Rukovanje velikom datotekom je važno jer je potrebno mnogo vremena za prijenos. Velikoj datoteci je potrebno previše vremena za otvaranje. Za bilo kakvu promjenu u velikom fajlu potrebno je mnogo vremena da se ažurira. Stoga je važno smanjiti veličinu datoteke. U ovom članku ćemo vidjeti kako smanjiti/komprimirati veličinu Excel datoteke . Postoji mnogo metoda za to. Ovdje ćemo birati najbolje opcije.

U našoj analizi koristimo uzorke podataka o prodaji u supertrgovini. Uzorak je preuzet sa ove veze //community.tableau.com/docs/DOC-1236.

Originalna veličina datoteke ovog uzorka je 3,191 KB .

3 najbolja metoda za smanjenje/komprimiranje velike veličine Excel datoteke

U ovom odjeljku ćemo raspravljati o 3 dokazane metode za smanjenje/komprimiranje velike veličine Excel datoteke. Provjerimo ih sada!

1. Brisanje podataka radi smanjenja veličine datoteke

Postoji nekoliko slučajeva u kojima nemate druge opcije osim da izbrišete podatke ili format. Ovdje ćemo o njima raspravljati.

1.1. Brisanje/brisanje praznih ćelija u Excelu

Nakon što završite zadatak u Excel radnoj knjizi, ima toliko neiskorištenih ćelija koje nemaju nikakvu korist u vašoj radnoj knjizi. Ponekad slučajno napravite neko formatiranje u ovim neiskorištenim ćelijama što zapravo povećava veličinu datoteke. Uklanjanje formatiranja iz ovih praznih ćelija smanjuje veličinu datoteke.

• Ako želite da odaberete cijele prazne ćelije, samo kliknite zajedno CTRL+Shift+ ↓+ → .Znakovi sa strelicama pokazuju gdje želite da postavite svoju naredbu.

• Nakon što odaberete prazne ćelije, na kartici Početna na kartici Obriši opciju pritisnite Obriši sve. Ovo će očistiti ćelije .

Postoji još jedan način da se to uradi.

• Na kartici Početna pritisnite Pronađi & Odaberite , a zatim pritisnite Go To Special.

• Otvorit će se Idi na poseban dijaloški okvir. Na tom polju označite Praznine i pritisnite OK. Ovo će automatski pronaći prazna područja vaše Excel radne knjige. Nakon ovoga obrišite prazne ćelije kao što smo radili ranije.

Pročitajte više: Kako smanjiti veličinu Excel datoteke bez brisanja podataka (9 brzih savjeta)

1.2. Provjerite i izbrišite nepotrebne skrivene ćelije

Ponekad su nepotrebne skrivene ćelije razlog za veće Excel datoteke. Možda ćete slučajno sakriti neke redove ili stupce Excel radnog lista na kojem radite. Odjednom shvatite da vaš fajl sadrži neke skrivene elemente koji vam nisu potrebni. Sve što možete učiniti je da otkrijete redove i stupce Excel radnog lista i vidite da li vam trebaju ili ne. Ako vam ne trebaju samo ih sve izbrišite.

Pročitajte više: Kako komprimirati Excel datoteku za e-poštu (13 brzih metoda )

2. Smanjite veličinu datoteke bez brisanja podataka

Ponekad ne morate brisati podatke datotekeili formatiranje za smanjenje veličine Excel datoteke. Samo primjena nekih tehnika će vam omogućiti da smanjite veličinu datoteke.

2.1. Spremanje datoteke u Excel binarnom formatu

Spremanje Excel datoteke iz ( .xlsx ) formata u Excel binarni format ( .xlsb ) smanjuje veličinu vašeg fajla za oko 40% . Ovo je najlakši i najefikasniji način smanjenja veličine datoteke. Procedura je data u nastavku.

• Prvo, spremite svoj uzorak Excel datoteke u ( .xlsx ) formatu u određenu mapu.

• Zatim, sačuvajte istu datoteku u ( .xlsb ) formatu u istom folderu u kojem ste sačuvali prethodni ( .xlsx ) formatirana datoteka.

• Sada, dvije datoteke su sačuvane u istom direktoriju.
• Ovdje ćemo provjeriti datoteku veličinu datoteke ( .xlsb ) i usporedite je sa ( .xlsx ) formatom bez obzira da li je smanjena ili ne.

Možemo vidjeti da ( .xlsb ) datoteka sadrži 1,666 KB gdje ( .xlsx ) datoteka sadrži 3,191 KB . Dakle, veličina datoteke je u velikoj mjeri smanjena.

Za i protiv Excel binarne radne knjige

Dok čuvate datoteku u (. xlsb ) formatu, jednu stvar koju trebate imati na umu da, kao i sve ostalo, spremanje Excel radne knjige u binarnom formatu donosi neke prednosti i nedostatke.

Prednosti

• Excel binarna datoteka koristi znatno manje prostora dok štedi od ( .xlsx )datoteke.
• Učitavanje binarnih podataka je brže od raščlanjivanja tekstualnih ( .xml ) datoteka ili ( .xlsx ) datoteka.
• Makroi, VBA kod je u potpunosti podržan.

Nedostaci

• Nije dozvoljena modifikacija trake za ( .xlsb ) formati. Morate ponovo pretvoriti u
• ( .xlsm )
• , izvršiti promjene na traci, a zatim se vratiti na ( .xlsb ).
• Nije kompatibilno sa Excel 2003 i prethodnim verzijama.
• ( .xlsb ) je binarni format datoteke, za razliku od otvorenog  ( .xml ), ( .xlsx ) i  ( .xlsm ) fajlovi. Stoga često nećete vidjeti svoje  ( .xlsb ) datoteke kako rade svuda.

Zato, budite oprezni dok pohranjujete fajl u binarnom formatu. Sigurno možete to učiniti kada su prednosti koje pruža mnogo više od nedostataka.

Pročitajte više: Kako komprimirati Excel datoteku više od 100MB (7 korisnih načina)

2.2. Provjera uvjetnog oblikovanja

U Excelu, uvjetno oblikovanje vizualizira podatke i čini radni list lakšim za razumijevanje. Ali ponekad radimo greške dok primjenjujemo uvjetno formatiranje. Ponekad primjenjujemo oblikovanje na cijeli list ili cijelu grupu redova ili stupaca. Da bismo umanjili grešku, možemo ići na Uslovno formatiranje > Upravljaj pravilima i provjeri raspon ćelija svakog pravila. Opet, ako nekako primijenimo uvjetno oblikovanje u radnoj knjizi Excel i odjednom shvatimo da nam nije potrebnoda možemo poništiti uslovno formatiranje brisanjem pravila iz cijelog radnog lista.

Pročitajte više: Kako odrediti što uzrokuje veliki Excel Veličina datoteke

2.3. Optimizacija Excel formula

Osim direktnog smanjenja veličine datoteke, možemo optimizirati Excel formule tako da izračun može biti brži, a samim tim i veličina datoteke može se smanjiti. Postoji toliko mnogo načina da se to učini.

2.3.1. Izbjegavajte korištenje promjenjivih formula

Postoji sedam promjenjivih funkcija u Excelu koje su RAND , SADA , DANAS , OFFSET , CELL , INDIREKTNO i INFO . Ove formule se ponovo izračunavaju kad god dođe do promjene u Excel datoteci. Ako vaš radni list ima puno promjenjivih formula, onda izračuni postaju spori pa se povećava veličina datoteke. Dakle, rješenja su jednostavna, treba izbjegavati korištenje promjenjivih formula. Postoje neke alternative promjenjivim formulama. Oni su dati ispod

• Umjesto funkcije OFFSET , možemo koristiti INDEX .
• Unutar radnog lista INDEX funkcija se može koristiti korištenjem brojeva stupaca umjesto slova za zamjenu funkcija INDIREKTNO .
• Ne postoji alternativa za SADA i DANAS funkcije. Ali VBA kod se može koristiti da ih zamijeni.

Kao i za funkcije Now , možemo koristiti-

6957

Za DANAS funkcije možemouse

8028

• Funkcije RAND nisu potrebne većinu vremena. Međutim, ako nam je potreban novi slučajni broj, mogli bismo koristiti VBA funkciju da ga generiramo.

9433

• INFO i CELL nisu posebno uobičajene formule. Oni pružaju informacije o sistemu, radnoj svesci i statusu ćelije. Umjesto da ih koristimo, možemo koristiti putanju datoteke ili referentni broj boje ćelije koristeći VBA .

2.3.2. Koristite zaokretne tablice ili Excel tablice

Umjesto niza formula, korištenje zaokretnih tablica ili Excel tablica je efikasan način da pokažete svoj rezultat

2.3.3. Izbjegavajte upućivanje na čitave redove ili stupce

Funkcije SUMIF ili VLOOKUP traže podatke u cijelim stupcima ili redovima. Umjesto referenciranja cijelih podataka, možemo se pozvati na samo nekoliko ćelija ako je potrebno. Kao-

Umjesto korištenja = SUMIF (A: A, $C4, B: B)

Možemo koristiti = SUMIF (A1:A50, $C4, B1:B100)

Ovdje se odnosimo na 1. 50 ćelije kolone A .

2.3.4. Izbjegavajte ponovljena izračunavanja

Recimo da imate formulu koja sadrži “ =$A$3+$B$3 ” i da tu formulu kopirate u pedeset ćelija. Ovdje je ukupan broj referenci na ćelije sto, iako je broj jedinstvenih ćelija samo dvije. Ali ako C3 ima formulu koja je =A3+B3 , i želite da ih ažurirate na 50 drugih ćelija, samo upućivanjem na ćeliju C3 u tih 50 ćelija zapravo možete napraviti broj reference 50, dok je vaše prethodno referenciranje zahtijevalo sto ćelija.

Pročitajte više: Kako Smanjite veličinu Excel datoteke pomoću zaokretne tablice

2.4. Zapovijedanje Excel ručnim proračunom

Ovo vam zapravo pomaže da brže izračunate u Excelu. Ali ponekad u velikim Excel datotekama ručne proračune također mogu pomoći da smanjite veličinu datoteke.

2.5. Prilagođavanje zaokretnih tabela

Pivot tabele kreirane su za brzu provjeru podataka ili stjecanje pregleda. Ove zaokretne tablice mogu povećati veličinu vaše datoteke ako vam više nisu potrebne. Ako vam u sljedećim proračunima nisu potrebne vaše zaokretne tablice, možete učiniti sljedeće korake.

• Nemojte spremati izvorne podatke uz datoteku.
• Kliknite desnim tasterom miša na zaokretnoj tabeli, a zatim kliknite na Opcije zaokretne tabele .
• Na kartici Podaci uklonite kvačicu sa ' Sačuvaj izvorne podatke sa datotekom '.

2.6. Smanjite veličinu Excel datoteke pomoću slika

Ponekad kada dodate slike u Excel radni list, veličina Excel datoteke se automatski povećava. Veličinu slike možete smanjiti izvan programa Excel ili unutar programa Excel. Ako to želite učiniti u programu Excel, odaberite sliku i kliknite desnim gumbom miša i odaberite Veličina i svojstva .

A <1 Prozor>Format slike će se otvoriti sa desne straneExcel radnog lista. Sada možete ručno odabrati visinu i širinu svoje slike.

Možete ručno promijeniti veličinu slike izvan Excela. Postoji toliko mnogo procedura za to.

Pročitajte više: Kako smanjiti veličinu Excel datoteke pomoću slika (2 laka načina)

3. Smanjite veličinu Excel datoteke bez otvaranja

Nije uvijek potrebno otvoriti datoteku ili izbrisati podatke datoteke. Excel vam omogućava da smanjite veličinu datoteke čak i bez otvaranja datoteke.

3.1. Formatiranje datoteke iz svojstava datoteke

Nakon obavljanja svih zadataka u Excelu, lakše je sabiti veličinu Excel datoteke iz svojstava datoteke. To je Windows funkcija i nije direktno povezana s Excelom. Procedura je data u nastavku.

• Kliknite desnim tasterom miša na datoteku.
• Odaberite Svojstva.
• Sljedeće odaberite dugme Napredno.
• Konačno , odaberite “komprimiraj sadržaj radi uštede prostora na disku” i pritisnite OK.

Pročitajte više: Kako smanjiti veličinu Excel datoteke bez otvaranja (sa jednostavnim koracima)

3.2. Komprimirajte Excel datoteku u ZIP/RAR

Mnogi dokumenti koji obrađuju riječi mogu se komprimirati na 10 posto njihove originalne veličine korištenjem različitih komprimiranih alata. Dobra je praksa dijeliti datoteke tako što ćete ih komprimirati. To ne samo da smanjuje veličinu datoteke već i čini datoteku sigurnom od virusa. Ovdje ćemo koristiti WinRAR za komprimiranje datoteke. Procedura je data u nastavku.

• Kliknite desnim tasterom miša na vaš fajl.
• Pritisnite Dodaj u arhivu .
• Doći će dijaloški okvir do da odaberete RAR/ZIP kao format arhive .

• Pojavit će se okvir za dijalog da odaberete RAR/ZIP kao format arhive .

Pročitajte više: Kako komprimirati Excel datoteku u zip (2 odgovarajuća načina)

Zaključak

Većini ljudi je lako dijeliti datoteke male veličine. Kao što vidimo, postoji mnogo metoda za to. Kompresija veličine datoteke takođe olakšava ubrzavanje Excel izračunavanja. Ove tehnike možemo koristiti odvojeno ili zajedno da smanjimo veličinu datoteke.