การจัดการไฟล์ขนาดใหญ่มีความสำคัญเนื่องจากใช้เวลาในการถ่ายโอนมาก ไฟล์ขนาดใหญ่ใช้เวลาในการเปิดนานเกินไป การเปลี่ยนแปลงใด ๆ ในไฟล์ขนาดใหญ่จะใช้เวลานานในการอัปเดต ดังนั้น การลดขนาดไฟล์จึงเป็นสิ่งสำคัญ ในบทความนี้ เราจะดู วิธีย่อ/บีบอัดขนาดไฟล์ Excel มีหลายวิธีในการทำเช่นนั้น เราจะเลือกตัวเลือกที่ดีที่สุดที่นี่

ในการวิเคราะห์ของเรา เราใช้ข้อมูลตัวอย่างของการขายในซุปเปอร์สโตร์ ตัวอย่างถูกดาวน์โหลดจากลิงค์นี้ //community.tableau.com/docs/DOC-1236.

ขนาดไฟล์ต้นฉบับของตัวอย่างนี้คือ 3,191 KB .

3 วิธียอดนิยมในการลด/บีบอัดขนาดไฟล์ Excel ขนาดใหญ่

ในส่วนนี้ เราจะพูดถึง 3 วิธีที่ได้รับการพิสูจน์แล้วในการลด/บีบอัดขนาดไฟล์ Excel ขนาดใหญ่ มาดูกันเลย!

1. การลบข้อมูลเพื่อลดขนาดไฟล์

มีหลายกรณีที่คุณไม่มีตัวเลือกอื่นนอกจากลบข้อมูลหรือรูปแบบ ที่นี่เราจะพูดถึงพวกเขา

1.1. การลบ/ล้างเซลล์ว่างใน Excel

หลังจากที่คุณทำงานในสมุดงาน Excel เสร็จแล้ว มีเซลล์ที่ไม่ได้ใช้มากมายที่ไม่มีประโยชน์ในสมุดงานของคุณ บางครั้งคุณจัดรูปแบบบางอย่างในเซลล์ที่ไม่ได้ใช้เหล่านี้โดยไม่ตั้งใจ ซึ่งจริง ๆ แล้วเป็นการเพิ่มขนาดไฟล์ของคุณ การนำการจัดรูปแบบออกจากเซลล์ว่างเหล่านี้จะลดขนาดไฟล์ของคุณ

• หากคุณต้องการเลือกเซลล์ว่างทั้งหมด ให้คลิก CTRL+Shift+ ↓+ → พร้อมกันเครื่องหมายลูกศรระบุตำแหน่งที่คุณต้องการวางคำสั่ง

• หลังจากเลือกเซลล์ว่างแล้ว ในแท็บ หน้าแรก บน ตัวเลือก ล้าง กด ลบทั้งหมด การดำเนินการนี้จะล้างเซลล์ .

มีวิธีอื่นในการดำเนินการดังกล่าว

• บนแท็บ หน้าแรก ให้กด ค้นหา & เลือก แล้วกด ไปที่แบบพิเศษ

• จะเปิดกล่องโต้ตอบ ไปที่พิเศษ ในช่องนั้น ให้ทำเครื่องหมายที่ ช่องว่าง แล้วกด ตกลง การดำเนินการนี้จะค้นหาพื้นที่ว่างในสมุดงาน Excel ของคุณโดยอัตโนมัติ หลังจากนี้ล้างเซลล์ว่างตามที่เราทำก่อนหน้านี้

อ่านเพิ่มเติม: วิธีลดขนาดไฟล์ Excel โดยไม่ลบข้อมูล (9 เคล็ดลับด่วน)

1.2. ตรวจสอบและลบเซลล์ที่ซ่อนที่ไม่จำเป็น

บางครั้งเซลล์ที่ซ่อนอยู่ที่ไม่จำเป็นเป็นสาเหตุของไฟล์ Excel ที่ใหญ่ขึ้น คุณอาจซ่อนบางแถวหรือบางคอลัมน์ของแผ่นงาน Excel ที่คุณกำลังทำงานอยู่โดยไม่ตั้งใจ ทันใดนั้นคุณก็รู้ว่าไฟล์ของคุณมีองค์ประกอบที่ซ่อนอยู่ซึ่งคุณไม่ต้องการ สิ่งที่คุณทำได้คือเลิกซ่อนแถวและคอลัมน์ของแผ่นงาน Excel แล้วดูว่าคุณต้องการหรือไม่ หากคุณไม่ต้องการ ให้ลบออกทั้งหมด

อ่านเพิ่มเติม: วิธีบีบอัดไฟล์ Excel สำหรับอีเมล (13 วิธีด่วน )

2. ลดขนาดไฟล์โดยไม่ต้องลบข้อมูล

บางครั้ง คุณไม่จำเป็นต้องลบข้อมูลไฟล์หรือการจัดรูปแบบเพื่อลดขนาดของไฟล์ Excel เพียงใช้เทคนิคบางอย่างจะช่วยให้คุณลดขนาดไฟล์ได้

2.1. การบันทึกไฟล์ในรูปแบบไบนารีของ Excel

การบันทึกไฟล์ Excel จากรูปแบบ ( .xlsx ) เป็นรูปแบบไบนารีของ Excel ( .xlsb ) ลด ขนาดไฟล์ของคุณประมาณ 40% นี่เป็นวิธีที่ง่ายและมีประสิทธิภาพที่สุดในการลดขนาดไฟล์ของคุณ ขั้นตอนมีดังต่อไปนี้

• ก่อนอื่น ให้บันทึกไฟล์ Excel ตัวอย่างของคุณในรูปแบบ ( .xlsx ) ในโฟลเดอร์เฉพาะ

• จากนั้น บันทึกไฟล์เดียวกันในรูปแบบ ( .xlsb ) ในโฟลเดอร์เดียวกับที่คุณบันทึกไฟล์ก่อนหน้า ( .xlsx ) ไฟล์ที่จัดรูปแบบแล้ว

• ตอนนี้ ไฟล์ทั้งสองจะถูกบันทึกไว้ในไดเร็กทอรีเดียวกัน
• ที่นี่ เราจะตรวจสอบไฟล์ ขนาดของไฟล์ ( .xlsb ) และเปรียบเทียบกับรูปแบบ ( .xlsx ) ว่ามีขนาดลดลงหรือไม่

เราจะเห็นว่าไฟล์ ( .xlsb ) มี 1,666 KB โดยที่ไฟล์ ( .xlsx ) มี 3,191 KB . ดังนั้น ขนาดไฟล์จะลดลงอย่างมาก

ข้อดีและข้อเสียของสมุดงานไบนารีของ Excel

ขณะบันทึกไฟล์ใน (. xlsb ) สิ่งหนึ่งที่คุณควรระลึกไว้เสมอว่า การบันทึกสมุดงาน Excel ในรูปแบบไบนารี่ก็มีทั้งข้อดีและข้อเสียเช่นเดียวกับทุกสิ่ง

ข้อดี

• ไฟล์ไบนารีของ Excel ใช้พื้นที่น้อยลงอย่างเห็นได้ชัดในขณะที่ประหยัดกว่า ( .xlsx )ไฟล์
• การโหลดข้อมูลไบนารีเร็วกว่าการแยกไฟล์ข้อความ ( .xml ) หรือ ( .xlsx )
• มาโคร รหัส VBA ได้รับการสนับสนุนอย่างเต็มที่

ข้อเสีย

• ไม่อนุญาตให้แก้ไข Ribbon สำหรับ ( .xlsb ) รูปแบบ คุณต้องแปลงกลับเป็น
• ( .xlsm )
• ทำการเปลี่ยนแปลง Ribbon ของคุณ แล้วแปลงกลับเป็น ( .xlsb )
• เข้ากันไม่ได้กับ Excel 2003 และเวอร์ชันก่อนหน้า
• ( .xlsb ) เป็นรูปแบบไฟล์ไบนารี ซึ่งแตกต่างจากรูปแบบเปิด ( .xml ), ( .xlsx ) และไฟล์ ( .xlsm ) ดังนั้น คุณมักจะไม่เห็นไฟล์ ( .xlsb ) ของคุณทำงานได้ทุกที่

ดังนั้น โปรดใช้ความระมัดระวังขณะบันทึกไฟล์ในรูปแบบไบนารี แน่นอนคุณสามารถทำได้เมื่อข้อได้เปรียบที่มีให้นั้นมีมากกว่าข้อเสีย

อ่านเพิ่มเติม: วิธีบีบอัดไฟล์ Excel มากกว่า 100MB (7 วิธีที่เป็นประโยชน์)<2

2.2. การตรวจสอบการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

ใน Excel การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข จะแสดงข้อมูลเป็นภาพและทำให้เวิร์กชีตเข้าใจง่ายขึ้น แต่บางครั้งเราทำผิดพลาดในขณะที่ใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข บางครั้งเราใช้การจัดรูปแบบกับทั้งแผ่นงานหรือทั้งกลุ่มของแถวหรือคอลัมน์ เพื่อลดข้อผิดพลาด เราสามารถไปที่ การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข > จัดการกฎ และตรวจสอบช่วงเซลล์ของแต่ละกฎ อีกครั้งหากเราใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขในสมุดงาน Excel แล้วพบว่าเราไม่ต้องการที่เราสามารถเลิกทำการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขได้โดยการล้างกฎออกจากเวิร์กชีตทั้งหมด

อ่านเพิ่มเติม: วิธีระบุสิ่งที่ทำให้ Excel มีขนาดใหญ่ ขนาดไฟล์

2.3. การปรับสูตร Excel ให้เหมาะสม

นอกเหนือจากการลดขนาดไฟล์โดยตรงแล้ว เรายังสามารถปรับสูตร Excel ให้เหมาะสมเพื่อให้สามารถคำนวณได้เร็วขึ้น ดังนั้นขนาดไฟล์จึงลดลงได้ มีหลายวิธีในการทำเช่นนั้น

2.3.1. หลีกเลี่ยงการใช้สูตรผันผวน

มีฟังก์ชันผันผวนเจ็ดฟังก์ชันใน Excel ซึ่งได้แก่ RAND , NOW , TODAY , OFFSET , เซลล์ , ทางอ้อม และ ข้อมูล สูตรเหล่านี้จะถูกคำนวณใหม่ทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลงในไฟล์ Excel ถ้าเวิร์กชีตของคุณมีสูตรที่ไม่แน่นอนจำนวนมาก การคำนวณจะช้าลง ดังนั้นขนาดไฟล์จึงเพิ่มขึ้น ดังนั้น วิธีแก้ไขง่ายๆ คือ เราควรหลีกเลี่ยงการใช้สูตรระเหยง่าย มีทางเลือกอื่นสำหรับสูตรระเหย ด้านล่าง

• แทนที่จะใช้ฟังก์ชัน OFFSET เราสามารถใช้ INDEX ได้
• ภายในแผ่นงาน INDEX สามารถใช้ฟังก์ชันโดยใช้หมายเลขคอลัมน์แทนตัวอักษรเพื่อแทนที่ฟังก์ชัน INDIRECT
• ไม่มีทางเลือกอื่นสำหรับ NOW และ TODAY ฟังก์ชั่น. แต่สามารถใช้โค้ด VBA เพื่อแทนที่ได้

เช่นเดียวกับฟังก์ชัน ตอนนี้ เราสามารถใช้-

2150

สำหรับ TODAY ฟังก์ชันที่เราทำได้ใช้

3609

• โดยส่วนใหญ่แล้วไม่จำเป็นต้องใช้ฟังก์ชัน RAND อย่างไรก็ตาม หากเราต้องการตัวเลขสุ่มใหม่ เราสามารถใช้ฟังก์ชัน VBA เพื่อสร้างได้

1511

• INFO และ CELL ไม่ใช่สูตรทั่วไปโดยเฉพาะ โดยจะจัดเตรียมระบบ สมุดงาน และข้อมูลสถานะของเซลล์ แทนที่จะใช้ เราสามารถใช้เส้นทางไฟล์หรือหมายเลขอ้างอิงสีของเซลล์โดยใช้ VBA .

2.3.2 ใช้ตาราง Pivot หรือตาราง Excel

แทนชุดสูตร การใช้ตาราง Pivot หรือตาราง Excel เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการแสดงผลลัพธ์ของคุณ

2.3.3 หลีกเลี่ยงการอ้างอิงทั้งแถวหรือคอลัมน์

ฟังก์ชัน SUMIF หรือ VLOOKUP จะค้นหาข้อมูลในคอลัมน์หรือแถวทั้งหมด แทนที่จะอ้างอิงข้อมูลทั้งหมด เราสามารถอ้างอิงเซลล์เพียงไม่กี่เซลล์ได้หากจำเป็น Like-

แทนที่จะใช้ = SUMIF (A: A, $C4, B: B)

เราสามารถใช้ = SUMIF (A1:A50, $C4, B1:B100)

ในที่นี้หมายถึงเซลล์ที่ 1 50 ของคอลัมน์ A .

2.3.4. หลีกเลี่ยงการคำนวณซ้ำ

สมมติว่าคุณมีสูตรที่มี “ =$A$3+$B$3 ” และคุณคัดลอกสูตรนั้นไปยังเซลล์ 50 เซลล์ ในที่นี้ จำนวนการอ้างอิงเซลล์ทั้งหมดคือหนึ่งร้อย แม้ว่าจำนวนเซลล์ที่ไม่ซ้ำกันจะมีเพียงสองเซลล์ก็ตาม แต่ถ้า C3 มีสูตรที่เป็น =A3+B3 และคุณต้องการอัปเดตสูตรเหล่านั้นในเซลล์อื่นๆ อีก 50 เซลล์ เพียงอ้างอิงเซลล์ C3 ใน 50 เซลล์นั้น คุณสามารถสร้างจำนวนการอ้างอิง 50 ได้ ในขณะที่การอ้างอิงก่อนหน้านี้ของคุณต้องใช้เซลล์เป็นร้อยเซลล์

อ่านเพิ่มเติม: วิธีการ ลดขนาดไฟล์ Excel ด้วย Pivot Table

2.4. คำสั่งการคำนวณด้วยตนเองของ Excel

วิธีนี้ช่วยให้คุณคำนวณได้เร็วขึ้นใน Excel แต่บางครั้งการคำนวณด้วยตนเองในไฟล์ Excel ขนาดใหญ่ก็สามารถช่วยลดขนาดไฟล์ได้เช่นกัน

2.5. การปรับแต่ง Pivot Tables

Pivot Tables สร้างขึ้นเพื่อตรวจสอบข้อมูลหรือดูภาพรวมได้อย่างรวดเร็ว ตารางเดือยเหล่านี้อาจเพิ่มขนาดไฟล์ของคุณหากคุณไม่ต้องการอีกต่อไป หากคุณไม่ต้องการใช้ตาราง Pivot ในการคำนวณครั้งต่อไป คุณสามารถทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

• อย่าบันทึกข้อมูลต้นฉบับด้วยไฟล์
• คลิกขวา บน Pivot Table จากนั้นคลิกที่ Pivot Table Options .
• บนแท็บ Data ให้เอาเครื่องหมายถูกออกจาก ' Save source data with file '.

2.6. ลดขนาดไฟล์ Excel ด้วยรูปภาพ

บางครั้ง เมื่อคุณเพิ่มรูปภาพลงในแผ่นงาน Excel ขนาดไฟล์ของ Excel จะเพิ่มขึ้นโดยอัตโนมัติ คุณสามารถลดขนาดของรูปภาพภายนอก Excel หรือภายใน Excel ได้ หากคุณต้องการทำภายใน Excel ให้เลือกรูปภาพและคลิกขวาที่ปุ่มเมาส์ แล้วเลือก ขนาดและคุณสมบัติ .

A <1 หน้าต่าง>จัดรูปแบบรูปภาพ จะเปิดขึ้นทางด้านขวาของแผ่นงาน Excel ตอนนี้คุณสามารถเลือกความสูงและความกว้างของรูปภาพได้ด้วยตนเอง

คุณสามารถปรับขนาดรูปภาพของคุณด้วยตนเองนอก Excel มีขั้นตอนมากมายในการดำเนินการดังกล่าว

อ่านเพิ่มเติม: วิธีลดขนาดไฟล์ Excel ด้วยรูปภาพ (2 วิธีง่ายๆ)

3. ลดขนาดไฟล์ Excel โดยไม่ต้องเปิด

ไม่จำเป็นต้องเปิดไฟล์หรือลบข้อมูลไฟล์เสมอไป Excel ช่วยให้คุณลดขนาดไฟล์โดยไม่ต้องเปิดไฟล์ด้วยซ้ำ

3.1. การจัดรูปแบบไฟล์จากคุณสมบัติของไฟล์

หลังจากดำเนินการทุกอย่างใน Excel แล้ว การย่อขนาดของไฟล์ Excel จากคุณสมบัติของไฟล์จะง่ายขึ้น เป็นคุณลักษณะของ Windows และไม่เกี่ยวข้องโดยตรงกับ Excel ขั้นตอนได้รับด้านล่าง

• คลิกขวาที่ไฟล์
• เลือกคุณสมบัติ
• ถัดไปเลือกปุ่มขั้นสูง
• สุดท้าย , เลือก “บีบอัดเนื้อหาเพื่อประหยัดเนื้อที่ดิสก์” แล้วกดตกลง

อ่านเพิ่มเติม: วิธีลดขนาดไฟล์ Excel โดยไม่ต้องเปิด (ด้วยขั้นตอนง่ายๆ)

3.2. บีบอัดไฟล์ Excel เป็น ZIP/RAR

เอกสารประมวลผลคำจำนวนมากสามารถบีบอัดได้ถึง 10 เปอร์เซ็นต์ของขนาดต้นฉบับโดยใช้เครื่องมือบีบอัดต่างๆ เป็นแนวปฏิบัติที่ดีในการแชร์ไฟล์โดยการบีบอัดไฟล์ ไม่เพียงลดขนาดไฟล์ แต่ยังทำให้ไฟล์ปลอดภัยจากไวรัสอีกด้วย ที่นี่เราจะใช้ WinRAR เพื่อบีบอัดไฟล์ ขั้นตอนมีดังต่อไปนี้

• คลิกขวาที่ไฟล์ของคุณ
• กด เพิ่มไปยังไฟล์เก็บถาวร
• กล่องโต้ตอบจะมา ขึ้นเพื่อเลือก RAR/ZIP เป็น รูปแบบไฟล์เก็บถาวร .

• กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้น เพื่อเลือก RAR/ZIP เป็น รูปแบบไฟล์เก็บถาวร .

อ่านเพิ่มเติม: วิธีบีบอัดไฟล์ Excel เป็น Zip (2 วิธีที่เหมาะสม)

สรุป

คนส่วนใหญ่พบว่าการแชร์ไฟล์ขนาดเล็กเป็นเรื่องง่าย ดังที่เราเห็นมีหลายวิธีในการทำเช่นนั้น การบีบอัดขนาดไฟล์ยังช่วยให้การคำนวณ excel เร็วขึ้นอีกด้วย เราสามารถใช้เทคนิคเหล่านี้แยกกันหรือร่วมกันเพื่อลดขนาดไฟล์ของเรา