Suure faili käsitlemine on oluline, kuna selle edastamine võtab väga palju aega. Suure faili avamine võtab liiga palju aega. Suure faili mis tahes muudatuste uuendamine võtab kaua aega. Seega on oluline faili suuruse vähendamine. Selles artiklis näeme, kuidas kuidas Exceli faili suurust vähendada / tihendada Selleks on palju meetodeid. Me valime siinkohal parimad võimalused.

Meie analüüsis kasutame supermarketite müügi näidisandmeid. Valim on alla laaditud sellelt lingilt //community.tableau.com/docs/DOC-1236.

Selle näidise originaalfaili suurus on 3,191 KB .

3 parimat meetodit suurte Exceli failide suuruse vähendamiseks / tihendamiseks

Selles jaotises arutame 3 tõestatud meetodit suure Exceli faili suuruse vähendamiseks / tihendamiseks. Vaatame neid nüüd!

1. Andmete kustutamine faili suuruse vähendamiseks

On mitmeid juhtumeid, kus teil ei ole muud võimalust kui andmete kustutamine või vormindamine. Siinkohal arutame neid.

1.1. Excelis tühjade lahtrite kustutamine/tühjade kustutamine

Pärast seda, kui olete Exceli töövihikus mingi ülesande täitnud, on nii palju kasutamata lahtreid, millel pole teie töövihikus mingit kasu. Mõnikord teete nendes kasutamata lahtrites kogemata mingi vormingu, mis tegelikult suurendab teie faili suurust. Nende tühjade lahtrite vormingu eemaldamine vähendab teie faili suurust.

• Kui soovite valida kogu tühja lahtri, klõpsake lihtsalt nuppu CTRL+Shift+ ↓+ → koos. Nooltähised näitavad, kuhu soovite oma käsu panna.

• Pärast tühjade lahtrite valimist, valitakse Kodu vahekaart Selge valiku vajutus Tühjendage kõik. See puhastab rakud .

Selleks on ka teine võimalus.

• On Kodu vahekaart, vajutage Leia & vali; vali ja seejärel vajutage Mine Speciali juurde.

• See avab Mine Speciali juurde dialoogiaknas. Selles kastis märkige ruutu Aherained ja vajutage OKEI. See leiab automaatselt tühjad alad teie Exceli töövihikust. Pärast seda tühjendage tühjad lahtrid, nagu me varem tegime.

Loe edasi: Kuidas vähendada Exceli faili suurust ilma andmeid kustutamata (9 kiiret nõuannet)

1.2. Kontrolli ja kustuta mittevajalikud varjatud lahtrid

Mõnikord on ebavajalikud peidetud lahtrid suuremate Exceli failide põhjuseks. Te võite kogemata peita mõned Exceli töölehe read või veerud, millega te töötate. Järsku märkate, et teie fail sisaldab mõningaid peidetud elemente, mida te ei vaja. Kõik, mida saate teha, on Exceli töölehe ridade ja veergude peitmine lahti ja vaadata, kas teil on neid vaja või mitte. Kui te neid ei vaja, siis kustutage need lihtsalt ära.kõik.

Loe edasi: Kuidas tihendada Exceli faili e-posti jaoks (13 kiiret meetodit)

2. Faili suuruse vähendamine ilma andmeid kustutamata

Mõnikord ei ole vaja Exceli faili suuruse vähendamiseks faili andmeid või vormingut kustutada. Lihtsalt mõne tehnika rakendamine võimaldab faili suurust vähendada.

2.1. Faili salvestamine Exceli binaarses formaadis

Exceli faili salvestamine aadressilt ( .xlsx ) formaat Exceli binaarsesse vormingusse ( .xlsb ) vähendab teie faili suurust umbes 40% See on kõige lihtsam ja tõhusam viis faili suuruse vähendamiseks. Menetlus on esitatud allpool.

• Kõigepealt salvestage oma Exceli näidisfail ( .xlsx ) formaadis konkreetses kaustas.

• Seejärel salvestage sama fail ( .xlsb ) formaadis samasse kausta, kuhu olete salvestanud eelmise ( .xlsx ) vormindatud faili.

• Nüüd on need kaks faili salvestatud samasse kataloogi.
• Siinkohal kontrollime faili suurust ( .xlsb ) faili ja võrrelda seda ( .xlsx ) formaadis, olenemata sellest, kas see on vähendatud või mitte.

Me näeme ( .xlsb ) fail sisaldab 1,666 KB kus ( .xlsx ) fail sisaldab 3,191 KB Seega väheneb faili suurus suures ulatuses.

Exceli binaarne töövihik Plussid ja miinused

Faili salvestamise ajal (. xlsb ) formaadis, tuleks meeles pidada, et nagu kõik, toob ka Exceli töövihiku salvestamine binaarses formaadis kaasa mõningaid plusse ja miinuseid.

Plussid

• Exceli binaarfail kasutab salvestamisel märgatavalt vähem ruumi kui ( .xlsx ) failid.
• Binaarsete andmete laadimine on kiirem kui teksti analüüsimine ( .xml ) failid või ( .xlsx ) failid.
• Makrotasandid, VBA kood on täielikult toetatud.

Miinused

• Lintide muutmine ei ole lubatud ( .xlsb ) formaadid. Te peate konverteerima tagasi
• ( .xlsm )
• , tehke oma ribamuudatused ja seejärel tagasi ( .xlsb ).
• Ei ühildu Excel 2003 ja eelmised versioonid.
• ( .xlsb ) on binaarfaili formaat, erinevalt avatud ( .xml ), ( .xlsx ) ja ( .xlsm ) faile. Seega ei näe te sageli oma ( .xlsb ) failid töötavad kõikjal.

Seega olge faili salvestamisel binaarses formaadis ettevaatlik. Kindlasti võite seda teha, kui selle eelised on palju suuremad kui puudused.

Loe edasi: Kuidas tihendada Exceli faili rohkem kui 100MB (7 kasulikku viisi)

2.2. Tingimusliku vormingu kontrollimine

Excelis, Tingimuslik vormindamine visualiseerib andmeid ja muudab töölehe arusaadavamaks. Kuid mõnikord teeme me tingimusliku vormindamise rakendamisel vigu. Mõnikord rakendame vormindamist tervele lehele või tervele ridade või veergude rühmale. Vea vähendamiseks võime minna Tingimuslik vorming> Reeglite haldamine ja kontrollige iga reegli lahtri vahemikku. Kui me jällegi kuidagi rakendame Exceli töövihikus tingimuslikku vormingut ja äkki mõistame, et me ei vaja seda, saame tingimusliku vormingu tühistada, kustutades reeglid kogu töölehelt.

Loe edasi: Kuidas teha kindlaks, mis põhjustab Exceli faili suurt suurust

2.3. Exceli valemite optimeerimine

Lisaks faili suuruse otsesele vähendamisele saame optimeerida Exceli valemeid nii, et arvutusi saab teha kiiremini, seega saab faili suurust vähendada. Selleks on nii palju võimalusi.

2.3.1. Vältige lenduvate valemite kasutamist

Excelis on seitse volatiilset funktsiooni, mis on järgmised RAND , KOHE , TODAY , OFFSET , CELL , INDIREKTNE ja INFO Need valemid arvutatakse uuesti iga kord, kui Exceli failis toimub muutus. Kui teie töölehel on palju lenduvaid valemeid, siis muutuvad arvutused aeglaseks ja seega suureneb faili suurus. Seega on lahendused lihtsad, me peaksime vältima lenduvate valemite kasutamist. Lenduvatele valemitele on mõned alternatiivid. Need on toodud allpool.

• Selle asemel, et OFFSET funktsiooni, saame kasutada INDEX .
• Töölehe sees INDEX funktsiooni saab kasutada, kasutades tähtede asemel veergude numbreid, et asendada INDIREKTNE funktsioonid.
• Alternatiivi ei ole KOHE ja TODAY funktsioonid. VBA koodi saab kasutada nende asendamiseks.

Nagu näiteks Nüüd funktsioone, saame kasutada-

 Private Sub Workbook_Open () Range("A1"). Value = Time End Sub 

Sest TODAY funktsioone saame kasutada

 Private Sub Workbook_Open () Range("A1"). Value = Date End Sub 

• The RAND funktsioonid ei ole enamasti vajalikud. Kui me siiski vajame uut juhuslikku numbrit, siis võiksime kasutada VBA funktsiooni genereerimiseks.

 Private Sub Workbook_Open () Range("A1"). Value = Rnd () End Sub 

• INFO ja CELL ei ole eriti levinud valemid. Need annavad teavet süsteemi, töövihiku ja lahtri oleku kohta. Nende asemel võime kasutada faili tee või lahtri värviviitenumbrit kasutades VBA .

2.3.2. Kasutage Pivot-tabeleid või Exceli tabeleid

Pivot-tabelite või Exceli tabelite kasutamine valemite asemel on tõhus viis oma tulemuste näitamiseks.

2.3.3. Vältige tervetele ridadele või veergudele viitamist.

The SUMIF või VLOOKUP funktsioonid otsivad andmeid kogu veerus või reas. Selle asemel, et viidata kogu andmestikule, saame vajadusel viidata ainult mõnele lahtrisse. Nagu-

Selle asemel, et kasutada = SUMIF (A: A, $C4, B: B)

Me võime kasutada = SUMIF (A1:A50, $C4, B1:B100)

Siin me viitame 1. 50 veeru lahtrid A .

2.3.4. Vältida korduvaid arvutusi

Oletame, et teil on valem, mis sisaldab " =$A$3+$B$3 " ja kopeerite selle valemi viiekümnesse lahtrisse. Siin on lahtriviidete koguarv sada, hoolimata sellest, et unikaalsete lahtrite arv on ainult kaks. Aga kui C3 on valem, mis on =A3+B3 ja te soovite uuendada neid veel 50 lahtrile, viidates lihtsalt lahtrisse C3 nendes 50 lahtris saate tegelikult teha viide 50, samas kui teie eelmine viitamine nõudis sada lahtrit.

Loe edasi: Kuidas vähendada Exceli faili suurust Pivot tabeli abil

2.4. Käsitsi Exceli käsuarvutus

See aitab teil tegelikult Excelis kiiremini arvutada. Kuid mõnikord aitab suurte Exceli failide puhul käsitsi arvutuste tegemine ka faili suurust vähendada.

2.5. Pivot-tabelite kohandamine

Pivot tabelid on loodud andmete kiireks kontrollimiseks või ülevaate saamiseks. Need pivot-tabelid võivad suurendada teie faili suurust, kui te neid enam ei vaja. Kui te ei vaja oma pivot-tabeleid oma järgmistes arvutustes, võite teha järgmised sammud.

• Ärge salvestage lähteandmeid koos failiga.
• Tehke paremklõps Pivot Table'il ja seejärel klõpsake nuppu Pivot tabeli valikud .
• On Andmed eemaldage märkeruut Salvesta lähteandmed failiga '.

2.6. Exceli faili suuruse vähendamine piltidega

Mõnikord, kui lisate Exceli töölehele pilte, suureneb Exceli faili suurus automaatselt. Saate pildi suurust vähendada väljaspool Exceli või Exceli sees. Kui soovite seda teha Exceli sees, valige pilt ja tehke hiire paremklõps ja valige Suurus ja omadused .

A Formaat Pilt aken avaneb Exceli töölehe paremal pool. Nüüd saate käsitsi valida oma pildi kõrguse ja laiuse.

Saate käsitsi muuta oma pildi suurust väljaspool Exceli. Selleks on nii palju protseduure.

Loe edasi: Kuidas vähendada Exceli faili suurust piltidega (2 lihtsat viisi)

3. Exceli faili suuruse vähendamine ilma avamiseta

Alati ei ole vaja faili avada või faili andmeid kustutada. Excel võimaldab faili suurust vähendada ilma faili avamata.

3.1. Faili vormindamine faili omadustest

Pärast kõikide ülesannete tegemist Excelis on lihtsam Exceli faili suurust faili omadustest tihendada. See on Windowsi funktsioon ja ei ole otseselt seotud Exceliga. Menetlus on toodud allpool.

• Tehke failil paremklõps.
• Valige omadused.
• Järgmine Valige nupp Täpsem.
• Lõpuks valige "sisu tihendamine kettaruumi säästmiseks" ja vajutage OK.

Loe edasi: Kuidas vähendada Exceli faili suurust ilma avamata (lihtsate sammudega)

3.2. Exceli faili pakkimine ZIP/RAR-i failiks

Paljusid sõnatöötlusdokumente saab kokku suruda 10 protsendile nende algsest suurusest, kasutades erinevaid kompressioonivahendeid. See on hea tava jagada faile, surudes neid kokku. See mitte ainult ei vähenda faili suurust, vaid muudab faili ka turvaliseks viiruste eest. Siin kasutame me WinRAR faili tihendamiseks. Menetlus on esitatud allpool.

• Tehke oma failil paremklõps.
• Press Lisa arhiivi .
• Ilmub dialoogiboks, et valida RAR/ZIP kui Arhiivivorming .

• Ilmub dialoogiboks, et valida RAR/ZIP kui Arhiivivorming .

Loe edasi: Kuidas tihendada Exceli faili Zip-i (2 sobivat viisi)

Kokkuvõte

Enamik inimesi leiab, et väikese suurusega failide jagamine on lihtne. Nagu näeme, on selleks mitmeid meetodeid. Faili suuruse kokkusurumine võimaldab ka Exceli arvutuste kiirendamist. Me võime kasutada neid meetodeid eraldi või koos, et vähendada oma faili suurust.