La gestió d'un fitxer gran és important, ja que la transferència requereix una gran quantitat de temps. Un fitxer gran triga massa temps a obrir-se. Qualsevol tipus de canvi en un fitxer gran triga molt a actualitzar-se. Per tant, reduir la mida del fitxer és important. En aquest article, veurem com reduir/comprimir la mida del fitxer Excel . Hi ha molts mètodes per fer-ho. Aquí escollirem les millors opcions.

En la nostra anàlisi, utilitzem dades de mostra de vendes a les grans botigues. La mostra s'ha baixat d'aquest enllaç //community.tableau.com/docs/DOC-1236.

La mida del fitxer original d'aquesta mostra és 3.191 KB .

3 mètodes principals per reduir/comprimir la mida de fitxer Excel gran

En aquesta secció, parlarem de 3 mètodes provats per reduir/comprimir la mida de fitxer Excel gran. Comprovem-los ara!

1. Suprimir dades per reduir la mida del fitxer

Hi ha diversos casos en què no teniu cap altra opció que suprimir les dades o el format. Aquí en parlarem.

1.1. Esborrar/esborrar cel·les en blanc a l'Excel

Després de completar una tasca al llibre d'Excel, hi ha tantes cel·les no utilitzades que no tenen cap utilitat al vostre llibre de treball. De vegades, accidentalment, feu una mica de format en aquestes cel·les no utilitzades, fet que augmenta la mida del fitxer. L'eliminació del format d'aquestes cel·les en blanc redueix la mida del fitxer.

• Si voleu seleccionar totes les cel·les en blanc, feu clic a CTRL+Maj+↓+ → junts.Els signes de fletxa indiquen on voleu posar la vostra ordre.

• Després de seleccionar les cel·les en blanc, a la pestanya Inici de l'opció Esborra premeu Esborra-ho tot. Això esborrarà les cel·les .

Hi ha una altra manera de fer-ho.

• A la pestanya Inici , premeu Cerca i amp; Seleccioneu i, a continuació, premeu Vés a especial.

• S'obrirà el quadre de diàleg Vés a l'especial . En aquesta casella, marqueu Espais en blanc i premeu D'acord. Això trobarà automàticament les àrees en blanc del vostre llibre de treball d'Excel. Després d'això, netegeu les cel·les en blanc com vam fer anteriorment.

Llegiu més: Com reduir la mida del fitxer Excel sense suprimir dades (9 consells ràpids)

1.2. Comproveu i suprimiu les cel·les ocultes innecessàries

De vegades, les cel·les ocultes innecessàries són el motiu dels fitxers Excel més grans. Podeu amagar accidentalment algunes files o columnes del full de treball d'Excel en què esteu treballant. De sobte t'adones que el teu fitxer conté alguns elements ocults que no necessites. Tot el que podeu fer és mostrar les files i columnes del full de treball d'Excel i veure si les necessiteu o no. Si no els necessiteu, suprimiu-los tots.

Llegiu més: Com comprimir un fitxer Excel per a correu electrònic (13 mètodes ràpids) )

2. Reduïu la mida del fitxer sense suprimir dades

De vegades, no cal que suprimiu les dades del fitxero format per reduir la mida d'un fitxer Excel. Només aplicar algunes tècniques us permetrà reduir la mida del fitxer.

2.1. Desar un fitxer en format binari d'Excel

Desar el fitxer d'Excel del format ( .xlsx ) al format binari d'Excel ( .xlsb ) es redueix la mida del vostre fitxer aproximadament 40% . Aquesta és la manera més fàcil i eficient de reduir la mida del fitxer. El procediment es mostra a continuació.

• En primer lloc, deseu el vostre fitxer Excel de mostra en format ( .xlsx ) en una carpeta específica.

• A continuació, deseu el mateix fitxer en format ( .xlsb ) a la mateixa carpeta on heu desat l'anterior ( .xlsx ). ) amb format.

• Ara, els dos fitxers es guarden al mateix directori.
• Aquí comprovarem el fitxer mida del fitxer ( .xlsb ) i compareu-lo amb el format ( .xlsx ), tant si es redueix com si no.

Podem veure que el fitxer ( .xlsb ) conté 1.666 KB on el fitxer ( .xlsx ) conté 3.191 KB . Per tant, la mida del fitxer es redueix a gran escala.

Pros i contres d'Excel Binary Workbook

Mentre es desa un fitxer a (. xlsb ), una cosa que heu de tenir en compte que, com tot, desar un llibre d'Excel en format binari comporta alguns avantatges i inconvenients.

Pros

• El fitxer binari d'Excel utilitza notablement menys espai mentre s'estalvia que ( .xlsx )fitxers.
• La càrrega de dades binàries és més ràpid que analitzar fitxers de text ( .xml ) o fitxers ( .xlsx ).
• Macros, <1 El codi>VBA és totalment compatible.

Contres

• No es permet cap modificació de la cinta per a ( .xlsb ) formats. Heu de tornar a convertir a
• ( .xlsm )
• , fer els canvis de la cinta i després tornar a ( .xlsb ).
• No és compatible amb Excel 2003 i versions anteriors.
• ( .xlsb ) és un format de fitxer binari, a diferència de l'obert  ( .xml ), ( .xlsx ) i ( .xlsm ). Per tant, sovint no veureu els vostres fitxers ( .xlsb ) treballant a tot arreu.

Així que aneu amb compte quan deseu un fitxer en format binari. Segur que ho podeu fer quan l'avantatge que ofereix és molt més que els demèrits.

Llegir més: Com comprimir un fitxer Excel de més de 100 MB (7 maneres útils)

2.2. Comprovació del format condicional

A Excel, Format condicional visualitza les dades i facilita la comprensió d'un full de treball. Però de vegades cometem errors mentre apliquem el format condicional. De vegades apliquem format a un full o a un grup sencer de files o columnes. Per minimitzar l'error, podem anar a Format condicional > Gestioneu les regles i comproveu l'interval de cel·les de cadascuna de les regles. De nou, si d'alguna manera apliquem un format condicional al llibre d'Excel i de sobte ens adonem que no ho necessitemque podem desfer el format condicional esborrant les regles de tot el full de treball.

Llegir més: Com determinar què està causant un Excel gran Mida del fitxer

2.3. Optimització de fórmules d'Excel

A part de reduir directament la mida del fitxer, podem optimitzar les fórmules d'Excel perquè el càlcul es pugui fer més ràpid i, per tant, es pot reduir la mida del fitxer. Hi ha tantes maneres de fer-ho.

2.3.1. Eviteu utilitzar fórmules volàtils

Hi ha set funcions volàtils a Excel que són RAND , ARA , AVUI , OFFSET , CELL , INDIRECT i INFO . Aquestes fórmules es tornen a calcular sempre que hi hagi un canvi al fitxer Excel. Si el vostre full de treball té moltes fórmules volàtils, els càlculs es fan lents, per la qual cosa la mida del fitxer augmenta. Per tant, les solucions són senzilles, hem d'evitar l'ús de fórmules volàtils. Hi ha algunes alternatives a les fórmules volàtils. Es donen a continuació

• En lloc de la funció OFFSET , podem utilitzar INDEX .
• Dins d'un full de treball INDEX es pot utilitzar utilitzant números de columna en lloc de lletres per substituir les funcions INDIRECTES .
• No hi ha cap alternativa per a ARA i AVUI funcions. Però el codi VBA es pot utilitzar per substituir-los.

Com per a les funcions Ara , podem utilitzar-

3551

Per a AVUI funcions que podemutilitzeu

7917

• Les funcions RAND no són necessàries la majoria del temps. Tanmateix, si necessitem un nou nombre aleatori, podríem utilitzar una funció VBA per generar-lo.

1258

• INFO i CELL no són fórmules especialment habituals. Proporcionen un sistema, un llibre de treball i informació sobre l'estat de la cel·la. En lloc d'utilitzar-los, podem utilitzar la ruta del fitxer o el número de referència del color de la cel·la mitjançant VBA .

2.3.2. Utilitzeu taules dinàmiques o taules d'Excel

En lloc d'una sèrie de fórmules, utilitzar taules dinàmiques o taules d'Excel és una manera eficient de mostrar el vostre resultat

2.3.3. Eviteu fer referència a files o columnes senceres

Les funcions SUMIF o VLOOKUP cerquen dades a les columnes o files senceres. En lloc de fer referència a totes les dades, només podem fer referència a unes poques cel·les si cal. Com-

En lloc d'utilitzar = SUMIF (A: A, $C4, B: B)

Podem utilitzar = SUMIF (A1:A50, $C4, B1:B100)

Aquí ens referim a les 1r 50 cel·les de la columna A .

2.3.4. Eviteu càlculs repetits

Diguem que teniu una fórmula que conté " =$A$3+$B$3 " i copieu aquesta fórmula a cinquanta cel·les. Aquí el nombre total de referències de cel·les és d'un centenar, tot i que el nombre de cel·les úniques només és de dues. Però si C3 té una fórmula que és =A3+B3 i voleu actualitzar-les a 50 cel·les més, només fent referència a la cel·la C3 en aquestes 50 cel·les, podeu fer que el nombre de referència sigui 50, mentre que la vostra referència anterior requeria un centenar de cel·les.

Llegir més: Com Reduir la mida del fitxer Excel amb la taula dinàmica

2.4. Comandant el càlcul manual d'Excel

En realitat, això us ajuda a calcular més ràpidament a Excel. Però de vegades, en fitxers Excel grans, fer càlculs manuals també us pot ajudar a reduir la mida del fitxer.

2.5. Personalització de les taules dinàmiques

Les taules dinàmiques es creen per comprovar ràpidament les dades o obtenir una visió general. Aquestes taules dinàmiques poden augmentar la mida del fitxer si ja no les necessiteu. Si no necessiteu les vostres taules dinàmiques en els propers càlculs, podeu fer els passos següents.

• No deseu les dades d'origen amb el fitxer.
• Feu clic amb el botó dret. a la taula dinàmica i, a continuació, feu clic a Opcions de la taula dinàmica .
• A la pestanya Dades , traieu la selecció de " Desa les dades d'origen amb el fitxer '.

2.6. Reduïu la mida del fitxer d'Excel amb imatges

De vegades, quan afegiu imatges a un full de treball d'Excel, la mida del fitxer d'Excel augmenta automàticament. Podeu reduir la mida de la imatge fora d'Excel o dins d'Excel. Si voleu fer-ho a Excel, seleccioneu la imatge i feu clic amb el botó dret del ratolí i seleccioneu Mida i propietats .

A <1 S'obrirà la finestra>Format imatge al costat dretdel full de treball Excel. Ara podeu seleccionar manualment l'alçada i l'amplada de la vostra imatge.

Podeu canviar la mida de la imatge manualment fora d'Excel. Hi ha molts procediments per fer-ho.

Llegir més: Com reduir la mida del fitxer Excel amb imatges (2 maneres senzilles)

3. Reduir la mida del fitxer Excel sense obrir

No sempre és necessari obrir el fitxer o eliminar les dades del fitxer. Excel us permet reduir la mida del fitxer sense ni tan sols obrir-lo.

3.1. Format del fitxer des de les propietats del fitxer

Després de fer totes les tasques a Excel, és més fàcil compactar la mida d'un fitxer d'Excel des de les propietats del fitxer. És una funció de Windows i no està directament relacionada amb Excel. El procediment es mostra a continuació.

• Feu clic amb el botó dret sobre el fitxer.
• Seleccioneu Propietats.
• Següent Seleccioneu el botó Avançat.
• Finalment , seleccioneu "comprimir contingut per estalviar espai al disc" i premeu D'acord.

Llegir més: Com reduir la mida del fitxer d'Excel sense obrir (amb passos senzills)

3.2. Comprimiu el fitxer Excel a ZIP/RAR

Molts documents de processament de paraules es poden comprimir al 10 per cent de la seva mida original utilitzant diferents eines comprimides. És una bona pràctica compartir fitxers comprimint-los. No només redueix la mida del fitxer, sinó que també protegeix el fitxer dels virus. Aquí farem servir WinRAR per comprimir el fitxer. El procediment es mostra a continuació.

• Feu clic amb el botó dret al vostre fitxer.
• Premeu Afegeix a l'arxiu .
• Apareixerà un quadre de diàleg fins a triar RAR/ZIP com a Format d'arxiu .

• Apareixerà un quadre de diàleg per triar RAR/ZIP com a Format d'arxiu .

Més informació: Com comprimir un fitxer Excel a Zip (2 maneres adequades)

Conclusió

La majoria de la gent troba fàcil compartir fitxers de mida petita. Com podem veure, hi ha molts mètodes per fer-ho. Comprimir la mida del fitxer també facilita l'acceleració del càlcul Excel. Podem utilitzar aquestes tècniques per separat o conjuntament per reduir la mida del fitxer.