Manexar un ficheiro grande é importante xa que leva moito tempo a súa transferencia. Un ficheiro grande tarda demasiado en abrirse. Calquera tipo de cambio nun ficheiro grande leva moito tempo actualizarse. Polo tanto, é importante reducir o tamaño do ficheiro. Neste artigo, veremos como reducir/comprimir o tamaño do ficheiro de Excel . Hai moitos métodos para facelo. Elixiremos aquí as mellores opcións.

Na nosa análise, utilizamos datos de mostra de vendas de supermercados. A mostra descargouse desde esta ligazón //community.tableau.com/docs/DOC-1236.

O tamaño do ficheiro orixinal desta mostra é de 3.191 KB .

3 Métodos principais para reducir/comprimir o tamaño de ficheiro Excel grande

Nesta sección, discutiremos 3 métodos comprobados para reducir/comprimir o tamaño de ficheiro Excel grande. Comprobámolos agora!

1. Eliminar datos para reducir o tamaño do ficheiro

Hai varios casos nos que non tes outra opción que eliminar os datos ou o formato. Aquí comentarémolos.

1.1. Eliminar/Borrar celas en branco en Excel

Despois de completar unha tarefa no libro de Excel, hai moitas celas sen usar que non teñen utilidade no seu libro de traballo. Ás veces fai un formato accidentalmente nestas celas non utilizadas, o que realmente aumenta o tamaño do ficheiro. Eliminar o formato destas celas en branco reduce o tamaño do ficheiro.

• Se queres seleccionar todas as celas en branco só tes que premer en CTRL+Maiús+ ↓+ → xuntos.Os signos das frechas indican onde queres poñer o teu comando.

• Despois de seleccionar as celas en branco, na pestana Inicio a opción Borrar prema Borrar todo. Isto borrará as celas .

Hai outra forma de facelo.

• Na pestana Inicio , prema Buscar & Seleccione e, a continuación, prema Ir a especial.

• Abrirase a caixa de diálogo Ir a especial . Nesa caixa, marque Espazos en branco e prema Aceptar. Isto atopará automaticamente as áreas en branco do seu libro de Excel. Despois diso, borre as celas en branco como fixemos anteriormente.

Ler máis: Como reducir o tamaño do ficheiro de Excel sen eliminar datos (9 Consellos rápidos)

1.2. Comproba e elimina celas ocultas innecesarias

Ás veces, as celas ocultas innecesarias son o motivo dos ficheiros de Excel máis grandes. Pode ocultar accidentalmente algunhas filas ou columnas da folla de cálculo de Excel na que está a traballar. De súpeto dás conta de que o teu ficheiro contén algúns elementos ocultos que non necesitas. Todo o que podes facer é mostrar as filas e columnas da folla de cálculo de Excel e ver se as necesitas ou non. Se non os necesitas, elimínaos todos.

Ler máis: Como comprimir ficheiros de Excel para correo electrónico (13 métodos rápidos) )

2. Reducir o tamaño do ficheiro sen eliminar os datos

Ás veces, non é necesario eliminar os datos do ficheiroou formato para reducir o tamaño dun ficheiro de Excel. Só aplicando algunhas técnicas permitirache reducir o tamaño do ficheiro.

2.1. Gardar un ficheiro en formato binario de Excel

Gardar o ficheiro de Excel do formato ( .xlsx ) ao formato binario de Excel ( .xlsb ) reduce o tamaño do ficheiro nun 40 % . Esta é a forma máis sinxela e eficiente de reducir o tamaño do ficheiro. O procedemento indícase a continuación.

• Primeiro de todo, garda o ficheiro de mostra de Excel en formato ( .xlsx ) nun cartafol específico.

• A continuación, garda o mesmo ficheiro en formato ( .xlsb ) no mesmo cartafol no que gardou o anterior ( .xlsx ) con formato.

• Agora, os dous ficheiros gárdanse no mesmo directorio.
• Aquí comprobaremos o ficheiro tamaño do ficheiro ( .xlsb ) e compárao co formato ( .xlsx ), se estea reducido ou non.

Podemos ver que o ficheiro ( .xlsb ) contén 1.666 KB onde o ficheiro ( .xlsx ) contén 3.191 KB . Polo tanto, o tamaño do ficheiro redúcese a gran escala.

Pros e contras de Excel Binary Workbook

Mentres se garda un ficheiro en (. xlsb ), unha cousa que debes ter en conta que, como todo, gardar un libro de Excel en formato binario trae algúns pros e contras.

Pros

• O ficheiro binario de Excel usa notablemente menos espazo mentres garda que ( .xlsx )ficheiros.
• Cargar datos binarios é máis rápido que analizar ficheiros de texto ( .xml ) ou ficheiros ( .xlsx ).
• Macros, <1 O código>VBA é totalmente compatible.

Contra

• Non se permite ningunha modificación da cinta para ( .xlsb ) formatos. Debes converter de novo a
• ( .xlsm )
• , facer cambios na cinta e, a continuación, volver a ( .xlsb ).
• Non é compatible con Excel 2003 e versións anteriores.
• ( .xlsb ) é un formato de ficheiro binario, a diferenza do aberto  ( .xml ), ( .xlsx ) e  ( .xlsm ). Por iso, moitas veces non verás os teus ficheiros  ( .xlsb ) funcionando en todas partes.

Entón, teña coidado ao gardar un ficheiro en formato binario. Seguramente podes facelo cando a vantaxe que proporciona é moito máis que os deméritos.

Ler máis: Como comprimir ficheiros de Excel de máis de 100 MB (7 xeitos útiles)

2.2. Comprobación do formato condicional

En Excel, Formato condicional visualiza os datos e facilita a comprensión dunha folla de traballo. Pero ás veces cometemos erros ao aplicar o formato condicional. Ás veces aplicamos formato a unha folla enteira ou a un grupo enteiro de filas ou columnas. Para minimizar o erro, podemos ir a Formato condicional > Xestione as regras e comproba o intervalo de celas de cada unha das regras. De novo se aplicamos de algunha maneira o formato condicional no libro de Excel e de súpeto nos decatamos de que non o necesitamosque podemos desfacer o formato condicional borrando as regras de toda a folla de traballo.

Ler máis: Como determinar o que está a provocar un Excel grande Tamaño do ficheiro

2.3. Optimización de fórmulas de Excel

Ademais de reducir directamente o tamaño do ficheiro, podemos optimizar as fórmulas de Excel para que o cálculo se poida facer máis rápido, polo que se pode reducir o tamaño do ficheiro. Hai moitas maneiras de facelo.

2.3.1. Evite usar fórmulas volátiles

Hai sete funcións volátiles en Excel que son RAND , AGORA , HOXE , OFFSET , CELULA , INDIRECT e INFO . Estas fórmulas recalcúlanse sempre que hai un cambio no ficheiro Excel. Se a túa folla de traballo ten moitas fórmulas volátiles, os cálculos fanse lentos, polo que aumenta o tamaño do ficheiro. Entón, as solucións son sinxelas, debemos evitar usar fórmulas volátiles. Hai algunhas alternativas ás fórmulas volátiles. Indícanse a continuación

• En lugar da función OFFSET , podemos usar INDEX .
• Dentro dunha folla de traballo INDEX pódese utilizar utilizando números de columna en lugar de letras para substituír as funcións INDIRECTAS .
• Non hai alternativa para AGORA e HOXE funcións. Pero o código VBA pódese usar para substituílos.

Como para as funcións Agora , podemos usar-

4761

Para HOXE funcións que podemosuse

2954

• As funcións RAND non son necesarias a maior parte do tempo. Non obstante, se precisamos un novo número aleatorio, poderiamos usar unha función VBA para xeralo.

1779

• INFO e CELL non son fórmulas especialmente comúns. Ofrecen un sistema, un libro de traballo e información sobre o estado da cela. En lugar de usalos, podemos usar a ruta do ficheiro ou o número de referencia da cor da cela mediante VBA .

2.3.2. Usa táboas dinámicas ou táboas de Excel

En lugar dunha serie de fórmulas usando táboas dinámicas ou táboas de Excel é unha forma eficiente de mostrar o teu resultado

2.3.3. Evite facer referencia a filas ou columnas enteiras

As funcións SUMIF ou BUSCARV buscan datos en columnas ou filas enteiras. En lugar de facer referencia a todos os datos, podemos referirnos só a algunhas celas se é necesario. Como-

En lugar de usar = SUMIF (A: A, $C4, B: B)

Podemos usar = SUMIF (A1:A50, $C4, B1:B100)

Aquí estamos a referirnos ás primeiras 50 celas da Columna A .

2.3.4. Evita cálculos repetidos

Digamos que tes unha fórmula que contén " =$A$3+$B$3 " e copias esa fórmula a cincuenta celas. Aquí o número total de referencias de celas é de cen, a pesar de que o número de celas únicas só é dúas. Pero se C3 ten unha fórmula que é =A3+B3 e queres actualizalas noutras 50 celas, só facendo referencia á cela C3 nesas 50 celas podes facer que o número de referencia sexa 50, mentres que a túa referencia anterior requiría cen celas.

Ler máis: Como Reducir o tamaño do ficheiro de Excel coa táboa dinámica

2.4. Ordenar o cálculo manual de Excel

Isto realmente axúdache a calcular máis rápido en Excel. Pero ás veces, en ficheiros Excel grandes, facer cálculos manuais tamén pode axudarche a reducir o tamaño do teu ficheiro.

2.5. Personalización das táboas dinámicas

Créanse as táboas dinámicas para comprobar rapidamente os datos ou obter unha visión xeral. Estas táboas dinámicas poden aumentar o tamaño do teu ficheiro se xa non as necesitas. Se non precisas das túas táboas dinámicas nos teus próximos cálculos, podes seguir os seguintes pasos.

• Non garde os datos de orixe co ficheiro.
• Fai clic co botón dereito do rato. na táboa dinámica e, a continuación, faga clic en Opcións da táboa dinámica .
• Na pestana Datos elimine a marca de " Gardar datos de orixe co ficheiro '.

2.6. Reducir o tamaño do ficheiro de Excel con imaxes

Ás veces, cando engades imaxes a unha folla de cálculo de Excel, o tamaño do ficheiro de Excel aumenta automaticamente. Pode reducir o tamaño da imaxe fóra de Excel ou dentro de Excel. Se queres facelo en Excel, selecciona a imaxe e fai clic co botón dereito do rato e selecciona Tamaño e propiedades .

A <1 A xanela>Formatear imaxe abrirase no lado dereitoda folla de traballo de Excel. Agora podes seleccionar manualmente o alto e o ancho da túa imaxe.

Podes cambiar o tamaño da túa imaxe manualmente fóra de Excel. Hai tantos procedementos para facelo.

Ler máis: Como reducir o tamaño do ficheiro de Excel con imaxes (2 xeitos sinxelos)

3. Reducir o tamaño do ficheiro de Excel sen abrir

Non sempre é necesario abrir o ficheiro ou eliminar os datos do ficheiro. Excel permítelle reducir o tamaño do ficheiro sen sequera abrir o ficheiro.

3.1. Formatar o ficheiro desde as propiedades do ficheiro

Despois de facer todas as tarefas en Excel, é máis fácil compactar o tamaño dun ficheiro de Excel a partir das propiedades do ficheiro. É unha función de Windows e non está directamente relacionada con Excel. O procedemento indícase a continuación.

• Fai clic co botón dereito sobre o ficheiro.
• Seleccione Propiedades.
• A continuación, seleccione o botón Avanzado.
• Finalmente , seleccione "comprimir contidos para aforrar espazo no disco" e prema Aceptar.

Ler máis: Como reducir o tamaño do ficheiro de Excel sen abrir (con pasos sinxelos)

3.2. Comprimir o ficheiro de Excel a ZIP/RAR

Moitos documentos de procesamento de palabras pódense comprimir ata un 10 por cento do seu tamaño orixinal mediante diferentes ferramentas de compresión. É unha boa práctica compartir ficheiros comprimiéndoos. Non só reduce o tamaño do ficheiro, senón que tamén protexe o ficheiro contra virus. Aquí usaremos WinRAR para comprimir o ficheiro. O procedemento indícase a continuación.

• Fai clic co botón dereito do rato no teu ficheiro.
• Preme Engadir ao arquivo .
• Aparecerá unha caixa de diálogo ata escoller RAR/ZIP como Formato de arquivo .

• Aparecerá unha caixa de diálogo para escoller RAR/ZIP como Formato de arquivo .

Ler máis: Como comprimir o ficheiro de Excel para comprimir (2 xeitos adecuados)

Conclusión

A maioría da xente é fácil compartir ficheiros de pequeno tamaño. Como podemos ver, hai moitos métodos para facelo. Comprimir o tamaño do ficheiro tamén facilita a aceleración do cálculo de Excel. Podemos utilizar estas técnicas por separado ou en conxunto para reducir o tamaño do noso ficheiro.