Работата с голям файл е важна, тъй като прехвърлянето му отнема огромно количество време. Отварянето на голям файл отнема твърде много време. Всяка промяна в голям файл отнема много време за актуализиране. Така че намаляването на размера на файла е важно. В тази статия ще видим как да намалите/компресирате размера на файла на Excel . Има много методи за това. Тук ще изберем най-добрите варианти.

В нашия анализ използваме извадка от данни за продажбите в супермаркети. Извадката е изтеглена от тази връзка //community.tableau.com/docs/DOC-1236.

Първоначалният размер на файла на тази извадка е 3,191 KB .

3 най-добри метода за намаляване/компресиране на големи файлове на Excel

В този раздел ще обсъдим 3 доказани метода за намаляване/компресиране на големия размер на файла на Excel. Нека ги проверим сега!

1. Изтриване на данни за намаляване на размера на файла

Има няколко случая, в които нямате друга възможност, освен да изтриете данните или да ги форматирате. Тук ще ги обсъдим.

1.1. Изтриване/почистване на празни клетки в Excel

След като завършите дадена задача в работната книга на Excel, остават много неизползвани клетки, които нямат никаква полезност в работната ви книга. Понякога случайно правите някакво форматиране в тези неизползвани клетки, което всъщност увеличава размера на файла. Премахването на форматирането от тези празни клетки намалява размера на файла.

• Ако искате да изберете целите празни клетки, просто щракнете върху CTRL+Shift+ ↓+ → заедно. Знаците със стрелки показват къде искате да поставите командата си.

• След като изберете празните клетки, в Начало в раздела Clear натискане на опция Изчистване на всички. Това ще изчисти клетките .

Има и друг начин да се направи това.

• На Начало Натиснете Намиране & Избор и след това натиснете Отидете на специалната страница.

• Тя ще отвори Отидете на специален В това поле поставете отметка върху Заготовки и натиснете ДОБРЕ. Това автоматично ще открие празните области в работната книга на Excel. След това изчистете празните клетки, както направихме по-рано.

Прочетете още: Как да намалите размера на файла на Excel, без да изтривате данни (9 бързи съвета)

1.2. Проверка и изтриване на ненужните скрити клетки

Понякога ненужните скрити клетки са причина за по-големи файлове на Excel. Може случайно да скриете някои редове или колони на работния лист на Excel, с който работите. Изведнъж осъзнавате, че файлът ви съдържа някои скрити елементи, които не са ви необходими. Всичко, което можете да направите, е да премахнете скриването на редовете и колоните на работния лист на Excel и да видите дали са ви необходими или не. Ако не са ви необходими, просто ги изтрийте.всички.

Прочетете още: Как да компресирате Excel файл за имейл (13 бързи метода)

2. Намаляване на размера на файла без изтриване на данни

Понякога не е необходимо да изтривате данните или форматирането на файла, за да намалите размера на файла на Excel. Само прилагането на някои техники ще ви позволи да намалите размера на файла.

2.1. Записване на файл в двоичен формат на Excel

Запазване на файла Excel от ( .xlsx ) в двоичен формат на Excel ( .xlsb ) намалява размера на вашия файл с около 40% . това е най-лесният и ефективен начин за намаляване на размера на файла. процедурата е дадена по-долу.

• Първо, запишете примерния файл на Excel в ( .xlsx ) в определена папка.

• След това запишете същия файл в ( .xlsb ) в същата папка, в която сте записали предишните ( .xlsx ) форматиран файл.

• Сега двата файла са записани в една и съща директория.
• Тук ще проверим размера на файла ( .xlsb ) и го сравнете с файла ( .xlsx ), независимо дали е намален или не.

Можем да видим ( .xlsb ) съдържа 1,666 KB където ( .xlsx ) съдържа 3,191 KB . Така размерът на файла се намалява в голям мащаб.

Excel двоична работна книга Плюсове и минуси

При запазване на файл в (. xlsb ), трябва да имате предвид, че както всичко, запазването на работна книга на Excel в двоичен формат носи някои плюсове и минуси.

Плюсове

• Бинарният файл на Excel използва значително по-малко място при запазване, отколкото ( .xlsx ) файлове.
• Зареждането на двоични данни е по-бързо от обработката на текст ( .xml ) файлове или ( .xlsx ) файлове.
• Макроси, VBA кодът се поддържа напълно.

Против

• Не е позволена модификация на лентата за ( .xlsb ). Трябва да конвертирате обратно в
• ( .xlsm )
• , направете промените в лентата и след това се върнете към ( .xlsb ).
• Не е съвместим с Excel 2003 и предишни версии.
• ( .xlsb ) е двоичен файлов формат, за разлика от отворения ( .xml ), ( .xlsx ), и ( .xlsm ). Следователно често няма да виждате своите ( .xlsb ) файлове, които работят навсякъде.

Така че бъдете внимателни, докато записвате файл в двоичен формат. Със сигурност можете да го направите, когато предимството, което предоставя, е много по-голямо от недостатъците.

Прочетете още: Как да компресирате файл на Excel с размер над 100 MB (7 полезни начина)

2.2. Проверка на условното форматиране

В Excel, Условно форматиране визуализира данните и прави работния лист по-лесен за разбиране. Но понякога допускаме грешки, докато прилагаме условно форматиране. Понякога прилагаме форматиране към целия лист или към цяла група редове или колони. За да сведем грешката до минимум, можем да отидем в Условно форматиране> Управление на правилата и проверете обхвата на клетките на всяко от правилата. Отново, ако по някакъв начин приложим условно форматиране в работната книга на Excel и изведнъж осъзнаем, че това не ни е необходимо, можем да отменим условното форматиране, като изтрием правилата от целия работен лист.

Прочетете още: Как да определим какво е причината за големия размер на файла на Excel

2.3. Оптимизиране на формулите на Excel

Освен че можем директно да намалим размера на файла, можем да оптимизираме формулите на Excel, така че изчисленията да се извършват по-бързо и по този начин да се намали размерът на файла. Има много начини да направите това.

2.3.1. Избягвайте използването на летливи формули

В Excel има седем променливи функции, които са RAND , СЕГА , ДНЕС , OFFSET , КЛЕТКА , ИНДИРЕКТЕН , и ИНФО Тези формули се преизчисляват при всяка промяна във файла на Excel. Ако работният лист съдържа много нестабилни формули, изчисленията стават бавни и размерът на файла се увеличава. Решенията са прости - трябва да избягваме използването на нестабилни формули. Има някои алтернативи на нестабилните формули. Те са дадени по-долу

• Вместо OFFSET можем да използваме функцията INDEX .
• В рамките на работен лист INDEX може да се използва, като се използват номера на колони вместо букви за замяна на ИНДИРЕКТЕН функции.
• Няма алтернатива за СЕГА и ДНЕС функции. Но VBA може да се използва код, който да ги замени.

Като за Сега функции, можем да използваме-

 Private Sub Workbook_Open () Range("A1"). Value = Time End Sub 

За ДНЕС функции, които можем да използваме

 Private Sub Workbook_Open () Range("A1"). Value = Date End Sub 

• Сайтът RAND в повечето случаи не са необходими. Ако обаче ни е необходимо ново случайно число, можем да използваме VBA да го генерира.

 Private Sub Workbook_Open () Range("A1"). Value = Rnd () End Sub 

• ИНФО и КЛЕТКА Те предоставят информация за състоянието на системата, работната книга и клетката. Вместо да ги използваме, можем да използваме пътя до файла или референтния номер на цвета на клетката, като използваме VBA .

2.3.2. Използване на таблици на пивот или таблици на Excel

Вместо поредица от формули, използването на таблици Pivot или таблици на Excel е ефективен начин да покажете резултатите си.

2.3.3. Избягване на препратки към цели редове или колони

Сайтът SUMIF или VLOOKUP Вместо да се позоваваме на всички данни, можем да се обърнем само към няколко клетки, ако е необходимо.

Вместо да използвате = SUMIF (A: A, $C4, B: B)

Можем да използваме = SUMIF (A1:A50, $C4, B1:B100)

Тук става дума за 1. 50 клетки на колона A .

2.3.4. Избягване на повтарящи се изчисления

Да речем, че имате формула, която съдържа " =$A$3+$B$3 " и копирате формулата в петдесет клетки. Тук общият брой на препратките към клетките е сто, въпреки че броят на уникалните клетки е само два. Но ако C3 има формула, която е =A3+B3 и искате да актуализирате тези данни в 50 други клетки, като просто направите препратка към клетка C3 в тези 50 клетки можете да направите 50 препратки, докато предишните ви препратки изискваха сто клетки.

Прочетете още: Как да намалите размера на файла на Excel с таблицата Pivot

2.4. Ръчно изчисление в Excel

Това всъщност ви помага да изчислявате по-бързо в Excel. Но понякога в големи файлове на Excel извършването на ръчни изчисления също може да ви помогне да намалите размера на файла.

2.5. Персонализиране на таблици Pivot

Таблици на завъртанията са създадени за бърза проверка на данните или за получаване на общ поглед. Тези таблици с въртеливи движения могат да увеличат размера на файла, ако вече не са ви необходими. Ако не са ви необходими таблиците с въртеливи движения в следващите ви изчисления, можете да направите следните стъпки.

• Не запазвайте изходните данни заедно с файла.
• Кликнете с десния бутон на мишката върху таблицата Pivot и след това кликнете върху Опции за въртяща се таблица .
• На Данни tab премахнете отметката от Записване на изходните данни с файл '.

2.6. Намаляване на размера на файла на Excel с изображения

Понякога, когато добавяте снимки в работен лист на Excel, размерът на файла на Excel автоматично се увеличава. Можете да намалите размера на снимката извън Excel или в рамките на Excel. Ако искате да го направите в рамките на Excel, изберете снимката и щракнете с десния бутон на мишката, след което изберете Размер и свойства .

A Формат на картината Прозорецът ще се отвори от дясната страна на работния лист на Excel. Сега можете ръчно да изберете височината и ширината на картината.

Можете ръчно да промените размера на снимката извън Excel. Има много процедури за това.

Прочетете още: Как да намалим размера на файла на Excel с картинки (2 лесни начина)

3. Намаляване на размера на файла на Excel без отваряне

Не винаги е необходимо да отваряте файла или да изтривате данните от него. Excel ви позволява да намалите размера на файла, без дори да го отваряте.

3.1. Форматиране на файл от Свойства на файла

След като сте изпълнили всички задачи в Excel, е по-лесно да уплътните размера на файла на Excel от свойствата на файла. Това е функция на Windows и не е пряко свързана с Excel. Процедурата е дадена по-долу.

• Кликнете с десния бутон на мишката върху файла.
• Изберете Свойства.
• След това Изберете бутона Advanced (Разширени).
• Накрая изберете "компресиране на съдържанието за спестяване на място на диска" и натиснете OK.

Прочетете още: Как да намалите размера на файла на Excel, без да го отваряте (с лесни стъпки)

3.2. Компресиране на Excel файл в ZIP/RAR

Много документи за обработка на думи могат да бъдат компресирани до 10 % от първоначалния им размер чрез използване на различни инструменти за компресиране. Добра практика е да се споделят файлове чрез компресиране. То не само намалява размера на файла, но и го прави защитен от вируси. Тук ще използваме WinRAR за компресиране на файла. Процедурата е описана по-долу.

• Кликнете с десния бутон на мишката върху файла.
• Натиснете Добавяне към архива .
• Ще се появи диалогов прозорец, в който можете да изберете RAR/ZIP като Формат на архива .

• Ще се появи диалогов прозорец, в който можете да изберете RAR/ZIP като Формат на архива .

Прочетете още: Как да компресирате Excel файл в Zip (2 подходящи начина)

Заключение

Повечето хора смятат, че е лесно да споделят файлове с малък размер. Както виждаме, има много методи за това. Компресирането на размера на файла също така улеснява ускоряването на изчисленията в Excel. Можем да използваме тези техники поотделно или заедно, за да намалим размера на файла.