Mengendalikan fail yang besar adalah penting kerana ia mengambil masa yang besar untuk dipindahkan. Fail besar mengambil masa terlalu lama untuk dibuka. Sebarang jenis perubahan dalam fail besar mengambil masa yang lama untuk dikemas kini. Jadi, mengurangkan saiz fail adalah penting. Dalam artikel ini, kita akan melihat cara mengecilkan/memampatkan saiz fail Excel . Terdapat banyak kaedah untuk melakukannya. Kami akan memilih pilihan terbaik di sini.

Dalam analisis kami, kami menggunakan data sampel jualan superstore. Sampel telah dimuat turun daripada pautan ini //community.tableau.com/docs/DOC-1236.

Saiz fail asal sampel ini ialah 3,191 KB .

3 Kaedah Teratas untuk Mengurangkan/Memampatkan Saiz Fail Excel Besar

Dalam bahagian ini, kita akan membincangkan 3 kaedah terbukti untuk mengurangkan/memampatkan saiz fail Excel yang besar. Mari semak mereka sekarang!

1. Memadam Data untuk Mengurangkan Saiz Fail

Terdapat beberapa kes di mana anda tidak mempunyai pilihan lain selain memadam data atau format. Di sini, kita akan membincangkannya.

1.1. Memadam/Mengosongkan Sel Kosong dalam Excel

Selepas anda menyelesaikan tugasan dalam buku kerja Excel, terdapat begitu banyak sel yang tidak digunakan yang tidak mempunyai kegunaan dalam buku kerja anda. Kadangkala anda secara tidak sengaja melakukan beberapa pemformatan dalam sel yang tidak digunakan ini yang sebenarnya meningkatkan saiz fail anda. Mengalih keluar pemformatan daripada sel kosong ini mengurangkan saiz fail anda.

• Jika anda ingin memilih keseluruhan sel kosong cuma klik CTRL+Shift+ ↓+ → bersama-sama.Tanda anak panah menunjukkan tempat anda ingin meletakkan arahan anda.

• Selepas memilih sel kosong, Dalam tab Laman Utama pada pilihan Kosongkan tekan Kosongkan semua. Ini akan mengosongkan sel .

Ada cara lain untuk melakukannya.

• Pada tab Laman Utama , Tekan Cari & Pilih dan kemudian tekan Go To Special.

• Ia akan dibuka Pergi Ke kotak dialog Khas. Pada kotak itu tandakan pada Kosong dan tekan OK. Ini akan mencari kawasan kosong buku kerja Excel anda secara automatik. Selepas ini kosongkan sel kosong seperti yang kita lakukan sebelum ini.

Baca Lagi: Cara Mengurangkan Saiz Fail Excel Tanpa Memadam Data (9 Petua Pantas)

1.2. Semak dan Padam Sel Tersembunyi yang Tidak Diperlukan

Kadangkala sel tersembunyi yang tidak diperlukan adalah sebab untuk fail Excel yang lebih besar. Anda mungkin secara tidak sengaja menyembunyikan beberapa baris atau lajur lembaran kerja Excel yang sedang anda kerjakan. Tiba-tiba anda menyedari bahawa fail anda mengandungi beberapa elemen tersembunyi yang anda tidak perlukan. Apa yang anda boleh lakukan ialah menyahsembunyikan baris dan lajur lembaran kerja Excel dan lihat sama ada anda memerlukannya atau tidak. Jika anda tidak memerlukannya hanya padamkan kesemuanya.

Baca Lagi: Cara Memampatkan Fail Excel untuk E-mel (13 Kaedah Pantas )

2. Kecilkan Saiz Fail Tanpa Memadam Data

Kadangkala, anda tidak perlu memadam data failatau pemformatan untuk mengurangkan saiz fail Excel. Hanya menggunakan beberapa teknik akan membolehkan anda mengecilkan saiz fail.

2.1. Menyimpan Fail dalam Format Perduaan Excel

Menyimpan fail Excel daripada format ( .xlsx ) kepada format perduaan Excel ( .xlsb ) mengurangkan saiz fail anda sekitar 40% . Ini adalah cara yang paling mudah dan paling berkesan untuk mengurangkan saiz fail anda. Prosedur diberikan di bawah.

• Pertama sekali, simpan contoh fail Excel anda dalam format ( .xlsx ) dalam folder tertentu.

• Kemudian, simpan fail yang sama dalam format ( .xlsb ) dalam folder yang sama di mana anda telah menyimpan fail sebelumnya ( .xlsx ) fail berformat.

• Kini, kedua-dua fail itu disimpan dalam direktori yang sama.
• Di sini, kami akan menyemak fail saiz fail ( .xlsb ) dan bandingkan dengan format ( .xlsx ) sama ada ia dikecilkan atau tidak.

Kita dapat melihat fail ( .xlsb ) mengandungi 1,666 KB dengan fail ( .xlsx ) mengandungi 3,191 KB . Jadi, saiz fail dikecilkan secara besar-besaran.

Kebaikan dan Keburukan Buku Kerja Perduaan Excel

Semasa menyimpan fail dalam (. xlsb ), satu perkara yang perlu anda ingat bahawa, seperti segala-galanya, menyimpan buku kerja Excel dalam format binari membawa beberapa kebaikan dan keburukan.

Kebaikan

• Fail binari Excel menggunakan ruang yang ketara semasa menjimatkan daripada ( .xlsx )fail.
• Memuatkan data perduaan adalah lebih pantas daripada menghuraikan fail teks ( .xml ) atau fail ( .xlsx ).
• Makros, Kod VBA disokong sepenuhnya.

Keburukan

• Tiada pengubahsuaian Reben dibenarkan untuk ( .xlsb ) format. Anda mesti menukar kembali kepada
• ( .xlsm )
• , membuat perubahan Reben anda dan kemudian kembali ke ( .xlsb ).
• Tidak serasi dengan Excel 2003 dan versi sebelumnya.
• ( .xlsb ) ialah format fail binari, tidak seperti open  ( .xml ), ( .xlsx ), dan  ( .xlsm ) fail. Oleh itu, anda selalunya tidak akan melihat fail  ( .xlsb ) anda berfungsi di mana-mana sahaja.

Jadi, berhati-hati semasa menyimpan fail dalam format binari. Pasti anda boleh melakukan ini apabila kelebihan yang diberikannya lebih banyak daripada kerugian.

Baca Lagi: Cara Memampatkan Fail Excel Lebih daripada 100MB (7 Cara Berguna)

2.2. Menyemak Pemformatan Bersyarat

Dalam Excel, Pemformatan Bersyarat menggambarkan data dan menjadikan lembaran kerja lebih mudah difahami. Tetapi kadangkala kami melakukan kesilapan semasa menggunakan pemformatan bersyarat. Kadangkala kami menggunakan pemformatan pada keseluruhan helaian atau keseluruhan kumpulan baris atau lajur. Untuk meminimumkan kesilapan, kita boleh pergi ke Pemformatan Bersyarat > Urus Peraturan dan semak julat sel bagi setiap peraturan. Sekali lagi jika kami menggunakan pemformatan bersyarat dalam buku kerja Excel dan tiba-tiba menyedari kami tidak memerlukannyabahawa kita boleh membuat asal pemformatan bersyarat dengan mengosongkan peraturan daripada keseluruhan lembaran kerja.

Baca Lagi: Cara Menentukan Apa Yang Menyebabkan Excel Besar Saiz Fail

2.3. Mengoptimumkan formula Excel

Selain daripada mengecilkan saiz fail secara langsung, kami boleh mengoptimumkan formula Excel supaya pengiraan dapat dibuat dengan lebih pantas justeru saiz fail boleh dikecilkan. Terdapat banyak cara untuk melakukannya.

2.3.1. Elakkan Menggunakan Formula Meruap

Terdapat tujuh fungsi meruap dalam Excel iaitu RAND , SEKARANG , HARI INI , OFFSET , SEL , TIDAK LANGSUNG dan MAKLUMAT . Formula ini dikira semula apabila terdapat perubahan dalam fail Excel. Jika lembaran kerja anda mempunyai banyak formula yang tidak menentu maka pengiraan menjadi perlahan maka saiz fail bertambah. Jadi, penyelesaiannya mudah, kita harus mengelak daripada menggunakan formula yang tidak menentu. Terdapat beberapa alternatif kepada formula yang tidak menentu. Ia diberikan di bawah

• Daripada fungsi OFFSET , kita boleh menggunakan INDEX .
• Dalam lembaran kerja INDEX fungsi boleh digunakan dengan menggunakan nombor lajur dan bukannya huruf untuk menggantikan fungsi TIDAK LANGSUNG .
• Tiada alternatif untuk SEKARANG dan HARI INI fungsi. Tetapi VBA kod boleh digunakan untuk menggantikannya.

Seperti untuk Sekarang fungsi, kita boleh menggunakan-

9373

Untuk HARI INI fungsi kita bolehgunakan

9665

• Fungsi RAND tidak diperlukan pada kebanyakan masa. Walau bagaimanapun, jika kami memerlukan nombor rawak baharu, kami boleh menggunakan fungsi VBA untuk menjananya.

4218

• INFO dan CELL bukan formula biasa. Mereka menyediakan sistem, buku kerja dan maklumat status sel. Daripada menggunakannya, kita boleh menggunakan laluan fail atau nombor rujukan warna sel menggunakan VBA .

2.3.2. Gunakan Jadual Pangsi atau Jadual Excel

Sebaliknya siri formula menggunakan jadual Pangsi atau jadual Excel ialah cara yang cekap untuk menunjukkan hasil anda

2.3.3. Elakkan Merujuk Keseluruhan Baris atau Lajur

Fungsi SUMIF atau VLOOKUP mencari data dalam keseluruhan lajur atau baris. Daripada merujuk keseluruhan data, kami boleh merujuk kepada beberapa sel sahaja jika diperlukan. Suka-

Daripada menggunakan = SUMIF (A: A, $C4, B: B)

Kita boleh menggunakan = SUMIF (A1:A50, $C4, B1:B100)

Di sini kita merujuk kepada sel 50 pertama Lajur A .

2.3.4. Elakkan Pengiraan Berulang

Katakan anda mempunyai formula yang mengandungi " =$A$3+$B$3 ", dan anda menyalin formula itu ke lima puluh sel. Di sini jumlah bilangan rujukan sel ialah seratus, walaupun bilangan sel unik hanya dua. Tetapi jika C3 mempunyai formula iaitu =A3+B3 , dan anda mahu mengemas kininya pada 50 sel lain, hanya dengan merujuk kepada sel C3 dalam 50 sel tersebut anda sebenarnya boleh menjadikan bilangan rujukan 50, manakala rujukan anda sebelum ini memerlukan seratus sel.

Baca Lagi: Cara untuk Kurangkan Saiz Fail Excel dengan Jadual Pangsi

2.4. Memerintahkan Pengiraan Manual Excel

Ini sebenarnya membantu anda mengira dengan lebih pantas dalam Excel. Tetapi kadangkala dalam fail Excel yang besar melakukan pengiraan manual juga boleh membantu anda mengurangkan saiz fail anda.

2.5. Menyesuaikan Jadual Pangsi

Jadual Pangsi dicipta untuk menyemak data dengan pantas atau mendapatkan gambaran keseluruhan. Jadual pangsi ini boleh meningkatkan saiz fail anda jika anda tidak memerlukannya lagi. Jika anda tidak memerlukan jadual pangsi anda dalam pengiraan seterusnya, anda boleh melakukan langkah berikut.

• Jangan simpan data sumber dengan fail.
• Klik kanan pada Jadual Pangsi dan kemudian klik pada Pilihan Jadual Pangsi .
• Pada tab Data alih keluar tanda dari ' Simpan data sumber dengan fail '.

2.6. Kurangkan Saiz Fail Excel dengan Gambar

Kadangkala apabila anda menambah gambar pada lembaran kerja Excel saiz fail Excel secara automatik meningkat. Anda boleh mengurangkan saiz gambar di luar Excel atau dalam Excel. Jika anda ingin melakukannya dalam Excel, pilih gambar dan klik kanan pada butang tetikus, dan pilih Saiz dan Sifat .

A Format Gambar tetingkap akan terbuka di sebelah kanandaripada lembaran kerja Excel. Kini anda boleh memilih ketinggian dan lebar gambar anda secara manual.

Anda boleh mengubah saiz gambar anda secara manual di luar Excel. Terdapat begitu banyak prosedur untuk melakukannya.

Baca Lagi: Cara Mengurangkan Saiz Fail Excel dengan Gambar (2 Cara Mudah)

3. Kurangkan Saiz Fail Excel Tanpa Membuka

Tidak semestinya perlu membuka fail atau memadam data fail. Excel membolehkan anda mengecilkan saiz fail tanpa membuka fail.

3.1. Memformat Fail daripada Sifat Fail

Selepas melakukan semua tugas dalam Excel, lebih mudah untuk memampatkan saiz fail Excel daripada sifat fail. Ia adalah ciri windows dan tidak berkaitan secara langsung dengan Excel. Prosedurnya diberikan di bawah.

• Klik kanan pada fail.
• Pilih Properties.
• Seterusnya Pilih butang Lanjutan.
• Akhir sekali , pilih “mampatkan kandungan untuk menjimatkan ruang cakera” dan tekan OK.

Baca Lagi: Cara Mengurangkan Saiz Fail Excel Tanpa Membuka (dengan Langkah Mudah)

3.2. Mampatkan Fail Excel ke ZIP/RAR

Banyak dokumen pemprosesan perkataan boleh dimampatkan kepada 10 peratus daripada saiz asalnya dengan menggunakan alat mampat yang berbeza. Amalan yang baik untuk berkongsi fail dengan memampatkannya. Ia bukan sahaja mengurangkan saiz fail tetapi juga menjadikan fail selamat daripada virus. Di sini kita akan menggunakan WinRAR untuk memampatkan fail. Prosedurnya diberikan di bawah.

• Klik kanan pada fail anda.
• Tekan Tambah pada arkib .
• Kotak dialog akan datang sehingga memilih RAR/ZIP sebagai Format arkib .

• Kotak dialog akan muncul untuk memilih RAR/ZIP sebagai Format arkib .

Baca Lagi: Cara Memampatkan Fail Excel kepada Zip (2 Cara Yang Sesuai)

Kesimpulan

Kebanyakan orang mendapati mudah untuk berkongsi fail bersaiz kecil. Seperti yang kita lihat terdapat banyak kaedah untuk melakukannya. Memampatkan saiz fail juga memudahkan untuk mempercepatkan pengiraan excel. Kami boleh menggunakan teknik ini secara berasingan atau bersama-sama untuk mengurangkan saiz fail kami.