Մեծ ֆայլի հետ աշխատելը կարևոր է, քանի որ փոխանցման համար հսկայական ժամանակ է պահանջվում: Մեծ ֆայլը բացելու համար չափազանց շատ ժամանակ է պահանջվում: Մեծ ֆայլի ցանկացած փոփոխություն երկար ժամանակ է պահանջում թարմացման համար: Այսպիսով, ֆայլի չափը նվազեցնելը կարևոր է: Այս հոդվածում մենք կտեսնենք ինչպես նվազեցնել/սեղմել Excel ֆայլի չափը : Դա անելու շատ մեթոդներ կան։ Այստեղ մենք կընտրենք լավագույն տարբերակները:

Մեր վերլուծության մեջ մենք օգտագործում ենք գերխանութների վաճառքի նմուշային տվյալները: Նմուշը ներբեռնվել է այս հղումից //community.tableau.com/docs/DOC-1236:

Այս նմուշի ֆայլի սկզբնական չափը 3,191 ԿԲ է :

3 լավագույն մեթոդներ Excel-ի մեծ ֆայլի չափը նվազեցնելու/սեղմելու համար

Այս բաժնում մենք կքննարկենք Excel-ի մեծ ֆայլի չափը նվազեցնելու/սեղմելու 3 ապացուցված եղանակներ: Եկեք ստուգենք դրանք հիմա:

1. Տվյալների ջնջում ֆայլի չափը նվազեցնելու համար

Կան մի քանի դեպքեր, երբ դուք այլ տարբերակ չունեք, քան ջնջել տվյալները կամ ձևաչափը: Այստեղ մենք կքննարկենք դրանք:

1.1. Excel-ում դատարկ բջիջների ջնջում/մաքրում

Excel-ի աշխատանքային գրքում առաջադրանքն ավարտելուց հետո այնքան շատ չօգտագործված բջիջներ կան, որոնք օգտակար չեն ձեր աշխատանքային գրքում: Երբեմն դուք պատահաբար որոշակի ձևաչափում եք կատարում այս չօգտագործված բջիջներում, ինչը իրականում մեծացնում է ձեր ֆայլի չափը: Այս դատարկ բջիջներից ֆորմատավորումը հեռացնելը նվազեցնում է ձեր ֆայլի չափը:

• Եթե ցանկանում եք ընտրել ամբողջ դատարկ բջիջները, պարզապես սեղմեք CTRL+Shift+ ↓+ → միասին:Սլաքների նշանները ցույց են տալիս, թե որտեղ եք ուզում տեղադրել ձեր հրամանը:

• Դատարկ բջիջներն ընտրելուց հետո Տուն ներդիրում Մաքրել տարբերակը սեղմել Մաքրել բոլորը: Սա կջնջի բջիջները :

Դա անելու այլ եղանակ կա:

• Տուն ներդիրում սեղմեք Գտնել & Ընտրեք և սեղմեք Գնալ Հատուկ:

• Այն կբացվի Գնացեք Հատուկ երկխոսության վանդակ: Այդ վանդակում նշեք Blanks և սեղմեք OK: Սա ավտոմատ կերպով կգտնի ձեր Excel աշխատանքային գրքի դատարկ տարածքները: Դրանից հետո մաքրեք դատարկ բջիջները, ինչպես նախկինում:

Կարդալ ավելին. Ինչպես նվազեցնել Excel ֆայլի չափը` առանց տվյալների ջնջման (9 Արագ խորհուրդ)

1.2. Ստուգեք և ջնջեք անհարկի թաքնված բջիջները

Երբեմն անհարկի թաքնված բջիջներն ավելի մեծ Excel ֆայլերի պատճառ են դառնում: Դուք կարող եք պատահաբար թաքցնել Excel-ի աշխատաթերթի որոշ տողեր կամ սյունակներ, որոնց վրա աշխատում եք: Հանկարծ հասկանում եք, որ ձեր ֆայլը պարունակում է որոշ թաքնված տարրեր, որոնք դուք չեք պահանջում: Այն ամենը, ինչ դուք կարող եք անել, բացել է Excel-ի աշխատաթերթի տողերն ու սյունակները և տեսնել՝ դրանք ձեզ անհրաժեշտ են, թե ոչ: Եթե ​​դրանք ձեզ պետք չեն, պարզապես ջնջեք դրանք բոլորը:

Կարդալ ավելին. Ինչպես սեղմել Excel ֆայլը էլ.փոստի համար (13 արագ մեթոդներ )

2. Կրճատել ֆայլի չափը՝ առանց տվյալների ջնջման

Երբեմն կարիք չկա ջնջել ֆայլի տվյալներըկամ ֆորմատավորում՝ Excel ֆայլի չափը նվազեցնելու համար: Պարզապես որոշ տեխնիկայի կիրառումը թույլ կտա նվազեցնել ֆայլի չափը:

2.1. Ֆայլի պահպանում Excel Երկուական ձևաչափով

Excel ֆայլը ( .xlsx ) ձևաչափից Excel երկուական ձևաչափի ( .xlsb ) պահպանումը նվազեցնում է ձեր ֆայլի չափը մոտ 40% : Սա ձեր ֆայլի չափը նվազեցնելու ամենահեշտ և ամենաարդյունավետ միջոցն է: Ընթացակարգը տրված է ստորև:

• Նախ, ձեր Excel ֆայլի նմուշը պահպանեք ( .xlsx ) ձևաչափով որոշակի թղթապանակում:

• Այնուհետև պահեք նույն ֆայլը ( .xlsb ) ձևաչափով նույն թղթապանակում, որտեղ պահել եք նախորդ ( .xlsx ) ) ձևաչափված ֆայլ։

• Այժմ երկու ֆայլերը պահվում են նույն գրացուցակում։
• Այստեղ մենք կստուգենք ֆայլը։ ( .xlsb ) ֆայլի չափը և համեմատեք այն ( .xlsx ) ձևաչափի հետ, անկախ նրանից՝ այն փոքրացված է, թե ոչ:

Մենք կարող ենք տեսնել, որ ( .xlsb ) ֆայլը պարունակում է 1666 ԿԲ որտեղ ( .xlsx ) ֆայլը պարունակում է 3,191 ԿԲ . Այսպիսով, ֆայլի չափը մեծ մասշտաբով կրճատվում է:

Excel Երկուական աշխատանքային գրքույկի առավելություններն ու թերությունները

Ֆայլը պահելիս (. xlsb ) ) ձևաչափով, մի բան պետք է հաշվի առնել, որ, ինչպես ամեն ինչ, Excel-ի աշխատանքային գրքույկը երկուական ձևաչափով պահելը բերում է որոշ դրական և բացասական կողմեր: Excel-ի երկուական ֆայլը խնայելիս զգալիորեն ավելի քիչ տարածք է օգտագործում, քան ( .xlsx )ֆայլեր:

Դեմ

• Ժապավենի ոչ մի փոփոխություն չի թույլատրվում ( .xlsb ) ձևաչափեր։ Դուք պետք է հետ դարձնեք
• ( .xlsm )
• , կատարեք ձեր ժապավենի փոփոխությունները և այնուհետև դարձեք ( .xlsb ):
• Համատեղելի չէ Excel 2003 և նախորդ տարբերակների հետ:
• ( .xlsb ) երկուական ֆայլի ձևաչափ է, ի տարբերություն բաց  ( .xml): ), ( .xlsx ) և  ( .xlsm ) ֆայլեր: Հետևաբար, դուք հաճախ չեք տեսնի ձեր  ( .xlsb ) ֆայլերը, որոնք աշխատում են ամենուր:

Ուրեմն զգույշ եղեք ֆայլը երկուական ձևաչափով պահելիս: Անշուշտ դուք կարող եք դա անել, երբ դրա առավելությունը շատ ավելին է, քան թերությունները:

Կարդալ ավելին. Ինչպես սեղմել Excel ֆայլը ավելի քան 100 ՄԲ (7 օգտակար եղանակ)>

2.2. Ստուգելով պայմանական ձևաչափումը

Excel-ում Պայմանական ֆորմատավորումը պատկերացնում է տվյալները և հեշտացնում է աշխատաթերթը հասկանալի: Բայց երբեմն մենք սխալներ ենք թույլ տալիս պայմանական ձևաչափում կիրառելիս: Երբեմն մենք ֆորմատավորում ենք կիրառում մի ամբողջ թերթիկի կամ տողերի կամ սյունակների մի ամբողջ խմբի վրա: Սխալը նվազագույնի հասցնելու համար մենք կարող ենք գնալ Պայմանական ֆորմատավորում > Կառավարեք Կանոնները և ստուգեք կանոններից յուրաքանչյուրի բջիջների տիրույթը: Կրկին, եթե մենք ինչ-որ կերպ կիրառենք պայմանական ձևաչափում Excel-ի աշխատանքային գրքում և հանկարծ հասկանանք, որ մեզ պետք չէոր մենք կարող ենք հետարկել պայմանական ձևաչափումը` մաքրելով կանոնները ամբողջ աշխատաթերթից:

Կարդալ ավելին. Ինչպես որոշել, թե ինչն է առաջացնում մեծ Excel Ֆայլի չափը

2.3. Excel-ի բանաձևերի օպտիմիզացում

Բացի ուղղակիորեն ֆայլի չափը նվազեցնելուց, մենք կարող ենք օպտիմիզացնել Excel-ի բանաձևերը, որպեսզի հաշվարկն ավելի արագ կատարվի, հետևաբար ֆայլի չափը կարող է կրճատվել: Դա անելու շատ եղանակներ կան:

2.3.1. Խուսափեք անկայուն բանաձևերից

Excel-ում կան յոթ անկայուն ֆունկցիաներ, որոնք են RAND , ՀԻՄԱ , ԱՅՍՕՐ , OFFSET: , ԲՋՋԻԿ , ԱՆՈՒՂԻՂ և ՏԵՂԵԿԱՏՎՈՒԹՅՈՒՆ : Այս բանաձևերը վերահաշվարկվում են, երբ Excel ֆայլում փոփոխություն է տեղի ունենում: Եթե ​​ձեր աշխատաթերթն ունի շատ անկայուն բանաձևեր, ապա հաշվարկները դանդաղ են դառնում, հետևաբար ֆայլի չափը մեծանում է: Այսպիսով, լուծումները պարզ են, մենք պետք է խուսափենք ցնդող բանաձևերից: Անկայուն բանաձեւերի որոշ այլընտրանքներ կան: Դրանք տրված են ստորև

• OFFSET գործառույթի փոխարեն մենք կարող ենք օգտագործել INDEX :
• Աշխատանքային թերթիկի շրջանակներում INDEX ֆունկցիան կարող է օգտագործվել՝ օգտագործելով սյունակների համարները, այլ ոչ թե տառերը՝ փոխարինելու INDIRECT ֆունկցիաները:
• Այլընտրանք չկա ՀԻՄԱ և ԱՅՍՕՐ գործառույթները։ Բայց VBA կոդը կարող է օգտագործվել դրանք փոխարինելու համար:

Ինչպես Հիմա ֆունկցիաների, մենք կարող ենք օգտագործել-

2143

<1-ի համար>TODAY գործառույթները մենք կարող ենքօգտագործել

7792

• RAND ֆունկցիաները շատ ժամանակ չեն պահանջվում: Այնուամենայնիվ, եթե մենք պահանջում ենք նոր պատահական թիվ, մենք կարող ենք օգտագործել VBA ֆունկցիան այն ստեղծելու համար:

7100

• INFO և CELL առանձնապես տարածված բանաձևեր չեն: Նրանք տրամադրում են համակարգ, աշխատանքային գրքույկ և բջջային կարգավիճակի տեղեկատվություն: Դրանք օգտագործելու փոխարեն մենք կարող ենք օգտագործել ֆայլի ուղին կամ բջջի գույնի հղման համարը՝ օգտագործելով VBA :

2.3.2. Օգտագործեք առանցքային աղյուսակներ կամ Excel աղյուսակներ

Մի շարք բանաձևերի փոխարեն, օգտագործելով Pivot աղյուսակները կամ Excel աղյուսակները, ձեր արդյունքը ցույց տալու արդյունավետ միջոց է

2.3.3: Խուսափեք ամբողջ տողերի կամ սյունակների հղումներից

SUMIF կամ VLOOKUP գործառույթները փնտրում են տվյալներ ամբողջ սյունակներում կամ տողերում: Ամբողջ տվյալներին հղում տալու փոխարեն՝ անհրաժեշտության դեպքում մենք կարող ենք անդրադառնալ միայն մի քանի բջիջների: Հավանել-

= SUMIF (A: A, $C4, B: B) օգտագործելու փոխարեն

Մենք կարող ենք օգտագործել = SUMIF (A1:A50, $C4, B1:B100)

Այստեղ մենք նկատի ունենք A սյունակի 1-ին 50 բջիջները:

2.3.4. Խուսափեք կրկնվող հաշվարկներից

Ենթադրենք, դուք ունեք բանաձև, որը պարունակում է « =$A$3+$B$3 », և դուք պատճենում եք այդ բանաձևը հիսուն բջիջներում: Այստեղ բջիջների հղումների ընդհանուր թիվը հարյուր է, չնայած եզակի բջիջների թիվը երկուսն է: Բայց եթե C3 -ն ունի բանաձև, որն է =A3+B3 , և դուք ցանկանում եք թարմացնել դրանք 50 այլ բջիջների վրա, պարզապես հղում անելով բջիջին: C3 այդ 50 բջիջներում դուք իրականում կարող եք հղումների թիվը դարձնել 50, մինչդեռ ձեր նախորդ հղումը պահանջում էր հարյուր բջիջ:

Կարդալ ավելին. Ինչպես անել Նվազեցրեք Excel ֆայլի չափը Pivot Table-ով

2.4. Հրամանատար Excel ձեռնարկի հաշվարկ

Սա իրականում օգնում է ձեզ ավելի արագ հաշվարկել Excel-ում: Սակայն երբեմն մեծ Excel ֆայլերում ձեռքով հաշվարկներ կատարելը կարող է նաև օգնել ձեզ նվազեցնել ձեր ֆայլի չափը:

2.5. Առանցքային աղյուսակների անհատականացում

Առանցքային աղյուսակները ստեղծվում են տվյալների արագ ստուգման կամ ընդհանուր ակնարկ ստանալու համար: Այս առանցքային աղյուսակները կարող են մեծացնել ձեր ֆայլի չափը, եթե դրանք այլևս կարիք չունենաք: Եթե ​​դուք չեք պահանջում ձեր առանցքային աղյուսակները ձեր հաջորդ հաշվարկներում, կարող եք կատարել հետևյալ քայլերը:

• Մի պահեք աղբյուրի տվյալները ֆայլի հետ:
• Աջ սեղմեք առանցքային աղյուսակի վրա, այնուհետև սեղմեք Առանցքային աղյուսակի ընտրանքներ :
• Տվյալներ ներդիրում հեռացրեք նշանը « Պահպանել աղբյուրի տվյալները ֆայլով »: «.

2.6. Նկարներով կրճատեք Excel-ի ֆայլի չափը

Երբեմն, երբ նկարներ եք ավելացնում Excel-ի աշխատաթերթում, Excel-ի ֆայլի չափն ինքնաբերաբար մեծանում է: Դուք կարող եք կրճատել նկարի չափը Excel-ից դուրս կամ Excel-ում: Եթե ​​ցանկանում եք դա անել Excel-ում, ընտրեք նկարը և աջ սեղմեք մկնիկի կոճակի վրա և ընտրեք Չափ և հատկություններ :

A Ձևաչափել նկարը պատուհանը կբացվի աջ կողմումExcel աշխատաթերթից: Այժմ դուք կարող եք ձեռքով ընտրել ձեր նկարի բարձրությունն ու լայնությունը:

Դուք կարող եք ձեռքով փոխել ձեր նկարի չափը Excel-ից դուրս: Դա անելու համար շատ ընթացակարգեր կան:

Կարդալ ավելին. Ինչպես նվազեցնել Excel ֆայլի չափը նկարներով (2 հեշտ եղանակ)

3. Կրճատել Excel ֆայլի չափն առանց բացելու

Միշտ չէ, որ անհրաժեշտ է բացել ֆայլը կամ ջնջել ֆայլի տվյալները: Excel-ը թույլ է տալիս նվազեցնել ֆայլի չափը՝ առանց նույնիսկ ֆայլը բացելու:

3.1. Ֆայլի ֆորմատավորում File Properties-ից

Excel-ում բոլոր առաջադրանքները կատարելուց հետո ավելի հեշտ է կոմպակտացնել Excel ֆայլի չափը ֆայլի հատկություններից: Սա Windows-ի հատկություն է և ուղղակիորեն կապված չէ Excel-ի հետ: Ընթացակարգը տրված է ստորև:

• Աջ սեղմեք ֆայլի վրա:
• Ընտրեք Հատկություններ:
• Հաջորդը Ընտրեք Ընդլայնված կոճակը:
• Վերջապես , ընտրեք «սեղմել բովանդակությունը սկավառակի տարածությունը խնայելու համար» և սեղմեք OK:

Կարդալ ավելին. Ինչպես նվազեցնել Excel ֆայլի չափը առանց բացելու (հեշտ քայլերով)

3.2. Սեղմեք Excel ֆայլը ZIP/RAR-ի

Բառերի մշակման շատ փաստաթղթեր կարող են սեղմվել իրենց սկզբնական չափի 10 տոկոսով` օգտագործելով տարբեր սեղմված գործիքներ: Լավ պրակտիկա է ֆայլերը սեղմելով դրանք կիսելու համար: Այն ոչ միայն նվազեցնում է ֆայլի չափը, այլև ֆայլը պաշտպանում է վիրուսներից: Այստեղ մենք կօգտագործենք WinRAR ֆայլը սեղմելու համար: Ընթացակարգը ներկայացված է ստորև:

• Աջ սեղմեք ձեր ֆայլի վրա:
• Սեղմեք Ավելացնել արխիվին :
• Կհայտնվի երկխոսության տուփ: մինչև ընտրել RAR/ZIP որպես Արխիվի ձևաչափ :

• Կհայտնվի երկխոսության տուփ ընտրել RAR/ZIP որպես Արխիվի ձևաչափ :

Կարդալ ավելին` Ինչպես սեղմել Excel-ի ֆայլը Zip-ում (2 հարմար եղանակ)

Եզրակացություն

Մարդկանց մեծամասնության համար հեշտ է կիսվել փոքր չափի ֆայլերով: Ինչպես տեսնում ենք, դա անելու շատ մեթոդներ կան: Ֆայլի չափը սեղմելը նաև հեշտացնում է Excel-ի հաշվարկն արագացնելը: Մենք կարող ենք օգտագործել այս տեխնիկան առանձին կամ միասին՝ մեր ֆայլի չափը նվազեցնելու համար: