Pritrakti grandan dosieron gravas ĉar necesas multe da tempo por translokiĝi. Granda dosiero bezonas tro da tempo por malfermiĝi. Ĉiu speco de ŝanĝo en granda dosiero bezonas longan tempon por ĝisdatigi. Do, redukti dosieron grandeco estas grava. En ĉi tiu artikolo, ni vidos kiel redukti/kunpremi Excel-dosiergrandecon . Estas multaj metodoj por fari tion. Ni elektos la plej bonajn eblojn ĉi tie.

En nia analizo, ni uzas specimenajn datumojn de supervendaj vendoj. La specimeno estis elŝutita de ĉi tiu ligilo //community.tableau.com/docs/DOC-1236.

La originala dosiergrandeco de ĉi tiu specimeno estas 3,191 KB .

3 Supraj Metodoj por Malgrandigi/Premi Grandan Excel-Dosiero

En ĉi tiu sekcio, ni diskutos pri 3 elprovitaj metodoj por redukti/kunpremi grandan Excel-dosiergrandecon. Ni kontrolu ilin nun!

1. Forigi Datumojn por Malgrandigi Dosieran Grandecon

Estas pluraj kazoj en kiuj vi ne havas alian eblon ol forigi la datumojn aŭ formaton. Ĉi tie, ni diskutos ilin.

1.1. Forigi/Forigi Malplenajn Ĉelojn en Excel

Post kiam vi plenumas taskon en la Excel-laborlibro, estas tiom da neuzataj ĉeloj, kiuj ne havas utilecon en via laborlibro. Kelkfoje vi hazarde faras iun formatadon en ĉi tiuj neuzataj ĉeloj, kio efektive pliigas vian dosiergrandecon. Forigi la formatadon de ĉi tiuj malplenaj ĉeloj reduktas vian dosiergrandecon.

• Se vi volas elekti la tutajn malplenajn ĉelojn simple alklaku CTRL+Shift+ ↓+ → kune.La sagosignoj indikas kie vi volas meti vian komandon.

• Post elekti la malplenajn ĉelojn, En la langeto Hejmo sur la Forigi opcion premu Forigi ĉion. Ĉi tio purigos la ĉelojn .

Estas alia maniero fari tion.

• Sur la langeto Hejmo , Premu Trovu & Elektu kaj poste premu Iri al Speciala.

• Ĝi malfermos Iri al Speciala dialog-kesto. Sur tiu skatolo marku la Blankoj kaj premu OK. Ĉi tio aŭtomate trovos la malplenajn areojn de via Excel-laborlibro. Post ĉi tio forigu la malplenajn ĉelojn kiel ni faris antaŭe.

Legu pli: Kiel redukti la grandecon de Excel-dosierujo sen forigi datumojn. (9 Rapidaj Konsiloj)

1.2. Kontrolu kaj Forigu Nenecesajn Kaŝitajn Ĉelojn

Kelkfoje nenecesaj kaŝitaj ĉeloj estas la kialo por pli grandaj Excel-dosieroj. Vi povas hazarde kaŝi iujn vicojn aŭ kolumnojn de la Excel-laborfolio, pri kiu vi laboras. Subite vi rimarkas, ke via dosiero enhavas kelkajn kaŝitajn elementojn, kiujn vi ne postulas. Ĉio, kion vi povas fari, estas malkaŝi la vicojn kaj kolumnojn de la Excel-laborfolio kaj vidi ĉu vi bezonas ilin aŭ ne. Se vi ne bezonas ilin, simple forigu ilin ĉiujn.

Legu Pli: Kiel kunpremi Excel-dosieron por retpoŝto (13 rapidaj metodoj). )

2. Redukti Dosiergrandecon Sen Forigo de Datumoj

Foje, vi ne bezonas forigi la dosierdatumojnaŭ formatado por redukti la grandecon de Excel-dosiero. Nur aplikado de iuj teknikoj permesos vin redukti la grandecon de dosiero.

2.1. Konservado de Dosiero en Excel Binara Formato

Konservado de la Excel-dosiero de ( .xlsx ) formato al Excel-duuma formato ( .xlsb ) reduktas la grandeco de via dosiero ĉirkaŭ 40% . Ĉi tio estas la plej facila kaj efika maniero redukti vian dosiergrandecon. La proceduro estas donita sube.

• Unue, konservu vian ekzemplan Excel-dosieron en ( .xlsx ) formato en specifa dosierujo.

• Tiam, konservu la saman dosieron en ( .xlsb ) formato en la sama dosierujo en kiu vi konservis la antaŭan ( .xlsb ). ) formatita dosiero.

• Nun, la du dosieroj estas konservitaj en la sama dosierujo.
• Jen, ni kontrolos la dosieron. grandeco de la ( .xlsb ) dosiero kaj komparu ĝin kun la ( .xlsx ) formato ĉu ĝi estas reduktita aŭ ne.

Ni povas vidi, ke la ( .xlsb ) dosiero enhavas 1,666 KB kie la ( .xlsx ) dosiero enhavas 3,191 KB . Do, la dosiergrandeco estas reduktita grandskale.

Avantaĝoj kaj malavantaĝoj de Excel Binara Laborlibro

Dum oni konservas dosieron en (. xlsb )-formato, unu aferon vi devas memori, ke, kiel ĉio, konservi Excel-libron en binara formato alportas kelkajn avantaĝojn kaj malavantaĝojn.

Avantaĝoj

• La binara dosiero de Excel uzas videble malpli da spaco dum konservado ol ( .xlsx )dosieroj.
• Ŝargi binarajn datumojn estas pli rapida ol analizi tekstajn ( .xml ) dosierojn aŭ ( .xlsx ) dosierojn.
• Makrooj, VBA -kodo estas plene subtenata.

Kontraŭoj

• Neniu Rubando-modifo estas permesita ( .xlsb ) formatoj. Vi devas konverti reen al
• ( .xlsm )
• , fari viajn Rubando-ŝanĝojn, kaj poste reen al ( .xlsb ).
• Ne kongrua kun Excel 2003 kaj antaŭaj versioj.
• ( .xlsb ) estas binara dosierformato, male al la malfermita  ( .xml ), ( .xlsx ), kaj  ( .xlsm ) dosieroj. Tial vi ofte ne vidos viajn  ( .xlsb ) dosierojn funkcii ĉie.

Do, atentu dum konservado de dosiero en binara formato. Certe vi povas fari tion, kiam la avantaĝo kiun ĝi provizas estas multe pli ol la demeritoj.

Legu Pli: Kiel kunpremi Excel-dosieron Pli ol 100MB (7 Utilaj Manieroj)

2.2. Kontroli Kondiĉan Formatadon

En Excel, Kondiĉa Formatado bildigas datumojn kaj faciligas kompreneblan folion. Sed foje ni faras erarojn aplikante kondiĉan formatadon. Kelkfoje ni aplikas formatadon al tuta folio aŭ tuta grupo de vicoj aŭ kolumnoj. Por minimumigi la eraron, ni povas iri al Kondiĉa Formatado > Administri Regulojn kaj kontrolu la ĉelan gamon de ĉiu el la reguloj. Denove se ni iel aplikas kondiĉan formatadon en la Excel-libro de laboro kaj subite rimarkas, ke ni ne bezonaske ni povas malfari la kondiĉan formatadon forigante regulojn de la tuta laborfolio.

Legu Pli: Kiel Determini Kio Kaŭzas Grandan Excel. Dosiera Grandeco

2.3. Optimumigo de Excel-formuloj

Krom redukto de dosiergrandeco rekte, ni povas optimumigi la Excel-formulojn por ke la kalkulo estu pli rapida kaj tial la dosiergrandeco povas esti reduktita. Estas tiom da manieroj fari tion.

2.3.1. Evitu Uzon de Volatilaj Formuloj

Estas sep volatilaj funkcioj en Excel, kiuj estas RAND , NUN , HODIAŬ , OFFSET , ĈEL , NEDIREKTA , kaj INFO . Ĉi tiuj formuloj estas rekalkulitaj kiam ajn estas ŝanĝo en la Excel-dosiero. Se via laborfolio havas multajn volatilajn formulojn, tiam la kalkuloj malrapidiĝas, tial la dosiergrandeco pliiĝas. Do, la solvoj estas simplaj, ni devus eviti uzi volatilajn formulojn. Estas iuj alternativoj al volatilaj formuloj. Ili estas donitaj sube

• Anstataŭ la funkcio OFFSET , ni povas uzi INDEX .
• Ene de laborfolio INDEX funkcio povas esti uzata per kolumnombroj prefere ol literoj por anstataŭigi funkciojn NEDIREKTA .
• Ne ekzistas alternativo por NUN kaj HODIAŬ . funkcioj. Sed VBA kodo povas esti uzata por anstataŭigi ilin.

Kiel por Nun funkcioj, ni povas uzi-

2218

Por HODIAŬ funkcioj ni povasuzu

5938

• La funkcioj RAND ne estas bezonataj plejofte. Tamen, se ni postulas novan hazardan nombron, ni povus uzi funkcion VBA por generi ĝin.

2927

• INFO kaj ĈEL ne estas precipe oftaj formuloj. Ili disponigas sistemon, laborlibron, kaj ĉelstatusinformojn. Anstataŭ uzi ilin, ni povas uzi la dosiervojon aŭ ĉelkoloran referencnumeron uzante VBA .

2.3.2. Uzu Pivotabelojn aŭ Excel-Tabelojn

Anstataŭ serio de formuloj uzante Pivotaj tabeloj aŭ Excel-tabeloj estas efika maniero montri vian rezulton

2.3.3. Evitu referenci tutajn vicojn aŭ kolumnojn

La funkcioj SUMIF aŭ VLOOKUP serĉas datumojn en la tutaj kolumnoj aŭ vicoj. Anstataŭ referenci la tutan datumon, ni povas rilati al nur kelkaj ĉeloj se necese. Kiel-

Anstataŭ uzi = SUMIF (A: A, $C4, B: B)

Ni povas uzi = SUMIF (A1:A50, $C4, B1:B100)

Jen ni aludas al la 1-a 50 ĉeloj de Kolumno A .

2.3.4. Evitu ripetajn kalkulojn

Ni diru, ke vi havas formulon kiu enhavas " =$A$3+$B$3 ", kaj vi kopias tiun formulon al kvindek ĉeloj. Ĉi tie la totala nombro de ĉelaj referencoj estas cent, malgraŭ la nombro de unikaj ĉeloj nur du. Sed se C3 havas formulon kiu estas =A3+B3 , kaj vi volas ĝisdatigi tiujn sur 50 aliaj ĉeloj, nur per referenco al ĉelo C3 en tiuj 50 ĉeloj vi povas efektive fari la nombron de referenco 50, dum via antaŭa referencado postulis cent ĉeloj.

Legu pli: Kiel fari Redukti Excel Dosiergrandecon kun Pivota Tablo

2.4. Komandante Excel-Manan Kalkulon

Ĉi tio efektive helpas vin kalkuli pli rapide en Excel. Sed foje en grandaj Excel-dosieroj fari manajn kalkulojn ankaŭ povas helpi vin redukti vian dosiergrandecon.

2.5. Agordo de Pivotaj Tabloj

Pivotaj Tabeloj estas kreitaj por rapide kontroli datumojn aŭ akiri superrigardon. Ĉi tiuj pivottabloj povas pliigi vian dosiergrandecon se vi ne plu bezonas ilin. Se vi ne postulas viajn pivotajn tabelojn en viaj sekvaj kalkuloj, vi povas fari la sekvajn paŝojn.

• Ne konservu la fontajn datumojn kun la dosiero.
• Dekstre alklaku sur la Pivota Tabelo kaj poste alklaku Opcioj de Pivota Tabelo .
• En la langeto Datumoj forigu la markon de ' Konservi fontajn datumojn kun dosiero '.

2.6. Redukti Excel Dosiergrandecon per Bildoj

Kelkfoje kiam vi aldonas bildojn al Excel-laborfolio, la dosiergrandeco de Excel aŭtomate pliiĝas. Vi povas redukti la grandecon de la bildo ekster Excel aŭ ene de Excel. Se vi volas fari ĝin ene de Excel, elektu la bildon kaj dekstre alklaku la musbutonon, kaj elektu Grandeco kaj Propraĵoj .

A Formati Bildo fenestro aperos sur la dekstra flankode la Excel-laborfolio. Nun vi povas mane elekti la altecon kaj larĝon de via bildo.

Vi povas mane regrandigi vian bildon ekster Excel. Estas tiom da proceduroj por fari tion.

Legu Pli: Kiel Malgrandigi Excel Dosiergrandecon per Bildoj (2 Facilaj Manieroj)

3. Redukti Excel Dosiergrandecon Sen Malfermo

Ne ĉiam necesas malfermi la dosieron aŭ forigi la dosierojn. Excel permesas vin redukti la grandecon de dosiero sen eĉ malfermi la dosieron.

3.1. Formatado de Dosiero de Dosieraj Propraĵoj

Post fari ĉiujn taskojn en Excel, estas pli facile kompakti la grandecon de Excel-dosiero de dosieraj propraĵoj. Ĝi estas vindoza funkcio kaj ne rekte rilatas al Excel. La procedo estas donita sube.

• Dekstre alklaku la dosieron.
• Elektu Propraĵojn.
• Sekva Elektu la Altnivelan butonon.
• Fine. , elektu "kunpremi enhavon por ŝpari diskospacon" kaj premu OK.

Legu Pli: Kiel Redukti Excel Dosiergrandecon Sen Malfermo (kun Facilaj Paŝoj)

3.2. Kunpremu Excel-dosieron al ZIP/RAR

Multaj dokumentoj pri vorttraktado povas esti kunpremitaj al 10 procentoj de sia originala grandeco uzante malsamajn kunpremitajn ilojn. Estas bona praktiko kunhavi dosierojn kunpremante ilin. Ĝi ne nur reduktas la grandecon de dosiero sed ankaŭ faras la dosieron sekura kontraŭ virusoj. Ĉi tie ni uzos WinRAR por kunpremi la dosieron. La procedo estas donita sube.

• Dekstre alklaku vian dosieron.
• Premu Aldoni al arkivo .
• Venos dialogujo. supren por elekti RAR/ZIP kiel Arkivformaton .

• Aperiĝos dialogujo. elekti RAR/ZIP kiel Arĥiva formato .

Legu Pli: Kiel kunpremi Excel-dosieron al Zip (2 Taŭgaj Manieroj)

Konkludo

Plej multaj homoj trovas ĝin facile kunhavi malgrandajn dosierojn. Kiel ni povas vidi, ekzistas multaj metodoj por fari tion. Kunpremado de dosiergrandeco ankaŭ faciligas rapidigi la excel-kalkuladon. Ni povas uzi ĉi tiujn teknikojn aparte aŭ kune por redukti nian dosiergrandecon.