बड़ी एक्सेल फ़ाइल का आकार 40-60% कम करें (3 सिद्ध तरीके)

Hugh West

31-05-2023 उन्नत एक्सेल
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Hugh West

विषयसूची

एक बड़ी फ़ाइल को संभालना महत्वपूर्ण है क्योंकि इसे स्थानांतरित करने में बहुत अधिक समय लगता है। एक बड़ी फ़ाइल को खुलने में बहुत अधिक समय लगता है। किसी बड़ी फाइल में किसी भी तरह के बदलाव को अपडेट होने में काफी समय लगता है। इसलिए, फ़ाइल का आकार कम करना महत्वपूर्ण है। इस लेख में, हम Excel फ़ाइल का आकार कम/संपीड़ित करने का तरीका देखेंगे। ऐसा करने के कई तरीके हैं। हम यहां सबसे अच्छे विकल्प चुनेंगे।

हमारे विश्लेषण में, हम सुपरस्टोर बिक्री के नमूना डेटा का उपयोग करते हैं। नमूना इस लिंक //community.tableau.com/docs/DOC-1236 से डाउनलोड किया गया था।

इस नमूने का मूल फ़ाइल आकार 3,191 KB है।

बड़े एक्सेल फ़ाइल आकार को कम/संपीड़ित करने के 3 शीर्ष तरीके

इस खंड में, हम बड़े एक्सेल फ़ाइल आकार को कम/संपीड़ित करने के 3 सिद्ध तरीकों पर चर्चा करेंगे। आइए अब उन्हें जांचें!

1. फ़ाइल आकार को कम करने के लिए डेटा हटाना

ऐसे कई मामले हैं जिनमें आपके पास डेटा या प्रारूप को हटाने के अलावा कोई अन्य विकल्प नहीं है। यहां हम उनकी चर्चा करेंगे।

1.1। Excel

में रिक्त कक्षों को हटाना/साफ़ करना आपके द्वारा Excel कार्यपुस्तिका में कार्य पूरा करने के बाद, बहुत से अप्रयुक्त कक्ष हैं जिनकी आपकी कार्यपुस्तिका में कोई उपयोगिता नहीं है। कभी-कभी आप गलती से इन अप्रयुक्त कोशिकाओं में कुछ स्वरूपण कर लेते हैं जो वास्तव में आपकी फ़ाइल का आकार बढ़ा देता है। इन रिक्त कक्षों से स्वरूपण को हटाने से आपकी फ़ाइल का आकार कम हो जाता है।

  • यदि आप संपूर्ण रिक्त कक्षों का चयन करना चाहते हैं तो बस CTRL+Shift+ ↓+ → एक साथ क्लिक करें।तीर के निशान बताते हैं कि आप अपनी कमांड कहां रखना चाहते हैं। साफ़ करें विकल्प दबाएं सभी साफ़ करें। यह कोशिकाओं को साफ कर देगा ।

ऐसा करने का एक और तरीका है।

  • होम टैब पर, ढूंढें और दबाएं; चुनें और फिर विशेष पर जाएं दबाएं।

  • यह खुल जाएगा विशेष डायलॉग बॉक्स पर जाएं। उस बॉक्स में ब्लैंक्स पर टिक करें और ओके दबाएं। यह स्वचालित रूप से आपकी एक्सेल वर्कबुक के रिक्त क्षेत्रों को खोज लेगा। इसके बाद रिक्त कक्षों को साफ़ करें जैसा कि हमने पहले किया था। (9 क्विक टिप्स)

    1.2। अनावश्यक छिपे हुए कक्षों की जाँच करें और हटाएं

    कभी-कभी अनावश्यक छिपे हुए कक्ष बड़ी एक्सेल फ़ाइलों का कारण होते हैं। आप जिस एक्सेल वर्कशीट पर काम कर रहे हैं, उसकी कुछ पंक्तियों या कॉलम को आप गलती से छिपा सकते हैं। अचानक आपको पता चलता है कि आपकी फ़ाइल में कुछ छिपे हुए तत्व हैं जिनकी आपको आवश्यकता नहीं है। आप केवल इतना कर सकते हैं कि एक्सेल वर्कशीट की पंक्तियों और स्तंभों को सामने लाएँ और देखें कि आपको उनकी आवश्यकता है या नहीं। यदि आपको उनकी आवश्यकता नहीं है तो बस उन सभी को हटा दें।

    और पढ़ें: ईमेल के लिए एक्सेल फ़ाइल को कैसे कंप्रेस करें (13 त्वरित तरीके) )

    2. डेटा मिटाए बिना फ़ाइल का आकार कम करें

    कभी-कभी, आपको फ़ाइल डेटा मिटाने की ज़रूरत नहीं होतीया एक्सेल फ़ाइल के आकार को कम करने के लिए स्वरूपण। केवल कुछ तकनीकों को लागू करने से आप फ़ाइल का आकार कम कर सकते हैं।

    2.1। एक्सेल बाइनरी फॉर्मेट

    एक्सेल फाइल को ( .xlsx ) फॉर्मेट से एक्सेल बाइनरी फॉर्मेट ( .xlsb ) में सेव करना कम करता है आपकी फ़ाइल का आकार लगभग 40% । यह आपके फ़ाइल आकार को कम करने का सबसे आसान और कुशल तरीका है। प्रक्रिया नीचे दी गई है।

    • सबसे पहले, अपनी नमूना एक्सेल फ़ाइल को एक विशिष्ट फ़ोल्डर में ( .xlsx ) प्रारूप में सहेजें।

    • फिर, उसी फाइल को ( .xlsb ) फॉर्मेट में उसी फोल्डर में सेव करें जिसमें आपने पिछली ( .xlsx सेव की थी) ) स्वरूपित फ़ाइल।

    • अब, दो फ़ाइलें एक ही निर्देशिका में सहेजी गई हैं।
    • यहां, हम फ़ाइल की जांच करेंगे ( .xlsb ) फ़ाइल का आकार और इसकी तुलना ( .xlsx ) प्रारूप से करें कि यह कम है या नहीं।

    हम देख सकते हैं कि ( .xlsb ) फ़ाइल में 1,666 KB है, जहाँ ( .xlsx ) फ़ाइल में 3,191 KB<2 है>। इसलिए, फ़ाइल का आकार बड़े पैमाने पर कम हो गया है। ) प्रारूप, एक बात आपको ध्यान में रखनी चाहिए कि, हर चीज की तरह, बाइनरी प्रारूप में एक्सेल कार्यपुस्तिका को सहेजने से कुछ लाभ और हानियां आती हैं।

    पेशे

    • एक्सेल बाइनरी फ़ाइल ( .xlsx ) की तुलना में सहेजते समय काफी कम जगह का उपयोग करती है।फ़ाइलें।
    • बाइनरी डेटा लोड करना टेक्स्ट ( .xml ) फ़ाइलों या ( .xlsx ) फ़ाइलों की तुलना में तेज़ है।
    • मैक्रोज़, VBA कोड पूरी तरह से समर्थित है।

    विपक्ष

    • ( .xlsb के लिए कोई रिबन संशोधन की अनुमति नहीं है। ) प्रारूप। आपको
    • ( .xlsm )
    • में वापस कनवर्ट करना होगा, अपने रिबन में परिवर्तन करना होगा, और फिर वापस ( .xlsb ) में बदलना होगा।<12
    • Excel 2003 और पिछले संस्करणों के साथ संगत नहीं है।
    • ( .xlsb ) खुले के विपरीत एक बाइनरी फ़ाइल प्रारूप है  ( .xml ), ( .xlsx ), और  ( .xlsm ) फ़ाइलें। इसलिए, आप अक्सर अपनी  ( .xlsb ) फ़ाइलें हर जगह काम करते हुए नहीं देख पाएंगे।

इसलिए, फ़ाइल को बाइनरी फ़ॉर्मेट में सहेजते समय सावधान रहें। निश्चित रूप से आप ऐसा तब कर सकते हैं जब इसके द्वारा प्रदान किया जाने वाला लाभ अवगुणों की तुलना में बहुत अधिक हो।

और पढ़ें: एक्सेल फ़ाइल को 100MB से अधिक कैसे कंप्रेस करें (7 उपयोगी तरीके)<2

2.2। सशर्त स्वरूपण की जाँच

एक्सेल में, सशर्त स्वरूपण डेटा की कल्पना करता है और कार्यपत्रक को समझने में आसान बनाता है। लेकिन कभी-कभी सशर्त स्वरूपण लागू करते समय हम गलतियाँ करते हैं। कभी-कभी हम पूरी शीट या पंक्तियों या कॉलम के पूरे समूह पर फ़ॉर्मैटिंग लागू करते हैं। गलती को कम करने के लिए, हम सशर्त स्वरूपण > नियम प्रबंधित करें और प्रत्येक नियम की सेल श्रेणी की जांच करें। दोबारा अगर हम किसी तरह एक्सेल वर्कबुक में सशर्त स्वरूपण लागू करते हैं और अचानक महसूस करते हैं कि हमें इसकी आवश्यकता नहीं हैकि हम संपूर्ण वर्कशीट से नियमों को साफ करके सशर्त स्वरूपण को पूर्ववत कर सकते हैं। फ़ाइल का आकार

2.3. एक्सेल सूत्रों का अनुकूलन

फ़ाइल आकार को सीधे कम करने के अलावा, हम एक्सेल सूत्रों को अनुकूलित कर सकते हैं ताकि गणना तेजी से की जा सके और फ़ाइल का आकार कम किया जा सके। ऐसा करने के बहुत से तरीके हैं।

2.3.1। अस्थिर सूत्रों का उपयोग करने से बचें

एक्सेल में सात अस्थिर कार्य हैं जो रैंड , अभी , आज , ऑफ़सेट हैं , सेल , अप्रत्यक्ष , और जानकारी । जब भी एक्सेल फाइल में कोई बदलाव होता है तो इन फॉर्मूलों की पुनर्गणना की जाती है। यदि आपकी वर्कशीट में बहुत अधिक अस्थिर सूत्र हैं तो गणना धीमी हो जाती है इसलिए फ़ाइल का आकार बढ़ जाता है। इसलिए, समाधान सरल हैं, हमें अस्थिर सूत्रों का उपयोग करने से बचना चाहिए। वाष्पशील सूत्रों के कुछ विकल्प हैं। वे नीचे दिए गए हैं

  • OFFSET फ़ंक्शन के बजाय, हम INDEX का उपयोग कर सकते हैं।
  • वर्कशीट INDEX<के भीतर अप्रत्यक्ष कार्यों को बदलने के लिए अक्षरों के बजाय स्तंभ संख्याओं का उपयोग करके 2> फ़ंक्शन का उपयोग किया जा सकता है।
  • अब और आज के लिए कोई विकल्प नहीं है कार्य करता है। लेकिन वीबीए कोड का इस्तेमाल उन्हें बदलने के लिए किया जा सकता है।>आज कार्य हम कर सकते हैंउपयोग 
    2748
    • रैंड कार्यों की अधिकांश समय आवश्यकता नहीं होती है। हालाँकि, अगर हमें एक नई यादृच्छिक संख्या की आवश्यकता है तो हम इसे उत्पन्न करने के लिए VBA फ़ंक्शन का उपयोग कर सकते हैं। 
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    • जानकारी और सेल विशेष रूप से सामान्य सूत्र नहीं हैं। वे एक प्रणाली, कार्यपुस्तिका और सेल स्थिति की जानकारी प्रदान करते हैं। उनका उपयोग करने के बजाय, हम VBA का उपयोग करके फ़ाइल पथ या सेल रंग संदर्भ संख्या का उपयोग कर सकते हैं।
    2.3.2। पिवट टेबल या एक्सेल टेबल का उपयोग करें

    सूत्रों की एक श्रृंखला के बजाय पिवट टेबल या एक्सेल टेबल का उपयोग करना अपना परिणाम दिखाने का एक प्रभावी तरीका है

    2.3.3। संपूर्ण पंक्तियों या स्तंभों को संदर्भित करने से बचें

    SUMIF या VLOOKUP फ़ंक्शन संपूर्ण स्तंभों या पंक्तियों में डेटा खोजते हैं। संपूर्ण डेटा को संदर्भित करने के बजाय, यदि आवश्यक हो तो हम केवल कुछ कक्षों को संदर्भित कर सकते हैं। जैसे-

    = SUMIF (A: A, $C4, B: B)

    इस्तेमाल करने के बजाय हम = SUMIF (A1:A50, $C4, B1:B100)

    यहां हम कॉलम A के पहले 50 सेल की बात कर रहे हैं।

    2.3.4। बार-बार गणना करने से बचें

    मान लें कि आपके पास " =$A$3+$B$3 " वाला एक फ़ॉर्मूला है, और आप उस फ़ॉर्मूले को पचास सेल में कॉपी करते हैं। यहां सेल संदर्भों की कुल संख्या सौ है, अद्वितीय सेल की संख्या केवल दो होने के बावजूद। लेकिन अगर C3 का एक फॉर्मूला है जो =A3+B3 है, और आप उन्हें 50 अन्य सेल पर अपडेट करना चाहते हैं, केवल सेल का हवाला देकर C3 उन 50 सेल में आप वास्तव में संदर्भ की संख्या 50 बना सकते हैं, जबकि आपके पिछले संदर्भ में सौ सेल की आवश्यकता होती है।

    और पढ़ें: कैसे करें पिवोट टेबल के साथ एक्सेल फ़ाइल का आकार कम करें

    2.4। कमांडिंग एक्सेल मैनुअल कैलकुलेशन

    यह वास्तव में एक्सेल में तेजी से गणना करने में आपकी मदद करता है। लेकिन कभी-कभी बड़ी एक्सेल फाइलों में मैन्युअल गणना करने से भी आपको अपनी फ़ाइल का आकार कम करने में मदद मिल सकती है।

    2.5। पिवोट टेबल्स

    पाइवोट टेबल्स को कस्टमाइज़ करना डेटा की त्वरित जाँच या ओवरव्यू प्राप्त करने के लिए बनाया गया है। यदि आपको अब इनकी आवश्यकता नहीं है, तो ये पिवट तालिकाएँ आपके फ़ाइल आकार को बढ़ा सकती हैं। अगर आपको अपनी अगली गणना में अपनी पिवट टेबल की आवश्यकता नहीं है, तो आप निम्न चरणों का पालन कर सकते हैं।

    • स्रोत डेटा को फ़ाइल के साथ न सहेजें।
    • राइट-क्लिक करें पिवोट टेबल पर और फिर पिवट टेबल विकल्प पर क्लिक करें।
    • डेटा टैब पर ' फ़ाइल के साथ स्रोत डेटा सहेजें '.

    2.6। चित्रों के साथ एक्सेल फ़ाइल का आकार कम करें

    कभी-कभी जब आप किसी एक्सेल वर्कशीट में चित्र जोड़ते हैं तो एक्सेल का फ़ाइल आकार अपने आप बढ़ जाता है। आप Excel के बाहर या Excel के भीतर चित्र का आकार कम कर सकते हैं। यदि आप इसे एक्सेल में करना चाहते हैं, तो चित्र का चयन करें और माउस बटन पर राइट क्लिक करें, और आकार और गुण का चयन करें।

    ए तस्वीर को प्रारूपित करें विंडो दाईं ओर खुलेगीएक्सेल वर्कशीट की। अब आप मैन्युअल रूप से अपने चित्र की ऊंचाई और चौड़ाई का चयन कर सकते हैं।

    आप एक्सेल के बाहर मैन्युअल रूप से अपनी तस्वीर का आकार बदल सकते हैं। ऐसा करने के लिए बहुत सारी प्रक्रियाएँ हैं।

    ध्यान दें: एक्सेल के भीतर चित्रों को फ़ॉर्मेट करने के बजाय एक्सेल के बाहर चित्रों को फ़ॉर्मेट करना एक अच्छा अभ्यास है। .

    और पढ़ें: चित्रों के साथ एक्सेल फ़ाइल का आकार कैसे कम करें (2 आसान तरीके)

    3. बिना खोले एक्सेल फ़ाइल का आकार कम करें

    फ़ाइल को खोलना या फ़ाइल डेटा को हटाना हमेशा आवश्यक नहीं होता है। एक्सेल आपको फ़ाइल को खोले बिना फ़ाइल का आकार कम करने की अनुमति देता है।

    3.1। फ़ाइल गुणों से फ़ाइल स्वरूपण

    एक्सेल में सभी कार्य करने के बाद फ़ाइल गुणों से एक्सेल फ़ाइल के आकार को संकुचित करना आसान हो जाता है। यह एक विंडोज़ सुविधा है और यह सीधे एक्सेल से संबंधित नहीं है। प्रक्रिया नीचे दी गई है।

    • फ़ाइल पर राइट-क्लिक करें।
    • गुण चुनें।
    • अगला उन्नत बटन चुनें।
    • अंत में , "डिस्क स्थान बचाने के लिए सामग्री को संपीड़ित करें" चुनें और ठीक दबाएं।

    फ़ाइल गुणों से एक्सेल फ़ाइल के आकार को कम करने का अभ्यास करें क्योंकि आकार शायद ही कम हो। फ़ाइल कंप्रेसिंग के लिए WinRAR का उपयोग करना बेहतर है।

    और पढ़ें: बिना खोले एक्सेल फ़ाइल का आकार कैसे कम करें (आसान चरणों के साथ)

    3.2। एक्सेल फाइल को ZIP/RAR में कंप्रेस करें

    विभिन्न कंप्रेस्ड टूल का उपयोग करके कई वर्ड प्रोसेसिंग दस्तावेज़ों को उनके मूल आकार के 10 प्रतिशत तक कम्प्रेस किया जा सकता है। फ़ाइलों को कंप्रेस करके साझा करना एक अच्छा अभ्यास है। यह न केवल फ़ाइल का आकार कम करता है बल्कि फ़ाइल को वायरस से भी सुरक्षित बनाता है। यहां हम फाइल को कंप्रेस करने के लिए WinRAR का इस्तेमाल करेंगे। प्रक्रिया नीचे दी गई है।

    • अपनी फ़ाइल पर राइट-क्लिक करें।
    • संग्रह में जोड़ें दबाएं।
    • एक डायलॉग बॉक्स आएगा RAR/ZIP को पुरालेख प्रारूप के रूप में चुनने के लिए ऊपर।

    • एक डायलॉग बॉक्स सामने आएगा RAR/ZIP को पुरालेख प्रारूप के रूप में चुनने के लिए।

    अधिक पढ़ें: एक्सेल फाइल को जिप में कंप्रेस कैसे करें (2 उपयुक्त तरीके)

    निष्कर्ष

    ज्यादातर लोगों को छोटे आकार की फाइलों को शेयर करना आसान लगता है। जैसा कि हम देख सकते हैं कि ऐसा करने के कई तरीके हैं। फाइल साइज को कंप्रेस करने से एक्सेल कैलकुलेशन को तेज करना भी आसान हो जाता है। हम अपनी फ़ाइल का आकार कम करने के लिए इन तकनीकों का अलग-अलग या एक साथ उपयोग कर सकते हैं।

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ह्यूग वेस्ट उद्योग में 10 से अधिक वर्षों के अनुभव के साथ एक अत्यधिक अनुभवी एक्सेल ट्रेनर और विश्लेषक है। उनके पास लेखा और वित्त में स्नातक की डिग्री और व्यवसाय प्रशासन में मास्टर डिग्री है। ह्यूग को पढ़ाने का शौक है और उन्होंने एक अद्वितीय शिक्षण दृष्टिकोण विकसित किया है जिसका पालन करना और समझना आसान है। एक्सेल के उनके विशेषज्ञ ज्ञान ने दुनिया भर में हजारों छात्रों और पेशेवरों को अपने कौशल में सुधार करने और अपने करियर में उत्कृष्टता हासिल करने में मदद की है। अपने ब्लॉग के माध्यम से, ह्यूग दुनिया के साथ अपने ज्ञान को साझा करता है, व्यक्तियों और व्यवसायों को उनकी पूरी क्षमता तक पहुंचने में मदद करने के लिए मुफ्त एक्सेल ट्यूटोरियल और ऑनलाइन प्रशिक्षण प्रदान करता है।