ఒక పెద్ద ఫైల్‌ను హ్యాండిల్ చేయడం చాలా ముఖ్యం ఎందుకంటే ఇది బదిలీ చేయడానికి ఎక్కువ సమయం పడుతుంది. పెద్ద ఫైల్ తెరవడానికి చాలా సమయం పడుతుంది. పెద్ద ఫైల్‌లో ఏ రకమైన మార్పు అయినా నవీకరించడానికి చాలా సమయం పడుతుంది. కాబట్టి, ఫైల్ పరిమాణాన్ని తగ్గించడం చాలా ముఖ్యం. ఈ కథనంలో, ఎక్సెల్ ఫైల్ పరిమాణాన్ని ఎలా తగ్గించాలి/కుదించాలి అని చూస్తాము. అలా చేయడానికి చాలా పద్ధతులు ఉన్నాయి. మేము ఇక్కడ ఉత్తమ ఎంపికలను ఎంచుకుంటాము.

మా విశ్లేషణలో, మేము సూపర్‌స్టోర్ విక్రయాల నమూనా డేటాను ఉపయోగిస్తాము. నమూనా ఈ లింక్ నుండి డౌన్‌లోడ్ చేయబడింది //community.tableau.com/docs/DOC-1236.

ఈ నమూనా యొక్క అసలు ఫైల్ పరిమాణం 3,191 KB .

పెద్ద Excel ఫైల్ పరిమాణాన్ని తగ్గించడానికి/కంప్రెస్ చేయడానికి 3 అగ్ర పద్ధతులు

ఈ విభాగంలో, మేము పెద్ద Excel ఫైల్ పరిమాణాన్ని తగ్గించడానికి/కుదించడానికి 3 నిరూపితమైన పద్ధతులను చర్చిస్తాము. ఇప్పుడు వాటిని తనిఖీ చేద్దాం!

1. ఫైల్ పరిమాణాన్ని తగ్గించడానికి డేటాను తొలగించడం

డేటా లేదా ఫార్మాట్‌ను తొలగించడం మినహా మీకు వేరే ఎంపిక లేని అనేక సందర్భాలు ఉన్నాయి. ఇక్కడ, మేము వాటిని చర్చిస్తాము.

1.1. Excelలో ఖాళీ సెల్‌లను తొలగించడం/క్లియర్ చేయడం

మీరు Excel వర్క్‌బుక్‌లో ఒక పనిని పూర్తి చేసిన తర్వాత, మీ వర్క్‌బుక్‌లో ఎటువంటి ఉపయోగం లేని చాలా ఉపయోగించని సెల్‌లు ఉన్నాయి. కొన్నిసార్లు మీరు అనుకోకుండా ఈ ఉపయోగించని సెల్‌లలో కొంత ఫార్మాటింగ్ చేస్తారు, ఇది మీ ఫైల్ పరిమాణాన్ని పెంచుతుంది. ఈ ఖాళీ సెల్‌ల నుండి ఫార్మాటింగ్‌ను తీసివేయడం వలన మీ ఫైల్ పరిమాణం తగ్గుతుంది.

• మీరు మొత్తం ఖాళీ సెల్‌లను ఎంచుకోవాలనుకుంటే CTRL+Shift+ ↓+ → ని కలిపి క్లిక్ చేయండి.మీరు మీ ఆదేశాన్ని ఎక్కడ ఉంచాలనుకుంటున్నారో బాణం గుర్తులు సూచిస్తాయి.

• ఖాళీ సెల్‌లను ఎంచుకున్న తర్వాత, హోమ్ ట్యాబ్‌లో క్లియర్ ఆప్షన్ ప్రెస్ అన్నీ క్లియర్ చేయండి. ఇది సెల్‌లను క్లియర్ చేస్తుంది .

అలా చేయడానికి మరొక మార్గం ఉంది.

• హోమ్ ట్యాబ్‌లో, కనుగొను & ని ఎంచుకుని, ఆపై ప్రత్యేకానికి వెళ్లు నొక్కండి.

• ఇది తెరవబడుతుంది ప్రత్యేక డైలాగ్ బాక్స్‌కి వెళ్లండి. ఆ పెట్టెలో ఖాళీలు పై టిక్ చేసి, సరే నొక్కండి. ఇది మీ Excel వర్క్‌బుక్‌లోని ఖాళీ ప్రాంతాలను స్వయంచాలకంగా కనుగొంటుంది. దీని తర్వాత మనం ఇంతకు ముందు చేసినట్లుగా ఖాళీ సెల్‌లను క్లియర్ చేయండి.

మరింత చదవండి: డేటాను తొలగించకుండా Excel ఫైల్ పరిమాణాన్ని ఎలా తగ్గించాలి. (9 త్వరిత చిట్కాలు)

1.2. అనవసరమైన దాచిన సెల్‌లను తనిఖీ చేయండి మరియు తొలగించండి

కొన్నిసార్లు అనవసరమైన దాచిన సెల్‌లు పెద్ద Excel ఫైల్‌లకు కారణం. మీరు పని చేస్తున్న Excel వర్క్‌షీట్‌లోని కొన్ని అడ్డు వరుసలు లేదా నిలువు వరుసలను మీరు అనుకోకుండా దాచవచ్చు. మీ ఫైల్‌లో మీకు అవసరం లేని కొన్ని దాచిన అంశాలు ఉన్నాయని మీరు అకస్మాత్తుగా గ్రహించారు. మీరు చేయగలిగేది Excel వర్క్‌షీట్‌లోని అడ్డు వరుసలు మరియు నిలువు వరుసలను అన్‌హైడ్ చేసి, మీకు అవి అవసరమా లేదా అని చూడటం. మీకు అవి అవసరం లేకుంటే వాటిని అన్నింటినీ తొలగించండి.

మరింత చదవండి: ఇమెయిల్ కోసం Excel ఫైల్‌ను ఎలా కుదించాలి (13 త్వరిత పద్ధతులు )

2. డేటాను తొలగించకుండా ఫైల్ పరిమాణాన్ని తగ్గించండి

కొన్నిసార్లు, మీరు ఫైల్ డేటాను తొలగించాల్సిన అవసరం లేదులేదా Excel ఫైల్ పరిమాణాన్ని తగ్గించడానికి ఫార్మాటింగ్. కొన్ని సాంకేతికతలను వర్తింపజేయడం వలన మీరు ఫైల్ పరిమాణాన్ని తగ్గించవచ్చు.

2.1. Excel బైనరీ ఫార్మాట్‌లో ఫైల్‌ను సేవ్ చేయడం

Excel ఫైల్‌ను ( .xlsx ) ఫార్మాట్ నుండి Excel బైనరీ ఫార్మాట్‌కి ( .xlsb ) సేవ్ చేయడం తగ్గిస్తుంది మీ ఫైల్ పరిమాణం దాదాపు 40% . ఇది మీ ఫైల్ పరిమాణాన్ని తగ్గించడానికి సులభమైన మరియు అత్యంత ప్రభావవంతమైన మార్గం. విధానం క్రింద ఇవ్వబడింది.

• మొదట, మీ నమూనా Excel ఫైల్‌ను ( .xlsx ) ఫార్మాట్‌లో నిర్దిష్ట ఫోల్డర్‌లో సేవ్ చేయండి.

• తర్వాత, మీరు మునుపటి ( .xlsx )ని ఏ ఫోల్డర్‌లో సేవ్ చేసారో అదే ఫైల్‌ను ( .xlsb ) ఫార్మాట్‌లో సేవ్ చేయండి ) ఫార్మాట్ చేయబడిన ఫైల్.

• ఇప్పుడు, రెండు ఫైల్‌లు ఒకే డైరెక్టరీలో సేవ్ చేయబడ్డాయి.
• ఇక్కడ, మేము ఫైల్‌ని తనిఖీ చేస్తాము. ( .xlsb ) ఫైల్ పరిమాణం మరియు దానిని ( .xlsx ) ఫార్మాట్‌తో పోల్చి చూడండి.

3>

మేము ( .xlsb ) ఫైల్‌లో 1,666 KB ఉన్నట్లు చూడవచ్చు, ఇక్కడ ( .xlsx ) ఫైల్ 3,191 KB<2ని కలిగి ఉంటుంది>. కాబట్టి, ఫైల్ పరిమాణం పెద్ద స్థాయిలో తగ్గించబడింది.

Excel బైనరీ వర్క్‌బుక్ లాభాలు మరియు నష్టాలు

ఫైల్‌ను (. xlsb లో సేవ్ చేస్తున్నప్పుడు ) ఫార్మాట్, మీరు గుర్తుంచుకోవలసిన విషయం ఏమిటంటే, అన్నింటిలాగే, బైనరీ ఫార్మాట్‌లో Excel వర్క్‌బుక్‌ని సేవ్ చేయడం వలన కొన్ని లాభాలు మరియు నష్టాలు వస్తాయి.

ప్రోలు

• Excel బైనరీ ఫైల్ ( .xlsx ) కంటే ఆదా చేసేటప్పుడు గుర్తించదగినంత తక్కువ స్థలాన్ని ఉపయోగిస్తుందిఫైల్‌లు.
• బైనరీ డేటాను లోడ్ చేయడం అనేది టెక్స్ట్ ( .xml ) ఫైల్‌లు లేదా ( .xlsx ) ఫైల్‌లను అన్వయించడం కంటే వేగంగా ఉంటుంది.
• మాక్రోలు, VBA కోడ్‌కు పూర్తిగా మద్దతు ఉంది.

కాన్స్

• ( .xlsb కి రిబ్బన్ సవరణ అనుమతించబడదు ) ఫార్మాట్‌లు. మీరు తప్పనిసరిగా
• ( .xlsm )
• కి మార్చాలి, మీ రిబ్బన్‌లో మార్పులు చేసి, ఆపై ( .xlsb )కి తిరిగి వెళ్లాలి.
• Excel 2003 మరియు మునుపటి సంస్కరణలకు అనుకూలంగా లేదు.
• ( .xlsb ) అనేది బైనరీ ఫైల్ ఫార్మాట్, ఓపెన్  ( .xml) వలె కాకుండా. ), ( .xlsx ), మరియు  ( .xlsm ) ఫైల్‌లు. అందువల్ల, మీ  ( .xlsb ) ఫైల్‌లు ప్రతిచోటా పని చేయడం మీకు తరచుగా కనిపించదు.

కాబట్టి, బైనరీ ఫార్మాట్‌లో ఫైల్‌ను సేవ్ చేసేటప్పుడు జాగ్రత్తగా ఉండండి. ఇది అందించే ప్రయోజనం లోపాల కంటే చాలా ఎక్కువగా ఉన్నప్పుడు ఖచ్చితంగా మీరు దీన్ని చేయగలరు.

మరింత చదవండి: 100MB కంటే ఎక్కువ Excel ఫైల్‌ను ఎలా కుదించాలి (7 ఉపయోగకరమైన మార్గాలు)<2

2.2. షరతులతో కూడిన ఫార్మాటింగ్‌ని తనిఖీ చేయడం

Excelలో, షరతులతో కూడిన ఆకృతీకరణ డేటాను దృశ్యమానం చేస్తుంది మరియు వర్క్‌షీట్‌ను అర్థం చేసుకోవడం సులభం చేస్తుంది. కానీ కొన్నిసార్లు షరతులతో కూడిన ఫార్మాటింగ్‌ని వర్తింపజేసేటప్పుడు మనం తప్పులు చేస్తాము. కొన్నిసార్లు మేము మొత్తం షీట్ లేదా వరుసలు లేదా నిలువు వరుసల మొత్తం సమూహానికి ఫార్మాటింగ్‌ని వర్తింపజేస్తాము. తప్పును తగ్గించడానికి, మేము షరతులతో కూడిన ఆకృతీకరణ > నిబంధనలను నిర్వహించండి మరియు ప్రతి నియమాల సెల్ పరిధిని తనిఖీ చేయండి. మళ్ళీ మనం ఎక్సెల్ వర్క్‌బుక్‌లో షరతులతో కూడిన ఫార్మాటింగ్‌ని వర్తింపజేసి, మనకు అవసరం లేదని అకస్మాత్తుగా గ్రహించినట్లయితేమొత్తం వర్క్‌షీట్ నుండి నిబంధనలను క్లియర్ చేయడం ద్వారా మేము షరతులతో కూడిన ఆకృతీకరణను రద్దు చేయవచ్చు.

మరింత చదవండి: ఎక్సెల్‌కు కారణమవుతున్న దాన్ని ఎలా గుర్తించాలి ఫైల్ పరిమాణం

2.3. Excel ఫార్ములాలను ఆప్టిమైజ్ చేయడం

ఫైల్ పరిమాణాన్ని నేరుగా తగ్గించడమే కాకుండా, మేము Excel ఫార్ములాలను ఆప్టిమైజ్ చేయవచ్చు, తద్వారా గణనను వేగంగా చేయవచ్చు కాబట్టి ఫైల్ పరిమాణాన్ని తగ్గించవచ్చు. అలా చేయడానికి చాలా మార్గాలు ఉన్నాయి.

2.3.1. అస్థిర సూత్రాలను ఉపయోగించడం మానుకోండి

Excelలో ఏడు అస్థిర ఫంక్షన్‌లు ఉన్నాయి, అవి RAND , NOW , టుడే , OFFSET , సెల్ , పరోక్ష మరియు సమాచారం . ఎక్సెల్ ఫైల్‌లో మార్పు వచ్చినప్పుడల్లా ఈ సూత్రాలు మళ్లీ లెక్కించబడతాయి. మీ వర్క్‌షీట్‌లో చాలా అస్థిర ఫార్ములాలు ఉంటే, లెక్కలు నెమ్మదిగా మారతాయి కాబట్టి ఫైల్ పరిమాణం పెరుగుతుంది. కాబట్టి, పరిష్కారాలు సరళమైనవి, మేము అస్థిర సూత్రాలను ఉపయోగించకుండా ఉండాలి. అస్థిర సూత్రాలకు కొన్ని ప్రత్యామ్నాయాలు ఉన్నాయి. అవి క్రింద ఇవ్వబడ్డాయి

• OFFSET ఫంక్షన్‌కు బదులుగా, మేము INDEX ని ఉపయోగించవచ్చు.
• వర్క్‌షీట్‌లో INDEX< INDIRECT ఫంక్షన్‌లను భర్తీ చేయడానికి అక్షరాల కంటే నిలువు వరుస సంఖ్యలను ఉపయోగించడం ద్వారా 2> ఫంక్షన్‌ని ఉపయోగించవచ్చు.
• NOW మరియు TODAY కి ప్రత్యామ్నాయం లేదు విధులు. కానీ వాటిని భర్తీ చేయడానికి VBA కోడ్‌ని ఉపయోగించవచ్చు.

ఇప్పుడు ఫంక్షన్‌ల వలె, మేము

6938

<1 కోసం ఉపయోగించవచ్చు>ఈరోజు విధులు మనం చేయగలముఉపయోగించండి

1715

• RAND ఫంక్షన్‌లు ఎక్కువ సమయం అవసరం లేదు. అయినప్పటికీ, మనకు కొత్త యాదృచ్ఛిక సంఖ్య అవసరమైతే దాన్ని రూపొందించడానికి VBA ఫంక్షన్‌ని ఉపయోగించవచ్చు.

1806

• INFO మరియు CELL ప్రత్యేకించి సాధారణ సూత్రాలు కాదు. వారు సిస్టమ్, వర్క్‌బుక్ మరియు సెల్ స్థితి సమాచారాన్ని అందిస్తారు. వాటిని ఉపయోగించకుండా, మేము VBA ని ఉపయోగించి ఫైల్ పాత్ లేదా సెల్ కలర్ రిఫరెన్స్ నంబర్‌ని ఉపయోగించవచ్చు.

2.3.2. పివోట్ టేబుల్‌లు లేదా ఎక్సెల్ టేబుల్‌లను ఉపయోగించండి

పివోట్ టేబుల్‌లు లేదా ఎక్సెల్ టేబుల్‌లను ఉపయోగించి ఫార్ములాల శ్రేణికి బదులుగా మీ ఫలితాన్ని చూపించడానికి సమర్థవంతమైన మార్గం

2.3.3. మొత్తం అడ్డు వరుసలు లేదా నిలువు వరుసలను సూచించడం మానుకోండి

SUMIF లేదా VLOOKUP ఫంక్షన్‌లు మొత్తం నిలువు వరుసలు లేదా అడ్డు వరుసలలో డేటా కోసం చూస్తాయి. మొత్తం డేటాను సూచించే బదులు, అవసరమైతే మేము కొన్ని సెల్‌లను మాత్రమే సూచించగలము. ఇలా-

ఉపయోగించే బదులు = SUMIF (A: A, $C4, B: B)

మేము = SUMIF (A1:A50, $C4, B1:B100)

ఇక్కడ మేము A నిలువు వరుస 1వ 50 సెల్‌లను సూచిస్తున్నాము.

2.3.4 పునరావృత గణనలను నివారించండి

మీరు “ =$A$3+$B$3 ”ని కలిగి ఉన్న ఫార్ములాని కలిగి ఉన్నారని అనుకుందాం మరియు మీరు ఆ ఫార్ములాను యాభై సెల్‌లకు కాపీ చేయండి. ఇక్కడ ప్రత్యేకమైన సెల్‌ల సంఖ్య రెండు మాత్రమే ఉన్నప్పటికీ, సెల్ రిఫరెన్స్‌ల మొత్తం సంఖ్య వంద. అయితే C3 =A3+B3 అనే ఫార్ములాని కలిగి ఉంటే మరియు మీరు సెల్‌ను సూచించడం ద్వారా 50 ఇతర సెల్‌లలో ఉన్న వాటిని అప్‌డేట్ చేయాలనుకుంటే C3 ఆ 50 సెల్‌లలో మీరు సూచన సంఖ్యను 50గా చేయవచ్చు, అయితే మీ మునుపటి రెఫరెన్స్‌కి వంద సెల్‌లు అవసరం.

మరింత చదవండి: ఎలా చేయాలి Pivot పట్టికతో Excel ఫైల్ పరిమాణాన్ని తగ్గించండి

2.4. కమాండింగ్ Excel మాన్యువల్ కాలిక్యులేషన్

ఇది వాస్తవానికి Excelలో వేగంగా గణించడంలో మీకు సహాయపడుతుంది. కానీ కొన్నిసార్లు పెద్ద Excel ఫైల్‌లలో మాన్యువల్ లెక్కలు చేయడం కూడా మీ ఫైల్ పరిమాణాన్ని తగ్గించడంలో మీకు సహాయపడుతుంది.

2.5. పివోట్ పట్టికలను అనుకూలీకరించడం

పివట్ పట్టికలు త్వరగా డేటాను తనిఖీ చేయడం లేదా స్థూలదృష్టిని పొందడం కోసం సృష్టించబడ్డాయి. ఈ పివోట్ పట్టికలు మీకు ఇకపై అవసరం లేకుంటే మీ ఫైల్ పరిమాణాన్ని పెంచవచ్చు. మీ తదుపరి గణనలలో మీ పివోట్ పట్టికలు అవసరం లేకుంటే, మీరు ఈ క్రింది దశలను చేయవచ్చు.

• ఫైల్‌తో సోర్స్ డేటాను సేవ్ చేయవద్దు.
• కుడి క్లిక్ చేయండి పివోట్ టేబుల్‌పై ఆపై పివోట్ టేబుల్ ఆప్షన్స్ పై క్లిక్ చేయండి.
• డేటా ట్యాబ్‌లో ' సోర్స్ డేటాను ఫైల్‌తో సేవ్ చేయండి నుండి టిక్‌ను తీసివేయండి '.

2.6. చిత్రాలతో Excel ఫైల్ పరిమాణాన్ని తగ్గించండి

కొన్నిసార్లు మీరు Excel వర్క్‌షీట్‌కి చిత్రాలను జోడించినప్పుడు Excel ఫైల్ పరిమాణం స్వయంచాలకంగా పెరుగుతుంది. మీరు Excel వెలుపల లేదా Excel లోపల చిత్ర పరిమాణాన్ని తగ్గించవచ్చు. మీరు దీన్ని Excelలో చేయాలనుకుంటే, చిత్రాన్ని ఎంచుకుని, మౌస్ బటన్‌పై కుడి క్లిక్ చేసి, పరిమాణం మరియు గుణాలు ఎంచుకోండి.

A చిత్రాన్ని ఫార్మాట్ చేయండి విండో కుడి వైపున తెరవబడుతుందిExcel వర్క్‌షీట్ యొక్క. ఇప్పుడు మీరు మీ చిత్రం యొక్క ఎత్తు మరియు వెడల్పును మాన్యువల్‌గా ఎంచుకోవచ్చు.

మీరు Excel వెలుపల మీ చిత్రాన్ని మాన్యువల్‌గా పరిమాణాన్ని మార్చవచ్చు. దీన్ని చేయడానికి చాలా విధానాలు ఉన్నాయి.

మరింత చదవండి: చిత్రాలతో Excel ఫైల్ పరిమాణాన్ని ఎలా తగ్గించాలి (2 సులభమైన మార్గాలు)

3. ఎక్సెల్ ఫైల్ పరిమాణాన్ని తెరవకుండానే తగ్గించండి

ఫైల్‌ను తెరవడం లేదా ఫైల్ డేటాను తొలగించడం ఎల్లప్పుడూ అవసరం లేదు. ఫైల్‌ను తెరవకుండానే ఫైల్ పరిమాణాన్ని తగ్గించడానికి Excel మిమ్మల్ని అనుమతిస్తుంది.

3.1. ఫైల్ ప్రాపర్టీస్ నుండి ఫైల్ ఫార్మాటింగ్

Excelలో అన్ని టాస్క్‌లను చేసిన తర్వాత ఫైల్ లక్షణాల నుండి Excel ఫైల్ పరిమాణాన్ని కుదించడం సులభం. ఇది విండోస్ ఫీచర్ మరియు ఇది నేరుగా Excelకి సంబంధించినది కాదు. విధానం క్రింద ఇవ్వబడింది.

• ఫైల్‌పై కుడి-క్లిక్ చేయండి.
• గుణాలను ఎంచుకోండి.
• తర్వాత అధునాతన బటన్‌ను ఎంచుకోండి.
• చివరిగా , “డిస్క్ స్థలాన్ని ఆదా చేయడానికి కంటెంట్‌లను కుదించు” ఎంచుకోండి మరియు సరే నొక్కండి.

మరింత చదవండి: ఎక్సెల్ ఫైల్ పరిమాణాన్ని తెరవకుండా ఎలా తగ్గించాలి (సులభమైన దశలతో)

3.2. Excel ఫైల్‌ని జిప్/RARకి కుదించండి

అనేక పదాల ప్రాసెసింగ్ డాక్యుమెంట్‌లను విభిన్న కంప్రెస్డ్ టూల్స్ ఉపయోగించి వాటి అసలు పరిమాణంలో 10 శాతానికి కుదించవచ్చు. ఫైళ్లను కుదించడం ద్వారా వాటిని షేర్ చేయడం మంచి పద్ధతి. ఇది ఫైల్ పరిమాణాన్ని తగ్గించడమే కాకుండా వైరస్‌ల నుండి ఫైల్‌ను సురక్షితంగా ఉంచుతుంది. ఇక్కడ మేము ఫైల్‌ను కుదించడానికి WinRAR ని ఉపయోగిస్తాము. విధానం క్రింద ఇవ్వబడింది.

• మీ ఫైల్‌పై కుడి-క్లిక్ చేయండి.
• ఆర్కైవ్‌కు జోడించు నొక్కండి.
• డైలాగ్ బాక్స్ వస్తుంది RAR/ZIP ని ఆర్కైవ్ ఫార్మాట్‌గా ఎంచుకోవడానికి.

• డైలాగ్ బాక్స్ వస్తుంది RAR/ZIP ని ఆర్కైవ్ ఫార్మాట్‌గా ఎంచుకోవడానికి.

మరింత చదవండి: 1>ఎక్సెల్ ఫైల్‌ను జిప్‌కి ఎలా కుదించాలి (2 అనుకూలమైన మార్గాలు)

ముగింపు

చాలా మంది వ్యక్తులు చిన్న-పరిమాణ ఫైల్‌లను భాగస్వామ్యం చేయడం సులభం. మనం గమనిస్తే, దీన్ని చేయడానికి చాలా పద్ధతులు ఉన్నాయి. ఫైల్ పరిమాణాన్ని కుదించడం కూడా ఎక్సెల్ గణనను వేగవంతం చేయడం సులభం చేస్తుంది. మన ఫైల్ పరిమాణాన్ని తగ్గించడానికి మనం ఈ పద్ధతులను విడిగా లేదా కలిసి ఉపయోగించవచ్చు.