Rukovanje velikom datotekom je važno jer je za prijenos potrebno puno vremena. Za otvaranje velike datoteke potrebno je previše vremena. Za ažuriranje bilo kakve promjene u velikoj datoteci potrebno je dugo vremena. Dakle, smanjenje veličine datoteke je važno. U ovom ćemo članku vidjeti kako smanjiti/komprimirati veličinu Excel datoteke . Postoje mnoge metode za to. Ovdje ćemo odabrati najbolje opcije.

U našoj analizi koristimo uzorke podataka o prodaji u supertrgovinama. Uzorak je preuzet s ove veze //community.tableau.com/docs/DOC-1236.

Izvorna veličina datoteke ovog uzorka je 3,191 KB .

3 najbolje metode za smanjenje/sažimanje velike Excel datoteke

U ovom odjeljku raspravljat ćemo o 3 provjerene metode za smanjenje/sažimanje velike Excel datoteke. Provjerite ih sada!

1. Brisanje podataka radi smanjenja veličine datoteke

Postoji nekoliko slučajeva u kojima nemate druge mogućnosti nego izbrisati podatke ili format. Ovdje ćemo raspravljati o njima.

1.1. Brisanje/čišćenje praznih ćelija u Excelu

Nakon što dovršite zadatak u Excel radnoj knjizi, ima toliko neiskorištenih ćelija koje nemaju nikakve koristi u vašoj radnoj knjizi. Ponekad slučajno napravite formatiranje u tim neiskorištenim ćelijama što zapravo povećava veličinu datoteke. Uklanjanje oblikovanja iz ovih praznih ćelija smanjuje veličinu vaše datoteke.

• Ako želite odabrati cijele prazne ćelije samo kliknite CTRL+Shift+ ↓+ → zajedno.Znakovi strelica pokazuju gdje želite staviti svoju naredbu.

• Nakon odabira praznih ćelija, na kartici Početna na opciju Clear pritisnite Clear all. Ovo će obrisati ćelije .

Postoji drugi način za to.

• Na kartici Početna pritisnite Pronađi & Odaberite i zatim pritisnite Idi na posebno.

• Otvorit će se dijaloški okvir Idi na poseban . U tom okviru označite Prazna mjesta i pritisnite OK. Ovo će automatski pronaći prazna područja vaše Excel radne knjige. Nakon toga obrišite prazne ćelije kao što smo učinili ranije.

Pročitajte više: Kako smanjiti veličinu Excel datoteke bez brisanja podataka (9 brzih savjeta)

1.2. Provjerite i izbrišite nepotrebne skrivene ćelije

Ponekad su nepotrebne skrivene ćelije razlog za veće Excel datoteke. Možete slučajno sakriti neke retke ili stupce Excel radnog lista na kojem radite. Odjednom shvatite da vaša datoteka sadrži neke skrivene elemente koji vam nisu potrebni. Sve što možete učiniti je otkriti retke i stupce Excel radnog lista i vidjeti trebaju li vam ili ne. Ako ih ne trebate, jednostavno ih sve izbrišite.

Pročitajte više: Kako komprimirati Excel datoteku za e-poštu (13 brzih metoda )

2. Smanjite veličinu datoteke bez brisanja podataka

Ponekad ne morate brisati podatke datotekeili formatiranje za smanjenje veličine Excel datoteke. Samo primjenom nekih tehnika smanjit ćete veličinu datoteke.

2.1. Spremanje datoteke u Excel binarnom formatu

Spremanje Excel datoteke iz ( .xlsx ) formata u Excel binarni format ( .xlsb ) smanjuje veličinu vaše datoteke za oko 40% . Ovo je najlakši i najučinkovitiji način smanjenja veličine datoteke. Postupak je naveden u nastavku.

• Prije svega, spremite oglednu Excel datoteku u ( .xlsx ) formatu u određenu mapu.

• Zatim spremite istu datoteku u ( .xlsb ) formatu u istu mapu u kojoj ste spremili prethodnu ( .xlsx ) formatirana datoteka.

• Sada su dvije datoteke spremljene u isti direktorij.
• Ovdje ćemo provjeriti datoteku veličinu datoteke ( .xlsb ) i usporedite je s formatom ( .xlsx ) je li smanjen ili ne.

Možemo vidjeti da datoteka ( .xlsb ) sadrži 1,666 KB gdje datoteka ( .xlsx ) sadrži 3,191 KB . Dakle, veličina datoteke je u velikoj mjeri smanjena.

Prednosti i mane binarne radne knjige programa Excel

Dok spremate datoteku u (. xlsb ) formatu, trebate imati na umu jednu stvar, a to je da, kao i sve, spremanje Excel radne knjige u binarnom formatu donosi neke prednosti i mane.

Prednosti

• Excel binarna datoteka koristi znatno manje prostora tijekom spremanja od ( .xlsx )datoteke.
• Učitavanje binarnih podataka je brže od raščlanjivanja tekstualnih ( .xml ) datoteka ili ( .xlsx ) datoteka.
• Makronaredbe, VBA kod je u potpunosti podržan.

Protiv

• Nije dopuštena modifikacija vrpce za ( .xlsb ) formata. Morate pretvoriti natrag u
• ( .xlsm )
• , izvršiti promjene na traci, a zatim natrag u ( .xlsb ).
• Nije kompatibilan s Excel 2003 i prethodnim verzijama.
• ( .xlsb ) je binarni format datoteke, za razliku od otvorenog  ( .xml ), ( .xlsx ) i  ( .xlsm ) datoteke. Zbog toga često nećete svugdje vidjeti da vaše  ( .xlsb ) datoteke rade.

Dakle, budite oprezni dok spremate datoteku u binarnom formatu. Sigurno to možete učiniti kada je prednost koju pruža mnogo veća od nedostataka.

Pročitajte više: Kako komprimirati Excel datoteku veću od 100 MB (7 korisnih načina)

2.2. Provjera uvjetnog oblikovanja

U Excelu, Uvjetno oblikovanje vizualizira podatke i čini radni list lakšim za razumijevanje. Ali ponekad griješimo dok primjenjujemo uvjetno oblikovanje. Ponekad primjenjujemo oblikovanje na cijeli list ili cijelu grupu redaka ili stupaca. Kako bismo smanjili pogrešku, možemo ići na Uvjetno oblikovanje > Upravljajte pravilima i provjerite raspon ćelija svakog od pravila. Opet ako nekako primijenimo uvjetno oblikovanje u Excel radnoj knjizi i odjednom shvatimo da nam ne trebada možemo poništiti uvjetno oblikovanje brisanjem pravila s cijelog radnog lista.

Pročitajte više: Kako odrediti što uzrokuje veliki Excel Veličina datoteke

2.3. Optimiziranje formula programa Excel

Osim izravnog smanjenja veličine datoteke, možemo optimizirati formule programa Excel tako da se izračun može izvršiti brže, a time i veličina datoteke. Postoji toliko mnogo načina za to.

2.3.1. Izbjegavajte korištenje nestabilnih formula

Postoji sedam nestabilnih funkcija u Excelu koje su RAND , NOW , TODAY , OFFSET , CELL , INDIRECT i INFO . Ove se formule ponovno izračunavaju kad god dođe do promjene u Excel datoteci. Ako vaš radni list ima mnogo nestabilnih formula, onda izračuni postaju spori pa se veličina datoteke povećava. Dakle, rješenja su jednostavna, trebali bismo izbjegavati korištenje isparljivih formula. Postoje neke alternative za isparljive formule. Dani su u nastavku

• Umjesto funkcije OFFSET , možemo koristiti INDEX .
• Unutar radnog lista INDEX može se koristiti pomoću brojeva stupaca umjesto slova za zamjenu INDIRECT funkcija.
• Nema alternative za SADA i DANAS funkcije. Ali VBA kod se može koristiti za njihovu zamjenu.

Kao za Now funkcije, možemo koristiti-

5964

Za DANAS funkcionira koje možemokoristiti

1712

• Funkcije RAND nisu potrebne većinu vremena. Međutim, ako trebamo novi nasumični broj, mogli bismo upotrijebiti VBA funkciju za njegovo generiranje.

5491

• INFO i CELL nisu osobito uobičajene formule. Oni pružaju informacije o sustavu, radnoj knjizi i statusu ćelije. Umjesto da ih koristimo, možemo koristiti put datoteke ili referentni broj boje ćelije koristeći VBA .

2.3.2. Koristite zaokretne tablice ili Excel tablice

Umjesto niza formula korištenje zaokretnih tablica ili Excel tablica učinkovit je način za prikazivanje rezultata

2.3.3. Izbjegavajte pozivanje na cijele retke ili stupce

Funkcije SUMIF ili VLOOKUP traže podatke u cijelim stupcima ili retcima. Umjesto pozivanja na cjelokupne podatke, po potrebi se možemo pozvati na samo nekoliko ćelija. Kao-

Umjesto upotrebe = SUMIF (A: A, $C4, B: B)

Možemo koristiti = SUMIF (A1:A50, $C4, B1:B100)

Ovdje mislimo na 1. 50 ćelija stupca A .

2.3.4. Izbjegavajte ponovljene izračune

Recimo da imate formulu koja sadrži " =$A$3+$B$3 ", i kopirate tu formulu u pedeset ćelija. Ovdje je ukupan broj referenci ćelija stotinu, unatoč tome što je broj jedinstvenih ćelija samo dvije. Ali ako C3 ima formulu koja glasi =A3+B3 , a želite ih ažurirati na 50 drugih ćelija, samo pozivanjem na ćeliju C3 u tih 50 ćelija zapravo možete napraviti referentni broj 50, dok je vaše prethodno referenciranje zahtijevalo sto ćelija.

Pročitajte više: Kako Smanjite veličinu Excel datoteke pomoću zaokretne tablice

2.4. Zapovijedanje Excelovim ručnim izračunom

Ovo vam zapravo pomaže da brže računate u Excelu. Ali ponekad vam ručni izračuni u velikim Excel datotekama također mogu pomoći da smanjite veličinu datoteke.

2.5. Prilagodba zaokretnih tablica

Zaokretne tablice stvorene su za brzu provjeru podataka ili dobivanje pregleda. Ove zaokretne tablice mogu povećati vašu datoteku ako vam više ne trebaju. Ako vam zaokretne tablice nisu potrebne u sljedećim izračunima, možete učiniti sljedeće korake.

• Nemojte spremati izvorne podatke s datotekom.
• Kliknite desnom tipkom miša na zaokretnoj tablici, a zatim kliknite na Opcije zaokretne tablice .
• Na kartici Podaci uklonite kvačicu s ' Spremi izvorne podatke s datotekom '.

2.6. Smanjite veličinu datoteke programa Excel pomoću slika

Ponekad kada dodate slike na radni list programa Excel, veličina datoteke programa Excel se automatski povećava. Možete smanjiti veličinu slike izvan programa Excel ili unutar programa Excel. Ako to želite učiniti unutar Excela, odaberite sliku i kliknite desnom tipkom miša te odaberite Veličina i svojstva .

A <1 Na desnoj strani otvorit će se prozor>Format Picture radnog lista programa Excel. Sada možete ručno odabrati visinu i širinu svoje slike.

Možete ručno promijeniti veličinu svoje slike izvan programa Excel. Postoji toliko mnogo postupaka za to.

Pročitajte više: Kako smanjiti veličinu Excel datoteke sa slikama (2 laka načina)

3. Smanjite veličinu Excel datoteke bez otvaranja

Nije uvijek potrebno otvoriti datoteku ili izbrisati podatke datoteke. Excel vam omogućuje smanjenje veličine datoteke bez otvaranja datoteke.

3.1. Formatiranje datoteke iz svojstava datoteke

Nakon što obavite sve zadatke u Excelu, lakše je sažeti veličinu Excel datoteke iz svojstava datoteke. To je Windows značajka i nije izravno povezana s Excelom. Postupak je naveden u nastavku.

• Desnom tipkom miša kliknite datoteku.
• Odaberite Svojstva.
• Dalje odaberite gumb Napredno.
• Na kraju , odaberite “komprimiraj sadržaj za uštedu prostora na disku” i pritisnite OK.

Pročitajte više: Kako smanjiti veličinu Excel datoteke bez otvaranja (uz jednostavne korake)

3.2. Komprimirajte Excel datoteku u ZIP/RAR

Mnogi dokumenti za obradu riječi mogu se komprimirati na 10 posto svoje izvorne veličine korištenjem različitih komprimiranih alata. Dobra je praksa dijeliti datoteke tako da ih sažimate. Ne samo da smanjuje veličinu datoteke, već je također čini zaštićenom od virusa. Ovdje ćemo koristiti WinRAR za komprimiranje datoteke. Postupak je naveden u nastavku.

• Desnom tipkom miša kliknite svoju datoteku.
• Pritisnite Dodaj u arhivu .
• Pojavit će se dijaloški okvir do odabira RAR/ZIP kao formata arhive .

• Pojavit će se dijaloški okvir da odaberete RAR/ZIP kao format arhive .

Pročitajte više: Kako komprimirati Excel datoteku u Zip (2 prikladna načina)

Zaključak

Većini ljudi je lako dijeliti datoteke male veličine. Kao što vidimo, postoji mnogo metoda za to. Sažimanje veličine datoteke također olakšava ubrzavanje Excel izračuna. Ove tehnike možemo koristiti zasebno ili zajedno kako bismo smanjili veličinu datoteke.