn cymryd llawer iawn o amser i'w throsglwyddo. Mae ffeil fawr yn cymryd gormod o amser i'w hagor. Mae unrhyw fath o newid mewn ffeil fawr yn cymryd amser hir i'w diweddaru. Felly, mae lleihau maint y ffeil yn bwysig. Yn yr erthygl hon, byddwn yn gweld sut i leihau/cywasgu maint ffeil Excel . Mae yna lawer o ddulliau o wneud hynny. Byddwn yn dewis yr opsiynau gorau yma.

Yn ein dadansoddiad, rydym yn defnyddio data sampl o werthiannau archfarchnadoedd. Lawrlwythwyd y sampl o'r ddolen hon //community.tableau.com/docs/DOC-1236.

Maint ffeil gwreiddiol y sampl hwn yw 3,191 KB .

3 Dull Gorau o Leihau/Cywasgu Maint Ffeil Excel Mawr

Yn yr adran hon, byddwn yn trafod 3 dull profedig i leihau/cywasgu maint ffeil Excel mawr. Gadewch i ni eu gwirio nawr!

1. Dileu Data i Leihau Maint Ffeil

Mae sawl achos lle nad oes gennych unrhyw ddewis heblaw dileu'r data neu'r fformat. Yma, byddwn yn eu trafod.

1.1. Dileu/Clirio Celloedd Gwag yn Excel

Ar ôl i chi gwblhau tasg yn llyfr gwaith Excel, mae cymaint o gelloedd heb eu defnyddio nad ydynt yn ddefnyddiol yn eich llyfr gwaith. Weithiau byddwch chi'n gwneud rhywfaint o fformatio yn ddamweiniol yn y celloedd hyn nad ydyn nhw'n cael eu defnyddio sydd mewn gwirionedd yn cynyddu maint eich ffeil. Mae tynnu'r fformatio o'r celloedd gwag hyn yn lleihau maint eich ffeil.

• Os ydych chi am ddewis y celloedd gwag cyfan cliciwch CTRL+Shift+ ↓+ → gyda'ch gilydd.Mae'r arwyddion saeth yn nodi ble rydych am roi eich gorchymyn.

• Ar ôl dewis y celloedd gwag, Yn y tab Cartref ar y wasg opsiwn Clir Clirio popeth. Bydd hyn yn clirio'r celloedd .

Mae ffordd arall o wneud hynny.

• Ar y tab Cartref , Pwyswch Canfod & Dewiswch ac yna pwyswch Ewch i Arbennig.

Darllen Mwy: Sut i Leihau Maint Ffeil Excel Heb Dileu Data (9 Awgrym Cyflym)

1.2. Gwirio a Dileu Celloedd Cudd Diangen

Weithiau celloedd cudd diangen yw'r rheswm dros ffeiliau Excel mwy. Efallai y byddwch yn cuddio rhai rhesi neu golofnau o'r daflen waith Excel rydych chi'n gweithio arni yn ddamweiniol. Yn sydyn rydych chi'n sylweddoli bod eich ffeil yn cynnwys rhai elfennau cudd nad oes eu hangen arnoch chi. Y cyfan y gallwch chi ei wneud yw datguddio rhesi a cholofnau taflen waith Excel a gweld a oes eu hangen arnoch ai peidio. Os nad oes eu hangen arnoch, dilëwch nhw i gyd.

Darllenwch Mwy: Sut i Gywasgu Ffeil Excel ar gyfer E-bost (13 Dull Cyflym )

2. Lleihau Maint Ffeil Heb Dileu Data

Weithiau, nid oes angen i chi ddileu data'r ffeilneu fformatio i leihau maint ffeil Excel. Bydd defnyddio rhai technegau yn unig yn gadael i chi leihau maint y ffeil.

2.1. Cadw Ffeil mewn Fformat Deuaidd Excel

Mae cadw'r ffeil Excel o fformat ( .xlsx ) i fformat deuaidd Excel ( .xlsb ) yn lleihau maint eich ffeil gan tua 40% . Dyma'r ffordd hawsaf a mwyaf effeithlon o leihau maint eich ffeil. Rhoddir y drefn isod.

• Yn gyntaf oll, cadwch eich ffeil Excel sampl mewn fformat ( .xlsx ) mewn ffolder penodol.

• Yna, cadwch yr un ffeil yn y fformat ( .xlsb ) yn yr un ffolder yr ydych wedi cadw'r ffeil flaenorol ynddo ( .xlsx ) ffeil wedi'i fformatio.

• Nawr, mae'r ddwy ffeil yn cael eu cadw yn yr un cyfeiriadur.
• Yma, byddwn yn gwirio'r ffeil maint y ffeil ( .xlsb ) a'i gymharu â'r fformat ( .xlsx ) p'un a yw wedi'i leihau ai peidio.

3>

Gallwn weld y ffeil ( .xlsb ) yn cynnwys 1,666 KB lle mae'r ffeil ( .xlsx ) yn cynnwys 3,191 KB . Felly, mae maint y ffeil yn cael ei leihau ar raddfa fawr.

Gweithlyfr Deuaidd Excel Manteision ac Anfanteision

Wrth gadw ffeil yn (. xlsb ) fformat, un peth y dylech ei gofio, fel popeth, bod arbed llyfr gwaith Excel mewn fformat deuaidd yn dod â rhai manteision ac anfanteision.

Manteision

• Mae'r ffeil ddeuaidd Excel yn defnyddio llawer llai o le wrth arbed na ( .xlsx )ffeiliau.
• Mae llwytho data deuaidd yn gyflymach na dosrannu ffeiliau testun ( .xml ) neu ( .xlsx ) ffeiliau.
• Macros, Cod VBA wedi'i gefnogi'n llawn.

Anfanteision

• Ni chaniateir addasu Rhuban ar gyfer ( .xlsb ) fformatau. Rhaid trosi yn ôl i
• ( .xlsm )
• , gwneud eich newidiadau Rhuban, ac yna yn ôl i ( .xlsb ).<12
• Ddim yn gydnaws â Excel 2003 a fersiynau blaenorol.
• ( .xlsb ) yn fformat ffeil deuaidd, yn wahanol i'r agor ( .xml) ), ( .xlsx ), a ( .xlsm ) ffeiliau. Felly, yn aml ni fyddwch yn gweld eich ffeiliau ( .xlsb ) yn gweithio ym mhobman.

Felly, byddwch yn ofalus wrth gadw ffeil mewn fformat deuaidd. Siawns y gallwch chi wneud hyn pan fo'r fantais y mae'n ei darparu yn llawer mwy na'r anfanteision.

Darllen Mwy: Sut i Gywasgu Ffeil Excel Mwy na 100MB (7 Ffordd Ddefnyddiol)<2

2.2. Gwirio Fformatio Amodol

Yn Excel, mae Fformatio Amodol yn delweddu data ac yn gwneud taflen waith yn haws ei deall. Ond weithiau rydyn ni'n gwneud camgymeriadau wrth gymhwyso fformatio amodol. Weithiau rydyn ni'n cymhwyso fformatio i ddalen gyfan neu grŵp cyfan o resi neu golofnau. I leihau'r camgymeriad, gallwn fynd i Fformatio Amodol > Rheoli Rheolau a gwirio ystod celloedd pob un o'r rheolau. Unwaith eto, os byddwn rywsut yn cymhwyso fformatio amodol yn llyfr gwaith Excel ac yn sylweddoli'n sydyn nad oes ei angen arnomy gallwn ddadwneud y fformatio amodol trwy glirio rheolau o'r daflen waith gyfan.

Darllenwch Mwy: Sut i Bennu Beth Sy'n Achosi Excel Mawr Maint Ffeil

2.3. Optimeiddio fformiwlâu Excel

Ar wahân i leihau maint y ffeil yn uniongyrchol, gallwn optimeiddio'r fformiwlâu Excel fel y gellir gwneud y cyfrifiad yn gyflymach ac felly gellir lleihau maint y ffeil. Mae cymaint o ffyrdd o wneud hynny.

2.3.1. Osgowch Ddefnyddio Fformiwlâu Anweddol

Mae saith ffwythiant anweddol yn Excel sef RAND , NAWR , HEDDIW , OFFSET , CELL , INDIRECT , a INFO . Mae'r fformiwlâu hyn yn cael eu hailgyfrifo pryd bynnag y bydd newid yn y ffeil Excel. Os oes gan eich taflen waith lawer o fformiwlâu cyfnewidiol yna mae'r cyfrifiadau'n mynd yn araf ac felly mae maint y ffeil yn cynyddu. Felly, mae'r atebion yn syml, dylem osgoi defnyddio fformiwlâu anweddol. Mae rhai dewisiadau amgen i fformiwlâu anweddol. Fe'u rhoddir isod

• Yn lle'r ffwythiant OFFSET , gallwn ddefnyddio MYNEGAI .
• O fewn taflen waith MYNEGAI drwy ddefnyddio rhifau colofn yn hytrach na llythrennau i ddisodli ffwythiannau INDIRECT .
• Nid oes dewis arall ar gyfer NAWR a HODAY swyddogaethau. Ond gellir defnyddio cod VBA i'w disodli.

Fel ar gyfer swyddogaethau Nawr , gallwn ddefnyddio-

8503

Ar gyfer HEDDIW swyddogaethau y gallwndefnyddio

5416

• Nid oes angen y ffwythiannau RAND y rhan fwyaf o'r amser. Fodd bynnag, os oes angen rhif hap newydd arnom, gallem ddefnyddio ffwythiant VBA i'w gynhyrchu.

6885

• INFO a Nid yw CELL yn fformiwlâu arbennig o gyffredin. Maent yn darparu system, llyfr gwaith, a gwybodaeth statws celloedd. Yn hytrach na'u defnyddio, gallwn ddefnyddio'r llwybr ffeil neu rif cyfeirnod lliw y gell gan ddefnyddio VBA .

2.3.2. Defnyddiwch Dablau Colyn neu Dablau Excel

Yn lle cyfres o fformiwlâu mae defnyddio tablau Pivot neu dablau Excel yn ffordd effeithlon o ddangos eich canlyniad

2.3.3. Peidiwch â chyfeirio Rhesi neu Golofnau Cyfan

Mae'r ffwythiannau SUMIF neu VLOOKUP yn chwilio am ddata yn y colofnau neu'r rhesi cyfan. Yn hytrach na chyfeirio at y data cyfan, gallwn gyfeirio at ychydig o gelloedd yn unig os oes angen. Hoffi-

Yn lle defnyddio = SUMIF (A: A, $C4, B: B)

Gallwn ddefnyddio = SUMIF (A1:A50, $C4, B1:B100)

Yma rydym yn cyfeirio at gelloedd 1af 50 Colofn A .

2.3.4. Osgoi Cyfrifiadau Ailadroddus

Dewch i ni ddweud bod gennych chi fformiwla sy'n cynnwys “ =$A$3+$B$3 ”, ac rydych chi'n copïo'r fformiwla honno i hanner cant o gelloedd. Yma mae cyfanswm y cyfeiriadau cell yn gant, er mai dim ond dau yw nifer y celloedd unigryw. Ond os oes gan C3 fformiwla sef =A3+B3 , a'ch bod am ddiweddaru'r rhai ar 50 cell arall, dim ond drwy gyfeirio at gell C3 yn y 50 cell hynny gallwch wneud y rhif cyfeirnod 50 mewn gwirionedd, tra bod eich cyfeirnodi blaenorol angen cant o gelloedd.

Darllen Mwy: Sut i Lleihau Maint Ffeil Excel gyda Thabl Pivot

2.4. Gorchymyn Cyfrifiad Llaw Excel

Mae hyn mewn gwirionedd yn eich helpu i gyfrifo'n gyflymach yn Excel. Ond weithiau mewn ffeiliau Excel mawr gall gwneud cyfrifiadau â llaw hefyd eich helpu i leihau maint eich ffeil.

2.5. Addasu Tablau Colyn

Tablau Colyn yn cael eu creu ar gyfer gwirio data yn gyflym neu gael trosolwg. Gall y tablau colyn hyn gynyddu maint eich ffeil os nad oes eu hangen arnoch mwyach. Os nad oes angen eich tablau colyn arnoch yn eich cyfrifiadau nesaf, gallwch wneud y camau canlynol.

• Peidiwch â chadw'r data ffynhonnell gyda'r ffeil.
• De-gliciwch ar y Tabl Colyn ac yna cliciwch ar Pivot Table Options .
• Ar y tab Data tynnwch y tic o ' Cadw data ffynhonnell gyda ffeil '.

2.6. Lleihau Maint Ffeil Excel gyda Lluniau

Weithiau pan fyddwch chi'n ychwanegu lluniau at daflen waith Excel, mae maint ffeil Excel yn cynyddu'n awtomatig. Gallwch leihau maint y llun y tu allan i Excel neu o fewn Excel. Os ydych am ei wneud o fewn Excel, dewiswch y llun a chliciwch ar y dde ar fotwm y llygoden, a dewiswch Maint a Phriodweddau .

A <1 Bydd ffenestr>Fformat Llun yn agor ar yr ochr ddeo'r daflen waith Excel. Nawr gallwch chi ddewis uchder a lled eich llun â llaw.

Gallwch chi newid maint eich llun â llaw y tu allan i Excel. Mae cymaint o weithdrefnau ar gyfer gwneud hynny.

Darllen Mwy: Sut i Leihau Maint Ffeil Excel gyda Lluniau (2 Ffordd Hawdd)

3. Lleihau Maint Ffeil Excel Heb ei Agor

Nid yw bob amser yn angenrheidiol agor y ffeil na dileu data'r ffeil. Mae Excel yn eich galluogi i leihau maint y ffeil heb hyd yn oed agor y ffeil.

3.1. Fformatio Ffeil o Priodweddau Ffeil

Ar ôl gwneud yr holl dasgau yn Excel mae'n haws cywasgu maint ffeil Excel o briodweddau ffeil. Mae'n nodwedd ffenestri ac nid yw'n uniongyrchol gysylltiedig ag Excel. Rhoddir y drefn isod.

• De-gliciwch ar y ffeil.
• Dewiswch Priodweddau.
• Nesaf Dewiswch y botwm Uwch.
• O'r diwedd , dewiswch "cywasgu'r cynnwys i arbed lle ar y ddisg" a gwasgwch OK.

Darllen Mwy: Sut i Leihau Maint Ffeil Excel Heb ei Agor (Gyda Chamau Hawdd)

3.2. Cywasgu Ffeil Excel i ZIP/RAR

Gall llawer o eiriau prosesu dogfennau gael eu cywasgu i 10 y cant o'u maint gwreiddiol trwy ddefnyddio gwahanol offer cywasgedig. Mae'n arfer da rhannu ffeiliau trwy eu cywasgu. Mae nid yn unig yn lleihau maint y ffeil ond hefyd yn gwneud y ffeil yn ddiogel rhag firysau. Yma byddwn yn defnyddio WinRAR i gywasgu'r ffeil. Rhoddir y drefn isod.

• De-gliciwch ar eich ffeil.
• Pwyswch Ychwanegu at yr archif .
• Fe ddaw blwch deialog hyd i ddewis RAR/ZIP fel fformat Archif .

Darllen Mwy: Sut i Gywasgu Ffeil Excel i Zip (2 Ffordd Addas)

Casgliad

Mae'r rhan fwyaf o bobl yn ei chael hi'n hawdd rhannu ffeiliau bach eu maint. Fel y gallwn weld, mae llawer o ddulliau o wneud hynny. Mae cywasgu maint ffeil hefyd yn ei gwneud hi'n hawdd cyflymu cyfrifiad Excel. Gallwn ddefnyddio'r technegau hyn ar wahân neu gyda'n gilydd i leihau maint ein ffeil.