Trajtimi i një skedari të madh është i rëndësishëm pasi kërkon shumë kohë për t'u transferuar. Një skedar i madh kërkon shumë kohë për t'u hapur. Çdo lloj ndryshimi në një skedar të madh kërkon një kohë të gjatë për t'u përditësuar. Pra, zvogëlimi i madhësisë së skedarit është i rëndësishëm. Në këtë artikull, ne do të shohim si të zvogëloni/kompresoni madhësinë e skedarit Excel . Ka shumë metoda për ta bërë këtë. Ne do të zgjedhim opsionet më të mira këtu.

Në analizën tonë, ne përdorim të dhëna të mostrës së shitjeve në superstore. Mostra u shkarkua nga kjo lidhje //community.tableau.com/docs/DOC-1236.

Madhësia origjinale e skedarit të këtij kampioni është 3,191 KB .

3 Metodat kryesore për të zvogëluar/kompresuar madhësinë e madhe të skedarit Excel

Në këtë seksion, ne do të diskutojmë 3 metoda të provuara për të reduktuar/kompresuar madhësinë e madhe të skedarit Excel. Le t'i kontrollojmë tani!

1. Fshirja e të dhënave për të zvogëluar madhësinë e skedarit

Ka disa raste në të cilat nuk keni mundësi tjetër përveç fshirjes së të dhënave ose formatit. Këtu do t'i diskutojmë ato.

1.1. Fshirja/Pastrimi i qelizave boshe në Excel

Pasi të përfundoni një detyrë në librin e punës Excel, ka kaq shumë qeliza të papërdorura që nuk kanë dobi në librin tuaj të punës. Ndonjëherë ju bëni aksidentalisht disa formatime në këto qeliza të papërdorura që në fakt rrit madhësinë e skedarit tuaj. Heqja e formatimit nga këto qeliza bosh zvogëlon madhësinë e skedarit.

• Nëse doni të zgjidhni të gjitha qelizat bosh, thjesht klikoni CTRL+Shift+ ↓+ → së bashku.Shenjat e shigjetave tregojnë se ku dëshironi të vendosni komandën tuaj.

• Pasi të zgjidhni qelizat bosh, në skedën Home në opsioni Pastro shtyp Pastro të gjitha. Kjo do të pastrojë qelizat .

Ka një mënyrë tjetër për ta bërë këtë.

• Në skedën Home , shtypni Gjeni & Zgjidhni dhe më pas shtypni Shko te Speciali.

• Do të hapet Shko te kutia e dialogut Special . Në atë kuti shënoni Boshllëqet dhe shtypni OK. Kjo do të gjejë automatikisht zonat bosh të librit tuaj të punës në Excel. Pas kësaj pastroni qelizat bosh siç bëmë më parë.

Lexo më shumë: Si të zvogëloni madhësinë e skedarit Excel pa fshirë të dhënat (9 këshilla të shpejta)

1.2. Kontrolloni dhe fshini qelizat e fshehura të panevojshme

Ndonjëherë qelizat e fshehura të panevojshme janë arsyeja për skedarë më të mëdhenj Excel. Ju mund të fshehni aksidentalisht disa rreshta ose kolona të fletës së punës Excel në të cilën po punoni. Papritur kupton se skedari juaj përmban disa elementë të fshehur që nuk ju nevojiten. Gjithçka që mund të bëni është të zbuloni rreshtat dhe kolonat e fletës së punës Excel dhe të shihni nëse ju duhen apo jo. Nëse nuk ju duhen, thjesht fshijini të gjitha.

Lexo më shumë: Si të kompresoni skedarin Excel për email (13 Metoda të Shpejta )

2. Zvogëloni madhësinë e skedarit pa fshirë të dhënat

Ndonjëherë, nuk keni nevojë të fshini të dhënat e skedaritose formatimi për të zvogëluar madhësinë e një skedari Excel. Vetëm aplikimi i disa teknikave do t'ju lejojë të zvogëloni madhësinë e skedarit.

2.1. Ruajtja e një skedari në formatin binar të Excel

Ruajtja e skedarit Excel nga formati ( .xlsx ) në formatin binar të Excel ( .xlsb ) redukton madhësia e skedarit tuaj me rreth 40% . Kjo është mënyra më e lehtë dhe më efikase për të zvogëluar madhësinë e skedarit tuaj. Procedura është dhënë më poshtë.

• Së pari, ruani skedarin tuaj Excel në formatin ( .xlsx ) në një dosje specifike.

• Më pas, ruani të njëjtin skedar në formatin ( .xlsb ) në të njëjtën dosje në të cilën keni ruajtur skedarin e mëparshëm ( .xlsx ) skedari i formatuar.

• Tani, të dy skedarët ruhen në të njëjtën direktori.
• Këtu do të kontrollojmë skedarin madhësia e skedarit ( .xlsb ) dhe krahasojeni atë me formatin ( .xlsx ) nëse është zvogëluar apo jo.

Mund të shohim se skedari ( .xlsb ) përmban 1,666 KB ku skedari ( .xlsx ) përmban 3,191 KB . Kështu, madhësia e skedarit zvogëlohet në një shkallë të madhe.

Të mirat dhe të këqijat e Librit Binar të Excel-it të mirat dhe të këqijat

Ndërsa ruhet një skedar në (. xlsb ) format, një gjë duhet të keni parasysh se, si çdo gjë, ruajtja e një libri pune në Excel në formatin binar sjell disa pro dhe kundër.

Pro

• Skedari binar i Excel përdor dukshëm më pak hapësirë ​​gjatë kursimit se ( .xlsx )skedarët.
• Ngarkimi i të dhënave binare është më i shpejtë se analizimi i skedarëve të tekstit ( .xml ) ose skedarëve ( .xlsx ).
• Macros, Kodi VBA mbështetet plotësisht.

Të këqijat

• Nuk lejohet asnjë modifikim i shiritit për ( .xlsb ) formatet. Duhet të kthehesh përsëri në
• ( .xlsm )
• , të bësh ndryshimet e Shiritit dhe më pas të kthehesh në ( .xlsb ).
• Nuk përputhet me Excel 2003 dhe versionet e mëparshme.
• ( .xlsb ) është një format skedari binar, ndryshe nga ai i hapur  ( .xml ), ( .xlsx ) dhe  ( .xlsm ). Prandaj, shpesh nuk do t'i shihni skedarët tuaj  ( .xlsb ) duke punuar kudo.

Pra, kini kujdes kur ruani një skedar në format binar. Me siguri ju mund ta bëni këtë kur avantazhi që ofron është shumë më tepër se të metat.

Lexo më shumë: Si të kompresoni skedarin Excel më shumë se 100MB (7 mënyra të dobishme)

2.2. Kontrollimi i formatimit të kushtëzuar

Në Excel, Formatimi i kushtëzuar vizualizon të dhënat dhe e bën një fletë pune më të lehtë për t'u kuptuar. Por ndonjëherë ne bëjmë gabime gjatë aplikimit të formatimit të kushtëzuar. Ndonjëherë ne aplikojmë formatimin në një fletë të tërë ose një grup të tërë rreshtash ose kolonash. Për të minimizuar gabimin, mund të shkojmë te Formatimi i kushtëzuar > Menaxho Rregullat dhe kontrollo gamën e qelizave të secilit prej rregullave. Përsëri nëse zbatojmë disi formatimin e kushtëzuar në librin e punës Excel dhe befas kuptojmë se nuk kemi nevojëse ne mund të zhbëjmë formatimin e kushtëzuar duke pastruar rregullat nga e gjithë fleta e punës.

Lexo më shumë: Si të përcaktojmë se çfarë po shkakton një Excel të madh Madhësia e skedarit

2.3. Optimizimi i formulave të Excel-it

Përveç zvogëlimit të drejtpërdrejtë të madhësisë së skedarit, ne mund të optimizojmë formulat e Excel në mënyrë që llogaritja të bëhet më shpejt, kështu që madhësia e skedarit mund të zvogëlohet. Ka shumë mënyra për ta bërë këtë.

2.3.1. Shmangni përdorimin e formulave të paqëndrueshme

Ka shtatë funksione të paqëndrueshme në Excel të cilat janë RAND , TANI , SOT , OFFSET , QELLI , INDIREKT dhe INFO . Këto formula rillogariten sa herë që ka një ndryshim në skedarin Excel. Nëse fleta juaj e punës ka shumë formula të paqëndrueshme, atëherë llogaritjet bëhen të ngadalta, kështu që madhësia e skedarit rritet. Pra, zgjidhjet janë të thjeshta, duhet të shmangim përdorimin e formulave të paqëndrueshme. Ka disa alternativa ndaj formulave të paqëndrueshme. Ato janë dhënë më poshtë

• Në vend të funksionit OFFSET , mund të përdorim INDEX .
• Brenda një flete pune INDEX mund të përdoret duke përdorur numrat e kolonave në vend të shkronjave për të zëvendësuar funksionet INDIRECT .
• Nuk ka asnjë alternativë për TANI dhe SOT funksione. Por kodi VBA mund të përdoret për t'i zëvendësuar ato.

Ashtu si për funksionet Tani , ne mund të përdorim-

3993

Për SOT mundemipërdorni

8713

• Funksionet RAND nuk kërkohen shumicën e kohës. Megjithatë, nëse kërkojmë një numër të ri të rastësishëm, mund të përdorim një funksion VBA për ta gjeneruar atë.

1927

• INFO dhe CELL nuk janë formula veçanërisht të zakonshme. Ato ofrojnë informacione për sistemin, librin e punës dhe statusin e qelizës. Në vend që t'i përdorim ato, ne mund të përdorim shtegun e skedarit ose numrin e referencës së ngjyrës së qelizës duke përdorur VBA .

2.3.2. Përdorimi i tabelave kryesore ose i tabelave Excel

Në vend të një serie formulash përdorimi i tabelave Pivot ose tabelave Excel është një mënyrë efikase për të treguar rezultatin tuaj

2.3.3. Shmangni referencën e të gjithë rreshtave ose kolonave

Funksionet SUMIF ose VLOOKUP kërkojnë të dhëna në të gjitha kolonat ose rreshtat. Në vend që t'i referohemi të gjitha të dhënave, ne mund t'i referohemi vetëm disa qelizave nëse është e nevojshme. Like-

Në vend që të përdorim = SUMIF (A: A, $C4, B: B)

Ne mund të përdorim = SUMIF (A1:A50, $C4, B1:B100)

Këtu po i referohemi qelizës së parë 50 të kolonës A .

2.3.4. Shmangni llogaritjet e përsëritura

Le të themi se keni një formulë që përmban “ =$A$3+$B$3 ”, dhe ju e kopjoni atë formulë në pesëdhjetë qeliza. Këtu numri i përgjithshëm i referencave të qelizave është njëqind, pavarësisht se numri i qelizave unike është vetëm dy. Por nëse C3 ka një formulë e cila është =A3+B3 , dhe ju dëshironi t'i përditësoni ato në 50 qeliza të tjera, thjesht duke iu referuar qelizës C3 në ato 50 qeliza ju mund ta bëni numrin e referencës 50, ndërsa referenca juaj e mëparshme kërkonte njëqind qeliza.

Lexo më shumë: Si të Zvogëloni madhësinë e skedarit Excel me tabelën kryesore

2.4. Komandimi i llogaritjes manuale të Excel

Kjo në fakt ju ndihmon të llogaritni më shpejt në Excel. Por ndonjëherë në skedarët e mëdhenj Excel, bërja e llogaritjeve manuale mund t'ju ndihmojë gjithashtu të zvogëloni madhësinë e skedarit.

2.5. Përshtatja e tabelave kryesore

Tabelat kryesore janë krijuar për të kontrolluar shpejt të dhënat ose për të marrë një pasqyrë. Këto tabela kryesore mund të rrisin madhësinë e skedarit nëse nuk ju nevojiten më. Nëse nuk keni nevojë për tabelat kryesore në llogaritjet tuaja të ardhshme, mund të bëni hapat e mëposhtëm.

• Mos i ruani të dhënat burimore me skedarin.
• Klikoni me të djathtën në tabelën kryesore dhe më pas klikoni në Opsionet e tabelës kryesore .
• Në skedën Të dhënat hiqni shenjën nga ' Ruaj të dhënat burimore me skedar '.

2.6. Zvogëloni madhësinë e skedarit Excel me fotografi

Ndonjëherë kur shtoni fotografi në një fletë pune në Excel, madhësia e skedarit të Excel rritet automatikisht. Ju mund të zvogëloni madhësinë e figurës jashtë Excel ose brenda Excel. Nëse dëshironi ta bëni atë brenda Excel, zgjidhni foton dhe kliko me të djathtën në butonin e miut dhe zgjidhni Madhësia dhe Vetitë .

A <1 Dritarja>Formati i figurës do të hapet në anën e djathtëtë fletës së punës Excel. Tani mund të zgjidhni manualisht lartësinë dhe gjerësinë e fotografisë suaj.

Mund ta ndryshoni madhësinë manualisht të figurës jashtë Excel. Ka kaq shumë procedura për ta bërë këtë.

Lexo më shumë: Si të zvogëloni madhësinë e skedarit Excel me fotografi (2 mënyra të thjeshta)

3. Zvogëloni madhësinë e skedarit Excel pa u hapur

Nuk është gjithmonë e nevojshme të hapni skedarin ose të fshini të dhënat e skedarit. Excel ju lejon të zvogëloni madhësinë e skedarit edhe pa e hapur skedarin.

3.1. Formatimi i skedarit nga Karakteristikat e skedarit

Pasi të keni kryer të gjitha detyrat në Excel, është më e lehtë të kompaktoni madhësinë e një skedari Excel nga vetitë e skedarit. Është një veçori e Windows dhe nuk lidhet drejtpërdrejt me Excel. Procedura është dhënë më poshtë.

• Klikoni me të djathtën mbi skedar.
• Zgjidhni Karakteristikat.
• Tjetër Zgjidhni butonin Advanced.
• Më në fund , zgjidhni "kompresoni përmbajtjen për të kursyer hapësirën në disk" dhe shtypni OK.

Lexo më shumë: Si të zvogëloni madhësinë e skedarit në Excel pa u hapur (me hapa të thjeshtë)

3.2. Kompresoni skedarin Excel në ZIP/RAR

Shumë dokumente të përpunimit të fjalëve mund të kompresohen në 10 për qind të madhësisë së tyre origjinale duke përdorur mjete të ndryshme të ngjeshur. Është një praktikë e mirë për të shkëmbyer skedarë duke i kompresuar ato. Ai jo vetëm që zvogëlon madhësinë e skedarit, por gjithashtu e bën skedarin të sigurt nga viruset. Këtu do të përdorim WinRAR për të kompresuar skedarin. Procedura është dhënë më poshtë.

• Klikoni me të djathtën në skedarin tuaj.
• Shtypni Shto në arkiv .
• Do të vijë një kuti dialogu deri për të zgjedhur RAR/ZIP si Format arkivi .

• Do të shfaqet një kuti dialogu për të zgjedhur RAR/ZIP si një Format arkivi .

Lexo më shumë: Si të kompresoni skedarin Excel në Zip (2 mënyra të përshtatshme)

Përfundim

Shumica e njerëzve e kanë të lehtë të ndajnë skedarë të përmasave të vogla. Siç mund ta shohim, ka shumë mënyra për ta bërë këtë. Kompresimi i madhësisë së skedarit gjithashtu e bën të lehtë përshpejtimin e llogaritjes së excel. Ne mund t'i përdorim këto teknika veçmas ose së bashku për të zvogëluar madhësinë e skedarit tonë.