একটি বড় ফাইল পরিচালনা করা গুরুত্বপূর্ণ কারণ এটি স্থানান্তর করতে প্রচুর সময় নেয়। একটি বড় ফাইল খুলতে খুব বেশি সময় নেয়। একটি বড় ফাইলে যেকোনো ধরনের পরিবর্তন আপডেট হতে অনেক সময় নেয়। সুতরাং, ফাইলের আকার হ্রাস করা গুরুত্বপূর্ণ। এই নিবন্ধে, আমরা দেখব কিভাবে এক্সেল ফাইলের আকার কমাতে/সংকোচন করা যায় । এটা করার অনেক পদ্ধতি আছে। আমরা এখানে সেরা বিকল্পগুলি বেছে নেব৷

আমাদের বিশ্লেষণে, আমরা সুপারস্টোর বিক্রয়ের নমুনা ডেটা ব্যবহার করি৷ নমুনাটি এই লিঙ্ক থেকে ডাউনলোড করা হয়েছে //community.tableau.com/docs/DOC-1236।

এই নমুনার আসল ফাইলের আকার হল 3,191 KB ।

বড় এক্সেল ফাইলের আকার কমানোর/সংকোচনের 3টি শীর্ষ পদ্ধতি

এই বিভাগে, আমরা বড় এক্সেল ফাইলের আকার হ্রাস/সংকোচন করার 3 টি প্রমাণিত পদ্ধতি নিয়ে আলোচনা করব। এখন সেগুলো পরীক্ষা করা যাক!

1. ফাইলের আকার কমাতে ডেটা মুছে ফেলা

এমন অনেক ক্ষেত্রে রয়েছে যেখানে ডেটা বা ফরম্যাট মুছে ফেলা ছাড়া আপনার কাছে অন্য কোনও বিকল্প নেই। এখানে, আমরা সেগুলি নিয়ে আলোচনা করব৷

1.1. এক্সেলের ফাঁকা কক্ষ মুছে ফেলা/সাফ করা

আপনি এক্সেল ওয়ার্কবুকে একটি টাস্ক সম্পূর্ণ করার পর, এমন অনেক অব্যবহৃত সেল রয়েছে যেগুলির আপনার ওয়ার্কবুকে কোন উপযোগিতা নেই। কখনও কখনও আপনি দুর্ঘটনাক্রমে এই অব্যবহৃত কোষগুলিতে কিছু বিন্যাস করেন যা আসলে আপনার ফাইলের আকার বাড়িয়ে দেয়। এই ফাঁকা কক্ষগুলি থেকে বিন্যাস অপসারণ করা আপনার ফাইলের আকারকে হ্রাস করে৷

• আপনি যদি সম্পূর্ণ ফাঁকা ঘরগুলি নির্বাচন করতে চান তবে শুধুমাত্র CTRL+Shift+ ↓+ → একসাথে ক্লিক করুন৷তীরের চিহ্নগুলি নির্দেশ করে যে আপনি কোথায় আপনার কমান্ড রাখতে চান৷

• খালি ঘরগুলি নির্বাচন করার পরে, হোম ট্যাবে ক্লিয়ার বিকল্প টিপুন সব সাফ করুন। এটি সেলগুলিকে সাফ করবে ।

এটি করার আরেকটি উপায় আছে।

• হোম ট্যাবে, টিপুন খুঁজুন & নির্বাচন করুন এবং তারপরে চাপুন স্পেশালে যান।

• এটি খুলবে স্পেশালে যান ডায়ালগ বক্স। সেই বক্সে ফাঁকা জায়গায় টিক দিন এবং ঠিক আছে টিপুন। এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনার এক্সেল ওয়ার্কবুকের ফাঁকা জায়গাগুলি খুঁজে পাবে। এর পরে ফাঁকা কক্ষগুলি পরিষ্কার করুন যেমন আমরা আগে করেছি৷

আরও পড়ুন: ডেটা মুছে না দিয়ে কীভাবে এক্সেল ফাইলের আকার হ্রাস করবেন (9 দ্রুত টিপস)

1.2. অপ্রয়োজনীয় লুকানো কোষ চেক করুন এবং মুছুন

কখনও কখনও অপ্রয়োজনীয় লুকানো কোষ বড় এক্সেল ফাইলের কারণ। আপনি যে এক্সেল ওয়ার্কশীটটিতে কাজ করছেন তার কিছু সারি বা কলাম আপনি ভুলবশত লুকিয়ে রাখতে পারেন। হঠাৎ আপনি বুঝতে পারেন যে আপনার ফাইলে কিছু লুকানো উপাদান রয়েছে যা আপনার প্রয়োজন নেই। আপনি যা করতে পারেন তা হল এক্সেল ওয়ার্কশীটের সারি এবং কলামগুলিকে আড়াল করা এবং দেখুন আপনার সেগুলি প্রয়োজন কি না। যদি আপনার প্রয়োজন না হয় তবে সেগুলি সব মুছে ফেলুন৷

আরও পড়ুন: ইমেলের জন্য কীভাবে এক্সেল ফাইল সংকুচিত করবেন (১৩টি দ্রুত পদ্ধতি )

2. ডেটা মুছে না দিয়ে ফাইলের আকার হ্রাস করুন

কখনও কখনও, আপনাকে ফাইল ডেটা মুছতে হবে নাবা এক্সেল ফাইলের আকার কমাতে ফরম্যাটিং। শুধু কিছু কৌশল প্রয়োগ করলে আপনি ফাইলের আকার কমাতে পারবেন।

2.1. এক্সেল বাইনারি ফরম্যাটে একটি ফাইল সেভ করা

এক্সেল ফাইলকে ( .xlsx ) ফরম্যাট থেকে এক্সেল বাইনারি ফরম্যাটে ( .xlsb ) সেভ করা কমে যায় আপনার ফাইলের আকার প্রায় 40% । এটি আপনার ফাইলের আকার কমানোর সবচেয়ে সহজ এবং সবচেয়ে কার্যকর উপায়। পদ্ধতিটি নীচে দেওয়া হল৷

• প্রথমে, আপনার নমুনা এক্সেল ফাইলটি ( .xlsx ) ফর্ম্যাটে একটি নির্দিষ্ট ফোল্ডারে সংরক্ষণ করুন৷

• তারপর, একই ফাইলটি ( .xlsb ) ফরম্যাটে সেভ করুন যে ফোল্ডারে আপনি আগেরটি ( .xlsx ) সংরক্ষণ করেছেন। ) ফরম্যাট করা ফাইল।

• এখন, দুটি ফাইল একই ডিরেক্টরিতে সংরক্ষিত হয়েছে।
• এখানে, আমরা ফাইলটি পরীক্ষা করব। ( .xlsb ) ফাইলের আকার এবং এটি ( .xlsx ) বিন্যাসের সাথে তুলনা করুন তা হ্রাস হোক বা না হোক।

আমরা দেখতে পাচ্ছি ( .xlsb ) ফাইলটিতে 1,666 KB রয়েছে যেখানে ( .xlsx ) ফাইলটিতে রয়েছে 3,191 KB সুতরাং, ফাইলের আকার বড় আকারে হ্রাস করা হয়েছে।

এক্সেল বাইনারি ওয়ার্কবুকের সুবিধা এবং অসুবিধা

কোনও ফাইল সংরক্ষণ করার সময় (. xlsb ) বিন্যাস, একটি জিনিস আপনার মনে রাখা উচিত যে, সবকিছুর মতো, বাইনারি ফর্ম্যাটে একটি এক্সেল ওয়ার্কবুক সংরক্ষণ করা কিছু সুবিধা এবং অসুবিধা নিয়ে আসে।

সুবিধা

• এক্সেল বাইনারি ফাইলটি ( .xlsx ) থেকে সংরক্ষণ করার সময় লক্ষণীয়ভাবে কম স্থান ব্যবহার করেফাইল।
• বাইনারি ডেটা লোড করা পাঠ্য ( .xml ) ফাইল বা ( .xlsx ) ফাইলের চেয়ে দ্রুততর।
• ম্যাক্রো, VBA কোড সম্পূর্ণরূপে সমর্থিত৷

Cons

• কোনও রিবন পরিবর্তনের অনুমতি নেই ( .xlsb ) বিন্যাস। আপনাকে অবশ্যই
• ( .xlsm )
• এ রূপান্তর করতে হবে, আপনার রিবন পরিবর্তন করতে হবে এবং তারপরে ( .xlsb ) এ ফিরে যেতে হবে।<12
• Excel 2003 এবং পূর্ববর্তী সংস্করণগুলির সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ নয়।
• ( .xlsb ) একটি বাইনারি ফাইল বিন্যাস, খোলার বিপরীতে ( .xml ), ( .xlsx ), এবং  ( .xlsm ) ফাইল। তাই, আপনি প্রায়ই আপনার ( .xlsb ) ফাইলগুলি সর্বত্র কাজ করতে দেখতে পাবেন না।

তাই, বাইনারি ফর্ম্যাটে ফাইল সংরক্ষণ করার সময় সতর্ক থাকুন। নিশ্চিতভাবে আপনি এটি করতে পারেন যখন এটি সুবিধা প্রদান করে ক্ষতির চেয়ে অনেক বেশি।

আরো পড়ুন: এক্সেল ফাইল 100MB এর বেশি সংকুচিত করার উপায় (7 দরকারী উপায়)<2

এক্সেল-এ, কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং ডেটা ভিজ্যুয়ালাইজ করে এবং একটি ওয়ার্কশীট বোঝা সহজ করে তোলে। কিন্তু কখনও কখনও আমরা শর্তসাপেক্ষ বিন্যাস প্রয়োগ করার সময় ভুল করি। কখনও কখনও আমরা একটি সম্পূর্ণ শীট বা সারি বা কলামের একটি সম্পূর্ণ গ্রুপে ফর্ম্যাটিং প্রয়োগ করি। ভুল কমানোর জন্য, আমরা কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং > নিয়ম পরিচালনা করুন এবং প্রতিটি নিয়মের সেল পরিসর পরীক্ষা করুন। আবার যদি আমরা এক্সেল ওয়ার্কবুকে কোনোভাবে শর্তসাপেক্ষ বিন্যাস প্রয়োগ করি এবং হঠাৎ বুঝতে পারি আমাদের প্রয়োজন নেইযে আমরা সম্পূর্ণ ওয়ার্কশীট থেকে নিয়মগুলি সাফ করে শর্তসাপেক্ষ বিন্যাসটিকে পূর্বাবস্থায় ফিরিয়ে আনতে পারি৷

আরো পড়ুন: বড় এক্সেলের কারণ কী তা নির্ধারণ করবেন কীভাবে ফাইলের আকার

2.3. এক্সেল সূত্রগুলি অপ্টিমাইজ করা

ফাইলের আকার সরাসরি হ্রাস করা ছাড়াও, আমরা এক্সেল সূত্রগুলি অপ্টিমাইজ করতে পারি যাতে গণনাটি দ্রুত করা যায় তাই ফাইলের আকার হ্রাস করা যেতে পারে। এটা করার অনেক উপায় আছে।

2.3.1. উদ্বায়ী সূত্র ব্যবহার করা এড়িয়ে চলুন

এক্সেলে সাতটি উদ্বায়ী ফাংশন রয়েছে যা হল RAND , NOW , TODAY , OFFSET , সেল , প্রত্যক্ষ , এবং তথ্য । যখনই এক্সেল ফাইলে কোনো পরিবর্তন হয় তখন এই সূত্রগুলো পুনরায় গণনা করা হয়। যদি আপনার ওয়ার্কশীটে অনেকগুলি উদ্বায়ী সূত্র থাকে তবে গণনাগুলি ধীর হয়ে যায় তাই ফাইলের আকার বাড়ানো হয়। সুতরাং, সমাধানগুলি সহজ, আমাদের উদ্বায়ী সূত্রগুলি ব্যবহার করা এড়ানো উচিত। উদ্বায়ী সূত্রের কিছু বিকল্প আছে। সেগুলি নীচে দেওয়া হল

• OFFSET ফাংশনের পরিবর্তে, আমরা INDEX ব্যবহার করতে পারি।
• একটি ওয়ার্কশীটের মধ্যে INDEX ফাংশন INDIRECT ফাংশন প্রতিস্থাপন করতে অক্ষরের পরিবর্তে কলাম সংখ্যা ব্যবহার করে ব্যবহার করা যেতে পারে।
• NOW এবং TODAY এর জন্য কোন বিকল্প নেই ফাংশন কিন্তু VBA কোড সেগুলি প্রতিস্থাপন করতে ব্যবহার করা যেতে পারে।

যেমন Now ফাংশনের জন্য, আমরা ব্যবহার করতে পারি-

9313

<1 এর জন্য>TODAY ফাংশন আমরা পারিব্যবহার করুন

1301

• RAND ফাংশন বেশিরভাগ সময় প্রয়োজন হয় না। যাইহোক, যদি আমাদের একটি নতুন র্যান্ডম নম্বরের প্রয়োজন হয় তাহলে আমরা এটি তৈরি করতে একটি VBA ফাংশন ব্যবহার করতে পারি।

8325

• INFO এবং CELL বিশেষ করে সাধারণ সূত্র নয়। তারা একটি সিস্টেম, ওয়ার্কবুক, এবং সেল স্থিতি তথ্য প্রদান করে। এগুলো ব্যবহার করার পরিবর্তে, আমরা VBA ব্যবহার করে ফাইল পাথ বা সেল কালার রেফারেন্স নম্বর ব্যবহার করতে পারি।

2.3.2। পিভট টেবিল বা এক্সেল টেবিল ব্যবহার করুন

পিভট টেবিল বা এক্সেল টেবিল ব্যবহার করে একাধিক সূত্রের পরিবর্তে আপনার ফলাফল দেখানোর একটি কার্যকর উপায়

2.3.3। সম্পূর্ণ সারি বা কলাম উল্লেখ করা এড়িয়ে চলুন

SUMIF বা VLOOKUP ফাংশনগুলি সমগ্র কলাম বা সারিতে ডেটা সন্ধান করে। পুরো ডেটা রেফারেন্স করার পরিবর্তে, প্রয়োজন হলে আমরা শুধুমাত্র কয়েকটি কক্ষ উল্লেখ করতে পারি। লাইক-

ব্যবহার করার পরিবর্তে = SUMIF (A: A, $C4, B: B)

আমরা = SUMIF (A1:A50, $C4, B1:B100)

ধরুন আপনার কাছে একটি সূত্র আছে যাতে আছে “ =$A$3+$B$3 ”, এবং আপনি সেই সূত্রটি পঞ্চাশটি ঘরে অনুলিপি করেন। এখানে সেল রেফারেন্সের মোট সংখ্যা একশত, স্বতন্ত্র কোষের সংখ্যা মাত্র দুটি হওয়া সত্ত্বেও। কিন্তু যদি C3 এর একটি সূত্র থাকে যা হল =A3+B3 , এবং আপনি সেগুলিকে 50টি অন্যান্য কোষে আপডেট করতে চান, শুধুমাত্র সেল উল্লেখ করে C3 সেই 50টি ঘরে আপনি আসলে 50টি রেফারেন্সের সংখ্যা তৈরি করতে পারেন, যেখানে আপনার আগের রেফারেন্সের জন্য একশটি ঘরের প্রয়োজন ছিল৷

আরো পড়ুন: কীভাবে করবেন পিভট টেবিলের সাহায্যে এক্সেল ফাইলের আকার হ্রাস করুন

2.4. কমান্ডিং এক্সেল ম্যানুয়াল ক্যালকুলেশন

এটি আসলে আপনাকে এক্সেলে দ্রুত গণনা করতে সাহায্য করে। কিন্তু কখনও কখনও বড় এক্সেল ফাইলগুলিতে ম্যানুয়াল গণনা করা আপনাকে আপনার ফাইলের আকার কমাতেও সাহায্য করতে পারে৷

2.5. পিভট টেবিল কাস্টমাইজ করা

পিভট টেবিল তৈরি করা হয়েছে দ্রুত ডেটা চেক করার জন্য বা একটি ওভারভিউ পাওয়ার জন্য। এই পিভট টেবিলগুলি আপনার ফাইলের আকার বাড়াতে পারে যদি আপনার আর প্রয়োজন না হয়। আপনার পরবর্তী গণনায় আপনার পিভট টেবিলের প্রয়োজন না হলে, আপনি নিম্নলিখিত পদক্ষেপগুলি করতে পারেন৷

• ফাইলের সাথে উত্স ডেটা সংরক্ষণ করবেন না৷
• রাইট-ক্লিক করুন পিভট টেবিলে এবং তারপরে পিভট টেবিল বিকল্পগুলি এ ক্লিক করুন।
• ডেটা ট্যাবে ' ফাইল দিয়ে উৎস ডেটা সংরক্ষণ করুন থেকে টিকটি সরিয়ে দিন। '.

2.6. ছবি দিয়ে এক্সেল ফাইলের আকার কমিয়ে দিন

কখনও কখনও আপনি যখন এক্সেল ওয়ার্কশীটে ছবি যোগ করেন তখন এক্সেলের ফাইলের আকার স্বয়ংক্রিয়ভাবে বেড়ে যায়। আপনি Excel এর বাইরে বা Excel এর মধ্যে ছবির সাইজ কমাতে পারেন। আপনি যদি এটি এক্সেলের মধ্যে করতে চান, ছবি নির্বাচন করুন এবং মাউস বোতামে ডান ক্লিক করুন, এবং আকার এবং বৈশিষ্ট্যগুলি নির্বাচন করুন৷

A ফরম্যাট পিকচার উইন্ডোটি ডানদিকে খুলবেএক্সেল ওয়ার্কশীটের। এখন আপনি ম্যানুয়ালি আপনার ছবির উচ্চতা এবং প্রস্থ নির্বাচন করতে পারেন৷

আপনি এক্সেলের বাইরে ম্যানুয়ালি আপনার ছবির আকার পরিবর্তন করতে পারেন৷ এটি করার জন্য অনেকগুলি পদ্ধতি রয়েছে৷

আরো পড়ুন: কিভাবে ছবি দিয়ে এক্সেল ফাইলের আকার কমাতে হয় (২টি সহজ উপায়)

3. খোলা ছাড়াই এক্সেল ফাইলের আকার হ্রাস করুন

ফাইলটি খুলতে বা ফাইলের ডেটা মুছে ফেলার জন্য সবসময় প্রয়োজন হয় না। এক্সেল আপনাকে ফাইল না খুলেও ফাইলের আকার কমাতে দেয়।

3.1. ফাইল প্রপার্টিজ থেকে ফাইল ফরম্যাটিং

এক্সেলের সমস্ত কাজ করার পরে ফাইলের বৈশিষ্ট্যগুলি থেকে এক্সেল ফাইলের আকার কমপ্যাক্ট করা সহজ। এটি একটি উইন্ডোজ বৈশিষ্ট্য এবং এক্সেলের সাথে সরাসরি সম্পর্কিত নয়। পদ্ধতিটি নিচে দেওয়া আছে।

• ফাইলের উপর রাইট ক্লিক করুন।
• প্রপার্টি নির্বাচন করুন।
• পরবর্তীতে উন্নত বোতামটি নির্বাচন করুন।
• অবশেষে , "ডিস্ক স্পেস বাঁচাতে বিষয়বস্তু কম্প্রেস করুন" নির্বাচন করুন এবং ঠিক আছে টিপুন৷

আরো পড়ুন: কিভাবে এক্সেল ফাইল সাইজ না খুলে (সহজ ধাপে)

3.2. জিপ/আরএআর-এ এক্সেল ফাইল কম্প্রেস করুন

অনেক ওয়ার্ড প্রসেসিং ডকুমেন্ট বিভিন্ন সংকুচিত টুল ব্যবহার করে তাদের আসল আকারের 10 শতাংশে সংকুচিত করা যায়। ফাইলগুলিকে সংকুচিত করে শেয়ার করা একটি ভাল অভ্যাস। এটি শুধু ফাইলের আকারই কমায় না কিন্তু ফাইলটিকে ভাইরাস থেকে সুরক্ষিত করে তোলে। এখানে আমরা ফাইল কম্প্রেস করতে WinRAR ব্যবহার করব। পদ্ধতিটি নিচে দেওয়া আছে।

• আপনার ফাইলে ডান ক্লিক করুন।
• আর্কাইভে যোগ করুন টিপুন।
• একটি ডায়ালগ বক্স আসবে RAR/ZIP বেছে নিতে আর্কাইভ ফরম্যাট হিসেবে।

• একটি ডায়ালগ বক্স আসবে RAR/ZIP কে আর্কাইভ ফরম্যাট হিসেবে বেছে নিতে।

আরো পড়ুন: কিভাবে এক্সেল ফাইলকে জিপ-এ কম্প্রেস করবেন (2টি উপযুক্ত উপায়)

উপসংহার

অধিকাংশ মানুষ ছোট আকারের ফাইল শেয়ার করা সহজ বলে মনে করেন। আমরা দেখতে পাচ্ছি যে এটি করার অনেক পদ্ধতি রয়েছে। ফাইলের আকার কম্প্রেস করা এক্সেল গণনার গতি বাড়ানোর জন্য সহজ করে তোলে। আমরা আমাদের ফাইলের আকার কমাতে এই কৌশলগুলি আলাদাভাবে বা একসাথে ব্যবহার করতে পারি।