Der Umgang mit großen Dateien ist wichtig, da die Übertragung sehr viel Zeit in Anspruch nimmt. Das Öffnen einer großen Datei nimmt zu viel Zeit in Anspruch. Jede Änderung in einer großen Datei benötigt viel Zeit, um sie zu aktualisieren. Daher ist es wichtig, die Dateigröße zu reduzieren. In diesem Artikel werden wir sehen Verkleinerung/Komprimierung von Excel-Dateien Es gibt viele Methoden, um dies zu tun. Wir werden hier die besten Optionen auswählen.

In unserer Analyse verwenden wir Stichprobendaten zu den Umsätzen von Supermärkten, die unter diesem Link //community.tableau.com/docs/DOC-1236 heruntergeladen wurden.

Die ursprüngliche Dateigröße dieses Beispiels beträgt 3.191 KB .

3 Top-Methoden zum Reduzieren/Komprimieren großer Excel-Dateien

In diesem Abschnitt werden wir 3 bewährte Methoden zum Verkleinern/Komprimieren großer Excel-Dateien besprechen. Probieren Sie sie aus!

1 Löschen von Daten zur Verringerung der Dateigröße

Es gibt mehrere Fälle, in denen Sie keine andere Wahl haben, als die Daten zu löschen oder zu formatieren. Wir werden sie hier besprechen.

1.1 Löschen/Löschen von leeren Zellen in Excel

Nachdem Sie eine Aufgabe in der Excel-Arbeitsmappe abgeschlossen haben, gibt es viele unbenutzte Zellen, die in Ihrer Arbeitsmappe keinen Nutzen haben. Manchmal nehmen Sie versehentlich Formatierungen in diesen unbenutzten Zellen vor, was die Dateigröße erhöht. Das Entfernen der Formatierung aus diesen leeren Zellen verringert die Dateigröße.

• Wenn Sie die gesamten leeren Zellen auswählen möchten, klicken Sie einfach auf CTRL+Umschalt+ ↓+ → Die Pfeilsymbole zeigen an, wo Sie Ihren Befehl platzieren wollen.

• Nachdem Sie die leeren Zellen markiert haben, wählen Sie im Feld Startseite auf der Registerkarte Klar Optionstaste Alles löschen. Dies wird die Zellen reinigen .

Es gibt noch eine andere Möglichkeit, dies zu tun.

• Auf der Startseite Registerkarte, Drücken Sie Suchen & Auswählen und drücken Sie dann Zum Special gehen.

• Sie wird sich öffnen Gehe zu Spezial In diesem Dialogfeld kreuzen Sie die Option Rohlinge und drücken Sie GUT. Dadurch werden die leeren Bereiche in Ihrer Excel-Arbeitsmappe automatisch gefunden, und Sie können die leeren Zellen wie zuvor löschen.

Lesen Sie mehr: Wie man die Größe von Excel-Dateien reduziert, ohne Daten zu löschen (9 schnelle Tipps)

1.2 Unnötige ausgeblendete Zellen prüfen und löschen

Manchmal sind unnötige ausgeblendete Zellen der Grund für große Excel-Dateien. Es kann sein, dass Sie versehentlich einige Zeilen oder Spalten des Excel-Arbeitsblatts, an dem Sie arbeiten, ausblenden. Plötzlich stellen Sie fest, dass Ihre Datei einige ausgeblendete Elemente enthält, die Sie nicht benötigen. Alles, was Sie tun können, ist, die Zeilen und Spalten des Excel-Arbeitsblatts wieder einzublenden und zu sehen, ob Sie sie brauchen oder nicht. Wenn Sie sie nicht brauchen, löschen Sie sie einfachalle.

Lesen Sie mehr: Komprimieren von Excel-Dateien für E-Mails (13 schnelle Methoden)

2. die Dateigröße reduzieren, ohne Daten zu löschen

Manchmal ist es nicht nötig, die Daten oder die Formatierung zu löschen, um eine Excel-Datei zu verkleinern, sondern es genügt, einige Techniken anzuwenden, um die Dateigröße zu reduzieren.

2.1 Speichern einer Datei im Excel-Binärformat

Speichern der Excel-Datei von ( .xlsx ) Format in das Excel-Binärformat ( .xlsb ) reduziert die Größe Ihrer Datei um etwa 40% Dies ist der einfachste und effizienteste Weg, um die Dateigröße zu reduzieren. Das Verfahren wird im Folgenden beschrieben.

• Speichern Sie zunächst Ihre Excel-Beispieldatei in ( .xlsx ) Format in einem bestimmten Ordner.

• Dann speichern Sie die gleiche Datei in ( .xlsb ) in demselben Ordner gespeichert, in dem Sie die vorherige ( .xlsx ) formatierte Datei.

• Jetzt sind die beiden Dateien im selben Verzeichnis gespeichert.
• Hier prüfen wir die Dateigröße der ( .xlsb ) und vergleichen Sie sie mit der Datei ( .xlsx ), unabhängig davon, ob es reduziert ist oder nicht.

Wir können die ( .xlsb ) Datei enthält 1.666 KB wobei die ( .xlsx ) Datei enthält 3.191 KB So wird die Dateigröße in großem Umfang reduziert.

Excel Binary Workbook Pro und Kontra

Beim Speichern einer Datei in (. xlsb ), sollten Sie bedenken, dass das Speichern einer Excel-Arbeitsmappe im Binärformat wie alles andere auch einige Vor- und Nachteile mit sich bringt.

Profis

• Die Excel-Binärdatei benötigt beim Speichern deutlich weniger Platz als ( .xlsx ) Dateien.
• Das Laden von Binärdaten ist schneller als das Parsen von Text ( .xml ) Dateien oder ( .xlsx ) Dateien.
• Makros, VBA Code wird vollständig unterstützt.

Nachteile

• Keine Änderung des Farbbandes ist erlaubt für ( .xlsb Sie müssen zurück konvertieren in das Format
• ( .xlsm )
• , nehmen Sie Ihre Änderungen an der Multifunktionsleiste vor und kehren Sie dann zu ( .xlsb ).
• Nicht kompatibel mit Excel 2003 und frühere Versionen.
• ( .xlsb ) ist ein binäres Dateiformat, anders als das offene ( .xml ), ( .xlsx ), und ( .xlsm Daher sehen Sie oft Ihre ( .xlsb ) Dateien, die überall funktionieren.

Seien Sie also vorsichtig, wenn Sie eine Datei im Binärformat speichern, denn die Vorteile überwiegen bei weitem die Nachteile.

Lesen Sie mehr: Komprimieren von Excel-Dateien mit mehr als 100 MB (7 nützliche Methoden)

2.2 Überprüfung der bedingten Formatierung

In Excel, Bedingte Formatierung visualisiert Daten und macht ein Arbeitsblatt leichter verständlich. Aber manchmal machen wir Fehler bei der Anwendung der bedingten Formatierung. Manchmal wenden wir die Formatierung auf ein ganzes Blatt oder eine ganze Gruppe von Zeilen oder Spalten an. Um den Fehler zu minimieren, können wir zu Bedingte Formatierung> Verwalten von Regeln Wenn wir eine bedingte Formatierung in der Excel-Arbeitsmappe anwenden und plötzlich feststellen, dass wir sie nicht brauchen, können wir die bedingte Formatierung rückgängig machen, indem wir die Regeln im gesamten Arbeitsblatt löschen.

Lesen Sie mehr: Wie Sie die Ursache für große Excel-Dateien ermitteln können

2.3 Optimieren von Excel-Formeln

Abgesehen von der direkten Reduzierung der Dateigröße können wir die Excel-Formeln so optimieren, dass die Berechnungen schneller durchgeführt werden können und somit die Dateigröße reduziert werden kann. Es gibt so viele Möglichkeiten, dies zu tun.

2.3.1 Vermeiden Sie die Verwendung flüchtiger Formeln

Es gibt sieben flüchtige Funktionen in Excel, nämlich RAND , JETZT , HEUTE , OFFSET , ZELLE , INDIRECT und INFO Diese Formeln werden bei jeder Änderung in der Excel-Datei neu berechnet. Wenn Ihr Arbeitsblatt viele flüchtige Formeln enthält, werden die Berechnungen langsam, und die Dateigröße nimmt zu. Die Lösung ist also einfach: Wir sollten die Verwendung flüchtiger Formeln vermeiden. Es gibt einige Alternativen zu flüchtigen Formeln, die im Folgenden aufgeführt sind

• Anstelle der OFFSET Funktion, können wir INDEX .
• Innerhalb eines Arbeitsblatts INDEX Funktion kann verwendet werden, indem man Spaltennummern anstelle von Buchstaben verwendet, um die INDIRECT Funktionen.
• Es gibt keine Alternative für JETZT und HEUTE Funktionen, aber VBA Code verwendet werden, um sie zu ersetzen.

Wie für Jetzt Funktionen, können wir-

 Private Sub Workbook_Open () Range("A1"). Value = Time End Sub 

Für HEUTE Funktionen können wir verwenden

 Private Sub Workbook_Open () Range("A1"). Value = Date End Sub 

• Die RAND Funktionen sind in den meisten Fällen nicht erforderlich. Wenn wir jedoch eine neue Zufallszahl benötigen, können wir eine VBA Funktion, um sie zu erzeugen.

 Private Sub Workbook_Open () Range("A1"). Value = Rnd () End Sub 

• INFO und ZELLE sind nicht besonders häufig anzutreffende Formeln. Sie liefern Informationen über das System, die Arbeitsmappe und den Zellenstatus. Stattdessen können wir den Dateipfad oder die Referenznummer der Zellenfarbe verwenden, indem wir VBA .

2.3.2 Pivot-Tabellen oder Excel-Tabellen verwenden

Anstelle einer Reihe von Formeln ist die Verwendung von Pivot-Tabellen oder Excel-Tabellen ein effizienter Weg, um Ihre Ergebnisse darzustellen.

2.3.3 Vermeiden Sie Verweise auf ganze Zeilen oder Spalten

Die SUMIF oder VLOOKUP Funktionen suchen nach Daten in den gesamten Spalten oder Zeilen. Anstatt auf die gesamten Daten zu verweisen, können wir bei Bedarf auch nur auf einige wenige Zellen verweisen. Wie-

Anstelle der Verwendung von = SUMIF (A: A, $C4, B: B)

Wir können = SUMIF (A1:A50, $C4, B1:B100)

Wir beziehen uns hier auf die 1. 50 Zellen der Säule A .

2.3.4 Wiederholte Berechnungen vermeiden

Nehmen wir an, Sie haben eine Formel mit dem Inhalt " =$A$3+$B$3 " und kopieren diese Formel in fünfzig Zellen. Hier beträgt die Gesamtzahl der Zellbezüge hundert, obwohl die Anzahl der eindeutigen Zellen nur zwei beträgt. Aber wenn C3 hat eine Formel, die lautet =A3+B3 und Sie möchten diese in 50 anderen Zellen aktualisieren, indem Sie einfach auf die Zelle C3 In diesen 50 Zellen können Sie die Anzahl der Verweise auf 50 erhöhen, während Sie für die vorherigen Verweise hundert Zellen benötigten.

Lesen Sie mehr: Reduzierung der Excel-Dateigröße mit Pivot-Tabelle

2.4 Anweisung zur manuellen Excel-Berechnung

Bei großen Excel-Dateien kann die manuelle Berechnung aber auch helfen, die Dateigröße zu reduzieren.

2.5 Pivot-Tabellen anpassen

Pivot-Tabellen werden erstellt, um Daten schnell zu überprüfen oder sich einen Überblick zu verschaffen. Diese Pivot-Tabellen können die Dateigröße erhöhen, wenn Sie sie nicht mehr benötigen. Wenn Sie Ihre Pivot-Tabellen in Ihren nächsten Berechnungen nicht benötigen, können Sie die folgenden Schritte ausführen.

• Speichern Sie die Quelldaten nicht mit der Datei.
• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Pivot-Tabelle und klicken Sie dann auf Optionen für Pivot-Tabellen .
• Auf der Daten Registerkarte entfernen Sie das Häkchen bei ' Quelldaten mit Datei speichern '.

2.6 Excel-Dateigröße mit Bildern reduzieren

Wenn Sie Bilder zu einem Excel-Arbeitsblatt hinzufügen, erhöht sich manchmal automatisch die Dateigröße von Excel. Sie können die Größe des Bildes außerhalb von Excel oder innerhalb von Excel verringern. Wenn Sie dies innerhalb von Excel tun möchten, markieren Sie das Bild und klicken Sie mit der rechten Maustaste, und wählen Sie Größe und Eigenschaften .

A Format Bild Auf der rechten Seite des Excel-Arbeitsblatts öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Höhe und Breite Ihres Bildes manuell auswählen können.

Sie können die Größe Ihres Bildes außerhalb von Excel manuell ändern. Dafür gibt es zahlreiche Verfahren.

Lesen Sie mehr: Wie man die Größe von Excel-Dateien mit Bildern reduziert (2 einfache Wege)

3. die Größe von Excel-Dateien ohne Öffnen reduzieren

Es ist nicht immer notwendig, die Datei zu öffnen oder die Daten zu löschen. Excel ermöglicht es Ihnen, die Dateigröße zu verringern, ohne die Datei überhaupt zu öffnen.

3.1 Datei über Dateieigenschaften formatieren

Nachdem Sie alle Aufgaben in Excel erledigt haben, ist es einfacher, die Größe einer Excel-Datei über die Dateieigenschaften zu komprimieren. Dabei handelt es sich um eine Windows-Funktion, die nicht direkt mit Excel zusammenhängt. Die Vorgehensweise ist unten angegeben.

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei.
• Wählen Sie Eigenschaften.
• Wählen Sie anschließend die Schaltfläche Erweitert.
• Wählen Sie schließlich "Inhalt komprimieren, um Speicherplatz zu sparen" und drücken Sie OK.

Lesen Sie mehr: Wie man die Größe von Excel-Dateien ohne Öffnen reduziert (mit einfachen Schritten)

3.2 Excel-Datei in ZIP/RAR komprimieren

Viele Textverarbeitungsdokumente können mit Hilfe verschiedener Komprimierungstools auf 10 Prozent ihrer ursprünglichen Größe komprimiert werden. Es ist eine gute Praxis, Dateien durch Komprimierung gemeinsam zu nutzen. Dadurch wird nicht nur die Dateigröße reduziert, sondern die Datei wird auch vor Viren geschützt. Hier werden wir Folgendes verwenden WinRAR um die Datei zu komprimieren. Das Verfahren wird im Folgenden beschrieben.

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Ihre Datei.
• Presse Zum Archiv hinzufügen .
• Es erscheint ein Dialogfeld, in dem Sie Folgendes auswählen können RAR/ZIP als Archivformat .

• Es erscheint ein Dialogfeld, in dem Sie Folgendes auswählen können RAR/ZIP als Archivformat .

Lesen Sie mehr: Komprimieren einer Excel-Datei in eine Zip-Datei (2 geeignete Methoden)

Schlussfolgerung

Den meisten Menschen fällt es leicht, kleine Dateien weiterzugeben. Wie wir sehen können, gibt es viele Methoden, dies zu tun. Die Komprimierung der Dateigröße macht es auch einfach, die Excel-Berechnung zu beschleunigen. Wir können diese Techniken einzeln oder zusammen anwenden, um unsere Dateigröße zu reduzieren.