Ravnanje z veliko datoteko je pomembno, saj prenos zahteva veliko časa. Odpiranje velike datoteke traja predolgo. Vsaka sprememba v veliki datoteki zahteva veliko časa za posodobitev. Zato je pomembno zmanjšati velikost datoteke. V tem članku si bomo ogledali kako zmanjšati/zgoščati velikost datoteke Excel Za to obstaja več načinov. Tu bomo izbrali najboljše možnosti.

V naši analizi smo uporabili vzorčne podatke o prodaji v veleblagovnicah. Vzorec smo prenesli s te povezave //community.tableau.com/docs/DOC-1236.

Velikost izvirne datoteke tega vzorca je 3.191 KB .

3 vrhunske metode za zmanjšanje/ stisnitev velike datoteke Excel

V tem razdelku bomo razpravljali o 3 preizkušenih metodah za zmanjšanje/ stisnitev velike velikosti datoteke Excel. Preverite jih zdaj!

1. Brisanje podatkov za zmanjšanje velikosti datoteke

Obstaja več primerov, v katerih nimate druge možnosti, kot da izbrišete podatke ali jih formatirate. Tu jih bomo obravnavali.

1.1. Brisanje/izbris praznih celic v programu Excel

Ko dokončate nalogo v delovnem zvezku programa Excel, je v delovnem zvezku veliko neuporabljenih celic, ki niso uporabne. Včasih v teh neuporabljenih celicah pomotoma izvedete nekaj oblikovanja, kar dejansko poveča velikost datoteke. Če odstranite oblikovanje iz teh praznih celic, zmanjšate velikost datoteke.

• Če želite izbrati celotne prazne celice, kliknite CTRL+Shift+ ↓+ → skupaj. Znaki puščic označujejo, kam želite postaviti ukaz.

• Ko izberete prazne celice, v Domov v zavihku Jasno pritisnite možnost Počisti vse. To bo očistilo celice .

To lahko storite tudi na drug način.

• Na Domov zavihek, pritisnite Poišči & amp; Izberite in nato pritisnite Pojdi na poseben program.

• Odprlo se bo Pojdi na poseben pogovorno okno. V tem oknu označite Prazni deli in pritisnite V REDU. To bo samodejno poiskalo prazna območja v delovnem zvezku Excel-a. Nato počistite prazne celice, kot smo to storili prej.

Preberite več: Kako zmanjšati velikost Excelove datoteke brez brisanja podatkov (9 hitrih nasvetov)

1.2. Preverjanje in brisanje nepotrebnih skritih celic

Včasih so nepotrebne skrite celice razlog za večje datoteke Excel-a. Morda ste nehote skrili nekaj vrstic ali stolpcev delovnega lista Excel, na katerem delate. Nenadoma ugotovite, da vaša datoteka vsebuje nekaj skritih elementov, ki jih ne potrebujete. Vse, kar lahko storite, je, da odstranite vrstice in stolpce delovnega lista Excel in preverite, ali jih potrebujete ali ne. Če jih ne potrebujete, jih preprosto odstranite.vse.

Preberite več: Kako stisniti Excelovo datoteko za e-pošto (13 hitrih metod)

2. Zmanjšanje velikosti datoteke brez brisanja podatkov

Včasih vam za zmanjšanje velikosti datoteke Excel ni treba izbrisati podatkov ali oblikovanja datoteke. Samo z uporabo nekaterih tehnik lahko zmanjšate velikost datoteke.

2.1 Shranjevanje datoteke v Excelovi binarni obliki

Shranjevanje datoteke Excel iz ( .xlsx ) v Excelovo binarno obliko ( .xlsb ) zmanjša velikost datoteke za približno 40% To je najlažji in najučinkovitejši način za zmanjšanje velikosti datoteke. Postopek je opisan spodaj.

• Najprej shranite vzorčno datoteko Excel v ( .xlsx ) v določeni mapi.

• Nato isto datoteko shranite v ( .xlsb ) v isto mapo, v katero ste shranili prejšnjo ( .xlsx ) oblikovana datoteka.

• Zdaj sta obe datoteki shranjeni v istem imeniku.
• Tu bomo preverili velikost datoteke ( .xlsb ) in jo primerjajte z datoteko ( .xlsx ), ne glede na to, ali je zmanjšan ali ne.

Vidimo lahko, da je ( .xlsb ) vsebuje 1.666 KB kjer je ( .xlsx ) vsebuje 3.191 KB . Tako se velikost datoteke močno zmanjša.

Prednosti in slabosti Excelove binarne delovne knjige

Med shranjevanjem datoteke v (. xlsb ), ne smete pozabiti, da ima shranjevanje Excelove delovne knjižice v binarni obliki, tako kot vse drugo, nekaj prednosti in slabosti.

Prednosti

• Excelova binarna datoteka pri shranjevanju porabi občutno manj prostora kot ( .xlsx ) datoteke.
• Nalaganje binarnih podatkov je hitrejše od razčlenjevanja besedila ( .xml ) ali ( .xlsx ) datoteke.
• Makroji, VBA koda je v celoti podprta.

Proti

• Sprememba traku ni dovoljena za ( .xlsb ). Pretvoriti morate nazaj v
• ( .xlsm )
• , opravite spremembe na traku in se nato vrnite na ( .xlsb ).
• Ni združljiv z Excel 2003 in prejšnje različice.
• ( .xlsb ) je binarni datotečni format, za razliko od odprtega ( .xml ), ( .xlsx ) in ( .xlsm ). Zato pogosto ne boste videli svojih datotek ( .xlsb ), ki delujejo povsod.

Zato bodite previdni pri shranjevanju datoteke v binarni obliki. Zagotovo lahko to storite, če je prednost, ki jo zagotavlja, veliko večja od slabosti.

Preberite več: Kako stisniti Excelovo datoteko, večjo od 100 MB (7 uporabnih načinov)

2.2 Preverjanje pogojnega oblikovanja

V programu Excel, Pogojno oblikovanje vizualizira podatke in olajša razumevanje delovnega lista. Toda včasih se pri uporabi pogojnega oblikovanja zmotimo. Včasih oblikujemo celoten list ali celotno skupino vrstic ali stolpcev. Da bi napako zmanjšali, lahko gremo v Pogojno oblikovanje> Upravljanje pravil in preverite obseg celic vsakega od pravil. Če v delovnem zvezku programa Excel nekako uporabimo pogojno oblikovanje in nenadoma ugotovimo, da tega ne potrebujemo, lahko ponovno razveljavimo pogojno oblikovanje tako, da počistimo pravila iz celotnega delovnega lista.

Preberite več: Kako ugotoviti, kaj je vzrok za veliko velikost datoteke Excel

2.3 Optimizacija Excelovih formul

Poleg neposrednega zmanjšanja velikosti datoteke lahko optimiziramo Excelove formule, tako da je izračun hitrejši in se zmanjša velikost datoteke. Za to obstaja veliko načinov.

2.3.1. Izogibajte se uporabi hlapnih formul

V Excelu je sedem nestabilnih funkcij, ki so RAND , ZDAJ , DANES , OFFSET , CELL , INDIREKTNO in INFO Te formule se preračunajo vsakič, ko pride do spremembe v Excelovi datoteki. Če ima vaš delovni list veliko spremenljivih formul, so izračuni počasni, zato se poveča velikost datoteke. Rešitev je torej preprosta, izogibati se moramo uporabi spremenljivih formul. Za spremenljive formule obstaja nekaj alternativ, ki so navedene spodaj

• Namesto OFFSET lahko uporabimo funkcijo INDEX .
• V delovnem listu INDEX lahko uporabite tako, da namesto črk uporabite številke stolpcev, ki nadomeščajo INDIREKTNO funkcije.
• Ni druge možnosti za ZDAJ in . DANES funkcije. Toda VBA jih je mogoče nadomestiti s kodo.

Kot za Zdaj funkcij, lahko uporabimo-

 Private Sub Workbook_Open () Range("A1"). Value = Time End Sub 

Za DANES funkcij lahko uporabimo

 Private Sub Workbook_Open () Range("A1"). Value = Date End Sub 

• Spletna stran RAND funkcije večinoma niso potrebne. Če pa potrebujemo novo naključno število, lahko uporabimo funkcijo VBA funkcijo za njegovo ustvarjanje.

 Private Sub Workbook_Open () Range("A1"). Value = Rnd () End Sub 

• INFO in . CELL nista posebno pogosti formuli. Zagotavljata informacije o stanju sistema, delovnega zvezka in celice. Namesto njune uporabe lahko uporabimo referenčno številko poti do datoteke ali barvo celice z uporabo VBA .

2.3.2. Uporaba vrtilnih tabel ali Excelovih tabel

Namesto vrste formul je uporaba Pivotovih tabel ali Excelovih tabel učinkovit način za prikaz rezultatov.

2.3.3 Izogibajte se sklicevanju na celotne vrstice ali stolpce

Spletna stran SUMIF ali VLOOKUP funkcije iščejo podatke v celotnih stolpcih ali vrsticah. Namesto sklicevanja na celotne podatke se lahko po potrebi sklicujemo le na nekaj celic.

Namesto uporabe = SUMIF (A: A, $C4, B: B)

Uporabimo lahko = SUMIF (A1:A50, $C4, B1:B100)

Pri tem imamo v mislih 1. 50 celice stolpca A .

2.3.4. Izogibanje ponavljajočim se izračunom

Recimo, da imate formulo, ki vsebuje " =$A$3+$B$3 " in to formulo kopirate v petdeset celic. V tem primeru je skupno število sklicev na celice sto, čeprav je število edinstvenih celic le dve. C3 ima formulo, ki je =A3+B3 in jih želite posodobiti v 50 drugih celicah samo s sklicevanjem na celico C3 v teh 50 celicah lahko dejansko naredite 50 referenčnih številk, medtem ko je prejšnje sklicevanje zahtevalo sto celic.

Preberite več: Kako zmanjšati velikost Excelove datoteke s preglednico Pivot

2.4. Ročni izračun v programu Excel

To vam dejansko pomaga pri hitrejšem izračunavanju v Excelu. Včasih pa lahko pri velikih datotekah Excel z ročnimi izračuni tudi zmanjšate velikost datoteke.

2.5. Prilagajanje vrtilnih tabel

Pivotne tabele so ustvarjene za hitro preverjanje podatkov ali pridobivanje pregleda. Te vrtilne tabele lahko povečajo velikost datoteke, če jih ne potrebujete več. Če v naslednjih izračunih ne potrebujete vrtilnih tabel, lahko naredite naslednje korake.

• Izvornih podatkov ne shranite skupaj z datoteko.
• Z desno tipko miške kliknite tabelo Pivot in nato kliknite na Možnosti vrtilne tabele .
• Na Podatki tab odstranite kljukico s seznama ' Shranjevanje izvornih podatkov z datoteko '.

2.6. Zmanjšajte velikost Excelove datoteke s slikami

Včasih se pri dodajanju slik v delovni list programa Excel velikost datoteke programa Excel samodejno poveča. Velikost slike lahko zmanjšate zunaj programa Excel ali v programu Excel. Če želite to storiti v programu Excel, izberite sliko in kliknite z desno tipko miške ter izberite Velikost in lastnosti .

A Format Slika Na desni strani delovnega lista Excel se bo odprlo okno. Zdaj lahko ročno izberete višino in širino slike.

Velikost slike lahko ročno spremenite zunaj programa Excel. Za to obstaja veliko postopkov.

Preberite več: Kako zmanjšati velikost Excelove datoteke s slikami (2 preprosta načina)

3. Zmanjšajte velikost Excelove datoteke brez odpiranja

Datoteke ni treba vedno odpreti ali izbrisati podatkov v njej. Excel vam omogoča zmanjšanje velikosti datoteke, ne da bi jo sploh odprli.

3.1 Oblikovanje datoteke iz lastnosti datoteke

Ko opravite vsa opravila v Excelu, je lažje zgoščati velikost datoteke Excel iz lastnosti datoteke. To je funkcija sistema Windows in ni neposredno povezana z Excelom. Postopek je naveden spodaj.

• Z desno tipko miške kliknite na datoteko.
• Izberite Lastnosti.
• Nato izberite gumb Napredno.
• Na koncu izberite možnost "Stisni vsebino, da prihraniš prostor na disku" in pritisnite OK.

Preberite več: Kako zmanjšati velikost Excelove datoteke brez odpiranja (z enostavnimi koraki)

3.2. Stisnite Excelovo datoteko v ZIP/RAR

Številne dokumente za obdelavo besed lahko z uporabo različnih orodij za stiskanje stisnemo na 10 odstotkov njihove prvotne velikosti. Dobra praksa je, da se datoteke delijo tako, da se stisnejo. S tem se ne zmanjša le velikost datoteke, ampak je tudi zaščitena pred virusi. Tu bomo uporabili WinRAR za stiskanje datoteke. Postopek je opisan spodaj.

• Z desno tipko miške kliknite datoteko.
• Pritisnite Dodaj v arhiv .
• Pojavilo se bo pogovorno okno za izbiro RAR/ZIP kot Arhivski format .

• Pojavilo se bo pogovorno okno za izbiro RAR/ZIP kot Arhivski format .

Preberite več: Kako stisniti Excelovo datoteko v Zip (2 primerna načina)

Zaključek

Večini ljudi je enostavno deliti datoteke majhnih velikosti. Kot lahko vidimo, obstaja veliko metod za to. Stiskanje velikosti datoteke olajša tudi pospešitev izračuna v programu Excel. Te tehnike lahko uporabljamo ločeno ali skupaj, da zmanjšamo velikost datoteke.