Obsługa dużego pliku jest ważna, ponieważ jego transfer zajmuje ogromną ilość czasu.Duży plik zajmuje zbyt dużo czasu, aby go otworzyć.Każda zmiana w dużym pliku zajmuje dużo czasu, aby go zaktualizować.Tak więc, zmniejszenie rozmiaru pliku jest ważne.W tym artykule, zobaczymy jak zmniejszyć/skompresować rozmiar pliku Excela . Jest na to wiele metod, my będziemy wybierać tutaj najlepsze opcje.

W naszej analizie wykorzystujemy przykładowe dane dotyczące sprzedaży w supermarkecie. Próbka została pobrana z tego linku //community.tableau.com/docs/DOC-1236.

Oryginalny rozmiar pliku tej próbki to. 3,191 KB .

3 Najlepsze metody zmniejszania/kompresji dużych plików Excela

W tej części omówimy 3 sprawdzone metody zmniejszania/kompresji dużego rozmiaru pliku Excela, sprawdźmy je teraz!

1. usuwanie danych w celu zmniejszenia rozmiaru pliku

Istnieje kilka przypadków, w których nie masz innej opcji niż usunięcie danych lub format.Tutaj omówimy je.

1.1 Usuwanie/wyczyszczanie pustych komórek w Excelu

Po wykonaniu zadania w skoroszycie programu Excel jest tak wiele nieużywanych komórek, które nie mają żadnej przydatności w twoim skoroszycie. Czasami przypadkowo wykonujesz pewne formatowanie w tych nieużywanych komórkach, które w rzeczywistości zwiększa rozmiar pliku. Usunięcie formatowania z tych pustych komórek zmniejsza rozmiar pliku.

• Jeśli chcesz zaznaczyć całe puste komórki, kliknij CTRL+Shift+ ↓+ → razem. znaki strzałek wskazują, gdzie chcesz umieścić swoje polecenie.

• Po zaznaczeniu pustych komórek, w Strona główna zakładka na Jasne nacisnąć przycisk opcji Wyczyść wszystko. To oczyści komórki .

Jest jeszcze jeden sposób na to, aby to zrobić.

• Na Strona główna zakładka, Naciśnij Znajdź & Wybierz a następnie naciśnij Go To Special.

• Otworzy się Go To Special W oknie tym należy zaznaczyć Blanki i nacisnąć OK. To automatycznie znajdzie puste obszary w twoim skoroszycie Excela. Po tym wyczyść puste komórki, tak jak zrobiliśmy to wcześniej.

Read More: Jak zmniejszyć rozmiar pliku Excela bez usuwania danych (9 szybkich porad)

1.2 Sprawdź i usuń niepotrzebne ukryte komórki

Czasami niepotrzebne ukryte komórki są powodem większych plików Excela. Możesz przypadkowo ukryć niektóre wiersze lub kolumny arkusza Excel, nad którym pracujesz. Nagle zdajesz sobie sprawę, że twój plik zawiera pewne ukryte elementy, których nie potrzebujesz. Wszystko, co możesz zrobić, to odsłonić wiersze i kolumny arkusza Excel i sprawdzić, czy są one potrzebne, czy nie. Jeśli nie są potrzebne, po prostu je usuń.wszystkie.

Read More: Jak skompresować plik Excela dla poczty elektronicznej (13 szybkich metod)

2. zmniejszenie rozmiaru pliku bez usuwania danych

Czasami, aby zmniejszyć rozmiar pliku Excela, nie trzeba usuwać danych pliku ani formatowania. Samo zastosowanie kilku technik pozwoli Ci zmniejszyć rozmiar pliku.

2.1 Zapisywanie pliku w formacie binarnym programu Excel

Zapisywanie pliku Excel z ( .xlsx ) do formatu binarnego Excela ( .xlsb ) zmniejsza rozmiar pliku o ok. 40% Jest to najprostszy i najbardziej efektywny sposób na zmniejszenie rozmiaru pliku. Procedura jest podana poniżej.

• Przede wszystkim zapisz swój przykładowy plik Excela w ( .xlsx ) format w określonym folderze.

• Następnie zapisz ten sam plik w ( .xlsb ) w tym samym folderze, w którym zostały zapisane poprzednie ( .xlsx ) plik sformatowany.

• Teraz oba pliki są zapisane w tym samym katalogu.
• Tutaj sprawdzimy rozmiar pliku ( .xlsb ) i porównać go z ( .xlsx ) format czy jest zmniejszony czy nie.

Możemy zobaczyć ( .xlsb ) plik zawiera. 1.666 KB gdzie ( .xlsx ) plik zawiera. 3,191 KB Dzięki temu rozmiar pliku jest redukowany na dużą skalę.

Excel Binary Workbook - zalety i wady

Podczas zapisywania pliku w (. xlsb ), należy pamiętać o jednym, że jak wszystko, tak i zapisywanie skoroszytu Excela w formacie binarnym niesie ze sobą pewne plusy i minusy.

Pros

• Plik binarny programu Excel podczas zapisywania wykorzystuje zauważalnie mniej miejsca niż ( .xlsx ) pliki.
• Wczytywanie danych binarnych jest szybsze niż parsowanie tekstu ( .xml ) lub ( .xlsx ) pliki.
• Makra, VBA kod jest w pełni obsługiwany.

Cons

• Nie jest dozwolona modyfikacja wstążki dla ( .xlsb Należy dokonać konwersji z powrotem do formatów
• ( .xlsm )
• , dokonaj zmian na wstążce, a następnie wróć do ( .xlsb ).
• Nie jest kompatybilny z Excel 2003 r. i poprzednich wersji.
• ( .xlsb ) jest binarnym formatem pliku, w przeciwieństwie do formatu open ( .xml ), ( .xlsx ), oraz ( .xlsm ), stąd często nie zobaczysz swoich ( .xlsb ) pliki działające wszędzie.

Tak więc, należy zachować ostrożność podczas zapisywania pliku w formacie binarnym. Z pewnością można to zrobić, gdy korzyść, którą zapewnia, jest znacznie większa niż demerty.

Read More: Jak skompresować plik Excel więcej niż 100MB (7 przydatnych sposobów)

2.2 Sprawdzanie formatowania warunkowego

W Excelu, Formatowanie warunkowe wizualizuje dane i ułatwia zrozumienie arkusza. Czasami jednak popełniamy błędy podczas stosowania formatowania warunkowego. Zdarza się, że stosujemy formatowanie do całego arkusza lub całej grupy wierszy lub kolumn. Aby zminimalizować błąd, możemy przejść do Formatowanie warunkowe> Zarządzaj regułami i sprawdzić zakres komórek każdej z reguł. Ponownie, jeśli w jakiś sposób zastosujemy formatowanie warunkowe w skoroszycie Excela i nagle zdamy sobie sprawę, że tego nie potrzebujemy, możemy cofnąć formatowanie warunkowe, usuwając reguły z całego arkusza.

Read More: Jak określić, co jest przyczyną dużego rozmiaru pliku programu Excel

2.3 Optymalizacja formuł Excela

Oprócz zmniejszenia rozmiaru pliku bezpośrednio, możemy zoptymalizować formuły Excela tak, aby obliczenia były wykonywane szybciej stąd zmniejszenie rozmiaru pliku. Jest na to tyle sposobów.

2.3.1. Unikanie stosowania lotnych formuł

W Excelu istnieje siedem funkcji lotnych, które są RAND , TERAZ , DZISIAJ , OFFSET , CELL , POŚREDNICTWO oraz INFO Jeśli arkusz zawiera wiele zmiennych formuł, obliczenia stają się powolne, a tym samym zwiększa się rozmiar pliku. Rozwiązanie jest więc proste, powinniśmy unikać stosowania zmiennych formuł. Istnieją pewne alternatywy dla zmiennych formuł, które podano poniżej.

• Zamiast OFFSET możemy użyć funkcji INDEX .
• W obrębie arkusza INDEX można użyć funkcji, używając numerów kolumn zamiast liter do zastąpienia POŚREDNICTWO funkcje.
• Nie ma alternatywy dla TERAZ oraz DZISIAJ funkcje. ale VBA Kod może być użyty do ich zastąpienia.

Jak dla Teraz funkcji, możemy użyć-

 Private Sub Workbook_Open () Range("A1"). Value = Time End Sub 

Dla DZISIAJ możemy użyć funkcji

 Private Sub Workbook_Open () Range("A1"). Value = Date End Sub 

• Na stronie RAND funkcje nie są wymagane przez większość czasu. Jednakże, jeśli potrzebujemy nowej liczby losowej, możemy użyć funkcji VBA funkcja do jego wygenerowania.

 Private Sub Workbook_Open () Range("A1"). Value = Rnd () End Sub 

• INFO oraz CELL Nie są to szczególnie często spotykane formuły. Dostarczają one informacji o stanie systemu, skoroszytu i komórki. Zamiast ich używać, możemy wykorzystać ścieżkę do pliku lub numer referencyjny koloru komórki za pomocą VBA .

2.3.2. Wykorzystanie tabel przestawnych lub tabel Excela

Zamiast serii formuł używanie tabel przestawnych lub tabel Excela jest skutecznym sposobem na pokazanie wyniku.

2.3.3. Unikaj odwoływania się do całych wierszy lub kolumn

Na stronie SUMIF lub VLOOKUP funkcje szukają danych w całych kolumnach lub wierszach. Zamiast odwoływać się do całych danych, możemy w razie potrzeby odwołać się tylko do kilku komórek. np.

Zamiast używać =. SUMIF (A: A, $C4, B: B)

Możemy użyć =. SUMIF (A1:A50, $C4, B1:B100)

Tutaj odnosimy się do 1. 50 komórki kolumny A .

2.3.4. Unikanie powtarzania obliczeń

Załóżmy, że masz formułę, która zawiera " =$A$3+$B$3 ", i kopiujesz tę formułę do pięćdziesięciu komórek.Tutaj całkowita liczba odwołań do komórek wynosi sto, mimo że liczba unikalnych komórek wynosi tylko dwa.Ale jeśli C3 ma formułę, która brzmi =A3+B3 i chcesz zaktualizować te dane w 50 innych komórkach, po prostu odwołując się do komórki C3 w tych 50 komórkach możesz faktycznie zrobić liczbę referencji 50, podczas gdy twoje poprzednie referencje wymagały stu komórek.

Read More: Jak zmniejszyć rozmiar pliku Excela za pomocą tabeli przestawnej

2.4 Dowodzenie ręcznymi obliczeniami w programie Excel

To faktycznie pomaga w szybszym obliczaniu w programie Excel. Ale czasami w dużych plikach programu Excel wykonywanie ręcznych obliczeń może również pomóc w zmniejszeniu rozmiaru pliku.

2.5 Dostosowywanie tabel przestawnych

Tabele przestawne Są one tworzone w celu szybkiego sprawdzenia danych lub uzyskania przeglądu. Te tabele przestawne mogą zwiększyć rozmiar pliku, jeśli nie są już potrzebne. Jeśli nie potrzebujesz swoich tabel przestawnych w kolejnych obliczeniach, możesz wykonać następujące kroki.

• Nie zapisuj danych źródłowych wraz z plikiem.
• Kliknij prawym przyciskiem myszy na tabeli przestawnej, a następnie kliknij na Opcje tabeli przestawnej .
• Na Dane tabulator usunie zaznaczenie z ' Zapisywanie danych źródłowych za pomocą pliku '.

2.6. Zmniejszanie rozmiaru pliku Excela za pomocą obrazów

Czasami po dodaniu obrazków do arkusza Excel automatycznie zwiększa się rozmiar pliku w Excelu. Możesz zmniejszyć rozmiar obrazka poza programem Excel lub w programie Excel. Jeśli chcesz to zrobić w programie Excel, zaznacz obrazek i kliknij prawym przyciskiem myszy, a następnie wybierz Wielkość i właściwości .

A Format Zdjęcie okno otworzy się po prawej stronie arkusza Excel. Teraz możesz ręcznie wybrać wysokość i szerokość swojego obrazu.

Możesz ręcznie zmienić rozmiar obrazu poza Excelem, jest tak wiele procedur, aby to zrobić.

Read More: Jak zmniejszyć rozmiar pliku Excela za pomocą zdjęć (2 proste sposoby)

3. zmniejszenie rozmiaru pliku Excela bez otwierania

Nie zawsze konieczne jest otwieranie pliku lub usuwanie danych pliku. Excel umożliwia zmniejszenie rozmiaru pliku nawet bez jego otwierania.

3.1 Formatowanie pliku z właściwości pliku

Po wykonaniu wszystkich zadań w Excelu łatwiej jest skompaktować rozmiar pliku Excel z właściwości pliku.Jest to funkcja systemu Windows i nie jest bezpośrednio związana z programem Excel.Procedura jest podana poniżej.

• Kliknij prawym przyciskiem myszy na plik.
• Wybierz Properties.
• Następnie wybierz przycisk Zaawansowane.
• Na koniec wybierz "compress content to save disk space" i naciśnij OK.

Read More: Jak zmniejszyć rozmiar pliku Excela bez otwierania (z prostymi krokami)

3.2 Kompresja pliku Excel do ZIP/RAR

Wiele dokumentów związanych z przetwarzaniem słów może być skompresowanych do 10 procent ich oryginalnego rozmiaru przy użyciu różnych narzędzi kompresji. Dobrą praktyką jest dzielenie się plikami poprzez ich kompresję. Nie tylko zmniejsza to rozmiar pliku, ale również czyni go bezpiecznym od wirusów. Tutaj będziemy używać WinRAR aby skompresować plik. Procedura jest podana poniżej.

• Kliknij prawym przyciskiem myszy na swój plik.
• Naciśnij Dodaj do archiwum .
• Pojawi się okno dialogowe umożliwiające wybór RAR/ZIP jako Format archiwum .

• Pojawi się okno dialogowe umożliwiające wybór RAR/ZIP jako Format archiwum .

Read More: Jak skompresować plik Excela do Zip (2 odpowiednie sposoby)

Wniosek

Większość ludzi uważa za łatwe dzielenie się plikami o małym rozmiarze. Jak widzimy istnieje wiele metod, aby to zrobić. Kompresja rozmiaru pliku ułatwia również przyspieszenie obliczeń w Excelu. Możemy użyć tych technik osobno lub razem, aby zmniejszyć rozmiar naszego pliku.