Ο χειρισμός ενός μεγάλου αρχείου είναι σημαντικός, καθώς η μεταφορά του απαιτεί τεράστιο χρόνο. Ένα μεγάλο αρχείο χρειάζεται πάρα πολύ χρόνο για να ανοιχτεί. Κάθε είδους αλλαγή σε ένα μεγάλο αρχείο απαιτεί πολύ χρόνο για να ενημερωθεί. Έτσι, η μείωση του μεγέθους του αρχείου είναι σημαντική. Σε αυτό το άρθρο, θα δούμε πώς να μειώσετε / συμπιέσετε το μέγεθος του αρχείου Excel Υπάρχουν πολλές μέθοδοι για να το κάνετε αυτό. Θα επιλέξουμε τις καλύτερες επιλογές εδώ.

Στην ανάλυσή μας, χρησιμοποιούμε δειγματοληπτικά δεδομένα για τις πωλήσεις των σούπερ μάρκετ. Το δείγμα κατεβάστηκε από αυτόν τον σύνδεσμο //community.tableau.com/docs/DOC-1236.

Το αρχικό μέγεθος του αρχείου αυτού του δείγματος είναι 3,191 KB .

3 κορυφαίες μέθοδοι για τη μείωση / συμπίεση μεγάλου μεγέθους αρχείων Excel

Σε αυτή την ενότητα, θα συζητήσουμε 3 αποδεδειγμένες μεθόδους για τη μείωση/συμπίεση μεγάλου μεγέθους αρχείων Excel. Ας τις ελέγξουμε τώρα!

1. Διαγραφή δεδομένων για μείωση του μεγέθους του αρχείου

Υπάρχουν αρκετές περιπτώσεις στις οποίες δεν έχετε άλλη επιλογή από τη διαγραφή των δεδομένων ή τη διαμόρφωση. Εδώ θα τις αναλύσουμε.

1.1. Διαγραφή/καθαρισμός κενών κελιών στο Excel

Αφού ολοκληρώσετε μια εργασία στο βιβλίο εργασίας του Excel, υπάρχουν τόσα πολλά αχρησιμοποίητα κελιά που δεν έχουν καμία χρησιμότητα στο βιβλίο εργασίας σας. Μερικές φορές κάνετε κατά λάθος κάποια μορφοποίηση σε αυτά τα αχρησιμοποίητα κελιά, η οποία στην πραγματικότητα αυξάνει το μέγεθος του αρχείου σας. Η αφαίρεση της μορφοποίησης από αυτά τα κενά κελιά μειώνει το μέγεθος του αρχείου σας.

• Αν θέλετε να επιλέξετε ολόκληρα τα κενά κελιά, απλά κάντε κλικ στο CTRL+Shift+ ↓+ → μαζί. Τα βέλη υποδεικνύουν πού θέλετε να τοποθετήσετε την εντολή σας.

• Αφού επιλέξετε τα κενά κελιά, Στο πεδίο Αρχική σελίδα στην καρτέλα Σαφής πάτημα επιλογής Καθαρίστε τα όλα. Αυτό θα καθαρίσει τα κύτταρα .

Υπάρχει και άλλος τρόπος για να γίνει αυτό.

• Στο Αρχική σελίδα καρτέλα, Πατήστε Εύρεση & επιλογή και στη συνέχεια πατήστε Πηγαίνετε στο Special.

• Θα ανοίξει Πηγαίνετε στο Special Σε αυτό το πλαίσιο επιλέξτε το πλαίσιο Κενά και πατήστε ΕΝΤΆΞΕΙ. Αυτό θα βρει αυτόματα τις κενές περιοχές του βιβλίου εργασίας σας Excel. Μετά από αυτό, καθαρίστε τα κενά κελιά όπως κάναμε νωρίτερα.

Διαβάστε περισσότερα: Πώς να μειώσετε το μέγεθος του αρχείου Excel χωρίς να διαγράψετε δεδομένα (9 γρήγορες συμβουλές)

1.2. Έλεγχος και διαγραφή περιττών κρυφών κελιών

Μερικές φορές τα περιττά κρυμμένα κελιά είναι η αιτία για μεγαλύτερα αρχεία Excel. Μπορεί να αποκρύψετε κατά λάθος κάποιες γραμμές ή στήλες του φύλλου εργασίας του Excel στο οποίο εργάζεστε. Ξαφνικά συνειδητοποιείτε ότι το αρχείο σας περιέχει κάποια κρυμμένα στοιχεία τα οποία δεν χρειάζεστε. Το μόνο που μπορείτε να κάνετε είναι να ξεκρύψετε τις γραμμές και τις στήλες του φύλλου εργασίας του Excel και να δείτε αν τα χρειάζεστε ή όχι. Αν δεν τα χρειάζεστε απλά διαγράψτε τα.όλα.

Διαβάστε περισσότερα: Πώς να συμπιέσετε αρχείο Excel για email (13 γρήγορες μέθοδοι)

2. Μειώστε το μέγεθος του αρχείου χωρίς να διαγράψετε δεδομένα

Μερικές φορές, δεν χρειάζεται να διαγράψετε τα δεδομένα του αρχείου ή τη μορφοποίηση για να μειώσετε το μέγεθος ενός αρχείου Excel. Απλά εφαρμόζοντας ορισμένες τεχνικές θα μπορέσετε να μειώσετε το μέγεθος του αρχείου.

2.1. Αποθήκευση αρχείου σε δυαδική μορφή του Excel

Αποθήκευση του αρχείου Excel από ( .xlsx ) σε δυαδική μορφή του Excel ( .xlsb ) μειώνει το μέγεθος του αρχείου σας κατά περίπου 40% Αυτός είναι ο πιο εύκολος και αποτελεσματικός τρόπος για να μειώσετε το μέγεθος του αρχείου σας. Η διαδικασία δίνεται παρακάτω.

• Πρώτα απ' όλα, αποθηκεύστε το αρχείο του δείγματος Excel στο ( .xlsx ) σε έναν συγκεκριμένο φάκελο.

• Στη συνέχεια, αποθηκεύστε το ίδιο αρχείο στο ( .xlsb ) στον ίδιο φάκελο στον οποίο έχετε αποθηκεύσει την προηγούμενη ( .xlsx ) διαμορφωμένο αρχείο.

• Τώρα, τα δύο αρχεία αποθηκεύονται στον ίδιο κατάλογο.
• Εδώ, θα ελέγξουμε το μέγεθος του αρχείου ( .xlsb ) και συγκρίνετε το με το αρχείο ( .xlsx ) είτε είναι μειωμένη είτε όχι.

Μπορούμε να δούμε το ( .xlsb ) αρχείο περιέχει 1,666 KB όπου το ( .xlsx ) αρχείο περιέχει 3,191 KB Έτσι, το μέγεθος του αρχείου μειώνεται σε μεγάλη κλίμακα.

Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα του δυαδικού βιβλίου εργασίας του Excel

Κατά την αποθήκευση ενός αρχείου σε (. xlsb ) μορφή, ένα πράγμα θα πρέπει να έχετε κατά νου ότι, όπως όλα, η αποθήκευση ενός βιβλίου εργασίας του Excel σε δυαδική μορφή φέρνει κάποια πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα.

Πλεονεκτήματα

• Το δυαδικό αρχείο του Excel χρησιμοποιεί αισθητά λιγότερο χώρο κατά την αποθήκευση από ό,τι το ( .xlsx ) αρχεία.
• Η φόρτωση δυαδικών δεδομένων είναι ταχύτερη από την ανάλυση κειμένου ( .xml ) αρχεία ή ( .xlsx ) αρχεία.
• Μακροεντολές, VBA υποστηρίζεται πλήρως ο κώδικας.

Μειονεκτήματα

• Δεν επιτρέπεται καμία τροποποίηση της κορδέλας για ( .xlsb Πρέπει να μετατρέψετε πίσω σε
• ( .xlsm )
• , κάντε τις αλλαγές σας στην Κορδέλα, και στη συνέχεια επιστρέψτε στο ( .xlsb ).
• Δεν είναι συμβατό με Excel 2003 και προηγούμενες εκδόσεις.
• ( .xlsb ) είναι μια δυαδική μορφή αρχείου, σε αντίθεση με την ανοικτή ( .xml ), ( .xlsx ), και ( .xlsm Ως εκ τούτου, συχνά δεν θα βλέπετε τα αρχεία ( .xlsb ) αρχεία που λειτουργούν παντού.

Επομένως, να είστε προσεκτικοί κατά την αποθήκευση ενός αρχείου σε δυαδική μορφή. Σίγουρα μπορείτε να το κάνετε αυτό όταν τα πλεονεκτήματα που παρέχει είναι πολύ περισσότερα από τα μειονεκτήματα.

Διαβάστε περισσότερα: Πώς να συμπιέσετε το αρχείο Excel περισσότερο από 100MB (7 χρήσιμοι τρόποι)

2.2. Έλεγχος μορφοποίησης υπό όρους

Στο Excel, Μορφοποίηση υπό όρους οπτικοποιεί τα δεδομένα και κάνει ένα φύλλο εργασίας πιο κατανοητό. Αλλά μερικές φορές κάνουμε λάθη κατά την εφαρμογή της μορφοποίησης υπό όρους. Μερικές φορές εφαρμόζουμε τη μορφοποίηση σε ένα ολόκληρο φύλλο ή σε μια ολόκληρη ομάδα γραμμών ή στηλών. Για να ελαχιστοποιήσουμε το λάθος, μπορούμε να πάμε στο Μορφοποίηση υπό όρους> Διαχείριση κανόνων και ελέγξτε την περιοχή κελιών κάθε ενός από τους κανόνες. Αν πάλι εφαρμόσουμε με κάποιο τρόπο μορφοποίηση υπό όρους στο βιβλίο εργασίας του Excel και ξαφνικά συνειδητοποιήσουμε ότι δεν το χρειαζόμαστε, μπορούμε να αναιρέσουμε τη μορφοποίηση υπό όρους διαγράφοντας τους κανόνες από ολόκληρο το φύλλο εργασίας.

Διαβάστε περισσότερα: Πώς να καθορίσετε τι προκαλεί μεγάλο μέγεθος αρχείου Excel

2.3. Βελτιστοποίηση τύπων του Excel

Εκτός από την άμεση μείωση του μεγέθους του αρχείου, μπορούμε να βελτιστοποιήσουμε τις φόρμουλες του Excel έτσι ώστε ο υπολογισμός να γίνεται ταχύτερα και συνεπώς να μειώνεται το μέγεθος του αρχείου. Υπάρχουν τόσοι πολλοί τρόποι για να γίνει αυτό.

2.3.1. Αποφύγετε τη χρήση πτητικών τύπων

Υπάρχουν επτά πτητικές λειτουργίες στο Excel οι οποίες είναι οι εξής RAND , ΤΩΡΑ , ΣΗΜΕΡΑ , OFFSET , CELL , INDIRECT , και INFO Αυτοί οι τύποι υπολογίζονται εκ νέου κάθε φορά που υπάρχει μια αλλαγή στο αρχείο του Excel. Εάν το φύλλο εργασίας σας έχει πολλούς πτητικούς τύπους, τότε οι υπολογισμοί γίνονται αργοί, άρα αυξάνεται το μέγεθος του αρχείου. Έτσι, οι λύσεις είναι απλές, πρέπει να αποφεύγουμε τη χρήση πτητικών τύπων. Υπάρχουν μερικές εναλλακτικές λύσεις για τους πτητικούς τύπους. Δίνονται παρακάτω.

• Αντί του OFFSET συνάρτηση, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε INDEX .
• Μέσα σε ένα φύλλο εργασίας INDEX μπορεί να χρησιμοποιηθεί με τη χρήση αριθμών στηλών αντί για γράμματα για την αντικατάσταση των INDIRECT λειτουργίες.
• Δεν υπάρχει εναλλακτική λύση για ΤΩΡΑ και ΣΗΜΕΡΑ λειτουργίες. VBA ο κώδικας μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την αντικατάστασή τους.

Όπως για Τώρα συναρτήσεις, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε...

 Private Sub Workbook_Open () Range("A1"). Value = Time End Sub 

Για το ΣΗΜΕΡΑ συναρτήσεις μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε

 Private Sub Workbook_Open () Range("A1"). Value = Date End Sub 

• Το RAND συναρτήσεις δεν απαιτούνται τις περισσότερες φορές. Ωστόσο, αν χρειαζόμαστε έναν νέο τυχαίο αριθμό θα μπορούσαμε να χρησιμοποιήσουμε μια VBA συνάρτηση για τη δημιουργία του.

 Private Sub Workbook_Open () Range("A1"). Value = Rnd () End Sub 

• INFO και CELL δεν είναι ιδιαίτερα συνηθισμένοι τύποι. Παρέχουν πληροφορίες για το σύστημα, το βιβλίο εργασίας και την κατάσταση του κελιού. Αντί να τις χρησιμοποιούμε, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τη διαδρομή του αρχείου ή τον αριθμό αναφοράς χρώματος του κελιού χρησιμοποιώντας VBA .

2.3.2. Χρήση πινάκων Pivot ή πινάκων του Excel

Αντί για μια σειρά τύπων, η χρήση πινάκων Pivot ή πινάκων του Excel είναι ένας αποτελεσματικός τρόπος για να παρουσιάσετε το αποτέλεσμά σας.

2.3.3. Αποφύγετε την αναφορά σε ολόκληρες σειρές ή στήλες

Το SUMIF ή VLOOKUP Οι συναρτήσεις αναζητούν δεδομένα σε ολόκληρες στήλες ή γραμμές. Αντί να αναφερόμαστε σε όλα τα δεδομένα, μπορούμε να αναφερθούμε σε μερικά μόνο κελιά, αν χρειάζεται. Όπως-

Αντί να χρησιμοποιείτε = SUMIF (A: A, $C4, B: B)

Μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε = SUMIF (A1:A50, $C4, B1:B100)

Εδώ αναφερόμαστε στην 1η 50 κελιά της στήλης A .

2.3.4. Αποφυγή επαναλαμβανόμενων υπολογισμών

Ας πούμε ότι έχετε έναν τύπο που περιέχει " =$A$3+$B$3 ", και αντιγράφετε αυτόν τον τύπο σε πενήντα κελιά. Εδώ ο συνολικός αριθμός των αναφορών στα κελιά είναι εκατό, παρά το γεγονός ότι ο αριθμός των μοναδικών κελιών είναι μόνο δύο. Αλλά αν C3 έχει τύπο που είναι =A3+B3 , και θέλετε να ενημερώσετε αυτά τα στοιχεία σε 50 άλλα κελιά, απλά αναφερόμενοι στο κελί C3 σε αυτά τα 50 κελιά μπορείτε πραγματικά να κάνετε τον αριθμό αναφοράς 50, ενώ η προηγούμενη αναφορά σας απαιτούσε εκατό κελιά.

Διαβάστε περισσότερα: Πώς να μειώσετε το μέγεθος του αρχείου Excel με τον πίνακα Pivot

2.4. Εντολή χειροκίνητου υπολογισμού του Excel

Αυτό σας βοηθάει πραγματικά να υπολογίζετε πιο γρήγορα στο Excel. Αλλά μερικές φορές σε μεγάλα αρχεία Excel, οι χειροκίνητοι υπολογισμοί μπορούν επίσης να σας βοηθήσουν να μειώσετε το μέγεθος του αρχείου σας.

2.5. Προσαρμογή των πινάκων Pivot

Πίνακες Pivot δημιουργούνται για τον γρήγορο έλεγχο των δεδομένων ή την απόκτηση μιας επισκόπησης. Αυτοί οι πίνακες pivot ενδέχεται να αυξήσουν το μέγεθος του αρχείου σας εάν δεν τους χρειάζεστε πλέον. Εάν δεν χρειάζεστε τους πίνακες pivot στους επόμενους υπολογισμούς σας, μπορείτε να κάνετε τα ακόλουθα βήματα.

• Μην αποθηκεύετε τα δεδομένα προέλευσης μαζί με το αρχείο.
• Κάντε δεξί κλικ στον πίνακα Pivot και στη συνέχεια κάντε κλικ στο Επιλογές πίνακα περιστροφής .
• Στο Δεδομένα καρτέλα αφαιρέστε το τικ από το ' Αποθήκευση δεδομένων πηγής με αρχείο '.

2.6. Μειώστε το μέγεθος του αρχείου Excel με εικόνες

Μερικές φορές, όταν προσθέτετε εικόνες σε ένα φύλλο εργασίας του Excel, το μέγεθος του αρχείου του Excel αυξάνεται αυτόματα. Μπορείτε να μειώσετε το μέγεθος της εικόνας εκτός του Excel ή μέσα στο Excel. Αν θέλετε να το κάνετε μέσα στο Excel, επιλέξτε την εικόνα και κάντε δεξί κλικ στο κουμπί του ποντικιού και επιλέξτε Μέγεθος και ιδιότητες .

A Μορφή Εικόνα Τώρα μπορείτε να επιλέξετε χειροκίνητα το ύψος και το πλάτος της εικόνας σας.

Μπορείτε να αλλάξετε χειροκίνητα το μέγεθος της εικόνας σας εκτός του Excel. Υπάρχουν πολλές διαδικασίες για να το κάνετε αυτό.

Διαβάστε περισσότερα: Πώς να μειώσετε το μέγεθος του αρχείου Excel με εικόνες (2 εύκολοι τρόποι)

3. Μειώστε το μέγεθος του αρχείου Excel χωρίς άνοιγμα

Δεν είναι πάντα απαραίτητο να ανοίξετε το αρχείο ή να διαγράψετε τα δεδομένα του αρχείου. Το Excel σας επιτρέπει να μειώσετε το μέγεθος του αρχείου χωρίς καν να ανοίξετε το αρχείο.

3.1. Μορφοποίηση αρχείου από τις Ιδιότητες αρχείου

Αφού κάνετε όλες τις εργασίες στο Excel, είναι πιο εύκολο να συμπιέσετε το μέγεθος ενός αρχείου Excel από τις ιδιότητες του αρχείου. Είναι μια λειτουργία των Windows και δεν σχετίζεται άμεσα με το Excel. Η διαδικασία δίνεται παρακάτω.

• Κάντε δεξί κλικ στο αρχείο.
• Επιλέξτε Ιδιότητες.
• Επόμενο Επιλέξτε το κουμπί Για προχωρημένους.
• Τέλος, επιλέξτε "συμπίεση περιεχομένων για εξοικονόμηση χώρου στο δίσκο" και πατήστε OK.

Διαβάστε περισσότερα: Πώς να μειώσετε το μέγεθος του αρχείου Excel χωρίς άνοιγμα (με εύκολα βήματα)

3.2. Συμπίεση αρχείου Excel σε ZIP/RAR

Πολλά έγγραφα επεξεργασίας λέξεων μπορούν να συμπιεστούν στο 10 τοις εκατό του αρχικού τους μεγέθους με τη χρήση διαφόρων εργαλείων συμπίεσης. Είναι καλή πρακτική να μοιράζεστε αρχεία με συμπίεση. Όχι μόνο μειώνει το μέγεθος του αρχείου αλλά και καθιστά το αρχείο ασφαλές από ιούς. Εδώ θα χρησιμοποιήσουμε WinRAR για να συμπιέσετε το αρχείο. Η διαδικασία δίνεται παρακάτω.

• Κάντε δεξί κλικ στο αρχείο σας.
• Τύπος Προσθήκη στο αρχείο .
• Θα εμφανιστεί ένα παράθυρο διαλόγου για να επιλέξετε RAR/ZIP ως Μορφή αρχείου .

• Θα εμφανιστεί ένα παράθυρο διαλόγου για να επιλέξετε RAR/ZIP ως Μορφή αρχείου .

Διαβάστε περισσότερα: Πώς να συμπιέσετε το αρχείο Excel σε Zip (2 κατάλληλοι τρόποι)

Συμπέρασμα

Οι περισσότεροι άνθρωποι βρίσκουν εύκολο να μοιράζονται αρχεία μικρού μεγέθους. Όπως βλέπουμε υπάρχουν πολλές μέθοδοι για να το κάνουν αυτό. Η συμπίεση του μεγέθους του αρχείου διευκολύνει επίσης την επιτάχυνση του υπολογισμού του excel. Μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε αυτές τις τεχνικές ξεχωριστά ή μαζί για να μειώσουμε το μέγεθος του αρχείου μας.