Manejar un archivo de gran tamaño es importante, ya que tarda mucho tiempo en transferirse. Un archivo de gran tamaño tarda mucho tiempo en abrirse. Cualquier tipo de cambio en un archivo de gran tamaño tarda mucho tiempo en actualizarse. Por lo tanto, reducir el tamaño del archivo es importante. En este artículo, veremos cómo reducir/comprimir el tamaño de un archivo Excel Hay muchos métodos para hacerlo. Aquí elegiremos las mejores opciones.

En nuestro análisis, utilizamos datos de muestra de las ventas de las grandes superficies. La muestra se descargó de este enlace //community.tableau.com/docs/DOC-1236.

El tamaño del archivo original de esta muestra es 3.191 KB .

3 métodos principales para reducir/comprimir archivos Excel de gran tamaño

En esta sección, hablaremos de 3 métodos probados para reducir/comprimir archivos Excel de gran tamaño ¡Vamos a comprobarlos!

1. Borrar datos para reducir el tamaño del archivo

Hay varios casos en los que no te queda más remedio que borrar los datos o formatearlos. Aquí hablaremos de ellos.

1.1. Borrar celdas en blanco en Excel

Después de completar una tarea en el libro de Excel, hay muchas celdas no utilizadas que no tienen ninguna utilidad en su libro de trabajo. A veces accidentalmente hace algún formato en estas celdas no utilizadas que en realidad aumenta el tamaño de su archivo. Eliminar el formato de estas celdas en blanco reduce el tamaño de su archivo.

• Si desea seleccionar todas las celdas en blanco, haga clic en CTRL+Mayús+ ↓+ → Los signos de flecha indican dónde desea colocar el comando.

• Después de seleccionar las celdas en blanco, en la ventana Inicio en la pestaña Claro pulsar opción Borrar todo. Esto limpiará las células .

Hay otra forma de hacerlo.

• En el Inicio pulse Buscar & Seleccionar y, a continuación, pulse Ir al especial.

• Se abrirá Ir al especial En este cuadro, marque la casilla Fogueo y pulse DE ACUERDO. Esto encontrará automáticamente las áreas en blanco de su libro de Excel. Después de esto borre las celdas en blanco como hicimos anteriormente.

Más información: Cómo reducir el tamaño de un archivo de Excel sin eliminar datos (9 consejos rápidos)

1.2. Comprobar y eliminar celdas ocultas innecesarias

A veces las celdas ocultas innecesarias son la razón de archivos Excel más grandes. Puede que accidentalmente ocultes algunas filas o columnas de la hoja de cálculo Excel en la que estás trabajando. De repente te das cuenta de que tu archivo contiene algunos elementos ocultos que no necesitas. Todo lo que puedes hacer es desocultar las filas y columnas de la hoja de cálculo Excel y ver si las necesitas o no. Si no las necesitas simplemente elimínalas.todos.

Más información: Cómo comprimir un archivo Excel para enviarlo por correo electrónico (13 métodos rápidos)

2. Reducir el tamaño de los archivos sin borrar datos

A veces, no es necesario eliminar los datos o el formato del archivo para reducir el tamaño de un archivo de Excel. Basta con aplicar algunas técnicas para reducir el tamaño del archivo.

2.1. Guardar un archivo en formato binario de Excel

Guardar el archivo Excel de ( .xlsx ) a formato binario de Excel ( .xlsb ) reduce el tamaño del archivo en aproximadamente 40% Esta es la forma más sencilla y eficaz de reducir el tamaño de los archivos. A continuación se indica el procedimiento.

• En primer lugar, guarde el archivo Excel de muestra en ( .xlsx ) en una carpeta específica.

• A continuación, guarde el mismo archivo en ( .xlsb ) en la misma carpeta en la que guardó el anterior ( .xlsx ).

• Ahora, los dos archivos se guardan en el mismo directorio.
• Aquí comprobaremos el tamaño del archivo ( .xlsb ) y compararlo con el archivo ( .xlsx ) tanto si se reduce como si no.

Podemos ver el ( .xlsb ) contiene 1.666 KB donde el ( .xlsx ) contiene 3.191 KB Así, el tamaño del archivo se reduce a gran escala.

Pros y contras del libro binario de Excel

Al guardar un archivo en (. xlsb ), debes tener en cuenta que, como todo, guardar un libro de Excel en formato binario conlleva algunos pros y contras.

Pros

• El archivo binario de Excel utiliza notablemente menos espacio al guardarse que ( .xlsx ).
• La carga de datos binarios es más rápida que el análisis sintáctico de texto ( .xml ) o ( .xlsx ).
• Macros, VBA es totalmente compatible.

Contras

• No se permite modificar la cinta de opciones para ( .xlsb ). Debe volver a convertir a los formatos
• ( .xlsm )
• realice los cambios en la cinta de opciones y, a continuación, vuelva a ( .xlsb ).
• No compatible con Excel 2003 y versiones anteriores.
• ( .xlsb ) es un formato de archivo binario, a diferencia del formato abierto ( .xml ), ( .xlsx ), y ( .xlsm Por lo tanto, a menudo no verá sus archivos ( .xlsb ) funcionando en todas partes.

Por lo tanto, tenga cuidado al guardar un archivo en formato binario. Seguramente puede hacerlo cuando la ventaja que proporciona es mucho mayor que los deméritos.

Más información: Cómo comprimir archivos Excel de más de 100 MB (7 formas útiles)

2.2. Comprobación del formato condicional

En Excel, Formato condicional visualiza los datos y facilita la comprensión de una hoja de cálculo. Pero a veces cometemos errores al aplicar el formato condicional. A veces aplicamos el formato a toda una hoja o a todo un grupo de filas o columnas. Para minimizar el error, podemos ir a Formato condicional> Administrar reglas y comprobar el rango de celdas de cada una de las reglas. De nuevo, si de alguna manera aplicamos formato condicional en el libro de Excel y de repente nos damos cuenta de que no lo necesitamos, podemos deshacer el formato condicional borrando las reglas de toda la hoja de cálculo.

Más información: Cómo determinar la causa del gran tamaño de los archivos de Excel

2.3. Optimizar las fórmulas de Excel

Aparte de reducir el tamaño del archivo directamente, podemos optimizar las fórmulas de Excel para que el cálculo se haga más rápido y, por tanto, se reduzca el tamaño del archivo. Hay muchas formas de hacerlo.

2.3.1. Evitar el uso de fórmulas volátiles

Existen siete funciones volátiles en Excel que son RAND , AHORA , HOY , OFFSET , CELDA , INDIRECTO y INFO Estas fórmulas se recalculan cada vez que se produce un cambio en el archivo de Excel. Si su hoja de cálculo tiene muchas fórmulas volátiles, los cálculos se vuelven lentos y, por lo tanto, aumenta el tamaño del archivo. Por lo tanto, la solución es sencilla: debemos evitar el uso de fórmulas volátiles. Existen algunas alternativas a las fórmulas volátiles, que se indican a continuación

• En lugar del OFFSET podemos utilizar ÍNDICE .
• Dentro de una hoja de cálculo ÍNDICE puede utilizarse utilizando números de columna en lugar de letras para sustituir a INDIRECTO funciones.
• No hay alternativa para AHORA y HOY funciones. Pero VBA para sustituirlos.

Como para Ahora podemos utilizar

 Private Sub Workbook_Open () Rango("A1"). Valor = Tiempo End Sub 

Para HOY podemos utilizar

 Private Sub Workbook_Open () Rango("A1"). Valor = Fecha End Sub 

• En RAND no son necesarias la mayoría de las veces. Sin embargo, si necesitamos un nuevo número aleatorio podríamos utilizar una función VBA para generarlo.

 Private Sub Workbook_Open () Rango("A1"). Valor = Rnd () End Sub 

• INFO y CELDA no son fórmulas especialmente comunes. Proporcionan información sobre el sistema, el libro de trabajo y el estado de la celda. En lugar de utilizarlas, podemos usar la ruta del archivo o el número de referencia del color de la celda mediante VBA .

2.3.2. Utilizar tablas dinámicas o tablas Excel

En lugar de una serie de fórmulas, el uso de tablas dinámicas o tablas de Excel es una forma eficaz de mostrar los resultados.

2.3.3. Evite hacer referencia a filas o columnas enteras

En SUMIF o VLOOKUP buscan datos en todas las columnas o filas. En lugar de hacer referencia a todos los datos, podemos hacer referencia sólo a algunas celdas si es necesario. Como-

En lugar de utilizar = SUMIF (A: A, $C4, B: B)

Podemos utilizar = SUMIF (A1:A50, $C4, B1:B100)

Aquí nos referimos al 1er 50 celdas de Columna A .

2.3.4. Evitar la repetición de cálculos

Supongamos que tiene una fórmula que contiene " =$A$3+$B$3 ", y copias esa fórmula en cincuenta celdas. Aquí el número total de referencias a celdas es de cien, a pesar de que el número de celdas únicas es sólo de dos. Pero si C3 tiene una fórmula que es =A3+B3 y desea actualizar los de otras 50 celdas, simplemente haciendo referencia a la celda C3 en esas 50 celdas puedes hacer realmente el número de referencia 50, mientras que tu referenciación anterior requería cien celdas.

Más información: Cómo reducir el tamaño de un archivo Excel con una tabla dinámica

2.4. Ordenar el cálculo manual de Excel

Pero a veces, en archivos Excel grandes, hacer cálculos manuales también puede ayudarle a reducir el tamaño del archivo.

2.5. Personalización de tablas dinámicas

Tablas dinámicas se crean para comprobar rápidamente los datos u obtener una visión general. Estas tablas dinámicas pueden aumentar el tamaño de su archivo si ya no las necesita. Si no necesita sus tablas dinámicas en sus próximos cálculos, puede realizar los siguientes pasos.

• No guarde los datos de origen con el archivo.
• Haga clic con el botón derecho en la tabla dinámica y, a continuación, en Opciones de tabla dinámica .
• En el Datos quitar la marca de ' Guardar datos de origen con archivo '.

2.6. Reducir el tamaño del archivo Excel con imágenes

A veces, cuando se añaden imágenes a una hoja de cálculo de Excel, el tamaño del archivo de Excel aumenta automáticamente. Puede reducir el tamaño de la imagen fuera de Excel o dentro de Excel. Si desea hacerlo dentro de Excel, seleccione la imagen y haga clic con el botón derecho del ratón y seleccione Tamaño y propiedades .

A Formato Imagen Ahora puede seleccionar manualmente la altura y la anchura de la imagen.

Puedes cambiar manualmente el tamaño de la imagen fuera de Excel. Hay muchos procedimientos para hacerlo.

Más información: Cómo reducir el tamaño de un archivo Excel con imágenes (2 maneras fáciles)

3. Reducir el tamaño de un archivo Excel sin abrirlo

Excel permite reducir el tamaño del archivo sin ni siquiera abrirlo.

3.1. Formatear archivo desde Propiedades de archivo

Después de hacer todas las tareas en Excel es más fácil compactar el tamaño de un archivo Excel desde las propiedades del archivo. Es una característica de Windows y no está directamente relacionada con Excel. El procedimiento se indica a continuación.

• Haz clic con el botón derecho en el archivo.
• Seleccione Propiedades.
• A continuación, seleccione el botón Avanzado.
• Por último, selecciona "comprimir contenidos para ahorrar espacio en disco" y pulsa OK.

Más información: Cómo reducir el tamaño de un archivo Excel sin abrirlo (con sencillos pasos)

3.2. Comprimir archivo Excel a ZIP/RAR

Muchos documentos de procesamiento de texto pueden comprimirse hasta un 10 por ciento de su tamaño original utilizando diferentes herramientas de compresión. Es una buena práctica compartir archivos comprimiéndolos. No sólo reduce el tamaño del archivo, sino que también lo protege de los virus. Aquí vamos a utilizar WinRAR para comprimir el archivo. El procedimiento se indica a continuación.

• Haz clic con el botón derecho del ratón en tu archivo.
• Pulse Añadir al archivo .
• Aparecerá un cuadro de diálogo para elegir RAR/ZIP como Formato de archivo .

• Aparecerá un cuadro de diálogo para elegir RAR/ZIP como Formato de archivo .

Más información: Cómo comprimir un archivo Excel a Zip (2 formas adecuadas)

Conclusión

A la mayoría de la gente le resulta fácil compartir archivos de pequeño tamaño. Como vemos, hay muchos métodos para hacerlo. Comprimir el tamaño de un archivo también facilita la aceleración del cálculo de Excel. Podemos utilizar estas técnicas por separado o juntas para reducir el tamaño de nuestro archivo.