Mahalaga ang pangangasiwa sa isang malaking file dahil nangangailangan ito ng napakalaking oras upang mailipat. Ang isang malaking file ay tumatagal ng masyadong maraming oras upang mabuksan. Ang anumang uri ng pagbabago sa isang malaking file ay tumatagal ng mahabang panahon upang mai-update. Kaya, ang pagbawas ng laki ng file ay mahalaga. Sa artikulong ito, makikita natin kung paano bawasan/i-compress ang laki ng Excel file . Maraming paraan para gawin iyon. Pipili kami ng pinakamahusay na mga opsyon dito.

Sa aming pagsusuri, gumagamit kami ng sample na data ng mga superstore na benta. Na-download ang sample mula sa link na ito //community.tableau.com/docs/DOC-1236.

Ang orihinal na laki ng file ng sample na ito ay 3,191 KB .

3 Nangungunang Paraan para Bawasan/I-compress ang Malaking Laki ng File ng Excel

Sa seksyong ito, tatalakayin natin ang 3 napatunayang paraan upang bawasan/i-compress ang malaking laki ng Excel file. Suriin natin sila ngayon!

1. Pagtanggal ng Data upang Bawasan ang Laki ng File

May ilang sitwasyon kung saan wala kang ibang opsyon kundi tanggalin ang data o format. Dito, tatalakayin natin ang mga ito.

1.1. Pagtanggal/Pag-clear ng mga Blangkong Cell sa Excel

Pagkatapos mong makumpleto ang isang gawain sa Excel workbook, napakaraming hindi nagamit na mga cell na walang silbi sa iyong workbook. Minsan hindi mo sinasadyang gumawa ng ilang pag-format sa mga hindi nagamit na cell na ito na talagang nagpapataas ng laki ng iyong file. Ang pag-alis ng pag-format mula sa mga blangkong cell na ito ay nagpapababa ng laki ng iyong file.

• Kung gusto mong piliin ang buong blangkong mga cell, i-click lang ang CTRL+Shift+ ↓+ → nang magkasama.Isinasaad ng mga arrow sign kung saan mo gustong ilagay ang iyong command.

• Pagkatapos piliin ang mga blangkong cell, Sa tab na Home sa ang Clear option press I-clear ang lahat. I-clear nito ang mga cell .

May isa pang paraan para gawin iyon.

• Sa tab na Home , Pindutin ang Hanapin & Piliin ang at pagkatapos ay pindutin ang Go To Special.

• Bubuksan ito Pumunta sa Espesyal na dialog box. Sa kahon na iyon lagyan ng tsek ang Blanks at pindutin ang OK. Awtomatiko nitong mahahanap ang mga blangkong bahagi ng iyong Excel workbook. Pagkatapos nito, i-clear ang mga blangkong cell tulad ng ginawa namin kanina.

Magbasa Nang Higit Pa: Paano Bawasan ang Laki ng Excel File Nang Hindi Tinatanggal ang Data (9 Mabilis na Tip)

1.2. Suriin at Tanggalin ang Mga Hindi Kailangang Nakatagong Mga Cell

Minsan ang mga hindi kinakailangang nakatagong cell ang dahilan ng mas malalaking Excel file. Maaaring hindi mo sinasadyang itago ang ilang row o column ng Excel worksheet na iyong ginagawa. Bigla mong napagtanto na ang iyong file ay naglalaman ng ilang mga nakatagong elemento na hindi mo kailangan. Ang magagawa mo lang ay i-unhide ang mga row at column ng Excel worksheet at tingnan kung kailangan mo ang mga ito o hindi. Kung hindi mo kailangan ang mga ito, tanggalin lang silang lahat.

Magbasa Nang Higit Pa: Paano I-compress ang Excel File para sa Email (13 Mabilis na Paraan )

2. Bawasan ang Laki ng File Nang Hindi Tinatanggal ang Data

Minsan, hindi mo kailangang tanggalin ang data ng fileo pag-format upang bawasan ang laki ng isang Excel file. Ang paglalapat lang ng ilang diskarte ay hahayaan kang bawasan ang laki ng file.

2.1. Ang pag-save ng File sa Excel Binary Format

Ang pag-save ng Excel file mula sa ( .xlsx ) na format sa Excel binary format ( .xlsb ) ay nakakabawas ang laki ng iyong file sa humigit-kumulang 40% . Ito ang pinakamadali at pinakamabisang paraan ng pagbawas ng laki ng iyong file. Ang pamamaraan ay ibinigay sa ibaba.

• Una sa lahat, i-save ang iyong sample na Excel file sa ( .xlsx ) na format sa isang partikular na folder.

• Pagkatapos, i-save ang parehong file sa ( .xlsb ) na format sa parehong folder kung saan mo na-save ang nakaraang ( .xlsx ) na naka-format na file.

• Ngayon, ang dalawang file ay naka-save sa parehong direktoryo.
• Dito, susuriin namin ang file laki ng ( .xlsb ) na file at ihambing ito sa ( .xlsx ) na format kung ito ay binawasan o hindi.

Nakikita natin ang ( .xlsb ) file na naglalaman ng 1,666 KB kung saan ang ( .xlsx ) na file ay naglalaman ng 3,191 KB . Kaya, ang laki ng file ay nababawasan sa isang malaking sukat.

Excel Binary Workbook Mga Kalamangan at Kahinaan

Habang nagse-save ng file sa (. xlsb ) na format, isang bagay na dapat mong tandaan na, tulad ng lahat, ang pag-save ng Excel workbook sa binary na format ay nagdudulot ng ilang kalamangan at kahinaan.

Mga kalamangan

• Ang Excel binary file ay gumagamit ng kapansin-pansing kaunting espasyo habang nagse-save kaysa sa ( .xlsx )mga file.
• Ang pag-load ng binary data ay mas mabilis kaysa sa pag-parse ng mga text ( .xml ) na file o ( .xlsx ) na mga file.
• Macros, Ganap na sinusuportahan ang VBA code.

Cons

• Walang pinahihintulutang pagbabago sa Ribbon para sa ( .xlsb ) mga format. Dapat kang mag-convert pabalik sa
• ( .xlsm )
• , gawin ang iyong Ribbon na mga pagbabago, at pagkatapos ay bumalik sa ( .xlsb ).
• Hindi tugma sa Excel 2003 at mga nakaraang bersyon.
• ( .xlsb ) ay isang binary file format, hindi katulad ng open  ( .xml ), ( .xlsx ), at  ( .xlsm ) na mga file. Kaya naman, madalas na hindi mo makikita ang iyong  ( .xlsb ) na mga file na gumagana kahit saan.

Kaya, mag-ingat habang nagse-save ng file sa binary na format. Tiyak na magagawa mo ito kapag ang bentahe na ibinibigay nito ay higit pa sa mga demerits.

Magbasa Nang Higit Pa: Paano I-compress ang Excel File na Higit sa 100MB (7 Mga Kapaki-pakinabang na Paraan)

2.2. Sinusuri ang Conditional Formatting

Sa Excel, ang Conditional Formatting ay nagpapakita ng data at ginagawang mas madaling maunawaan ang isang worksheet. Ngunit minsan nagkakamali kami habang nag-aaplay ng conditional formatting. Minsan inilalapat namin ang pag-format sa isang buong sheet o isang buong pangkat ng mga row o column. Upang mabawasan ang pagkakamali, maaari tayong pumunta sa Conditional Formatting > Pamahalaan ang Mga Panuntunan at tingnan ang hanay ng cell ng bawat isa sa mga panuntunan. Muli kung sa paanuman ay ilalapat natin ang conditional formatting sa Excel workbook at biglang napagtanto na hindi natin kailanganna maaari naming i-undo ang conditional formatting sa pamamagitan ng pag-clear sa mga panuntunan mula sa buong worksheet.

Magbasa Nang Higit Pa: Paano Matukoy Kung Ano ang Nagdudulot ng Malaking Excel Laki ng File

2.3. Pag-optimize ng mga formula ng Excel

Bukod sa direktang pagbawas ng laki ng file, maaari naming i-optimize ang mga formula ng Excel upang mas mabilis ang pagkalkula kaya maaaring mabawasan ang laki ng file. Napakaraming paraan para gawin iyon.

2.3.1. Iwasan ang Paggamit ng Mga Volatile Formula

May pitong pabagu-bagong function sa Excel na RAND , NOW , TODAY , OFFSET , CELL , INDIRECT , at INFO . Ang mga formula na ito ay muling kinakalkula sa tuwing may pagbabago sa Excel file. Kung ang iyong worksheet ay may maraming pabagu-bago ng isip na mga formula kung gayon ang mga kalkulasyon ay nagiging mabagal kaya ang laki ng file ay tumaas. Kaya, ang mga solusyon ay simple, dapat nating iwasan ang paggamit ng pabagu-bago ng isip na mga formula. Mayroong ilang mga alternatibo sa pabagu-bago ng isip na mga formula. Ibinigay ang mga ito sa ibaba

• Sa halip na OFFSET function, maaari naming gamitin ang INDEX .
• Sa loob ng worksheet INDEX function ay maaaring gamitin sa pamamagitan ng paggamit ng mga numero ng column sa halip na mga titik upang palitan ang INDIRECT function.
• Walang alternatibo para sa NOW at TODAY mga function. Ngunit ang VBA code ay maaaring gamitin upang palitan ang mga ito.

Tulad ng para sa Ngayon na mga function, maaari naming gamitin ang-

2191

Para sa TODAY function na kaya namingamitin ang

1351

• Ang RAND na mga function ay hindi kinakailangan sa halos lahat ng oras. Gayunpaman, kung mangangailangan kami ng bagong random na numero maaari kaming gumamit ng VBA function para buuin ito.

5709

• INFO at Ang CELL ay hindi partikular na karaniwang mga formula. Nagbibigay sila ng impormasyon ng system, workbook, at katayuan ng cell. Sa halip na gamitin ang mga ito, maaari naming gamitin ang path ng file o reference number ng kulay ng cell gamit ang VBA .

2.3.2. Gumamit ng Pivot Tables o Excel Tables

Sa halip na isang serye ng mga formula gamit ang Pivot table o Excel table ay isang mahusay na paraan upang ipakita ang iyong resulta

2.3.3. Iwasang Mag-refer ng Buong Row o Column

Ang SUMIF o VLOOKUP function ay naghahanap ng data sa buong column o row. Sa halip na banggitin ang buong data, maaari kaming sumangguni sa ilang mga cell lamang kung kinakailangan. Like-

Sa halip na gamitin ang = SUMIF (A: A, $C4, B: B)

Maaari naming gamitin ang = SUMIF (A1:A50, $C4, B1:B100)

Narito ang tinutukoy namin ay ang 1st 50 na mga cell ng Column A .

2.3.4. Iwasan ang Paulit-ulit na Pagkalkula

Ipagpalagay nating mayroon kang formula na naglalaman ng " =$A$3+$B$3 ", at kinokopya mo ang formula na iyon sa limampung cell. Narito ang kabuuang bilang ng mga cell reference ay isang daan, sa kabila ng bilang ng mga natatanging cell ay dalawa lamang. Ngunit kung ang C3 ay may formula na =A3+B3 , at gusto mong i-update ang mga iyon sa 50 iba pang mga cell, sa pamamagitan lamang ng pagtukoy sa cell C3 sa 50 cell na iyon ay maaari mong aktwal na gawin ang bilang ng reference na 50, samantalang ang iyong nakaraang reference ay nangangailangan ng isang daang cell.

Magbasa Nang Higit Pa: Paano Bawasan ang Laki ng Excel File gamit ang Pivot Table

2.4. Commanding Excel Manual Calculation

Talagang nakakatulong ito sa iyong kalkulahin nang mas mabilis sa Excel. Ngunit minsan sa malalaking Excel file, ang paggawa ng mga manu-manong kalkulasyon ay makakatulong din sa iyo na bawasan ang laki ng iyong file.

2.5. Ang pag-customize ng Mga Pivot Table

Mga Pivot Table ay nilikha para sa mabilis na pagsuri ng data o pagkakaroon ng pangkalahatang-ideya. Maaaring pataasin ng mga pivot table na ito ang laki ng iyong file kung hindi mo na kailangan ang mga ito. Kung hindi mo kailangan ang iyong mga pivot table sa iyong mga susunod na kalkulasyon, magagawa mo ang mga sumusunod na hakbang.

• Huwag i-save ang source data kasama ang file.
• I-right-click sa Pivot Table at pagkatapos ay mag-click sa Pivot Table Options .
• Sa tab na Data alisin ang tik sa ' I-save ang source data na may file '.

2.6. Bawasan ang Sukat ng File ng Excel gamit ang Mga Larawan

Minsan kapag nagdagdag ka ng mga larawan sa isang worksheet ng Excel, awtomatikong tumataas ang laki ng file ng Excel. Maaari mong bawasan ang laki ng larawan sa labas ng Excel o sa loob ng Excel. Kung gusto mong gawin ito sa loob ng Excel, piliin ang larawan at i-right click sa pindutan ng mouse, at piliin ang Size and Properties .

A Format Picture bubukas ang window sa kanang bahaging Excel worksheet. Ngayon ay maaari mong manu-manong piliin ang taas at lapad ng iyong larawan.

Maaari mong manu-manong i-resize ang iyong larawan sa labas ng Excel. Napakaraming pamamaraan para gawin iyon.

Magbasa Nang Higit Pa: Paano Bawasan ang Sukat ng File ng Excel gamit ang Mga Larawan (2 Madaling Paraan)

3. Bawasan ang Sukat ng File ng Excel Nang Hindi Nagbubukas

Hindi palaging kinakailangan na buksan ang file o tanggalin ang data ng file. Binibigyang-daan ka ng Excel na bawasan ang laki ng file nang hindi man lang binubuksan ang file.

3.1. Pag-format ng File mula sa File Properties

Pagkatapos gawin ang lahat ng gawain sa Excel, mas madaling i-compact ang laki ng Excel file mula sa mga katangian ng file. Ito ay isang tampok na windows at hindi direktang nauugnay sa Excel. Ang pamamaraan ay ibinigay sa ibaba.

• I-right-click ang file.
• Piliin ang Properties.
• Susunod Piliin ang Advanced na button.
• Sa wakas , piliin ang “compress contents to save disk space” at pindutin ang OK.

Magbasa Nang Higit Pa: Paano Bawasan ang Sukat ng File ng Excel Nang Hindi Nagbubukas (na may Madaling Hakbang)

3.2. I-compress ang Excel File sa ZIP/RAR

Maraming mga dokumento sa pagpoproseso ng mga salita ang maaaring i-compress sa 10 porsiyento ng kanilang orihinal na laki sa pamamagitan ng paggamit ng iba't ibang mga naka-compress na tool. Isang magandang kasanayan na magbahagi ng mga file sa pamamagitan ng pag-compress sa mga ito. Hindi lamang nito binabawasan ang laki ng file ngunit ginagawang ligtas din ang file mula sa mga virus. Dito gagamitin namin ang WinRAR para i-compress ang file. Ang pamamaraan ay ibinigay sa ibaba.

• I-right click sa iyong file.
• Pindutin ang Idagdag sa archive .
• May darating na dialogue box hanggang sa piliin ang RAR/ZIP bilang isang Format ng archive .

• May lalabas na dialogue box upang piliin ang RAR/ZIP bilang isang Format ng archive .

Magbasa Nang Higit Pa: Paano I-compress ang Excel File sa Zip (2 Angkop na Paraan)

Konklusyon

Madaling ibahagi ng karamihan sa mga tao ang maliit na laki ng mga file. Tulad ng nakikita natin mayroong maraming mga paraan ng paggawa nito. Ang pag-compress sa laki ng file ay ginagawang madali para sa pagpapabilis ng pagkalkula ng excel. Maaari naming gamitin ang mga diskarteng ito nang hiwalay o magkasama upang bawasan ang laki ng aming file.