Робота з великим файлом важлива, оскільки на передачу йде величезна кількість часу. Великий файл займає занадто багато часу на відкриття. Будь-які зміни у великому файлі займають багато часу на оновлення. Отже, зменшення розміру файлу є важливим. У цій статті ми розглянемо як зменшити/стиснути розмір файлу Excel Існує багато способів це зробити, і ми будемо обирати найкращі з них.

У нашому аналізі ми використовуємо вибіркові дані про продажі в супермаркетах. Вибірка була завантажена за цим посиланням //community.tableau.com/docs/DOC-1236.

Оригінальний розмір файлу цього зразка становить 3,191 KB .

3 Найкращі методи зменшення / стиснення великого розміру файлу Excel

У цьому розділі ми розглянемо 3 перевірених способи зменшення/стиснення великих файлів Excel. Давайте перевіримо їх прямо зараз!

1 Видалення даних для зменшення розміру файлу

Існує кілька випадків, коли у вас немає іншого виходу, окрім як видалити дані або формат. Тут ми їх обговоримо.

1.1 Видалення/очищення порожніх клітинок в Excel

Після виконання завдання в книзі Excel залишається багато невикористаних комірок, які не мають ніякої користі у вашій книзі. Іноді ви випадково виконуєте певне форматування в цих невикористаних комірках, що фактично збільшує розмір файлу. Видалення форматування з цих порожніх комірок зменшує розмір файлу.

• Якщо ви хочете виділити всі порожні клітинки, просто натисніть CTRL+Shift+ ↓+ → → разом. Знаки зі стрілками вказують, де ви хочете поставити свою команду.

• Після виділення порожніх клітинок, у вікні Головна сторінка на вкладці Чисто натискання клавіші Зачистити все. Це дозволить очистити клітини .

Є й інший шлях.

• Про це йдеться на Головна сторінка вкладка, Натиснути Знайти та вибрати а потім натисніть Перейдіть до спеціального випуску.

• Відкриється Перейти до спеціальних пропозицій У цьому вікні поставте галочку напроти пункту Заготовки і натисніть ГАРАЗД. Це автоматично знайде порожні області вашої книги Excel. Після цього очистіть порожні клітинки, як ми робили раніше.

Читати далі: Як зменшити розмір файлу Excel без видалення даних (9 порад)

1.2 Перевірка та видалення непотрібних прихованих комірок

Іноді непотрібні приховані комірки є причиною збільшення розміру файлів Excel. Ви можете випадково приховати деякі рядки або стовпці робочого аркуша Excel, над яким працюєте. Раптом ви розумієте, що ваш файл містить деякі приховані елементи, які вам не потрібні. Все, що ви можете зробити, це розкрити рядки та стовпці робочого аркуша Excel і подивитися, чи потрібні вони вам чи ні. Якщо вони вам не потрібні, просто видаліть їхвсе.

Читати далі: Як стиснути файл Excel для електронної пошти (13 швидких способів)

2. зменшити розмір файлу без видалення даних

Іноді, щоб зменшити розмір файлу Excel, не потрібно видаляти дані або форматувати файл. Достатньо застосувати деякі прийоми, щоб зменшити розмір файлу.

2.1 Збереження файлу у бінарному форматі Excel

Збереження файлу Excel з ( .xlsx ) у двійковий формат Excel ( .xlsb ) зменшує розмір вашого файлу приблизно на 40% Це найпростіший і найефективніший спосіб зменшити розмір файлу. Процедура наведена нижче.

• Перш за все, збережіть свій зразок файлу Excel у форматі ( .xlsx ) у визначеній папці.

• Потім збережіть цей же файл у папці ( .xlsb ) в тій же папці, в якій ви зберегли попередній ( .xlsx ) відформатований файл.

• Тепер обидва файли зберігаються в одному каталозі.
• Тут ми перевіримо розмір файлу ( .xlsb ) і порівняти його з файлом ( .xlsx ), незалежно від того, зменшується він чи ні.

Ми бачимо, що ( .xlsb ) файл містить 1,666 KB де ( .xlsx ) файл містить 3,191 KB Таким чином, розмір файлу зменшується у великих масштабах.

Бінарна книга Excel за і проти

При збереженні файлу у форматі (. xlsb ), слід мати на увазі, що, як і все, збереження книги Excel у двійковому форматі має свої плюси і мінуси.

Плюси

• Бінарний файл Excel займає помітно менше місця при збереженні, ніж ( .xlsx ) файли.
• Завантаження бінарних даних відбувається швидше, ніж розбір тексту ( .xml ) файли або ( .xlsx ) файли.
• Макроси, VBA повністю підтримується.

Мінуси

• Не допускається модифікація стрічки для ( .xlsb Ви повинні конвертувати назад в
• ( .xlsm )
• , внесіть зміни до стрічки, а потім поверніться до ( .xlsb ).
• Не сумісний з Excel 2003 та попередніх версій.
• ( .xlsb ) є двійковим форматом файлів, на відміну від відкритого ( .xml ), ( .xlsx ), та ( .xlsm Таким чином, ви часто не побачите свої ( .xlsb ) файли працюють скрізь.

Отже, будьте обережні, зберігаючи файл у бінарному форматі. Звісно, це можна робити, коли переваг від цього значно більше, ніж недоліків.

Читати далі: Як стиснути файл Excel більше 100 МБ (7 корисних способів)

2.2 Перевірка умовного форматування

В Excel, Умовне форматування візуалізує дані і робить робочий аркуш більш зрозумілим. Але іноді ми допускаємо помилки при застосуванні умовного форматування. Іноді ми застосовуємо форматування до цілого аркуша або до цілої групи рядків або стовпців. Щоб мінімізувати помилку, ми можемо перейти до Умовне форматування> Керування правилами і перевірити діапазон комірок кожного з правил. Знову ж таки, якщо ми якимось чином застосували умовне форматування в книзі Excel і раптом зрозуміли, що нам це не потрібно, ми можемо скасувати умовне форматування, очистивши правила з усього аркуша.

Читати далі: Як визначити причину великого розміру файлу Excel

2.3 Оптимізація формул Excel

Окрім безпосереднього зменшення розміру файлу, ми можемо оптимізувати формули Excel таким чином, щоб розрахунок виконувався швидше, а отже, розмір файлу можна було б зменшити. Існує дуже багато способів зробити це.

2.3.1 Уникайте використання нестійких формул

В Excel є сім змінних функцій, а саме RAND , ЗАРАЗ , СЬОГОДНІ , OFFSET , CELL , НЕПРЯМИЙ і INFO Ці формули перераховуються при кожній зміні у файлі Excel. Якщо на вашому аркуші багато змінних формул, то обчислення стають повільними, а отже, збільшується розмір файлу. Отже, рішення просте - слід уникати використання змінних формул. Існують деякі альтернативи змінним формулам, які наведені нижче.

• Замість OFFSET функцію, ми можемо використовувати ІНДЕКС .
• У межах робочого аркуша ІНДЕКС можна використовувати, використовуючи для заміни не літери, а номери стовпців НЕПРЯМИЙ функції.
• Альтернативи для ЗАРАЗ і СЬОГОДНІ функції. Але VBA Для їх заміни може бути використаний код.

Як для Зараз функції, які ми можемо використовувати

 Private Sub Workbook_Open () Range("A1"). Value = Time End Sub 

За СЬОГОДНІ функції, які ми можемо використовувати

 Private Sub Workbook_Open () Range("A1"). Value = Date End Sub 

• На сьогоднішній день, на жаль, це не так. RAND не потрібні більшу частину часу. Однак, якщо нам потрібно нове випадкове число, ми можемо використати функцію VBA функцію для його генерації.

 Private Sub Workbook_Open () Range("A1"). Value = Rnd () End Sub 

• INFO і CELL не є особливо поширеними формулами. Вони надають інформацію про стан системи, робочої книги та комірки. Замість них ми можемо використовувати шлях до файлу або номер посилання на колір комірки, використовуючи VBA .

2.3.2 Використання зведених таблиць або таблиць Excel

Замість низки формул використання зведених таблиць або таблиць Excel - ефективний спосіб показати свій результат

2.3.3 Уникайте посилань на цілі рядки або стовпці

На сьогоднішній день, на жаль, це не так. SUMIF або ПЕРЕГЛЯД функції шукають дані у всіх стовпцях або рядках. Замість того, щоб посилатися на всі дані, ми можемо посилатися лише на кілька комірок, якщо це необхідно. Наприклад

Замість того, щоб використовувати = SUMIF (A: A, $C4, B: B)

Ми можемо використовувати SUMIF (A1:A50, $C4, B1:B100)

Тут мається на увазі 1-й 50 комірки стовпчика A .

2.3.4. уникати повторних розрахунків

Припустимо, у вас є формула, яка містить " = $A$3+$B$3 ", і копіюєте цю формулу в п'ятдесят клітинок. Тут загальна кількість посилань на клітинки дорівнює ста, хоча унікальних клітинок всього дві. Але якщо C3 має формулу, яка є =A3+B3 і ви хочете оновити ці дані в 50 інших комірках, просто посилаючись на комірку C3 у цих 50 клітинках ви можете фактично зробити кількість посилань 50, тоді як попереднє посилання вимагало сто клітинок.

Читати далі: Як зменшити розмір файлу Excel за допомогою зведеної таблиці

2.4 Команда ручного розрахунку в Excel

Це дійсно допомагає швидше обчислювати в Excel. Але іноді у великих файлах Excel ручні обчислення також можуть допомогти вам зменшити розмір файлу.

2.5 Налаштування зведених таблиць

Зведені таблиці створюються для швидкої перевірки даних або отримання загального уявлення. Ці зведені таблиці можуть збільшити розмір файлу, якщо вони вам більше не потрібні. Якщо вам не потрібні зведені таблиці в наступних розрахунках, ви можете виконати наступні кроки.

• Не зберігайте вихідні дані разом з файлом.
• Клацніть правою кнопкою миші на зведеній таблиці і виберіть пункт Параметри зведеної таблиці .
• Про це йдеться на Дані на вкладці зніміть галочку з пункту Зберегти вихідні дані файлом '.

2.6 Зменшення розміру файлу Excel за допомогою малюнків

Іноді при додаванні малюнків на аркуш Excel розмір файлу Excel автоматично збільшується. Зменшити розмір малюнка можна за межами Excel або всередині Excel. Якщо ви хочете зробити це всередині Excel, виділіть малюнок і клацніть правою кнопкою миші, а потім виберіть контекстне меню Розмір і властивості .

A Формат зображення у правій частині аркуша Excel відкриється вікно, в якому ви можете вручну вибрати висоту і ширину вашого малюнка.

Ви можете вручну змінити розмір зображення за межами Excel. Існує дуже багато процедур для цього.

Читати далі: Як зменшити розмір файлу Excel за допомогою картинок (2 простих способи)

3 Зменшити розмір файлу Excel без відкриття

Не завжди потрібно відкривати файл або видаляти дані з файлу. Excel дозволяє зменшити розмір файлу, навіть не відкриваючи його.

3.1 Форматування файлу у вікні Властивості файлу

Після виконання всіх завдань в Excel зручніше стиснути розмір файлу Excel у властивостях файлу. Це функція Windows і не має прямого відношення до Excel. Процедура наведена нижче.

• Клацніть по файлу правою кнопкою миші.
• Виберіть Властивості.
• Далі оберіть кнопку Додатково.
• Нарешті, виберіть "стиснути вміст для економії місця на диску" і натисніть OK.

Читати далі: Як зменшити розмір файлу Excel без відкриття (прості кроки)

3.2 Стиснути файл Excel до ZIP/RAR

Багато текстових документів можна стиснути до 10 відсотків від їх початкового розміру за допомогою різних інструментів стиснення. Обмін файлами шляхом їх стиснення - це хороша практика, яка не тільки зменшує розмір файлу, але і робить його захищеним від вірусів. Тут ми будемо використовувати WinRAR Для стиснення файлу необхідно виконати наступну процедуру.

• Клацніть правою кнопкою миші на своєму файлі.
• Преса Додати до архіву .
• З'явиться діалогове вікно для вибору RAR/ZIP в якості Формат архіву .

• З'явиться діалогове вікно для вибору RAR/ZIP в якості Формат архіву .

Читати далі: Як стиснути файл Excel до ZIP (2 відповідні способи)

Висновок

Більшість людей вважають, що легко обмінюватися файлами невеликого розміру. Як ми бачимо, існує багато способів зробити це. Стиснення розміру файлу також полегшує прискорення обчислень в Excel. Ми можемо використовувати ці методи окремо або разом, щоб зменшити розмір файлу.