დიდი ფაილის დამუშავება მნიშვნელოვანია, რადგან გადატანას დიდი დრო სჭირდება. დიდი ფაილის გახსნას ძალიან დიდი დრო სჭირდება. დიდ ფაილში ნებისმიერი სახის ცვლილებას დიდი დრო სჭირდება განახლებას. ასე რომ, ფაილის ზომის შემცირება მნიშვნელოვანია. ამ სტატიაში ჩვენ ვნახავთ როგორ შევამციროთ/შეკუმშოთ Excel ფაილის ზომა . ამის გაკეთების მრავალი მეთოდი არსებობს. ჩვენ აქ საუკეთესო ვარიანტებს ავირჩევთ.

ჩვენს ანალიზში ვიყენებთ სუპერმაღაზიის გაყიდვების ნიმუშს. ნიმუში ჩამოტვირთულია ამ ბმულიდან //community.tableau.com/docs/DOC-1236.

ამ ნიმუშის ორიგინალური ფაილის ზომაა 3,191 KB .

3 საუკეთესო მეთოდი Excel ფაილის ზომის შემცირების/შეკუმშვისთვის

ამ განყოფილებაში განვიხილავთ 3 დადასტურებულ მეთოდს Excel ფაილის დიდი ზომის შემცირების/შეკუმშვისთვის. მოდით შევამოწმოთ ისინი ახლა!

1. მონაცემთა წაშლა ფაილის ზომის შესამცირებლად

არსებობს რამდენიმე შემთხვევა, როდესაც სხვა გზა არ გაქვთ, გარდა მონაცემების ან ფორმატის წაშლისა. აქ განვიხილავთ მათ.

1.1. Excel-ში ცარიელი უჯრედების წაშლა/გასუფთავება

Excel-ის სამუშაო წიგნში დავალების შესრულების შემდეგ, იმდენი გამოუყენებელი უჯრედია, რომლებსაც არ აქვთ რაიმე სარგებლობა თქვენს სამუშაო წიგნში. ზოგჯერ თქვენ შემთხვევით აკეთებთ ფორმატირებას ამ გამოუყენებელ უჯრედებში, რაც რეალურად ზრდის თქვენი ფაილის ზომას. ამ ცარიელი უჯრედებიდან ფორმატირების ამოღება ამცირებს თქვენი ფაილის ზომას.

• თუ გსურთ აირჩიოთ მთლიანი ცარიელი უჯრედები, უბრალოდ დააწკაპუნეთ CTRL+Shift+ ↓+ → ერთად.ისრის ნიშნები მიუთითებს, თუ სად გსურთ თქვენი ბრძანების დაყენება.

• ცარიელი უჯრედების არჩევის შემდეგ, მთავარი ჩანართში Clear ოპცია დააჭირეთ Clear All. ეს გაასუფთავებს უჯრედებს .

ამის გაკეთების სხვა გზაც არსებობს.

• მთავარი ჩანართზე დააჭირეთ ძებნა & amp; აირჩიეთ და შემდეგ დააჭირეთ გადადით სპეციალურზე.

• ის გაიხსნება გადადით სპეციალურ დიალოგურ ველში. ამ ველში მონიშნეთ ბლანკები და დააჭირეთ OK. ეს ავტომატურად იპოვის თქვენი Excel სამუშაო წიგნის ცარიელ უბნებს. ამის შემდეგ გაასუფთავეთ ცარიელი უჯრედები, როგორც ადრე გავაკეთეთ.

წაიკითხეთ მეტი: როგორ შევამციროთ Excel ფაილის ზომა მონაცემების წაშლის გარეშე (9 სწრაფი რჩევა)

1.2. შეამოწმეთ და წაშალეთ არასაჭირო დამალული უჯრედები

ზოგჯერ ზედმეტი ფარული უჯრედები უფრო დიდი Excel ფაილების მიზეზია. თქვენ შეიძლება შემთხვევით დამალოთ Excel-ის სამუშაო ფურცლის რამდენიმე სტრიქონი ან სვეტი, რომელზეც მუშაობთ. მოულოდნელად ხვდები, რომ თქვენი ფაილი შეიცავს რამდენიმე ფარულ ელემენტს, რომელიც არ გჭირდებათ. ყველაფერი რაც შეგიძლიათ გააკეთოთ არის Excel-ის სამუშაო ფურცლის სტრიქონებისა და სვეტების დამალვა და დანახვა გჭირდებათ თუ არა. თუ ისინი არ გჭირდებათ, უბრალოდ წაშალეთ ისინი.

დაწვრილებით: როგორ შევკუმშო Excel ფაილი ელფოსტისთვის (13 სწრაფი მეთოდი )

2. შეამცირეთ ფაილის ზომა მონაცემების წაშლის გარეშე

ზოგჯერ, თქვენ არ გჭირდებათ ფაილის მონაცემების წაშლაან ფორმატირება Excel ფაილის ზომის შესამცირებლად. მხოლოდ ზოგიერთი ტექნიკის გამოყენება საშუალებას მოგცემთ შეამციროთ ფაილის ზომა.

2.1. ფაილის შენახვა Excel-ის ორობით ფორმატში

Excel-ის ფაილის შენახვა ( .xlsx ) ფორმატიდან Excel-ის ორობით ფორმატში ( .xlsb ) ამცირებს თქვენი ფაილის ზომა დაახლოებით 40% . ეს არის თქვენი ფაილის ზომის შემცირების ყველაზე მარტივი და ეფექტური გზა. პროცედურა მოცემულია ქვემოთ.

• პირველ რიგში, შეინახეთ თქვენი Excel ფაილის ნიმუში ( .xlsx ) ფორმატში კონკრეტულ საქაღალდეში.

• შემდეგ, შეინახეთ იგივე ფაილი ( .xlsb ) ფორმატში იმავე საქაღალდეში, რომელშიც შეინახეთ წინა ( .xlsx ). ) ფორმატირებული ფაილი.

• ახლა, ორი ფაილი ინახება იმავე დირექტორიაში.
• აქ ჩვენ შევამოწმებთ ფაილს ( .xlsb ) ფაილის ზომა და შეადარეთ ( .xlsx ) ფორმატს, შემცირებულია თუ არა.

ჩვენ ვხედავთ ( .xlsb ) ფაილი შეიცავს 1666 კბ სადაც ( .xlsx ) ფაილი შეიცავს 3,191 კბ . ამრიგად, ფაილის ზომა მცირდება დიდი მასშტაბით.

Excel-ის ორობითი სამუშაო წიგნის დადებითი და უარყოფითი მხარეები

ფაილის შენახვისას (. xlsb ) ) ფორმატში, ერთი რამ უნდა გაითვალისწინოთ, რომ როგორც ყველაფერს, Excel-ის სამუშაო წიგნის ორობით ფორმატში შენახვას აქვს გარკვეული დადებითი და უარყოფითი მხარეები.

დადებითი

• Excel ორობითი ფაილი იყენებს შესამჩნევად ნაკლებ სივრცეს შენახვისას ვიდრე ( .xlsx )ფაილები.
• ორობითი მონაცემების ჩატვირთვა უფრო სწრაფია, ვიდრე ტექსტის ( .xml ) ფაილების ან ( .xlsx ) ფაილების გარჩევა.
• მაკროები, VBA კოდი სრულად არის მხარდაჭერილი.

მინუსები

• Ribbon-ის მოდიფიკაცია არ არის დაშვებული ( .xlsb ) ფორმატები. თქვენ უნდა დააბრუნოთ
• ( .xlsm )
• , განახორციელოთ თქვენი Ribbon ცვლილებები და შემდეგ დაუბრუნდეთ ( .xlsb ).
• არ თავსებადია Excel 2003 და წინა ვერსიებთან.
• ( .xlsb ) არის ორობითი ფაილის ფორმატი, განსხვავებით ღია  ( .xml). ), ( .xlsx ) და  ( .xlsm ) ფაილები. ამიტომ, თქვენ ხშირად ვერ ნახავთ თქვენს  ( .xlsb ) ფაილებს, რომლებიც მუშაობენ ყველგან.

ასე რომ, ფრთხილად იყავით ფაილის ორობით ფორმატში შენახვისას. რა თქმა უნდა, თქვენ შეგიძლიათ ამის გაკეთება, როდესაც უპირატესობა გაცილებით მეტია, ვიდრე უარყოფითი მხარე.

წაიკითხეთ მეტი: როგორ შეკუმშოს Excel ფაილი 100 მბ-ზე მეტი (7 სასარგებლო გზა)

2.2. პირობითი ფორმატირების შემოწმება

Excel-ში, პირობითი ფორმატირება ვიზუალიზებს მონაცემებს და ამარტივებს სამუშაო ფურცლის გაგებას. მაგრამ ზოგჯერ ჩვენ ვუშვებთ შეცდომებს პირობითი ფორმატირების გამოყენებისას. ზოგჯერ ჩვენ ვიყენებთ ფორმატირებას მთელ ფურცელზე ან მწკრივების ან სვეტების მთელ ჯგუფზე. შეცდომის მინიმუმამდე შესამცირებლად შეგვიძლია გადავიდეთ პირობითი ფორმატირება > მართეთ წესები და შეამოწმეთ თითოეული წესის უჯრედების დიაპაზონი. ისევ თუ როგორმე გამოვიყენებთ პირობით ფორმატირებას Excel-ის სამუშაო წიგნში და უცებ მივხვდებით, რომ არ გვჭირდებარომ ჩვენ შეგვიძლია გავაუქმოთ პირობითი ფორმატირება მთელი სამუშაო ფურცლის წესების გასუფთავებით.

დაწვრილებით: როგორ განვსაზღვროთ რა იწვევს დიდი Excel-ს ფაილის ზომა

2.3. Excel-ის ფორმულების ოპტიმიზაცია

გარდა ფაილის ზომის უშუალოდ შემცირებისა, ჩვენ შეგვიძლია Excel-ის ფორმულების ოპტიმიზაცია, რათა გაანგარიშება უფრო სწრაფად განხორციელდეს, შესაბამისად ფაილის ზომა შეიძლება შემცირდეს. ამის მრავალი გზა არსებობს.

2.3.1. მოერიდეთ არასტაბილური ფორმულების გამოყენებას

Excel-ში არის შვიდი არასტაბილური ფუნქცია, რომლებიც არის RAND , NOW , TODAY , OFFSET , CELL , INDIRECT და INFO . ეს ფორმულები ხელახლა გამოითვლება, როდესაც ხდება ცვლილება Excel ფაილში. თუ თქვენს სამუშაო ფურცელს აქვს ბევრი არასტაბილური ფორმულა, მაშინ გამოთვლები ხდება ნელი, შესაბამისად ფაილის ზომა იზრდება. ასე რომ, გადაწყვეტილებები მარტივია, ჩვენ უნდა ავიცილოთ არასტაბილური ფორმულების გამოყენება. არასტაბილური ფორმულების რამდენიმე ალტერნატივა არსებობს. ისინი მოცემულია ქვემოთ

• OFFSET ფუნქციის ნაცვლად, შეგვიძლია გამოვიყენოთ INDEX .
• სამუშაო ფურცლის ფარგლებში INDEX ფუნქციის გამოყენება შესაძლებელია სვეტების ნომრების და არა ასოების გამოყენებით INDIRECT ფუნქციების ჩასანაცვლებლად.
• არ არსებობს ალტერნატივა NOW და TODAY ფუნქციები. მაგრამ VBA კოდი შეიძლება გამოყენებულ იქნას მათ ჩასანაცვლებლად.

როგორც ახლა ფუნქციებისთვის, ჩვენ შეგვიძლია გამოვიყენოთ-

4477

<1-ისთვის>TODAY ჩვენ შეგვიძლიაგამოიყენეთ

5644

• RAND ფუნქციები უმეტესად არ არის საჭირო. თუმცა, თუ ჩვენ გვჭირდება ახალი შემთხვევითი რიცხვი, შეგვიძლია გამოვიყენოთ VBA ფუნქცია მის გენერირებისთვის.

6700

• INFO და CELL არ არის განსაკუთრებით გავრცელებული ფორმულები. ისინი აწვდიან ინფორმაციას სისტემის, სამუშაო წიგნის და უჯრედის სტატუსის შესახებ. მათი გამოყენების ნაცვლად, ჩვენ შეგვიძლია გამოვიყენოთ ფაილის გზა ან უჯრედის ფერის მითითების ნომერი VBA გამოყენებით.

2.3.2. გამოიყენეთ Pivot Tables ან Excel Tables

ფორმულების სერიის ნაცვლად Pivot ცხრილების ან Excel ცხრილების გამოყენებით თქვენი შედეგის საჩვენებლად ეფექტური გზაა

2.3.3. მოერიდეთ სტრიქონების ან სვეტების მითითებას

SUMIF ან VLOOKUP ფუნქციები ეძებს მონაცემებს მთელ სვეტებში ან რიგებში. მთლიანი მონაცემების მითითების ნაცვლად, საჭიროების შემთხვევაში შეგვიძლია მივმართოთ მხოლოდ რამდენიმე უჯრედს. Like-

ნაცვლად = SUMIF (A: A, $C4, B: B)

ჩვენ შეგვიძლია გამოვიყენოთ = SUMIF (A1:A50, $C4, B1:B100)

აქ ვგულისხმობთ A სვეტის 1 50 უჯრედებს.

2.3.4. მოერიდეთ განმეორებით გამოთვლებს

ვთქვათ, რომ გაქვთ ფორმულა, რომელიც შეიცავს „ =$A$3+$B$3 “ და თქვენ დააკოპირებთ ამ ფორმულას ორმოცდაათ უჯრედში. აქ უჯრედების მითითებების საერთო რაოდენობა ასია, მიუხედავად იმისა, რომ უნიკალური უჯრედების რაოდენობა მხოლოდ ორია. მაგრამ თუ C3 -ს აქვს ფორმულა, რომელიც არის =A3+B3 და გსურთ მათი განახლება 50 სხვა უჯრედზე, უბრალოდ უჯრედის მითითებით C3 ამ 50 უჯრედში შეგიძლიათ რეალურად გააკეთოთ მითითების რიცხვი 50, მაშინ როცა თქვენი წინა მითითება მოითხოვდა ას უჯრედს.

დაწვრილებით: როგორ Excel ფაილის ზომის შემცირება Pivot Table-ით

2.4. Excel Manual Calculation-ის ბრძანება

ეს რეალურად გეხმარებათ Excel-ში უფრო სწრაფად გამოთვლაში. მაგრამ ზოგჯერ დიდი Excel ფაილებში ხელით გამოთვლების გაკეთება ასევე დაგეხმარებათ ფაილის ზომის შემცირებაში.

2.5. Pivot Tables-ის მორგება

Pivot Tables შექმნილია მონაცემების სწრაფად შესამოწმებლად ან მიმოხილვის მისაღებად. ამ კრებსითი ცხრილებმა შეიძლება გაზარდოს თქვენი ფაილის ზომა, თუ ისინი აღარ გჭირდებათ. თუ არ გჭირდებათ თქვენი კრებსითი ცხრილები თქვენს შემდეგ გამოთვლებში, შეგიძლიათ შეასრულოთ შემდეგი ნაბიჯები.

• არ შეინახოთ წყაროს მონაცემები ფაილთან ერთად.
• დააწკაპუნეთ მარჯვენა ღილაკით Pivot Table-ზე და შემდეგ დააწკაპუნეთ Pivot Table Options .
• Data ჩანართზე ამოიღეთ ჩანაწერი „ Save source data with file '.

2.6. შეამცირეთ Excel ფაილის ზომა სურათებით

ზოგჯერ, როდესაც ამატებთ სურათებს Excel-ის სამუშაო ფურცელში, Excel-ის ფაილის ზომა ავტომატურად იზრდება. თქვენ შეგიძლიათ შეამციროთ სურათის ზომა Excel-ის გარეთ ან Excel-ის შიგნით. თუ გსურთ ამის გაკეთება Excel-ში, აირჩიეთ სურათი და დააწკაპუნეთ მაუსის ღილაკზე მარჯვენა ღილაკით და აირჩიეთ ზომა და თვისებები .

A სურათის ფორმატირება ფანჯარა გაიხსნება მარჯვენა მხარესExcel-ის სამუშაო ფურცლის. ახლა თქვენ შეგიძლიათ ხელით აირჩიოთ თქვენი სურათის სიმაღლე და სიგანე.

შეგიძლიათ ხელით შეცვალოთ თქვენი სურათის ზომა Excel-ის გარეთ. ამისთვის უამრავი პროცედურა არსებობს.

დაწვრილებით: როგორ შევამციროთ Excel ფაილის ზომა სურათებით (2 მარტივი გზა)

3. შეამციროთ Excel ფაილის ზომა გახსნის გარეშე

ყოველთვის არ არის საჭირო ფაილის გახსნა ან ფაილის მონაცემების წაშლა. Excel საშუალებას გაძლევთ შეამციროთ ფაილის ზომა ფაილის გახსნის გარეშეც კი.

3.1. ფაილის ფორმატირება File Properties-დან

Excel-ში ყველა დავალების შესრულების შემდეგ უფრო ადვილია Excel ფაილის ზომის კომპაქტურობა ფაილის თვისებებიდან. ეს არის Windows-ის ფუნქცია და პირდაპირ არ არის დაკავშირებული Excel-თან. პროცედურა მოცემულია ქვემოთ.

• დააწკაპუნეთ ფაილზე მარჯვენა ღილაკით.
• აირჩიეთ თვისებები.
• შემდეგი აირჩიეთ Advanced ღილაკი.
• ბოლოს , აირჩიეთ „შეკუმშოს შინაარსი დისკზე სივრცის შესანახად“ და დააჭირეთ OK.

წაიკითხეთ მეტი: როგორ შევამციროთ Excel ფაილის ზომა გახსნის გარეშე (ადვილი ნაბიჯებით)

3.2. შეკუმშოს Excel ფაილი ZIP/RAR-ზე

ბევრი სიტყვების დამუშავების დოკუმენტის შეკუმშვა შესაძლებელია ორიგინალური ზომის 10 პროცენტამდე სხვადასხვა შეკუმშული ხელსაწყოების გამოყენებით. კარგი პრაქტიკაა ფაილების გაზიარება მათი შეკუმშვით. ეს არა მხოლოდ ამცირებს ფაილის ზომას, არამედ იცავს ფაილს ვირუსებისგან. აქ ჩვენ გამოვიყენებთ WinRAR ფაილის შეკუმშვისთვის. პროცედურა მოცემულია ქვემოთ.

• დააწკაპუნეთ მარჯვენა ღილაკით თქვენს ფაილზე.
• დააჭირეთ დამატება არქივში .
• მოვა დიალოგური ფანჯარა. აირჩიეთ RAR/ZIP როგორც არქივის ფორმატი .

• გამოვა დიალოგური ფანჯარა აირჩიეთ RAR/ZIP როგორც არქივის ფორმატი .

დაწვრილებით: როგორ შეკუმშოს Excel ფაილი Zip-ზე (2 შესაფერისი გზა)

დასკვნა

ადამიანთა უმეტესობას უადვილდება მცირე ზომის ფაილების გაზიარება. როგორც ვხედავთ, ამის გაკეთების მრავალი მეთოდი არსებობს. ფაილის ზომის შეკუმშვა ასევე აადვილებს Excel-ის გაანგარიშების დაჩქარებას. ჩვენ შეგვიძლია გამოვიყენოთ ეს ტექნიკა ცალკე ან ერთად, რათა შევამციროთ ჩვენი ფაილის ზომა.