Работа с большими файлами очень важна, поскольку их передача занимает огромное количество времени. Большой файл требует слишком много времени для открытия. Любые изменения в большом файле требуют много времени для обновления. Поэтому уменьшение размера файла очень важно. В этой статье мы рассмотрим как уменьшить/сжать размер файла Excel Для этого существует множество методов. Мы будем выбирать лучшие варианты.

В нашем анализе мы используем выборочные данные о продажах в супермаркетах. Выборка была загружена по этой ссылке //community.tableau.com/docs/DOC-1236.

Оригинальный размер файла этого образца составляет 3,191 KB .

3 лучших метода уменьшения/сжатия большого размера файлов Excel

В этом разделе мы рассмотрим 3 проверенных метода уменьшения/сжатия большого размера файла Excel. Давайте проверим их сейчас!

1. удаление данных для уменьшения размера файла

Есть несколько случаев, когда у вас нет другого выбора, кроме как удалить данные или формат. Здесь мы обсудим их.

1.1. Удаление/очистка пустых ячеек в Excel

После выполнения задания в рабочей книге Excel остается много неиспользуемых ячеек, которые не приносят никакой пользы. Иногда вы случайно делаете форматирование в этих неиспользуемых ячейках, что увеличивает размер файла. Удаление форматирования из этих пустых ячеек уменьшает размер файла.

• Если вы хотите выделить все пустые ячейки, просто нажмите кнопку CTRL+Shift+ ↓+ → вместе. Знаки со стрелками указывают, куда вы хотите поместить команду.

• После выделения пустых ячеек, В Главная на вкладке Очистить нажатие кнопки выбора Очистить все. Это очистит клетки .

Есть и другой способ сделать это.

• На Главная вкладка, Нажмите Найти и выбрать а затем нажмите Перейти к специальному.

• Это откроет Перейти к специальному диалоговое окно. В этом окне поставьте галочку на Заготовки и нажмите OK. Это автоматически найдет пустые области в рабочей книге Excel. После этого очистите пустые ячейки, как мы делали ранее.

Читать далее: Как уменьшить размер файла Excel без удаления данных (9 быстрых советов)

1.2. Проверка и удаление ненужных скрытых ячеек

Иногда ненужные скрытые ячейки являются причиной больших размеров файлов Excel. Вы можете случайно скрыть некоторые строки или столбцы рабочего листа Excel, над которым вы работаете. Внезапно вы понимаете, что ваш файл содержит некоторые скрытые элементы, которые вам не нужны. Все, что вы можете сделать, это снять скрытие строк и столбцов рабочего листа Excel и посмотреть, нужны они вам или нет. Если они вам не нужны, просто удалите их.все.

Читать далее: Как сжать файл Excel для отправки по электронной почте (13 быстрых способов)

2. Уменьшение размера файла без удаления данных

Иногда для уменьшения размера файла Excel не нужно удалять данные файла или форматирование. Просто применив некоторые приемы, вы сможете уменьшить размер файла.

2.1. Сохранение файла в двоичном формате Excel

Сохранение файла Excel из ( .xlsx ) в двоичный формат Excel ( .xlsb ) уменьшает размер вашего файла примерно на 40% Это самый простой и эффективный способ уменьшить размер файла. Процедура приведена ниже.

• Прежде всего, сохраните ваш образец файла Excel в ( .xlsx ) формата в определенной папке.

• Затем сохраните тот же файл в ( .xlsb ) в той же папке, в которой вы сохранили предыдущий формат ( .xlsx ) отформатированный файл.

• Теперь оба файла сохранены в одном каталоге.
• Здесь мы проверим размер файла ( .xlsb ) файл и сравните его с файлом ( .xlsx ) формат, независимо от того, уменьшен он или нет.

Мы видим, что ( .xlsb ) файл содержит 1,666 KB где ( .xlsx ) файл содержит 3,191 KB Таким образом, размер файла уменьшается в больших масштабах.

Двоичная рабочая книга Excel Плюсы и минусы

При сохранении файла в (. xlsb ) формате, следует помнить, что, как и все остальное, сохранение рабочей книги Excel в двоичном формате несет в себе некоторые плюсы и минусы.

Плюсы

• Двоичный файл Excel при сохранении занимает заметно меньше места, чем ( .xlsx ) файлы.
• Загрузка двоичных данных происходит быстрее, чем разбор текста ( .xml ) файлы или ( .xlsx ) файлы.
• Макросы, VBA код полностью поддерживается.

Cons

• Модификация ленты не допускается для ( .xlsb ) форматы. Вы должны конвертировать обратно в
• ( .xlsm )
• , внесите изменения в ленту, а затем вернитесь к ( .xlsb ).
• Не совместим с Excel 2003 и предыдущие версии.
• ( .xlsb ) является двоичным форматом файла, в отличие от открытого ( .xml ), ( .xlsx ), и ( .xlsm ) файлов. Следовательно, вы часто не увидите свои ( .xlsb ) файлы работают везде.

Поэтому будьте осторожны, сохраняя файл в двоичном формате. Конечно, вы можете сделать это, если преимущества, которые это дает, намного больше, чем недостатки.

Читать далее: Как сжать файл Excel более 100 МБ (7 полезных способов)

2.2. Проверка условного форматирования

В Excel, Условное форматирование визуализирует данные и делает рабочий лист более понятным. Но иногда мы допускаем ошибки при применении условного форматирования. Иногда мы применяем форматирование ко всему листу или целой группе строк или столбцов. Чтобы минимизировать ошибку, мы можем перейти к пункту Условное форматирование> Управление правилами И снова, если мы каким-то образом применим условное форматирование в рабочей книге Excel и вдруг поймем, что нам это не нужно, мы можем отменить условное форматирование, очистив правила на всем рабочем листе.

Читать далее: Как определить причину большого размера файла Excel

2.3. Оптимизация формул Excel

Помимо непосредственного уменьшения размера файла, мы можем оптимизировать формулы Excel таким образом, чтобы расчеты выполнялись быстрее, а значит, уменьшался размер файла. Существует множество способов сделать это.

2.3.1. Избегать использования летучих формул

В Excel существует семь летучих функций, а именно RAND , СЕЙЧАС , СЕГОДНЯ , OFFSET , КЛЕТКА , INDIRECT и INFO Эти формулы пересчитываются при каждом изменении в файле Excel. Если в вашем рабочем листе много изменчивых формул, то вычисления становятся медленными, следовательно, размер файла увеличивается. Итак, решение простое - избегать использования изменчивых формул. Существуют некоторые альтернативы изменчивым формулам. Они приведены ниже

• Вместо OFFSET функцию, мы можем использовать ИНДЕКС .
• В пределах рабочего листа ИНДЕКС функцию можно использовать, используя номера столбцов, а не буквы для замены INDIRECT функции.
• Нет альтернативы для СЕЙЧАС и СЕГОДНЯ функции. Но VBA код может быть использован для их замены.

Например, для Сейчас функции, мы можем использовать...

 Private Sub Workbook_Open () Range("A1"). Value = Time End Sub 

Для СЕГОДНЯ функции, которые мы можем использовать

 Private Sub Workbook_Open () Range("A1"). Value = Date End Sub 

• Сайт RAND В большинстве случаев функции не требуются. Однако, если нам требуется новое случайное число, мы можем использовать функцию VBA функция для его генерации.

 Private Sub Workbook_Open () Range("A1"). Value = Rnd () End Sub 

• INFO и КЛЕТКА не являются особенно распространенными формулами. Они предоставляют информацию о состоянии системы, рабочей книги и ячейки. Вместо того, чтобы использовать их, мы можем использовать путь к файлу или номер ссылки цвета ячейки, используя VBA .

2.3.2. Использование таблиц Pivot или таблиц Excel

Вместо серии формул использование таблиц Pivot или таблиц Excel - это эффективный способ показать результат.

2.3.3. Избегайте ссылок на целые строки или столбцы

Сайт SUMIF или VLOOKUP функции ищут данные во всех столбцах или строках. Вместо того, чтобы ссылаться на все данные, мы можем ссылаться только на несколько ячеек, если это необходимо. Например.

Вместо использования = SUMIF (A: A, $C4, B: B)

Мы можем использовать = SUMIF (A1:A50, $C4, B1:B100)

Здесь мы имеем в виду 1-й 50 ячейки Колонны A .

2.3.4. Избегать повторных вычислений

Допустим, у вас есть формула, содержащая " =$A$3+$B$3 ", и копируете эту формулу в пятьдесят ячеек. Здесь общее количество ссылок на ячейки составляет сто, несмотря на то, что уникальных ячеек всего две. Но если C3 имеет формулу, которая заключается в следующем =A3+B3 и вы хотите обновить эти данные в 50 других ячейках, просто обратившись к ячейке C3 в этих 50 ячейках вы можете сделать количество ссылок 50, тогда как для предыдущей ссылки требовалось сто ячеек.

Читать далее: Как уменьшить размер файла Excel с помощью Pivot Table

2.4. Ручной расчет в Excel

Это действительно помогает быстрее вычислять в Excel. Но иногда в больших файлах Excel выполнение вычислений вручную также может помочь вам уменьшить размер файла.

2.5. Настройка таблиц Pivot Tables

Сводные таблицы создаются для быстрой проверки данных или получения общего представления. Эти сводные таблицы могут увеличить размер вашего файла, если они вам больше не нужны. Если вам не нужны ваши сводные таблицы в следующих расчетах, вы можете выполнить следующие действия.

• Не сохраняйте исходные данные вместе с файлом.
• Щелкните правой кнопкой мыши на Pivot Table, а затем щелкните на Параметры поворотной таблицы .
• На Данные вкладка убрать галочку с ' Сохранить исходные данные в файле '.

2.6. Уменьшение размера файла Excel с помощью изображений

Иногда при добавлении рисунков в рабочий лист Excel размер файла Excel автоматически увеличивается. Вы можете уменьшить размер рисунка вне Excel или внутри Excel. Если вы хотите сделать это внутри Excel, выделите рисунок, нажмите правую кнопку мыши и выберите пункт Размер и свойства .

A Формат изображения В правой части листа Excel откроется окно. Теперь вы можете вручную выбрать высоту и ширину изображения.

Вы можете вручную изменить размер изображения вне Excel. Для этого существует множество процедур.

Читать далее: Как уменьшить размер файла Excel с помощью картинок (2 простых способа)

3. Уменьшение размера файла Excel без открытия

Не всегда необходимо открывать файл или удалять данные файла. Excel позволяет уменьшить размер файла, даже не открывая его.

3.1. Форматирование файла из свойств файла

После выполнения всех задач в Excel проще всего уменьшить размер файла Excel из свойств файла. Это функция Windows и не имеет прямого отношения к Excel. Процедура приведена ниже.

• Щелкните правой кнопкой мыши на файле.
• Выберите Свойства.
• Далее выберите кнопку Дополнительно.
• Наконец, выберите "сжать содержимое для экономии места на диске" и нажмите OK.

Читать далее: Как уменьшить размер файла Excel без открытия (с помощью простых шагов)

3.2. Сжатие файла Excel в ZIP/RAR

Многие документы для обработки слов могут быть сжаты до 10 процентов от их первоначального размера с помощью различных инструментов сжатия. Это хорошая практика для обмена файлами путем их сжатия. Это не только уменьшает размер файла, но и делает его безопасным от вирусов. Здесь мы будем использовать WinRAR для сжатия файла. Процедура приведена ниже.

• Щелкните правой кнопкой мыши на вашем файле.
• Нажмите Добавить в архив .
• Появится диалоговое окно для выбора RAR/ZIP как Формат архива .

• Появится диалоговое окно для выбора RAR/ZIP как Формат архива .

Читать далее: Как сжать файл Excel в Zip (2 подходящих способа)

Заключение

Как мы видим, существует множество способов сделать это. Сжатие размера файла также позволяет ускорить вычисления в excel. Мы можем использовать эти методы по отдельности или вместе, чтобы уменьшить размер файла.