ठूलो फाइल ह्यान्डल गर्नु महत्त्वपूर्ण छ किनकि यसले स्थानान्तरण गर्न धेरै समय लिन्छ। ठूलो फाइल खोल्न धेरै समय लाग्छ। ठूलो फाइलमा कुनै पनि प्रकारको परिवर्तन अपडेट हुन लामो समय लाग्छ। त्यसैले, फाइल आकार घटाउन महत्त्वपूर्ण छ। यस लेखमा, हामी कसरी एक्सेल फाइल साइज घटाउने/कम्प्रेस गर्ने हेर्नेछौं। त्यसो गर्ने धेरै तरिकाहरू छन्। हामी यहाँ उत्तम विकल्पहरू छनौट गर्नेछौं।

हाम्रो विश्लेषणमा, हामी सुपरस्टोर बिक्रीको नमूना डेटा प्रयोग गर्छौं। नमूना यस लिङ्कबाट डाउनलोड गरिएको थियो //community.tableau.com/docs/DOC-1236।

यस नमूनाको मूल फाइल साइज 3,191 KB हो।

ठूलो एक्सेल फाइल साइज घटाउने/कम्प्रेस गर्ने ३ शीर्ष विधिहरू

यस खण्डमा, हामी ठूला एक्सेल फाइल साइज घटाउने/कम्प्रेस गर्ने ३ सिद्ध विधिहरूबारे छलफल गर्नेछौं। अब तिनीहरूलाई जाँच गरौं!

1. फाइल साइज घटाउन डाटा मेटाउँदै

त्यहाँ धेरै केसहरू छन् जसमा तपाईंसँग डाटा वा ढाँचा मेटाउनु बाहेक अर्को विकल्प छैन। यहाँ, हामी तिनीहरूलाई छलफल गर्नेछौं।

1.1. एक्सेलमा खाली कक्षहरू मेटाउने/साफ गर्ने

तपाईँले Excel कार्यपुस्तिकामा कार्य पूरा गरेपछि, त्यहाँ धेरै प्रयोग नगरिएका कक्षहरू छन् जसको तपाईंको कार्यपुस्तिकामा कुनै उपयोगिता छैन। कहिलेकाहीँ तपाइँ गल्तिले यी प्रयोग नगरिएका कक्षहरूमा केहि ढाँचा गर्नुहुन्छ जसले वास्तवमा तपाइँको फाइल आकार बढाउँछ। यी खाली कक्षहरूबाट ढाँचा हटाउनाले तपाईंको फाइलको आकार घटाउँछ।

• यदि तपाईं सम्पूर्ण खाली कक्षहरू चयन गर्न चाहनुहुन्छ भने CTRL+Shift+ ↓+ → सँगसँगै क्लिक गर्नुहोस्।तीर चिन्हहरूले तपाईँ आफ्नो आदेश कहाँ राख्न चाहनुहुन्छ भन्ने संकेत गर्छ।

• खाली कक्षहरू चयन गरेपछि, घर ट्याबमा खाली गर्नुहोस् विकल्प थिच्नुहोस् सबै खाली गर्नुहोस्। यसले कक्षहरू खाली गर्नेछ ।

त्यसो गर्ने अर्को तरिका छ।

• घर ट्याबमा, फेला पार्नुहोस् र थिच्नुहोस्; चयन गर्नुहोस् र त्यसपछि थिच्नुहोस् विशेषमा जानुहोस्।

• यो खुल्नेछ विशेषमा जानुहोस् संवाद बक्स। त्यो बक्समा खाली ठाउँहरू मा टिक गर्नुहोस् र ठीक थिच्नुहोस्। यसले स्वचालित रूपमा तपाईको एक्सेल कार्यपुस्तिकाको खाली क्षेत्रहरू फेला पार्नेछ। यसपछि खाली कक्षहरू खाली गर्नुहोस् जसरी हामीले पहिले गरेका थियौं।

थप पढ्नुहोस्: 1>डेटा नमेटिकन एक्सेल फाइल साइज कसरी घटाउने। (९ द्रुत सुझावहरू)

१.२. अनावश्यक लुकेका कक्षहरू जाँच्नुहोस् र मेटाउनुहोस्

कहिलेकाहीँ अनावश्यक लुकेका कक्षहरू ठूला एक्सेल फाइलहरूको कारण हुन्। तपाईले काम गरिरहनु भएको Excel कार्यपत्रका केहि पङ्क्तिहरू वा स्तम्भहरू लुकाउन सक्नुहुन्छ। अचानक तपाईंले महसुस गर्नुभयो कि तपाईंको फाइलमा केही लुकेका तत्वहरू छन् जुन तपाईंलाई आवश्यक छैन। तपाईले गर्न सक्नुहुने भनेको एक्सेल कार्यपत्रको पङ्क्ति र स्तम्भहरू लुकाउनु हो र तपाईलाई आवश्यक छ वा छैन हेर्नुहोस्। यदि तपाईंलाई आवश्यक छैन भने ती सबै मेटाउनुहोस्।

थप पढ्नुहोस्: इमेलको लागि एक्सेल फाइल कसरी कम्प्रेस गर्ने (१३ द्रुत विधिहरू )

2. डाटा नमेटिकन फाइल साइज घटाउनुहोस्

कहिलेकाहीँ, तपाईंले फाइल डाटा मेटाउन आवश्यक पर्दैनवा एक्सेल फाइलको साइज घटाउन ढाँचा। केवल केहि प्रविधिहरू लागू गर्नाले तपाईंलाई फाइलको आकार घटाउन दिनेछ।

2.1. एक्सेल बाइनरी ढाँचामा फाइल बचत गर्दै

एक्सेल फाइललाई ( .xlsx ) ढाँचाबाट एक्सेल बाइनरी ढाँचामा बचत गर्दा ( .xlsb ) कम हुन्छ। तपाईंको फाइलको साइज लगभग 40% । यो तपाईको फाइल साइज घटाउने सबैभन्दा सजिलो र प्रभावकारी तरिका हो। प्रक्रिया तल दिइएको छ।

• सबैभन्दा पहिले, एउटा विशेष फोल्डरमा ( .xlsx ) ढाँचामा आफ्नो नमूना एक्सेल फाइल बचत गर्नुहोस्।

• त्यसपछि, उही फाइललाई ( .xlsb ) ढाँचामा त्यही फोल्डरमा बचत गर्नुहोस् जसमा तपाईंले अघिल्लो ( .xlsx ) बचत गर्नुभएको छ। ) ढाँचा गरिएको फाइल।

• अब, दुई फाइलहरू एउटै डाइरेक्टरीमा बचत गरिएका छन्।
• यहाँ, हामी फाइल जाँच गर्नेछौं। ( .xlsb ) फाइलको साइज र यसलाई ( .xlsx ) ढाँचासँग तुलना गर्नुहोस् कि यो घटाइएको छ वा छैन।

हामी ( .xlsb ) फाइलमा 1,666 KB समावेश भएको देख्न सक्छौं जहाँ ( .xlsx ) फाइलमा 3,191 KB<2 छ।>। त्यसैले, फाइलको साइज ठूलो मात्रामा घटाइएको छ।

Excel Binary Workbook Pros and Cons

फाइल बचत गर्दा (. xlsb ) ढाँचा, एउटा कुरा तपाईंले ध्यानमा राख्नु पर्छ कि, सबै कुरा जस्तै, बाइनरी ढाँचामा एक्सेल कार्यपुस्तिका बचत गर्दा केही फाइदा र बेफाइदाहरू ल्याउँछ। एक्सेल बाइनरी फाइलले ( .xlsx ) भन्दा बचत गर्दा उल्लेखनीय रूपमा कम ठाउँ प्रयोग गर्दछ।फाइलहरू।

Cons

• को लागि कुनै रिबन परिमार्जन अनुमति छैन ( .xlsb ) ढाँचाहरू। तपाईंले फेरि
• ( .xlsm )
• मा रूपान्तरण गर्नुपर्छ, आफ्नो रिबन परिवर्तन गर्नुहोस्, र त्यसपछि ( .xlsb ) मा फर्कनुहोस्।<12
• Excel 2003 र अघिल्लो संस्करणहरूसँग मिल्दो छैन।
• ( .xlsb ) बाइनरी फाइल ढाँचा हो, खुला ( .xml) विपरीत ), ( .xlsx ), र  ( .xlsm ) फाइलहरू। तसर्थ, तपाईले प्रायः आफ्नो ( .xlsb ) फाइलहरू जताततै काम गरिरहेको देख्नुहुने छैन।

त्यसैले, बाइनरी ढाँचामा फाइल बचत गर्दा सावधान रहनुहोस्। पक्कै पनि तपाईले यो गर्न सक्नुहुन्छ जब यसले प्रदान गर्ने फाइदा कमजोरीहरू भन्दा धेरै हुन्छ।

थप पढ्नुहोस्: कसरी एक्सेल फाइल 100MB भन्दा बढी कम्प्रेस गर्ने (7 उपयोगी तरिकाहरू)<2

२.२। सशर्त ढाँचा जाँच गर्दै

एक्सेलमा, सशर्त ढाँचा ले डाटा कल्पना गर्दछ र कार्यपत्र बुझ्न सजिलो बनाउँछ। तर कहिलेकाहीँ हामी सशर्त ढाँचा लागू गर्दा गल्ती गर्छौं। कहिलेकाहीँ हामी सम्पूर्ण पाना वा पङ्क्ति वा स्तम्भहरूको सम्पूर्ण समूहमा ढाँचा लागू गर्छौं। गल्ती कम गर्न, हामी सशर्त ढाँचा > मा जान सक्छौं। नियमहरू प्रबन्ध गर्नुहोस् र प्रत्येक नियमहरूको कक्ष दायरा जाँच गर्नुहोस्। फेरि यदि हामीले एक्सेल कार्यपुस्तिकामा सशर्त ढाँचा लागू गर्छौं र अचानक महसुस गर्छौं कि हामीलाई आवश्यक छैन।कि हामी सम्पूर्ण कार्यपत्रबाट नियमहरू खाली गरेर सशर्त ढाँचालाई पूर्ववत गर्न सक्छौं।

थप पढ्नुहोस्: ठूलो एक्सेलको कारण के हो भनेर कसरी निर्धारण गर्ने फाइल साइज

२.३. एक्सेल सूत्रहरू अप्टिमाइज गर्दै

फाइल साइज सीधै घटाउनु बाहेक, हामी एक्सेल सूत्रहरूलाई अप्टिमाइज गर्न सक्छौं ताकि गणना छिटो बनाउन सकिन्छ त्यसैले फाइल साइज घटाउन सकिन्छ। त्यसो गर्ने धेरै तरिकाहरू छन्।

2.3.1. वाष्पशील सूत्रहरू प्रयोग नगर्नुहोस्

एक्सेलमा सातवटा अस्थिर प्रकार्यहरू छन् जुन RAND , NOW , TODAY , OFFSET छन्। , सेल , अप्रत्यक्ष , र जानकारी । यी सूत्रहरू पुन: गणना गरिन्छ जब त्यहाँ Excel फाइलमा परिवर्तन हुन्छ। यदि तपाईंको कार्यपत्रमा धेरै अस्थिर सूत्रहरू छन् भने गणनाहरू ढिलो हुन्छन् त्यसैले फाइलको आकार बढाइन्छ। त्यसोभए, समाधानहरू सरल छन्, हामीले अस्थिर सूत्रहरू प्रयोग गर्नबाट जोगिनै पर्छ। अस्थिर सूत्रका केही विकल्पहरू छन्। तिनीहरू तल दिइएका छन्

• OFFSET प्रकार्यको सट्टा, हामी INDEX प्रयोग गर्न सक्छौं।
• कार्यपत्र भित्र INDEX प्रकार्य INDIRECT प्रकार्यहरू प्रतिस्थापन गर्न अक्षरहरू भन्दा स्तम्भ संख्याहरू प्रयोग गरेर प्रयोग गर्न सकिन्छ।
• NOW र TODAY को लागि कुनै विकल्प छैन। कार्यहरू। तर VBA कोड तिनीहरूलाई प्रतिस्थापन गर्न प्रयोग गर्न सकिन्छ।

जस्तै Now प्रकार्यहरू, हामी प्रयोग गर्न सक्छौं-

3869

<1 को लागि>आज हामीले गर्न सक्ने कार्यहरूप्रयोग गर्नुहोस्

1269

• RAND प्रकार्यहरू धेरैजसो समय आवश्यक पर्दैन। यद्यपि, यदि हामीलाई नयाँ अनियमित नम्बर चाहिन्छ भने हामीले यसलाई उत्पन्न गर्न VBA प्रकार्य प्रयोग गर्न सक्छौं।

7651

• INFO र CELL विशेष गरी सामान्य सूत्रहरू होइनन्। तिनीहरूले प्रणाली, कार्यपुस्तिका, र सेल स्थिति जानकारी प्रदान गर्दछ। तिनीहरूलाई प्रयोग गर्नुको सट्टा, हामी VBA प्रयोग गरेर फाइल पथ वा सेल रङ सन्दर्भ नम्बर प्रयोग गर्न सक्छौं।

2.3.2। पिभोट तालिकाहरू वा एक्सेल तालिकाहरू प्रयोग गर्नुहोस्

पिभोट तालिकाहरू वा एक्सेल तालिकाहरू प्रयोग गरेर सूत्रहरूको शृङ्खलाको सट्टा तपाईंको नतिजा देखाउने एक प्रभावकारी तरिका हो

2.3.3। सम्पूर्ण पङ्क्तिहरू वा स्तम्भहरू सन्दर्भ नगर्नुहोस्

SUMIF वा VLOOKUP प्रकार्यहरूले सम्पूर्ण स्तम्भ वा पङ्क्तिहरूमा डेटा खोज्छन्। सम्पूर्ण डेटा सन्दर्भ गर्नुको सट्टा, आवश्यक भएमा हामी केवल केही कक्षहरूलाई सन्दर्भ गर्न सक्छौं। लाइक-

प्रयोग गर्नुको सट्टा = SUMIF (A: A, $C4, B: B)

हामी = SUMIF (A1:A50, $C4, B1:B100)

मानौं तपाईंसँग एउटा सूत्र छ जसमा “ =$A$3+$B$3 ” समावेश छ, र तपाईंले त्यो सूत्र पचास कक्षहरूमा प्रतिलिपि गर्नुहुन्छ। यहाँ सेल सन्दर्भहरूको कुल संख्या एक सय हो, अद्वितीय कक्षहरूको संख्या मात्र दुई हो। तर यदि C3 को सूत्र छ जुन =A3+B3 हो, र तपाइँ ती 50 अन्य कक्षहरूमा अद्यावधिक गर्न चाहनुहुन्छ, केवल सेललाई सन्दर्भ गरेर। C3 ती ५० कक्षहरूमा तपाईँले वास्तवमा सन्दर्भको संख्या ५० बनाउन सक्नुहुन्छ, जबकि तपाईँको अघिल्लो सन्दर्भलाई सय कक्षहरू चाहिन्छ।

थप पढ्नुहोस्: कसरी गर्ने पिभोट तालिकासँग एक्सेल फाइल साइज घटाउनुहोस्

२.४. कमान्डिङ एक्सेल म्यानुअल गणना

यसले तपाईंलाई एक्सेलमा छिटो गणना गर्न मद्दत गर्दछ। तर कहिलेकाहीँ ठूला एक्सेल फाइलहरूमा म्यानुअल हिसाबले पनि तपाईँको फाइलको साइज घटाउन मद्दत गर्न सक्छ।

२.५। पिभोट तालिकाहरू अनुकूलन गर्दै

पिभोट तालिकाहरू द्रुत रूपमा डेटा जाँच गर्न वा एक सिंहावलोकन प्राप्त गर्न सिर्जना गरिन्छ। यी पिभोट तालिकाहरूले तपाईंको फाइलको आकार बढाउन सक्छ यदि तपाईंलाई तिनीहरूको आवश्यकता छैन भने। यदि तपाइँलाई तपाइँको अर्को गणनामा तपाइँको पिभोट तालिकाहरू आवश्यक पर्दैन भने, तपाइँ निम्न चरणहरू गर्न सक्नुहुन्छ।

• फाइलसँग स्रोत डेटा बचत नगर्नुहोस्।
• दायाँ क्लिक गर्नुहोस् पिभोट तालिकामा र त्यसपछि पिभोट तालिका विकल्पहरू मा क्लिक गर्नुहोस्।
• डेटा ट्याबमा ' फाइलसँग स्रोत डेटा बचत गर्नुहोस् बाट टिक हटाउनुहोस्। '।

२.६। तस्विरहरूसँग एक्सेल फाइल साइज घटाउनुहोस्

कहिलेकाहीँ तपाईंले एक्सेल कार्यपत्रमा चित्रहरू थप्दा एक्सेलको फाइल आकार स्वतः बढ्छ। तपाईले एक्सेल बाहिर वा एक्सेल भित्र चित्रको साइज घटाउन सक्नुहुन्छ। यदि तपाइँ यसलाई एक्सेल भित्र गर्न चाहनुहुन्छ भने, चित्र चयन गर्नुहोस् र माउस बटनमा दायाँ क्लिक गर्नुहोस्, र साइज र गुणहरू चयन गर्नुहोस्।

A ढाँचा चित्र विन्डो दायाँ तिर खुल्नेछएक्सेल कार्यपत्रको। अब तपाईँले आफ्नो तस्विरको उचाइ र चौडाइ म्यानुअल रूपमा चयन गर्न सक्नुहुन्छ।

तपाईँले एक्सेल बाहिर आफ्नो तस्बिर म्यानुअल रूपमा रिसाइज गर्न सक्नुहुन्छ। त्यसो गर्नका लागि त्यहाँ धेरै प्रक्रियाहरू छन्।

थप पढ्नुहोस्: तस्बिरहरूको साथ एक्सेल फाइल साइज कसरी घटाउने (२ सजिलो तरिका)

3. नखोइकनै एक्सेल फाइल साइज घटाउनुहोस्

यो सधैं फाइल खोल्न वा फाइल डाटा मेटाउन आवश्यक छैन। एक्सेलले तपाईंलाई फाइल नखोलिकनै फाइल साइज घटाउन अनुमति दिन्छ।

३.१. फाइल गुणहरूबाट फाइल ढाँचा

एक्सेलमा सबै कार्यहरू गरिसकेपछि फाइल गुणहरूबाट एक्सेल फाइलको साइज कम्प्याक्ट गर्न सजिलो हुन्छ। यो विन्डोज सुविधा हो र एक्सेलसँग सीधा सम्बन्धित छैन। प्रक्रिया तल दिइएको छ।

• फाइलमा दायाँ क्लिक गर्नुहोस्।
• गुणहरू चयन गर्नुहोस्।
• अर्को उन्नत बटन चयन गर्नुहोस्।
• अन्तमा , "डिस्क स्पेस बचत गर्न सामग्री कम्प्रेस गर्नुहोस्" चयन गर्नुहोस् र ठीक थिच्नुहोस्।

थप पढ्नुहोस्: कसरी एक्सेल फाइल साइज नखोल्न (सजिलो चरणहरू सहित)

३.२. ZIP/RAR मा एक्सेल फाइल कम्प्रेस गर्नुहोस्

धेरै शब्द प्रशोधन कागजातहरू विभिन्न संकुचित उपकरणहरू प्रयोग गरेर तिनीहरूको मूल आकारको 10 प्रतिशतमा कम्प्रेस गर्न सकिन्छ। फाइलहरूलाई कम्प्रेस गरेर साझेदारी गर्न यो राम्रो अभ्यास हो। यसले फाइलको साइज मात्र घटाउँदैन तर फाइललाई भाइरसबाट सुरक्षित पनि बनाउँछ। यहाँ हामीले फाइल कम्प्रेस गर्न WinRAR प्रयोग गर्नेछौं। प्रक्रिया तल दिइएको छ।

• तपाईँको फाइलमा दायाँ क्लिक गर्नुहोस्।
• थिच्नुहोस् अभिलेखमा थप्नुहोस् ।
• एक संवाद बक्स आउनेछ। RAR/ZIP लाई संग्रह ढाँचा को रूपमा छनोट गर्न।

• एक संवाद बाकस आउनेछ। RAR/ZIP लाई संग्रह ढाँचा को रूपमा छनोट गर्न।

थप पढ्नुहोस्: कसरी एक्सेल फाइललाई जिपमा कम्प्रेस गर्ने (२ उपयुक्त तरिकाहरू)

निष्कर्ष

धेरै मानिसहरूलाई सानो आकारका फाइलहरू साझेदारी गर्न सजिलो लाग्छ। हामीले देख्न सक्छौं कि त्यहाँ गर्ने धेरै तरिकाहरू छन्। फाईल साइज कम्प्रेस गर्नाले एक्सेल गणनाको गति बढाउन सजिलो बनाउँछ। हामी यी प्रविधिहरू अलग वा सँगै हाम्रो फाइल आकार घटाउन प्रयोग गर्न सक्छौं।