मोठी फाईल हाताळणे महत्वाचे आहे कारण ती हस्तांतरित करण्यासाठी खूप वेळ लागतो. मोठी फाइल उघडण्यासाठी खूप वेळ लागतो. मोठ्या फाईलमधील कोणताही बदल अपडेट होण्यासाठी बराच वेळ लागतो. म्हणून, फाइल आकार कमी करणे महत्वाचे आहे. या लेखात, आपण एक्सेल फाईलचा आकार कसा कमी/कंप्रेस करायचा ते पाहू. असे करण्याच्या अनेक पद्धती आहेत. आम्ही येथे सर्वोत्तम पर्याय निवडणार आहोत.

आमच्या विश्लेषणामध्ये, आम्ही सुपरस्टोअर विक्रीचा नमुना डेटा वापरतो. नमुना या लिंकवरून डाउनलोड केला आहे //community.tableau.com/docs/DOC-1236.

या नमुन्याचा मूळ फाइल आकार 3,191 KB आहे.

मोठ्या एक्सेल फाइलचा आकार कमी/संकुचित करण्यासाठी 3 शीर्ष पद्धती

या विभागात, आम्ही मोठ्या एक्सेल फाइल आकार कमी/संकुचित करण्यासाठी 3 सिद्ध पद्धतींवर चर्चा करू. आता ते तपासूया!

1. फाइल आकार कमी करण्यासाठी डेटा हटवणे

अशी अनेक प्रकरणे आहेत ज्यात डेटा किंवा फॉरमॅट हटवण्याशिवाय दुसरा पर्याय नाही. येथे, आपण त्यांची चर्चा करू.

1.1. एक्सेलमधील रिक्त सेल हटवणे/साफ करणे

तुम्ही एक्सेल वर्कबुकमध्ये एखादे कार्य पूर्ण केल्यानंतर, तुमच्या वर्कबुकमध्ये असे अनेक न वापरलेले सेल आहेत ज्यांची उपयुक्तता नाही. काहीवेळा तुम्ही चुकून या न वापरलेल्या सेलमध्ये काही फॉरमॅटिंग करता ज्यामुळे तुमचा फाइलचा आकार वाढतो. या रिकाम्या सेलमधून फॉरमॅटिंग काढून टाकल्याने तुमचा फाइल आकार कमी होतो.

• तुम्हाला संपूर्ण रिकाम्या सेल निवडायच्या असल्यास फक्त CTRL+Shift+ ↓+ → क्लिक करा.बाणाची चिन्हे तुम्हाला तुमची आज्ञा कोठे ठेवायची आहेत हे सूचित करतात.

• रिक्त सेल निवडल्यानंतर, होम टॅबवर साफ करा पर्याय दाबा सर्व साफ करा. हे सेल साफ करेल .

ते करण्याचा आणखी एक मार्ग आहे.

• होम टॅबवर, शोधा आणि दाबा; निवडा आणि नंतर विशेष वर जा दाबा.

• तो उघडेल स्पेशल वर जा डायलॉग बॉक्स. त्या बॉक्सवर रिक्त वर टिक करा आणि ओके दाबा. हे आपोआप तुमच्या Excel वर्कबुकमधील रिक्त क्षेत्रे शोधेल. यानंतर आम्ही आधी केल्याप्रमाणे रिक्त सेल साफ करा.

अधिक वाचा: डेटा न हटवता एक्सेल फाइलचा आकार कसा कमी करायचा (9 द्रुत टिपा)

1.2. अनावश्यक लपलेले सेल तपासा आणि हटवा

कधीकधी अनावश्यक लपलेले सेल मोठ्या एक्सेल फाइल्सचे कारण असतात. तुम्ही काम करत असलेल्या Excel वर्कशीटच्या काही पंक्ती किंवा स्तंभ चुकून लपवू शकता. अचानक तुमच्या लक्षात आले की तुमच्या फाइलमध्ये काही छुपे घटक आहेत ज्यांची तुम्हाला आवश्यकता नाही. तुम्ही फक्त एक्सेल वर्कशीटच्या पंक्ती आणि स्तंभ लपवा आणि तुम्हाला त्यांची गरज आहे की नाही ते पहा. जर तुम्हाला त्यांची गरज नसेल तर ते सर्व हटवा.

अधिक वाचा: ईमेलसाठी एक्सेल फाइल कशी संकुचित करावी (१३ द्रुत पद्धती )

2. डेटा न हटवता फाइलचा आकार कमी करा

कधीकधी, तुम्हाला फाइल डेटा हटवण्याची गरज नसतेकिंवा एक्सेल फाईलचा आकार कमी करण्यासाठी फॉरमॅटिंग. फक्त काही तंत्रे लागू केल्याने तुम्हाला फाइलचा आकार कमी करता येईल.

2.1. एक्सेल बायनरी फॉरमॅटमध्ये फाइल सेव्ह करणे

एक्सेल फाइल ( .xlsx ) फॉरमॅटमधून एक्सेल बायनरी फॉरमॅटमध्ये सेव्ह करणे ( .xlsb ) कमी होते तुमच्या फाईलचा आकार सुमारे 40% . तुमच्या फाईलचा आकार कमी करण्याचा हा सर्वात सोपा आणि कार्यक्षम मार्ग आहे. प्रक्रिया खाली दिली आहे.

• सर्व प्रथम, तुमची नमुना एक्सेल फाइल ( .xlsx ) फॉरमॅटमध्ये एका विशिष्ट फोल्डरमध्ये सेव्ह करा.

• नंतर, तीच फाईल ( .xlsb ) फॉरमॅटमध्ये त्याच फोल्डरमध्ये सेव्ह करा ज्यामध्ये तुम्ही मागील ( .xlsx ) सेव्ह केली होती. ) फॉरमॅट केलेली फाईल.

• आता, दोन फाइल्स एकाच डिरेक्टरीमध्ये सेव्ह केल्या आहेत.
• येथे, आपण फाइल तपासू. ( .xlsb ) फाईलचा आकार आणि ( .xlsx ) फॉर्मेटशी तुलना करा, मग ती कमी केली किंवा नाही.

आम्ही ( .xlsb ) फाईलमध्ये 1,666 KB आहे जेथे ( .xlsx ) फाइलमध्ये 3,191 KB<2 आहे ते पाहू शकतो>. त्यामुळे, फाईलचा आकार मोठ्या प्रमाणावर कमी केला जातो.

एक्सेल बायनरी वर्कबुकचे फायदे आणि तोटे

(. xlsb ) मध्ये फाइल सेव्ह करताना ) फॉरमॅट, एक गोष्ट तुम्ही लक्षात ठेवली पाहिजे की, सर्व गोष्टींप्रमाणेच, एक्सेल वर्कबुक बायनरी फॉरमॅटमध्ये सेव्ह केल्याने काही फायदे आणि तोटे येतात.

फायदे

• एक्सेल बायनरी फाइल ( .xlsx ) पेक्षा बचत करताना लक्षणीयरीत्या कमी जागा वापरते.फाइल्स.
• बायनरी डेटा लोड करणे हे मजकूर ( .xml ) फाइल्स किंवा ( .xlsx ) फाइल्स पार्स करण्यापेक्षा जलद आहे.
• मॅक्रो, VBA कोड पूर्णपणे समर्थित आहे.

तोटे

• ( .xlsb साठी कोणत्याही रिबन बदलाला परवानगी नाही ) स्वरूप. तुम्ही परत
• ( .xlsm )
• मध्ये रूपांतरित केले पाहिजे, तुमच्या रिबनमध्ये बदल करा आणि नंतर ( .xlsb ).<12
• Excel 2003 आणि मागील आवृत्त्यांशी सुसंगत नाही.
• ( .xlsb ) हे बायनरी फाइल फॉरमॅट आहे, ओपन ( .xml) च्या विपरीत ), ( .xlsx ), आणि  ( .xlsm ) फाइल. त्यामुळे, तुम्हाला तुमच्या ( .xlsb ) फाइल्स सर्वत्र काम करताना दिसणार नाहीत.

म्हणून, बायनरी फॉरमॅटमध्ये फाइल सेव्ह करताना काळजी घ्या. तो फायदे तोट्यांपेक्षा कितीतरी जास्त असेल तेव्हा तुम्ही हे नक्कीच करू शकता.

अधिक वाचा: एक्सेल फाइल १०० एमबी पेक्षा जास्त कशी कॉम्प्रेस करायची (७ उपयुक्त मार्ग)<2

२.२. सशर्त स्वरूपन तपासणे

एक्सेलमध्ये, सशर्त स्वरूपन डेटा दृश्यमान करते आणि वर्कशीट समजून घेणे सोपे करते. परंतु काहीवेळा आपण कंडिशनल फॉरमॅटिंग लागू करताना चुका करतो. कधीकधी आम्ही संपूर्ण शीट किंवा पंक्ती किंवा स्तंभांच्या संपूर्ण गटावर स्वरूपन लागू करतो. चूक कमी करण्यासाठी, आम्ही सशर्त स्वरूपन > वर जाऊ शकतो. नियम व्यवस्थापित करा आणि प्रत्येक नियमांची सेल श्रेणी तपासा. पुन्हा जर आम्ही एक्सेल वर्कबुकमध्ये सशर्त स्वरूपन लागू केले आणि अचानक लक्षात आले की आम्हाला याची आवश्यकता नाहीसंपूर्ण वर्कशीटमधून नियम साफ करून आम्ही कंडिशनल फॉरमॅटिंग पूर्ववत करू शकतो.

अधिक वाचा: मोठे एक्सेल कशामुळे होत आहे हे कसे ठरवायचे फाइल आकार

2.3. एक्सेल फॉर्म्युला ऑप्टिमाइझ करणे

फाइलचा आकार थेट कमी करण्याव्यतिरिक्त, आम्ही एक्सेल फॉर्म्युले ऑप्टिमाइझ करू शकतो जेणेकरून गणना जलद केली जाऊ शकते म्हणून फाइल आकार कमी केला जाऊ शकतो. असे करण्याचे अनेक मार्ग आहेत.

२.३.१. अस्थिर सूत्रे वापरणे टाळा

एक्सेलमध्ये सात अस्थिर कार्ये आहेत जी रँड , आता , आज , ऑफसेट आहेत , सेल , अप्रत्यक्ष , आणि माहिती . जेव्हा जेव्हा एक्सेल फाइलमध्ये बदल होतो तेव्हा ही सूत्रे पुन्हा मोजली जातात. जर तुमच्या वर्कशीटमध्ये खूप अस्थिर सूत्रे असतील तर गणना मंद होते म्हणून फाइल आकार वाढवला जातो. तर, उपाय सोपे आहेत, आपण अस्थिर सूत्रे वापरणे टाळले पाहिजे. अस्थिर सूत्रांचे काही पर्याय आहेत. ते खाली दिले आहेत

• OFFSET फंक्शन ऐवजी, आम्ही INDEX वापरू शकतो.
• वर्कशीटमध्ये INDEX फंक्शन INDIRECT फंक्शन्स बदलण्यासाठी अक्षरांऐवजी कॉलम नंबर वापरून वापरले जाऊ शकते.
• NOW आणि TODAY साठी पर्याय नाही कार्ये परंतु VBA कोड ते बदलण्यासाठी वापरले जाऊ शकते.

जसे की Now फंक्शन्स, आम्ही वापरू शकतो-

1583

<1 साठी>आज फंक्शन्स आपण करू शकतोवापरा

2575

• RAND फंक्शन्स बहुतेक वेळा आवश्यक नसतात. तथापि, आम्हाला नवीन यादृच्छिक क्रमांकाची आवश्यकता असल्यास आम्ही ते जनरेट करण्यासाठी VBA फंक्शन वापरू शकतो.

2798

• INFO आणि सेल हे विशेषतः सामान्य सूत्र नाहीत. ते एक प्रणाली, कार्यपुस्तिका आणि सेल स्थिती माहिती प्रदान करतात. ते वापरण्याऐवजी, आम्ही VBA वापरून फाइल पथ किंवा सेल रंग संदर्भ क्रमांक वापरू शकतो.

2.3.2. पिव्होट टेबल्स किंवा एक्सेल टेबल्स वापरा

सूत्रांच्या मालिकेऐवजी पिव्होट टेबल्स किंवा एक्सेल टेबल्स वापरणे हा तुमचा निकाल दाखवण्याचा एक प्रभावी मार्ग आहे

2.3.3. संपूर्ण पंक्ती किंवा स्तंभांचा संदर्भ देणे टाळा

SUMIF किंवा VLOOKUP कार्ये संपूर्ण स्तंभ किंवा पंक्तींमधील डेटा शोधतात. संपूर्ण डेटाचा संदर्भ घेण्याऐवजी, आवश्यक असल्यास आम्ही फक्त काही सेलचा संदर्भ घेऊ शकतो. लाइक-

= SUMIF (A: A, $C4, B: B)

वापरण्याऐवजी आम्ही = SUMIF (A1:A50, $C4, B1:B100)

येथे आपण स्तंभ A च्या पहिल्या 50 सेलचा संदर्भ देत आहोत.

२.३.४. पुनरावृत्ती होणारी गणना टाळा

आपल्याकडे एक सूत्र आहे ज्यामध्ये “ =$A$3+$B$3 ” आहे असे समजा आणि तुम्ही ते सूत्र पन्नास सेलमध्ये कॉपी करा. अनन्य पेशींची संख्या केवळ दोन असूनही, येथे सेल संदर्भांची एकूण संख्या शंभर आहे. परंतु जर C3 चे सूत्र आहे जे =A3+B3 आहे, आणि तुम्हाला ते 50 इतर सेलवर अपडेट करायचे आहेत, फक्त सेलचा संदर्भ देऊन C3 त्या 50 सेलमध्ये तुम्ही प्रत्यक्षात 50 संदर्भ संख्या करू शकता, तर तुमच्या मागील संदर्भासाठी शंभर सेल आवश्यक आहेत.

अधिक वाचा: कसे करावे पिव्होट टेबलसह एक्सेल फाइल आकार कमी करा

2.4. एक्सेल मॅन्युअल कॅल्क्युलेशन कमांडिंग

हे तुम्हाला एक्सेलमध्ये जलद गणना करण्यास मदत करते. परंतु काहीवेळा मोठ्या एक्सेल फाइल्समध्ये मॅन्युअल कॅल्क्युलेशन केल्याने तुम्हाला तुमचा फाईलचा आकार कमी करण्यास मदत होते.

२.५. पिव्होट टेबल्स सानुकूल करणे

मुख्य सारण्या द्रुतपणे डेटा तपासण्यासाठी किंवा विहंगावलोकन मिळवण्यासाठी तयार केल्या जातात. या मुख्य सारण्यांची तुम्हाला यापुढे आवश्यकता नसल्यास ते तुमच्या फाईलचा आकार वाढवू शकतात. तुम्हाला तुमच्या पुढील गणनेमध्ये तुमच्या मुख्य सारण्यांची आवश्यकता नसल्यास, तुम्ही पुढील पायऱ्या करू शकता.

• स्रोत डेटा फाइलसह सेव्ह करू नका.
• राइट-क्लिक करा पिव्होट टेबलवर आणि नंतर पिव्होट टेबल ऑप्शन्स वर क्लिक करा.
• डेटा टॅबवर ' फाइलसह स्त्रोत डेटा जतन करा वरून टिक काढून टाका. '.

२.६. चित्रांसह एक्सेल फाइल आकार कमी करा

कधी कधी तुम्ही एक्सेल वर्कशीटमध्ये चित्रे जोडता तेव्हा एक्सेलचा फाइल आकार आपोआप वाढतो. तुम्ही चित्राचा आकार Excel च्या बाहेर किंवा Excel मध्ये कमी करू शकता. तुम्हाला ते Excel मध्ये करायचे असल्यास, चित्र निवडा आणि माउस बटणावर उजवे क्लिक करा, आणि आकार आणि गुणधर्म निवडा.

A फॉरमॅट पिक्चर विंडो उजव्या बाजूला उघडेलएक्सेल वर्कशीटचे. आता तुम्ही तुमच्या चित्राची उंची आणि रुंदी व्यक्तिचलितपणे निवडू शकता.

तुम्ही तुमच्या चित्राचा एक्सेलच्या बाहेर मॅन्युअली आकार बदलू शकता. ते करण्यासाठी अनेक प्रक्रिया आहेत.

अधिक वाचा: चित्रांसह एक्सेल फाइल आकार कसा कमी करायचा (2 सोपे मार्ग)

3. उघडल्याशिवाय एक्सेल फाइल आकार कमी करा

फाइल उघडणे किंवा फाइल डेटा हटवणे नेहमीच आवश्यक नसते. एक्सेल तुम्हाला फाईल न उघडता देखील फाइल आकार कमी करण्यास अनुमती देते.

3.1. फाईल प्रॉपर्टीजमधून फाईल फॉरमॅट करणे

एक्सेलमधील सर्व टास्क केल्यानंतर फाईल प्रॉपर्टीजमधून एक्सेल फाइलचा आकार कॉम्पॅक्ट करणे सोपे होते. हे विंडोज वैशिष्ट्य आहे आणि एक्सेलशी थेट संबंधित नाही. प्रक्रिया खाली दिली आहे.

• फाइलवर उजवे-क्लिक करा.
• गुणधर्म निवडा.
• पुढे प्रगत बटण निवडा.
• शेवटी. , “डिस्क स्पेस वाचवण्यासाठी सामग्री कॉम्प्रेस करा” निवडा आणि ओके दाबा.

अधिक वाचा: एक्सेल फाइल आकार न उघडता (सोप्या चरणांसह) कसे कमी करावे

३.२. एक्सेल फाईल झिप/आरएआरवर संकुचित करा

अनेक शब्दांवर प्रक्रिया करणारे दस्तऐवज भिन्न संकुचित साधने वापरून त्यांच्या मूळ आकाराच्या 10 टक्के संकुचित केले जाऊ शकतात. फायली संकुचित करून सामायिक करणे हा एक चांगला सराव आहे. हे केवळ फाइल आकार कमी करत नाही तर फाइलला व्हायरसपासून सुरक्षित करते. येथे आपण फाईल कॉम्प्रेस करण्यासाठी WinRAR वापरणार आहोत. प्रक्रिया खाली दिली आहे.

• तुमच्या फाइलवर उजवे-क्लिक करा.
• संग्रहीत जोडा दाबा.
• एक संवाद बॉक्स येईल. RAR/ZIP Archive format म्हणून निवडण्यासाठी.

• एक डायलॉग बॉक्स येईल RAR/ZIP संग्रहण स्वरूप म्हणून निवडण्यासाठी.

अधिक वाचा: एक्सेल फाईल झिपवर कशी संकुचित करावी (2 योग्य मार्ग)

निष्कर्ष

बहुतेक लोकांना लहान आकाराच्या फाइल शेअर करणे सोपे वाटते. जसे आपण पाहू शकतो की असे करण्याच्या अनेक पद्धती आहेत. फाईलचा आकार संकुचित केल्याने एक्सेल गणना वेगवान करणे देखील सोपे होते. आमची फाइल आकार कमी करण्यासाठी आम्ही या तंत्रांचा स्वतंत्रपणे किंवा एकत्र वापर करू शकतो.