Праца з вялікім файлам важная, бо перадача займае велізарную колькасць часу. Для адкрыцця вялікага файла патрабуецца занадта шмат часу. Абнаўленне любых змяненняў у вялікім файле займае шмат часу. Такім чынам, памяншэнне памеру файла важна. У гэтым артыкуле мы паглядзім, як паменшыць/сціснуць памер файла Excel . Ёсць шмат спосабаў зрабіць гэта. Тут мы будзем выбіраць найлепшыя варыянты.

У нашым аналізе мы выкарыстоўваем выбарачныя дадзеныя аб продажах у супермаркетах. Узор быў спампаваны па гэтай спасылцы //community.tableau.com/docs/DOC-1236.

Зыходны памер файла гэтага ўзору складае 3191 КБ .

3 асноўныя метады памяншэння/сціску вялікага памеру файла Excel

У гэтым раздзеле мы абмяркуем 3 правераныя метады памяншэння/сціску вялікага памеру файла Excel. Давайце праверым іх зараз!

1. Выдаленне даных для памяншэння памеру файла

Ёсць некалькі выпадкаў, калі ў вас няма іншага варыянту, акрамя як выдаліць даныя або фармат. Тут мы абмяркуем іх.

1.1. Выдаленне/ачыстка пустых вочак у Excel

Пасля таго, як вы выканаеце заданне ў кнізе Excel, у вашай кнізе застаецца так шмат нявыкарыстаных ячэек, якія не маюць карысці. Часам вы выпадкова фарматуеце гэтыя нявыкарыстаныя ячэйкі, што павялічвае памер файла. Выдаленне фарматавання з гэтых пустых вочак памяншае памер вашага файла.

• Калі вы хочаце вылучыць усе пустыя вочкі, проста націсніце CTRL+Shift+ ↓+ → разам.Стрэлкі паказваюць, дзе вы хочаце змясціць сваю каманду.

• Пасля выбару пустых вочак, ва ўкладцы Галоўная на Ачысціць варыянт націсніце Ачысціць усё. Гэта ачысціць ячэйкі .

Ёсць іншы спосаб зрабіць гэта.

• На ўкладцы Галоўная націсніце Знайсці & Выберыце , а затым націсніце Перайсці да спецыяльнага.

• Адкрыецца дыялогавае акно Перайсці да спецыяльнага . У гэтым полі адзначце Пустыя месцы і націсніце OK. Гэта дазволіць аўтаматычна знайсці пустыя вобласці вашай кнігі Excel. Пасля гэтага ачысціце пустыя вочкі, як мы рабілі раней.

Чытаць далей: Як паменшыць памер файла Excel без выдалення даных (9 хуткіх парад)

1.2. Праверце і выдаліце ​​непатрэбныя схаваныя ячэйкі

Часам непатрэбныя схаваныя ячэйкі з'яўляюцца прычынай вялікіх файлаў Excel. Вы можаце выпадкова схаваць некаторыя радкі або слупкі аркуша Excel, над якім вы працуеце. Раптам вы разумееце, што ваш файл змяшчае некаторыя схаваныя элементы, якія вам не патрэбныя. Усё, што вы можаце зрабіць, гэта паказаць радкі і слупкі аркуша Excel і паглядзець, патрэбны яны вам ці не. Калі яны вам не патрэбныя, проста выдаліце ​​іх усе.

Дадатковая інфармацыя: Як сціснуць файл Excel для электроннай пошты (13 хуткіх метадаў )

2. Паменшыце памер файла без выдалення даных

Часам вам не трэба выдаляць даныя файлаабо фарматаванне для памяншэння памеру файла Excel. Проста прымяненне некаторых метадаў дазволіць вам паменшыць памер файла.

2.1. Захаванне файла ў двайковым фармаце Excel

Захаванне файла Excel з фармату ( .xlsx ) у двайковы фармат Excel ( .xlsb ) памяншае памер вашага файла прыкладна на 40% . Гэта самы просты і эфектыўны спосаб паменшыць памер файла. Працэдура прыведзена ніжэй.

• Перш за ўсё, захавайце ўзор файла Excel у фармаце ( .xlsx ) у пэўнай тэчцы.

• Затым захавайце той самы файл у фармаце ( .xlsb ) у той жа папцы, у якой вы захавалі папярэдні ( .xlsx ) адфарматаваны файл.

• Цяпер два файлы захоўваюцца ў адным каталогу.
• Тут мы праверым файл памер файла ( .xlsb ) і параўнайце яго з фарматам ( .xlsx ), паменшаны ён ці не.

Мы бачым, што файл ( .xlsb ) змяшчае 1666 КБ , дзе файл ( .xlsx ) змяшчае 3191 КБ . Такім чынам, памер файла памяншаецца ў вялікіх маштабах.

Плюсы і мінусы двайковай кнігі Excel

Пры захаванні файла ў (. xlsb ) у фармаце, вы павінны мець на ўвазе адну рэч: як і ўсё, захаванне кнігі Excel у двайковым фармаце мае некаторыя плюсы і мінусы.

Плюсы

• Двайковы файл Excel выкарыстоўвае прыкметна менш месца пры захаванні, чым ( .xlsx )файлы.
• Загрузка двайковых дадзеных адбываецца хутчэй, чым разбор тэкставых ( .xml ) файлаў або ( .xlsx ) файлаў.
• Макрасы, <1 Код>VBA поўнасцю падтрымліваецца.

Мінусы

• Мадыфікацыя стужкі не дазваляецца для ( .xlsb ) фарматы. Вы павінны пераўтварыць назад у
• ( .xlsm )
• , унесці змены ў стужку, а затым вярнуцца ў ( .xlsb ).
• Не сумяшчальны з Excel 2003 і папярэднімі версіямі.
• ( .xlsb ) з'яўляецца бінарным фарматам файла, у адрозненне ад адкрытага  ( .xml ), ( .xlsx ) і ( .xlsm ) файлы. Такім чынам, вы часта не ўбачыце, што вашы ( .xlsb ) файлы працуюць паўсюль.

Такім чынам, будзьце асцярожныя, захоўваючы файл у двайковым фармаце. Безумоўна, вы можаце зрабіць гэта, калі пераваг, якія ён дае, значна больш, чым недахопаў.

Чытаць далей: Як сціснуць файл Excel больш чым на 100 МБ (7 карысных спосабаў)

2.2. Праверка ўмоўнага фарматавання

У Excel Умоўнае фарматаванне візуалізуе даныя і робіць працоўны аркуш лягчэйшым для разумення. Але часам мы робім памылкі, ужываючы ўмоўнае фарматаванне. Часам мы ўжываем фарматаванне да ўсяго аркуша або ўсёй групы радкоў або слупкоў. Каб мінімізаваць памылку, мы можам перайсці да Умоўнае фарматаванне > Кіруйце правіламі і праверце дыяпазон вочак кожнага з правілаў. Зноў жа, калі мы нейкім чынам прымяняем ўмоўнае фарматаванне ў кнізе Excel і раптам разумеем, што нам гэта не патрэбнашто мы можам адмяніць умоўнае фарматаванне, ачысціўшы правілы з усяго аркуша.

Больш падрабязна: Як вызначыць, што выклікае вялікі Excel Памер файла

2.3. Аптымізацыя формул Excel

Акрамя непасрэднага памяншэння памеру файла, мы можам аптымізаваць формулы Excel так, што разлікі могуць быць зроблены хутчэй, такім чынам, памер файла можа быць зменшаны. Ёсць шмат спосабаў зрабіць гэта.

2.3.1. Пазбягайце выкарыстання нестабільных формул

У Excel ёсць сем нестабільных функцый: RAND , NOW , TODAY , OFFSET , ЯЧЭЙКА , УСКОСНАЯ і ІНФАРМАЦЫЯ . Гэтыя формулы пералічваюцца кожны раз, калі ёсць змены ў файле Excel. Калі на вашым аркушы шмат зменлівых формул, вылічэнні становяцца павольнымі, таму памер файла павялічваецца. Такім чынам, рашэнні простыя, мы павінны пазбягаць выкарыстання лятучых формул. Ёсць некаторыя альтэрнатывы лятучым формулам. Яны прыведзены ніжэй

• Замест функцыі OFFSET мы можам выкарыстоўваць INDEX .
• На аркушы INDEX<Функцыя 2> можа выкарыстоўвацца з выкарыстаннем нумароў слупкоў, а не літар для замены функцый УСКОСНЫХ .
• Няма альтэрнатывы для ЗАРАЗ і СЁННЯ функцыі. Але код VBA можа быць выкарыстаны для іх замены.

Як для функцый Now , мы можам выкарыстоўваць-

3107

Для СЁННЯ функцыі мы можамuse

2433

• Функцыя RAND часцей за ўсё не патрабуецца. Аднак, калі нам спатрэбіцца новы выпадковы лік, мы можам выкарыстоўваць функцыю VBA для яго стварэння.

5374

• INFO і CELL не асабліва распаўсюджаныя формулы. Яны забяспечваюць інфармацыю аб сістэме, рабочай кнізе і стане ячэйкі. Замест іх выкарыстання мы можам выкарыстоўваць шлях да файла або нумар колеру ячэйкі, выкарыстоўваючы VBA .

2.3.2. Выкарыстоўвайце зводныя табліцы або табліцы Excel

Замест серыі формул выкарыстанне зводных табліц або табліц Excel з'яўляецца эфектыўным спосабам паказаць вынік

2.3.3. Пазбягайце спасылацца на цэлыя радкі або слупкі

Функцыя SUMIF ці VLOOKUP шукае даныя ва ўсіх слупках або радках. Замест таго, каб спасылацца на ўсе дадзеныя, мы можам спасылацца толькі на некалькі вочак, калі гэта неабходна. Як-

Замест выкарыстання = SUMIF (A: A, $C4, B: B)

Мы можам выкарыстоўваць = SUMIF (A1:A50, $C4, B1:B100)

Тут мы маем на ўвазе першыя 50 ячэек слупка A .

2.3.4. Пазбягайце паўторных вылічэнняў

Дапусцім, у вас ёсць формула, якая змяшчае « =$A$3+$B$3 », і вы скапіявалі гэтую формулу ў пяцьдзесят вочак. Тут агульная колькасць спасылак на ячэйкі складае сто, нягледзячы на ​​тое, што колькасць унікальных ячэйак складае толькі дзве. Але калі C3 мае формулу =A3+B3 , і вы хочаце абнавіць яе ў 50 іншых ячэйках, проста спасылаючыся на ячэйку C3 у гэтых 50 ячэйках вы сапраўды можаце зрабіць нумар спасылкі роўным 50, у той час як для папярэдняй спасылкі патрабавалася сотня ячэек.

Дадатковая інфармацыя: Як Паменшыце памер файла Excel з дапамогай зводнай табліцы

2.4. Кіраванне разлікамі ўручную ў Excel

Гэта сапраўды дапамагае вам хутчэй разлічваць у Excel. Але часам у вялікіх файлах Excel выкананне ручных разлікаў таксама можа дапамагчы вам паменшыць памер файла.

2.5. Настройка зводных табліц

Зводныя табліцы ствараюцца для хуткай праверкі даных або атрымання агляду. Гэтыя зводныя табліцы могуць павялічыць памер файла, калі яны вам больш не патрэбныя. Калі вам не патрэбныя зводныя табліцы ў вашых наступных разліках, вы можаце выканаць наступныя крокі.

• Не захоўвайце зыходныя дадзеныя разам з файлам.
• Пстрыкніце правай кнопкай мышы на зводнай табліцы, а затым націсніце на Параметры зводнай табліцы .
• На ўкладцы Даныя зніміце галачку з « Захаваць зыходныя даныя ў файл '.

2.6. Паменшыце памер файла Excel з малюнкамі

Часам, калі вы дадаяце малюнкі на працоўны ліст Excel, памер файла Excel аўтаматычна павялічваецца. Вы можаце паменшыць памер выявы па-за межамі Excel або ўнутры Excel. Калі вы хочаце зрабіць гэта ў Excel, выберыце малюнак і пстрыкніце правай кнопкай мышы, а затым выберыце Памер і ўласцівасці .

A <1 З правага боку адкрыецца акно>Фарматаваць малюнак працоўнага ліста Excel. Цяпер вы можаце ўручную выбраць вышыню і шырыню вашага малюнка.

Вы можаце ўручную змяніць памер вашага малюнка па-за Excel. Ёсць так шмат працэдур для гэтага.

Дадатковая інфармацыя: Як паменшыць памер файла Excel з малюнкамі (2 простыя спосабы)

3. Паменшыць памер файла Excel, не адкрываючы

Не заўсёды неабходна адкрываць файл або выдаляць дадзеныя файла. Excel дазваляе паменшыць памер файла, нават не адкрываючы яго.

3.1. Фарматаванне файла ва ўласцівасцях файла

Пасля выканання ўсіх задач у Excel лягчэй сціснуць памер файла Excel ва ўласцівасцях файла. Гэта функцыя Windows і не мае непасрэднага дачынення да Excel. Працэдура прыведзена ніжэй.

• Пстрыкніце файл правай кнопкай мышы.
• Выберыце «Уласцівасці».
• Далей націсніце кнопку «Дадаткова».
• Нарэшце , абярыце «сціснуць змесціва для эканоміі месца на дыску» і націсніце OK.

Дадатковая інфармацыя: Як паменшыць памер файла Excel без адкрыцця (з дапамогай простых крокаў)

3.2. Сціснуць файл Excel у ZIP/RAR

Многія дакументы апрацоўкі слоў могуць быць сціснутыя да 10 працэнтаў ад іх першапачатковага памеру з дапамогай розных інструментаў сціску. Гэта добрая практыка - абагульваць файлы, сціскаючы іх. Гэта не толькі памяншае памер файла, але і робіць файл абароненым ад вірусаў. Тут мы будзем выкарыстоўваць WinRAR для сціску файла. Працэдура прыведзена ніжэй.

• Пстрыкніце правай кнопкай мышы на файле.
• Націсніце Дадаць у архіў .
• З'явіцца дыялогавае акно каб выбраць RAR/ZIP у якасці фармату архіва .

• З'явіцца дыялогавае акно каб выбраць RAR/ZIP у якасці фармату архіва .

Дадаткова: Як сціснуць файл Excel у Zip (2 прыдатныя спосабы)

Выснова

Большасці людзей лёгка абагульваць файлы малога памеру. Як мы бачым, спосабаў зрабіць гэта шмат. Сцісканне памеру файла таксама дазваляе паскорыць разлік у Excel. Мы можам выкарыстоўваць гэтыя метады паасобку або разам, каб паменшыць памер файла.