رسیدگی به یک فایل بزرگ مهم است زیرا زمان زیادی برای انتقال نیاز دارد. یک فایل بزرگ برای باز کردن زمان زیادی نیاز دارد. هر نوع تغییری در یک فایل بزرگ زمان زیادی طول می کشد تا به روز شود. بنابراین، کاهش حجم فایل مهم است. در این مقاله، نحوه کاهش/فشرده سازی حجم فایل اکسل را خواهیم دید. روش های زیادی برای انجام آن وجود دارد. ما در اینجا بهترین گزینه ها را انتخاب خواهیم کرد.

در تجزیه و تحلیل خود، از داده های نمونه فروش سوپراستور استفاده می کنیم. نمونه از این لینک دانلود شد //community.tableau.com/docs/DOC-1236.

اندازه فایل اصلی این نمونه 3,191 KB است.

3 روش برتر برای کاهش/فشرده سازی حجم فایل اکسل بزرگ

در این بخش، 3 روش اثبات شده برای کاهش/فشرده سازی حجم فایل اکسل بزرگ را مورد بحث قرار می دهیم. بیایید اکنون آنها را بررسی کنیم!

1. حذف داده ها برای کاهش اندازه فایل

موارد متعددی وجود دارد که در آنها گزینه دیگری جز حذف داده ها یا قالب ندارید. در اینجا به آنها خواهیم پرداخت.

1.1. حذف/پاک کردن سلول های خالی در اکسل

بعد از اینکه یک کار را در کتاب کار اکسل انجام دادید، سلول های استفاده نشده زیادی وجود دارد که هیچ کاربردی در کتاب کار شما ندارند. گاهی اوقات شما به طور تصادفی در این سلول های استفاده نشده قالب بندی می کنید که در واقع حجم فایل شما را افزایش می دهد. حذف قالب‌بندی از این سلول‌های خالی، اندازه فایل شما را کاهش می‌دهد.

• اگر می‌خواهید کل سلول‌های خالی را انتخاب کنید، فقط روی CTRL+Shift+ ↓+ → با هم کلیک کنید.علائم پیکان نشان می دهد که می خواهید دستور خود را کجا قرار دهید.

• پس از انتخاب سلول های خالی، در تب Home در Clear گزینه را فشار دهید Clear all. این سلول ها را پاک می کند .

راه دیگری برای انجام آن وجود دارد.

• در برگه صفحه اصلی ، Find & را انتخاب کنید و سپس رفتن به ویژه را فشار دهید.

• باز می‌شود به کادر گفتگوی ویژه بروید. در آن کادر روی Blanks تیک بزنید و OK را فشار دهید. این کار به طور خودکار قسمت های خالی کتاب کار اکسل شما را پیدا می کند. پس از این کار، سلول‌های خالی را مانند قبل پاک کنید.

بیشتر بخوانید: چگونه اندازه فایل اکسل را بدون حذف داده‌ها کاهش دهیم (9 نکته سریع)

1.2. بررسی و حذف سلول های غیر ضروری پنهان

گاهی اوقات سلول های غیر ضروری پنهان دلیل بزرگتر شدن فایل های اکسل هستند. ممکن است به‌طور تصادفی برخی از ردیف‌ها یا ستون‌های کاربرگ Excel را که روی آن کار می‌کنید پنهان کنید. ناگهان متوجه می شوید که فایل شما حاوی عناصر پنهانی است که نیازی به آنها ندارید. تنها کاری که می توانید انجام دهید این است که سطرها و ستون های کاربرگ اکسل را باز کنید و ببینید آیا به آنها نیاز دارید یا نه. اگر به آنها نیاز ندارید، فقط همه آنها را حذف کنید.

بیشتر بخوانید: چگونه فایل اکسل را برای ایمیل فشرده کنیم (13 روش سریع )

2. کاهش حجم فایل بدون حذف داده ها

گاهی اوقات، شما نیازی به حذف داده های فایل نداریدیا قالب بندی برای کاهش حجم فایل اکسل. فقط اعمال برخی تکنیک ها به شما امکان می دهد اندازه فایل را کاهش دهید.

2.1. ذخیره یک فایل در فرمت باینری اکسل

ذخیره فایل اکسل از فرمت ( .xlsx ) به فرمت باینری اکسل ( .xlsb ) کاهش می یابد اندازه فایل شما حدود 40% است. این ساده ترین و کارآمدترین راه برای کاهش حجم فایل شما است. روش کار در زیر آورده شده است.

• اول از همه، نمونه فایل اکسل خود را با فرمت ( .xlsx ) در یک پوشه خاص ذخیره کنید.

• سپس، همان فایل را در قالب ( .xlsb ) در همان پوشه ای که فایل قبلی ( .xlsx ) را در آن ذخیره کرده اید، ذخیره کنید. ) فایل فرمت شده.

• اکنون، دو فایل در یک فهرست ذخیره می شوند.
• در اینجا، فایل را بررسی می کنیم. اندازه فایل ( .xlsb ) و آن را با فرمت ( .xlsx ) مقایسه کنید، خواه کاهش یابد یا نه.

می‌توانیم ببینیم که فایل ( .xlsb ) حاوی 1666 کیلوبایت است که در آن فایل ( .xlsx ) حاوی 3191 کیلوبایت <2 است> بنابراین، اندازه فایل در مقیاس بزرگ کاهش می‌یابد.

Excel Binary Workbook مزایا و معایب

در حین ذخیره یک فایل در (. xlsb ) فرمت، یک نکته را باید در نظر داشته باشید که مانند هر چیز دیگری، ذخیره یک کتاب کار اکسل در فرمت باینری دارای مزایا و معایبی است.

مزایا

• فایل باینری اکسل نسبت به ( .xlsx ) فضای کمتری را در حین صرفه جویی استفاده می کند.فایل‌ها.
• بارگیری داده‌های باینری سریع‌تر از تجزیه متن ( .xml ) فایل‌ها یا فایل‌های ( .xlsx ) است.
• ماکروها، کد VBA به طور کامل پشتیبانی می‌شود.

معایب

• هیچ تغییر روبان برای ( .xlsb ) مجاز نیست ) فرمت ها شما باید دوباره به
• ( .xlsm )
• تبدیل کنید، تغییرات روبان خود را انجام دهید و سپس به ( .xlsb ) برگردید.
• با Excel 2003 و نسخه های قبلی سازگار نیست.
• ( .xlsb ) یک فرمت فایل باینری است، برخلاف فرمت باز  ( .xml. فایل‌های )، ( .xlsx )، و  ( .xlsm ). بنابراین، اغلب فایل‌های  ( .xlsb ) خود را در همه جا کار نمی‌بینید.

بنابراین، هنگام ذخیره یک فایل در قالب باینری مراقب باشید. مطمئناً زمانی می توانید این کار را انجام دهید که مزیت آن بسیار بیشتر از معایب باشد.

بیشتر بخوانید: چگونه فایل اکسل بیش از 100 مگابایت را فشرده کنیم (7 روش مفید)<2

2.2. بررسی قالب‌بندی شرطی

در اکسل، قالب‌بندی شرطی داده‌ها را تجسم می‌کند و درک کاربرگ را آسان‌تر می‌کند. اما گاهی اوقات هنگام اعمال قالب بندی شرطی اشتباه می کنیم. گاهی اوقات ما قالب بندی را برای کل یک صفحه یا یک گروه کامل از سطرها یا ستون ها اعمال می کنیم. برای به حداقل رساندن اشتباه، می‌توانیم به قالب‌بندی شرطی > Rules را مدیریت کنید و محدوده سلولی هر یک از قوانین را بررسی کنید. دوباره اگر به نحوی قالب بندی شرطی را در کتاب کار اکسل اعمال کنیم و ناگهان متوجه شویم که نیازی نداریمکه می‌توانیم قالب‌بندی شرطی را با پاک کردن قوانین از کل کاربرگ لغو کنیم.

بیشتر بخوانید: چگونه مشخص کنیم که چه چیزی باعث ایجاد اکسل بزرگ می‌شود. اندازه فایل

2.3. بهینه‌سازی فرمول‌های اکسل

علاوه بر کاهش مستقیم اندازه فایل، می‌توانیم فرمول‌های اکسل را بهینه کنیم تا محاسبات سریع‌تر انجام شود و در نتیجه می‌توان اندازه فایل را کاهش داد. راه های زیادی برای انجام این کار وجود دارد.

2.3.1. اجتناب از استفاده از فرمول های فرار

هفت تابع فرار در اکسل وجود دارد که عبارتند از RAND ، NOW ، TODAY ، OFFSET ، CELL ، INDIRECT و INFO . هر زمان که تغییری در فایل اکسل ایجاد شود، این فرمول ها دوباره محاسبه می شوند. اگر کاربرگ شما فرمول‌های فرار زیادی دارد، محاسبات کند می‌شوند و در نتیجه اندازه فایل افزایش می‌یابد. بنابراین، راه حل ها ساده هستند، ما باید از استفاده از فرمول های فرار خودداری کنیم. چند جایگزین برای فرمول های فرار وجود دارد. آنها در زیر آورده شده اند

• به جای تابع OFFSET ، می توانیم از INDEX استفاده کنیم.
• در یک کاربرگ INDEX<تابع 2> را می توان با استفاده از اعداد ستون به جای حروف برای جایگزینی توابع INDIRECT استفاده کرد.
• هیچ جایگزینی برای NOW و TODAY وجود ندارد. کارکرد. اما کد VBA می تواند برای جایگزینی آنها استفاده شود.

مانند توابع اکنون ، می توانیم از-

1851

برای <1 استفاده کنیم>TODAY توابع ما می توانیماستفاده از

9396

• توابع RAND در بیشتر مواقع مورد نیاز نیست. با این حال، اگر به یک عدد تصادفی جدید نیاز داشته باشیم، می‌توانیم از یک تابع VBA برای تولید آن استفاده کنیم.

4888

• INFO و CELL فرمول های مخصوصا رایجی نیستند. آنها اطلاعات سیستم، کتاب کار و وضعیت سلول را ارائه می دهند. به جای استفاده از آنها، می توانیم از مسیر فایل یا شماره مرجع رنگ سلول با استفاده از VBA استفاده کنیم.

2.3.2. از جداول محوری یا جداول اکسل استفاده کنید

به جای یک سری فرمول، استفاده از جداول محوری یا جداول اکسل یک روش کارآمد برای نشان دادن نتیجه شما است

2.3.3. از ارجاع دادن به کل سطرها یا ستون‌ها اجتناب کنید

توابع SUMIF یا VLOOKUP به دنبال داده‌ها در کل ستون‌ها یا ردیف‌ها هستند. به جای ارجاع به کل داده ها، در صورت نیاز می توانیم تنها به چند سلول مراجعه کنیم. مانند-

به جای استفاده از = SUMIF (A: A, $C4, B: B)

می‌توانیم از = SUMIF (A1:A50, $C4, B1:B100)

در اینجا ما به اولین سلول 50 ستون A اشاره می کنیم.

2.3.4. از محاسبات مکرر اجتناب کنید

فرض کنید فرمولی دارید که حاوی « =$A$3+$B$3 » است و آن فرمول را در پنجاه سلول کپی می کنید. در اینجا تعداد کل مراجع سلول صد است، با وجود اینکه تعداد سلول های منحصر به فرد فقط دو عدد است. اما اگر C3 فرمولی داشته باشد که =A3+B3 است، و می خواهید آن را در 50 سلول دیگر به روز کنید، فقط با مراجعه به سلول C3 در این 50 سلول می توانید تعداد مرجع را 50 کنید، در حالی که ارجاع قبلی شما به صد سلول نیاز داشت.

بیشتر بخوانید: چگونه کاهش حجم فایل اکسل با Pivot Table

2.4. Commanding Excel Manual Calculation

این در واقع به شما کمک می کند تا در اکسل سریعتر محاسبه کنید. اما گاهی اوقات در فایل های اکسل بزرگ انجام محاسبات دستی نیز می تواند به شما در کاهش حجم فایل کمک کند.

2.5. سفارشی کردن Pivot Tables

Pivot Tables برای بررسی سریع داده ها یا به دست آوردن یک نمای کلی ایجاد شده است. این جداول محوری ممکن است اندازه فایل شما را افزایش دهند اگر دیگر به آنها نیاز ندارید. اگر در محاسبات بعدی خود به جداول محوری خود نیاز ندارید، می توانید مراحل زیر را انجام دهید.

• داده های منبع را با فایل ذخیره نکنید.
• راست کلیک کنید. در Pivot Table و سپس روی Pivot Table Options کلیک کنید.
• در برگه Data تیک را از « ذخیره داده منبع با فایل بردارید. '.

2.6. اندازه فایل اکسل را با تصاویر کاهش دهید

گاهی اوقات وقتی تصاویر را به کاربرگ اکسل اضافه می کنید، اندازه فایل اکسل به طور خودکار افزایش می یابد. می توانید اندازه تصویر را در خارج از اکسل یا داخل اکسل کاهش دهید. اگر می خواهید این کار را در اکسل انجام دهید، تصویر را انتخاب کنید و روی دکمه ماوس کلیک راست کنید و Size and Properties را انتخاب کنید.

A <1 پنجره>Format Picture در سمت راست باز می شوداز کاربرگ اکسل اکنون می توانید به صورت دستی ارتفاع و عرض تصویر خود را انتخاب کنید.

می توانید به صورت دستی اندازه عکس خود را خارج از اکسل تغییر دهید. روش های زیادی برای انجام این کار وجود دارد.

بیشتر بخوانید: چگونه حجم فایل اکسل را با تصاویر کاهش دهیم (2 روش آسان)

3. کاهش حجم فایل اکسل بدون باز کردن

همیشه نیازی به باز کردن فایل یا حذف داده های فایل نیست. اکسل به شما امکان می دهد حتی بدون باز کردن فایل حجم فایل را کاهش دهید.

3.1. قالب‌بندی فایل از ویژگی‌های فایل

بعد از انجام تمام وظایف در اکسل، فشرده کردن اندازه یک فایل اکسل از ویژگی‌های فایل آسان‌تر است. این یک ویژگی ویندوز است و مستقیماً با اکسل مرتبط نیست. روال در زیر آورده شده است.

• روی فایل کلیک راست کنید.
• Properties را انتخاب کنید.
• بعدی دکمه Advanced را انتخاب کنید.
• در نهایت "فشرده کردن محتوا برای ذخیره فضای دیسک" را انتخاب کنید و OK را فشار دهید.

بیشتر بخوانید: چگونه حجم فایل اکسل را بدون باز کردن (با مراحل آسان) کاهش دهیم

3.2. فایل اکسل را به ZIP/RAR فشرده کنید

بسیاری از اسناد پردازش کلمات را می توان با استفاده از ابزارهای مختلف فشرده تا 10 درصد اندازه اصلی خود فشرده کرد. به اشتراک گذاری فایل ها با فشرده سازی آنها تمرین خوبی است. این نه تنها حجم فایل را کاهش می دهد بلکه فایل را در برابر ویروس ها ایمن می کند. در اینجا ما از WinRAR برای فشرده سازی فایل استفاده خواهیم کرد. این روش در زیر آورده شده است.

• روی فایل خود کلیک راست کنید.
• کلیک کنید افزودن به بایگانی .
• یک کادر گفتگو ظاهر می شود. تا RAR/ZIP را به عنوان قالب آرشیو انتخاب کنید.

• یک کادر گفتگو ظاهر می شود برای انتخاب RAR/ZIP به عنوان فرمت آرشیو .

بیشتر بخوانید: نحوه فشرده سازی فایل اکسل به زیپ (2 روش مناسب)

نتیجه گیری

به اشتراک گذاری فایل های کوچک برای اکثر مردم آسان است. همانطور که می بینیم روش های زیادی برای انجام این کار وجود دارد. فشرده سازی اندازه فایل همچنین سرعت محاسبات اکسل را آسان می کند. ما می توانیم از این تکنیک ها به طور جداگانه یا با هم برای کاهش حجم فایل خود استفاده کنیم.