Ракувањето со голема датотека е важно бидејќи е потребно огромно време за пренос. Голема датотека бара премногу време за да се отвори. За секој вид на промена во голема датотека потребно е долго време да се ажурира. Значи, намалувањето на големината на датотеката е важно. Во оваа статија, ќе видиме како да се намали/компресира големината на датотеката Excel . Постојат многу методи за тоа. Овде ќе ги избереме најдобрите опции.

Во нашата анализа, користиме примерок податоци за продажбата на суперпродавници. Примерокот е преземен од оваа врска //community.tableau.com/docs/DOC-1236.

Оригиналната големина на датотеката на овој примерок е 3,191 KB .

3 главни методи за намалување/компресија на голема големина на датотека во Excel

Во овој дел, ќе разговараме за 3 докажани методи за намалување/компресија на голема големина на датотека на Excel. Ајде да ги провериме сега!

1. Бришење податоци за намалување на големината на датотеката

Постојат неколку случаи во кои немате друга опција освен да ги избришете податоците или форматот. Еве, ќе разговараме за нив.

1.1. Бришење/бришење празни ќелии во Excel

Откако ќе завршите задача во работната книга на Excel, има толку многу неискористени ќелии кои немаат никаква корист во вашата работна книга. Понекогаш случајно правите форматирање во овие неискористени ќелии што всушност ја зголемува големината на вашата датотека. Отстранувањето на форматирањето од овие празни ќелии ја намалува големината на вашата датотека.

• Ако сакате да ги изберете сите празни ќелии, само кликнете CTRL+Shift+ ↓+ → заедно.Знаците со стрелки покажуваат каде сакате да ја ставите вашата команда.

• По изборот на празните ќелии, во картичката Дома на Избриши опцијата притиснете Избриши сè. Ова ќе ги исчисти ќелиите .

Има уште еден начин да го направите тоа.

• На картичката Дома , притиснете Најди & засилувач; Изберете и потоа притиснете Оди во Специјално.

• Ќе се отвори Одете во Специјално поле за дијалог . На тоа поле штиклирајте на Празни и притиснете ОК. Ова автоматски ќе ги пронајде празните области на работната книга на Excel. После ова, исчистете ги празните ќелии како што направивме порано.

Прочитајте повеќе: Како да ја намалите големината на датотеката Excel без бришење податоци (9 брзи совети)

1.2. Проверете и избришете ги непотребните скриени ќелии

Понекогаш непотребните скриени ќелии се причина за поголеми датотеки на Excel. Може случајно да скриете некои редови или колони од работниот лист на Excel на кој работите. Одеднаш сфаќате дека вашата датотека содржи некои скриени елементи кои не ви се потребни. Сè што можете да направите е да ги откријат редовите и колоните од работниот лист Excel и да видите дали ви се потребни или не. Ако не ви се потребни, само избришете ги сите.

Прочитајте повеќе: Како да ја компресирате датотеката Excel за е-пошта (13 брзи методи )

2. Намалете ја големината на датотеката без бришење податоци

Понекогаш, не треба да ги избришете податоците од датотекатаили форматирање за да се намали големината на датотеката Excel. Само примената на некои техники ќе ви овозможи да ја намалите големината на датотеката.

2.1. Зачувување датотека во бинарен формат Excel

Зачувувањето на датотеката Excel од формат ( .xlsx ) во бинарен формат на Excel ( .xlsb ) се намалува големината на вашата датотека за околу 40% . Ова е најлесниот и најефикасен начин за намалување на големината на вашата датотека. Постапката е дадена подолу.

• Прво, зачувајте го примерокот на датотеката Excel во формат ( .xlsx ) во одредена папка.

• Потоа, зачувајте ја истата датотека во формат ( .xlsb ) во истата папка во која сте ја зачувале претходната ( .xlsx ) форматирана датотека.

• Сега, двете датотеки се зачувани во истиот директориум.
• Тука, ќе ја провериме датотеката големината на датотеката ( .xlsb ) и споредете ја со форматот ( .xlsx ) без разлика дали е намалена или не.

Можеме да видиме дека датотеката ( .xlsb ) содржи 1,666 KB каде што датотеката ( .xlsx ) содржи 3,191 KB . Значи, големината на датотеката се намалува во голем обем.

Excel Binary Workbook Добрите и лошите страни

Додека се зачувува датотека во (. xlsb ) формат, една работа треба да имате на ум дека, како и сè, зачувувањето на работната книга на Excel во бинарен формат носи некои добрите и лошите страни. Бинарната датотека Excel користи значително помалку простор додека заштедува од ( .xlsx )датотеки.

Кондостиг

• Не е дозволена модификација на лента за ( .xlsb ) формати. Мора да конвертирате назад во
• ( .xlsm )
• , да ја направите вашата лента промени, а потоа да се вратите на ( .xlsb ).
• Не е компатибилен со Excel 2003 и претходните верзии.
• ( .xlsb ) е бинарен формат на датотека, за разлика од отворениот  ( .xml ), ( .xlsx ) и  ( .xlsm ) датотеки. Оттука, често нема да ги гледате вашите датотеки  ( .xlsb ) да работат насекаде.

Затоа, бидете внимателни додека зачувувате датотека во бинарен формат. Сигурно можете да го направите ова кога предноста што ја дава е многу повеќе од недостатоците.

Прочитајте повеќе: Како да компресирате датотека Excel повеќе од 100MB (7 корисни начини)

2.2. Проверка на условно форматирање

Во Excel, Условното форматирање ги визуелизира податоците и го олеснува разбирањето на работниот лист. Но, понекогаш правиме грешки додека применуваме условно форматирање. Понекогаш применуваме форматирање на цел лист или цела група редови или колони. За да ја минимизираме грешката, можеме да одиме на Условно форматирање > Управувајте со правилата и проверете го опсегот на ќелиите на секое од правилата. Повторно, ако некако примениме условно форматирање во работната книга на Excel и одеднаш сфатиме дека не ни требадека можеме да го вратиме условното форматирање со бришење правила од целиот работен лист.

Прочитај повеќе: Како да се утврди што предизвикува големиот Excel Големина на датотеката

2.3. Оптимизирање на формулите на Excel

Покрај директното намалување на големината на датотеката, можеме да ги оптимизираме формулите на Excel, така што пресметката може да се направи побрзо, па оттука и големината на датотеката може да се намали. Има толку многу начини да го направите тоа.

2.3.1. Избегнувајте користење на испарливи формули

Постојат седум испарливи функции во Excel кои се RAND , NOW , DEDAY , OFFSET , КЕЛТИЈА , ИНДИРЕКТНА и ИНФОРМАЦИЈА . Овие формули повторно се пресметуваат секогаш кога има промена во датотеката Excel. Ако вашиот работен лист има многу испарливи формули, тогаш пресметките стануваат бавни, па оттука и големината на датотеката се зголемува. Значи, решенијата се едноставни, треба да избегнуваме да користиме испарливи формули. Постојат некои алтернативи за испарливи формули. Тие се дадени подолу

• Наместо функцијата OFFSET , можеме да користиме INDEX .
• Во работен лист INDEX функцијата може да се користи со користење на броеви на колони наместо букви за да се заменат функциите INDIRECT .
• Нема алтернатива за Сега и ДЕНЕС функции. Но, VBA кодот може да се користи за нивна замена.

Како за функциите Сега , можеме да користиме-

5646

За ДЕНЕС функции можемекористете

1914

• Функциите RAND не се потребни најчесто. Меѓутоа, ако ни е потребен нов случаен број, би можеле да користиме функција VBA за да го генерираме.

1754

• INFO и CELL не се особено вообичаени формули. Тие обезбедуваат систем, работна книга и информации за статусот на ќелијата. Наместо да ги користиме, можеме да ја користиме патеката на датотеката или референтниот број на боја на ќелијата користејќи VBA .

2.3.2. Користете Pivot табели или Excel табели

Наместо серија формули со користење на Pivot табели или Excel табели е ефикасен начин за прикажување на вашиот резултат

2.3.3. Избегнувајте упатување на цели редови или колони

Функциите SUMIF и VLOOKUP бараат податоци во сите колони или редови. Наместо да ги повикуваме сите податоци, можеме да се повикаме само на неколку ќелии доколку е потребно. Како-

Наместо да користиме = SUMIF (A: A, $C4, B: B)

Можеме да користиме = SUMIF (A1:A50, $C4, B1:B100)

Овде се однесуваме на 1-ви 50 ќелии од колоната A .

2.3.4. Избегнувајте повторени пресметки

Да речеме дека имате формула која содржи „ =$A$3+$B$3 “, и ја копирате таа формула во педесет ќелии. Овде вкупниот број на референци на ќелии е сто, и покрај тоа што бројот на единствени ќелии е само два. Но, ако C3 има формула која е =A3+B3 и сакате да ги ажурирате на 50 други ќелии, само со повикување на ќелијата C3 во тие 50 ќелии всушност можете да го направите бројот на референца 50, додека вашето претходно референцирање бараше сто ќелии.

Прочитајте повеќе: Како да Намалете ја големината на датотеката Excel со Pivot Table

2.4. Наредба за рачна пресметка на Excel

Ова всушност ви помага да пресметувате побрзо во Excel. Но, понекогаш во големи датотеки на Excel, правењето рачни пресметки може да ви помогне да ја намалите големината на вашата датотека.

2.5. Приспособување на стожерните табели

Стабните табели се креирани за брзо проверување на податоците или за добивање преглед. Овие стожерни табели може да ја зголемат големината на вашата датотека ако повеќе не ви требаат. Ако не ги барате вашите стожерни табели во следните пресметки, можете да ги направите следните чекори.

• Не зачувувајте ги изворните податоци со датотеката.
• Десен-клик на Стожерната табела и потоа кликнете на Опции за стожерна табела .
• На табулаторот Податоци отстранете го штиклирањето од „ Зачувај изворни податоци со датотека '.

2.6. Намалете ја големината на датотеката на Excel со слики

Понекогаш кога додавате слики во работниот лист на Excel, големината на датотеката на Excel автоматски се зголемува. Можете да ја намалите големината на сликата надвор од Excel или во рамките на Excel. Ако сакате да го направите во Excel, изберете ја сликата и кликнете со десното копче на копчето на глувчето и изберете Големина и својства .

A <1 Прозорецот>Форматирај слика ќе се отвори на десната странана работниот лист Excel. Сега можете рачно да ја изберете висината и ширината на вашата слика.

Можете рачно да ја менувате големината на вашата слика надвор од Excel. Има толку многу процедури за тоа.

Прочитајте повеќе: Како да ја намалите големината на датотеката Excel со слики (2 лесни начини)

3. Намалете ја големината на датотеката Excel без отворање

Не е секогаш потребно да се отвори датотеката или да се бришат податоците на датотеката. Excel ви овозможува да ја намалите големината на датотеката дури и без да ја отворите датотеката.

3.1. Форматирање на датотека од својствата на датотеката

По завршувањето на сите задачи во Excel, полесно е да се компактира големината на датотеката Excel од својствата на датотеката. Тоа е карактеристика на Windows и не е директно поврзана со Excel. Постапката е дадена подолу.

• Десен-клик на датотеката.
• Изберете Својства.
• Следно Изберете го копчето Напредно.
• Конечно , изберете „Компресирај ја содржината за да заштедиш простор на дискот“ и притиснете ОК.

Прочитајте повеќе: Како да ја намалите големината на датотеката Excel без отворање (со лесни чекори)

3.2. Компресирајте ја датотеката Excel во ZIP/RAR

Многу документи за обработка на зборови може да се компресираат до 10 проценти од нивната оригинална големина со користење на различни компресирани алатки. Добра практика е да споделувате датотеки со нивно компресирање. Тоа не само што ја намалува големината на датотеката, туку и ја прави датотеката безбедна од вируси. Тука ќе користиме WinRAR за да ја компресираме датотеката. Постапката е дадена подолу.

• Десен-клик на вашата датотека.
• Притиснете Додај во архива .
• Ќе дојде дијалог прозорец до да изберете RAR/ZIP како Формат на архива .

• Ќе се појави дијалог-кутија да изберете RAR/ZIP како Формат на архива .

Прочитајте повеќе: Како да се компресира датотеката Excel во Zip (2 соодветни начини)

Заклучок

На повеќето луѓе им е лесно да споделуваат датотеки со мала големина. Како што можеме да видиме, постојат многу методи за тоа. Компресирањето на големината на датотеката исто така го олеснува забрзувањето на пресметката на Excel. Можеме да ги користиме овие техники одделно или заедно за да ја намалиме големината на нашата датотека.